Что это такое — депонированная заработная плата порядок учета, выдачи и списания суммы депонирования

Полная информация по теме: "Что это такое — депонированная заработная плата порядок учета, выдачи и списания суммы депонирования" с профессиональной точки зрения. Если будут вопросы - задавайте их нашему дежурному специалисту.

Депонирование заработной платы

В тех случаях, когда заработанное вознаграждение не перечисляется на банковскую карточку работника безналичным способом, а выдается в кассе, всегда могут сложиться ситуации, когда деньги готовы к выдаче, но человек не смог явиться за ними в назначенное время. Причины могут оказаться различными: отсутствие по болезни, вследствие командировки или вызванное другими обстоятельствами. Как в таких случаях должен поступить кассир или бухгалтер?

Законодательством для этого предусмотрена процедура депонирования заработной платы. Расскажем о том, как она должна проводиться.

В чем смысл депонирования

По законодательству, работодатель сам может выбирать способ выплаты заработанного сотрудниками вознаграждения:

  • безналичный расчет, не требующий личного присутствия сотрудников,
  • кассовую выплату наличных средств по ведомости.

В последнем случае предполагается, что это происходит по месту работы, и нерабочие часы персонала не будут тратиться на перемещения для того, чтобы получить заслуженные финансы.

Если трудящийся не успел подойти к кассиру, собственноручно поставить подпись в ведомости и забрать свои деньги в положенное время, при этом никому не поручал совершить это вместо себя, не выданная з/п должна быть депонирована.

Депонирование – это бухгалтерское отражение в первичной учетной документации зарплатных сумм как не выданных на руки наемному работнику.

Сроки для депонирования

Если з/п выдается кэшем, это должно отражаться в специальных унифицированных формах документов, утвержденных постановлением Государственного комитета статистики России от 05 января 2004 г. № 1:

На первом листе этого документа обязательно проставляется дата, когда он сформирован и выдается з/п. Период, который можно держать финансовые средства в кассе фирмы, а значит, время на их получение сотрудниками, ограничены источником финансов, предназначенных на выплату трудового вознаграждения:

  • деньги поступили из банка – с даты поступления, включая и этот день, средства можно держать в кассе не долее 5 дней, затем их придется возвратить обратно в банк;
  • в качестве з/п используется наличность от выручки – эти деньги остаются финансовым кассовым лимитом, поэтому должны быть сняты по истечении рабочего дня, если сумма оказывается больше разрешенного кассового остатка; зарплату при этом нужно выплатить в течение текущего дня.

Если установленное время истекло, а работник не явился за своими деньгами, бухгалтер депонирует их, а ведомость будет закрыта.

Действия бухгалтера (кассира) при депонировании

По истечении времени, отведенного для выплаты зарплатных средств, бухгалтер должен произвести последовательные действия, регламентированные Порядком ведения кассовых операций (о депонировании говорит п.18).

  1. Для подтверждения получения денег сотрудниками в ведомостях предусмотрены соответствующие графы: 23 – «Деньги получил» в платежной ведомости и 5 – «Подпись в получении денег» в расчетно-платежной. Если по истечении разрешенного времени после открытия ведомости подписей сотрудников в этих графах не появилось, бухгалтер прикладывает специальный штамп либо пишет в них «Депонировано».
  2. Внизу ведомости указываются отдельно и подсчитываются выданные и депонированные з/п, они должны совпадать с общим итогом, в чем кассир (бухгалтер) и расписывается в ведомости.

ВАЖНО! Если средства выдавал не кассир, а другое лицо по его поручению, то внизу документа необходима дополнительная отметка о том, кем выдавались деньги по данной ведомости.

  • Цифры депонированных з/п заносятся в особый реестр (форма не утверждена законодательством, предприятие может разработать ее самостоятельно и зафиксировать во внутренней документации).
  • На денежные суммы, выданные в качестве зарплаты, требуется составить расходный кассовый ордер (форма № КО-2, утвержденная постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88), его реквизиты также отмечаются на ведомости и вписываются в кассовую книгу.
  • Все записи, предварительно заверенные подписью бухгалтера (кассира), должны быть переданы на контроль главному бухгалтеру или руководству.
  • Денежные средства, не выданные работникам, кассир обязан сдать в банк, так как держать в кассе суммы, превышающие дозволенные лимиты, запрещено, пусть даже они предназначены на будущие траты.
  • Бухгалтерские проводки депонированной зарплаты

    Не важно, когда именно представитель персонала должен был получить на руки и не получил свои «кровные», бухучет по з/п должен касаться того месяца, когда ее начислили, как это утверждается в п. 5 ПБУ 1/2008. Бухгалтерские процедуры разделяются на три части: начисление, депонирование и выплата депонированной з/п.

    Начисление средств на зарплату:

    • дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44), кредит 70 – «Заработная плата начислена»;
    • дебет 70, кредит 68, субсчет «Расчеты по НДФЛ» – «С суммы заработной платы удержан НДФЛ»;
    • дебет 70, кредит 50 (51) – «Заработная плата выплачена за вычетом суммы НДФЛ».

    Депонирование зарплатных сумм проводится по субсчету «Расчеты по депонированным суммам», являющемуся частью счета 76 «Расчеты с различными дебиторами и кредиторами»:

    • дебет 70, кредит 76 – «Сумма неполученной зарплаты депонирована»;
    • дебет 51, кредит 50 – «Сумма депонированной заработной платы зачислена на расчетный счет организации».

    Выплата депонированных зарплатных средств:

    • дебет 50, кредит 51 – «Получены деньги в банке на выдачу депонированной зарплаты»;
    • дебет 76, кредит 50, субсчет «Расчеты по депонированным суммам» – «Депонированная зарплата выдана сотруднику».

    Депонированные деньги, налоги и взносы

    Если финансы для з/п получают из банка, НДФЛ с них перечисляется сразу по получении, той же датой (абз. 1 п. 6 ст. 226 НК РФ), еще до того, как открывается зарплатная ведомость для выплаты денег персоналу.

    Выручка в наличной форме для выплаты заработанных денег позволяет удержать НДФЛ тогда, когда деньги отдаются рабочим (п. 4 ст. 226 НК РФ), а совершить налоговый платеж можно на следующий за зарплатой день.

    Взносы в различные фонды социального страхования нужно производить независимо от дней выдачи зарплаты: для этого предусмотрен обязательный срок, не превышающий середины следующего за зарплатным месячного периода (ч. 5 ст. 15 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Депонирование зарплаты никоим образом не влияет на эти сроки.

    Как получить депонированные деньги?

    Сотрудник, просрочивший время получения своей зарплаты, должен обратиться к кассиру или в секретариат (письменной или устной должна быть форма обращения, решается на предприятии). Зарегистрированная заявка передается главбуху, который учтет эти средства как дополнительные кассовые поступления.

    В каких случаях депонированную зарплату уже не отдадут?

    Не полученные по каким-либо причинам средства, вернувшиеся на счет фирмы, заработавший их человек может потребовать в течение довольно продолжительного, но не бесконечного времени.

    Читайте так же:  Личный кабинет налогоплательщика налога на профессиональный доход (нпд) для самозанятых регистрация

    Возвращенные в банк финансы, которые представляли в свое время заработную плату, превратятся просто в прибыль организации и уже не могут быть выплачены по требованию работника после истечения трехгодичного срока (ст. 196 ГК РФ).

    Если такое произошло, то эти средства будут проходить по статье доходов, именно так учитываясь в бухгалтерии и налогообложении.

    Бухгалтеру предлагается отражать это так: дебет 76, кредит 91-1, субсчет «Расчеты по депонированным суммам» – «Депонированная заработная плата списана по истечении срока востребования».

    Конкретный пример депонирования

    25 сентября 2016 г. сотрудникам ООО «Клиент-Сервис» была начислена заработная плата за сентябрь 2016 г.

    27 октября 2016 г. компания сняла с расчетного счета для выплаты заработной платы 1 400 000 руб., оприходовав эту сумму в кассу.

    Кассир выдавал заработную плату сотрудникам компании в период с по 28 по 30 сентября по платежной ведомости от 27.09.2016 № 123. В эти дни за своей заработной платой не явились двое сотрудников: А.П.Изуграфов (находился в командировке), должен был получить 14 800 руб., и С.И. Тарантаева (в связи с временной нетрудоспособностью по болезни), ей причиталось 17 200 руб.

    В конце дня 30 сентября кассир ООО «Клиент-Сервис» сформировал реестр депонированных сумм, сделал записи в книге учета депонированной заработной платы и сдал депонированные суммы в банк.

    Депонированная заработная плата была выдана:

    • 15 октября 2016 г. – А.П.Изуграфову;
    • 12 октября 2016 г. – С.И.Тарантаевой.

    В бухгалтерском учете ООО «Клиент-Сервис» это было отражено следующими проводками:

    • 25 сентября 2016 г.: дебет 44, кредит 70 – 1 400 000 руб. – «начислена заработная плата за сентябрь 2016 г.», сформированы ведомости на выдачу заработной платы;
    • 26 сентября 2016 г.: дебет 50, кредит 51 – 1 400 000 руб. – «Получены в банке деньги на оплату труда»; дебет 70, кредит 50 — 1 368 000 руб. (1 400 000 руб. – 14 800 руб. – 17 200 руб.) – «Выдана из кассы заработная плата»;
    • 30 сентября 2016 г.: дебет 70, кредит 76, субсчет «Расчеты по депонированным суммам» 32 000 руб. (14 800 руб. + 17 200 руб.) – «Депонирована не полученная сотрудниками зарплата»; дебет 51, кредит 50 – 32 000 руб. – «Депонированная зарплата внесена на расчетный счет организации»;
    • 12 октября 2016 г.: дебет 50, кредит 51 – 17 200 руб. – «Деньги на выплату заработной платы оприходованы в кассу компании»; дебет 76, субсчет «Расчеты по депонированным суммам», кредит 50 – 17 200 руб. – «Выплачена депонированная зарплата за август С.И. Тарантаевой».
    • 15 октября 2016 г.: дебет 50, кредит 51 – 14 800 руб. – «Деньги на выплату заработной платы оприходованы в кассу компании»; дебет 76, субсчет «Расчеты по депонированным суммам», кредит 50 – 14 800 руб. – «Выплачена депонированная зарплата за сентябрь А.П. Изуграфову».

    Депонирована заработная плата: проводки

    Причины, почему работник не получил заработную плату в кассе организации в дни выдачи зарплаты, могут быть разными, например, болезнь, отпуск или нахождение в командировке.

    По истечении 5 дней с даты выдачи зарплаты неполученные работниками денежные средства должны быть депонированы, то есть переданы на хранение до тех пор, пока работник не придет за их получением.

    Депонировать не выданные средства необходимо по двум причинам:

    • эти деньги уже не принадлежат организации, их нельзя потратить;
    • в соответствии с п. 6.5. Указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У.

    Где хранить депонированную зарплату — в банке или в кассе

    Если в организации установлен лимит кассового остатка, то хранение денежных средств в кассе организации сверх лимита не допускается. В течение 5 дней, начиная с установленного срока выплаты зарплаты, в кассе могут находиться денежные средства, превышающие лимит на сумму, указанную в платежной ведомости.

    По истечении этого срока в кассе должна оставаться сумма наличных в пределах утвержденного лимита, включая отложенные средства. Если лимит не превышен, деньги можно хранить в кассе, если превышен, то сумму сверх лимита организация сдает на расчетный счет.

    Как правильно депонировать заработную плату

    Депонирование денежных средств отличается от простого хранения наличием установленной процедуры. Порядок действий описан в Указаниях Банка России от 11.03.2014 № 3210-У и заключается в следующем:

    1. В последний день выдачи денег кассир делает запись «депонировано» в платежной ведомости напротив фамилий работников, не получивших деньги.
    2. После этого кассир подсчитывает общую сумму выплаченной зарплаты и отложенных средств.
    3. В итоговой строке платежной ведомости кассир указывает суммы выданные и отложенные.
    4. Кассир сверяет итоговые суммы выданной и депонированной зарплат с итоговой суммой по платежной ведомости и при их соответствии ставит подпись.
    5. Далее кассир передает подписанную платежную ведомость своему руководителю.
    6. Депонированные суммы заработной платы оформляют бухгалтерской записью Дт 70 Кт 76.04.

    С депонированием денежных средств, предназначенных для оплаты труда, сталкиваются только предприятия, выдающие сотрудникам заработную плату наличными через кассу.

    Проводки по депонированию

    Для учета средств используют такие проводки:

    • получение наличных для выплаты — Дт 50 Кт 51;
    • выдача зарплаты работникам — Дт 70 Кт 50;
    • депонирована заработная плата (проводка) — Дт 70 Кт 76.04;
    • взнос на расчетный счет денег сверх лимита — Дт 51 Кт 50.

    Итоговым документом расчета заработной платы можно считать платежную ведомость, в которой указаны суммы причитающихся работнику выплат за вычетом произведенных удержаний.

    При оплате труда из кассы платежная ведомость передается кассиру, который определяет, достаточно ли наличности для выплаты зарплаты и если не хватает, то заказывает недостающую сумму в банке.

    Проводка по депонированию заработной платы (Дт 70 Кт 76.04) делается только в тех случаях, когда зарплата выдается наличными и не получена по уважительной причине. Невыплата заработанных денег по вине работодателя является нарушением законодательства с обязательной выплатой компенсации за задержку.

    Не может быть депонирования при переводе денег с расчетного счета на банковский счет работника.

    Как выдать депонированную заработную плату

    Отложенные деньги выдаются сразу же, как только работник за ними обратится. Обращение может быть письменным и устным, его порядок устанавливается в каждой организации.

    Читайте так же:  Порядок индексации пенсий госслужащих

    Выдана из кассы депонированная заработная плата, проводка:

    Если денежных средств в кассе организации недостаточно, чтобы выдать работникам, то кассир заказывает их в банке и получает наличными в кассу:

    Срок хранения

    Специальным законодательным актом срок хранения депонентов не установлен, поэтому действует общий срок — 3 года. По истечению трех лет отложенная зарплата списывается в прочие доходы, как невостребованная:

    Списанные депоненты являются прибылью по основной деятельности и облагаются налогом на прибыль.

    [2]

    Обязаны ли депонировать зарплату малые предприятия

    Согласно п. 2 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У, индивидуальные предприниматели и субъекты малого бизнеса могут не устанавливать кассовый лимит.

    Следовательно, они не обязаны сдавать не выданную зарплату в банк, а могут хранить ее в кассе. Тем не менее, при наличии невыплаченного в срок вознаграждения по трудовому договору проводку по депонированию надо выполнить. Невыплата заработной платы в сроки, установленные трудовым договором, влечет ответственность работодателя вплоть до уголовной. Если в платежной ведомости не проставлена отметка «депонировано» и не сделана проводка Дт 70 Кт 76.04, при проверке это будет квалифицировано как задержка оплаты труда по вине работодателя, и руководитель компании будет привлечен к ответственности и заплатит штраф.

    [1]

    Что такое депонированная заработная плата и как правильно ее учитывать и оформлять?

    Заработная плата должна выплачиваться работнику строго в сроки, установленные правилами внутреннего распорядка, трудовым или коллективным договором. Это требование прописано в ст. 136 Трудового кодекса и должно неукоснительно соблюдаться работодателем. Но если в назначенный день сотрудник отсутствовал на своем рабочем месте и не смог получить положенные ему денежные средства, то образуется депонированная зарплата.

    Что такое депонирование заработной платы

    Сотрудники могут получать зарплату одним из следующих способов:

    1. Наличными из кассы организации.
    2. В безналичной форме на банковский счет.

    Данная статья рассказывает о типовых способах решения вопроса, но каждый случай уникальный. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

    • Москва: +7 (499) 110-33-98 .
    • Санкт-Петербург: +7 (812) 407-22-74 .

    Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

    Депонированная зарплата возникает только в том случае, если работник получает заработную плату в наличной форме. Ведь для того, чтобы перечислить ее на карту сотрудника не требуется его личного присутствия на рабочем месте. Тогда как если работник в день получения зарплаты отсутствовал и не поручил ее получение иным лицам, то зарплата останется невыплаченной. В данном случае она подлежит депонированию.

    При этом причины неполучения зарплаты в положенные сроки могут быть самыми разнообразными: болезнь работника, его отпуск, нахождение в длительной командировке.

    В чем смысл депонирования

    После того как истекло 5 дней с даты выдачи зарплаты, не полученные работниками средства в обязательном порядке подлежат депонированию (передаче на хранение до обращения за ними).

    Работодатель обязан выплачивать зарплату в строго установленные сроки. В случае просрочки независимо от ее причин и наличия вины работодателю грозит материальная и административная ответственность за несвоевременную выплату зарплаты. Если в ходе поверки будет выявлена невыплаченная зарплата, а в платежной ведомости не будет отметки «Депонировано», то руководитель вынужден будет заплатить штраф и компенсацию за просрочку в выплате.

    Чтобы избежать ответственности за невыплату зарплаты в установленные сроки, работодатель должен депонировать зарплату. Тем самым он снимает с себя вину за несвоевременную выплату.

    Депонировать невыплаченную зарплату нужно и по причине того, что эти деньги уже не принадлежат предприятию и их нельзя потратить, а также по причине необходимости следования Указаниям Банка России от 2014 года №3210-У (в частности, пункту 6.5).

    Где должна храниться невыплаченная зарплата: в банке или на предприятии?

    При превышении лимита кассы сумму невыплаченной зарплаты нужно будет сдать в банк, согласно п. 2 Указания Банка РФ от 2014 года №3210-У. Но если кассовый лимит не превышен, то депонированная зарплата может храниться в наличной форме в кассе организации.

    Правила о необходимости депонирования неполученной в установленные сроки зарплаты распространяются и на представителей малого бизнеса, а также на индивидуальных предпринимателей. Но по правилам, которые прописаны в Указаниях Банка РФ от 2014 года №3210-У0, они вправе не соблюдать кассовые лимиты. Таким образом, они могут не сдавать депонированную зарплату в банк и хранить ее в кассе до выплаты работнику.

    Документальное оформление

    Порядок депонирования денежных средств отличается от простого хранения наличных. Согласно Указаниям Банка России от 2014 года №3210-У, данная процедура состоит из таких этапов:

    1. Бухгалтер делает отметку «Депонировано» в платежной ведомости.
    2. Кассир определяет сумму выплаченной и отложенной зарплаты. Ее он указывает в итоговой строке ведомости.
    3. Затем он сверяет суммы выданной и депонированной зарплаты и сверяет ее с указанной в ведомости.
    4. Подписанная ведомость передается руководителю.

    Сумму депонированной зарплаты также следует отобразить в специальном реестре депонентов, который составляется в свободной форме. Он содержит указание на сотрудника и размер задолженности по зарплате перед ним.

    Зарплата депонируется вплоть до того, как она будет востребована сотрудником, который не смог получить ее своевременно. Максимальный срок депонирования составляет 3 года (хотя официально срок хранения депонентов нигде не прописан).

    Когда истекли положенные для хранения три года, депонированная зарплата поступает в прочие доходы: Дебет 76.04, Кредит 91.01. Списанные депоненты входят в состав налогооблагаемой базы для определения налога на прибыль.

    Для того чтобы списать задолженность по зарплате, работодателю следует составить Акт инвентаризации и бухгалтерскую справку. В последней прописывается причина образования задолженности и указывается на истечение срока исковой данности.

    Бухгалтерские проводки депонированной зарплаты

    На суммы депонированной зарплаты в бухгалтерском учете нужно сделать такие записи: Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» – Кредит счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» – субсчет «Расчеты по депонированным суммам».

    Депонированная зарплата должна быть включена в состав расходов для определения налога на прибыль в месяце ее начисления, когда фирма применяет метод начисления либо в момент ее выплаты работнику при кассовом методе.

    НДФЛ перечисляется с депонированной зарплаты в день ее планируемого получения, то есть до того, как она будет выплачена.

    Выплата ранее депонированной заработной платы

    Трудовое законодательство не предусматривает особого порядка обращения за депонированной зарплатой. Сотрудник может обратиться в кассу организации в устной или письменной форме.

    Читайте так же:  Отпуск. права работника в период отпуска
    Видео (кликните для воспроизведения).

    В первом случае об этом необходимо сообщить бухгалтеру, который должен учесть запрашиваемую сумму зарплаты при подаче заявок на выдачу наличных в кассу организации.

    Таким образом, практически в каждой организации возникают случаи, когда работники не могут своевременно получить положенную им заработную плату. В такой ситуации их зарплату депонируют на предприятии вплоть до обращения за денежными средствами. Необходимость депонирования возникает исключительно при выплате зарплаты в наличной форме: при безналичном расчете данная процедура лишена смысла. Работник вправе получить задепонированную зарплату в течение 3 лет после ее начисления. Это обусловлено сроками исковой давности, которые прописаны в ст. 196 Гражданского кодекса.

    Дорогие читатели, каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

    Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

    Депонирование зарплаты — что это и как происходит?

    Выплата заработной платы — регулярное мероприятие в каждой организации. Если в дни зарплаты, выдаваемой наличными, сотрудник отсутствовал и не забрал положенные ему вознаграждения, сумма к выплате депонируется.

    Что такое депонирование заработной платы?

    Работодатель должен выплатить заработную плату не позднее 15 календарных дней со дня окончания расчетного периода. Конкретная дата и сроки выплаты дохода устанавливаются правилами внутреннего распорядка и отмечаются в трудовом договоре каждого сотрудника (ст. 136 ТК РФ).

    Существует две основные формы выплаты зарплаты: наличными через кассу предприятия и перечислением на расчетный счет сотрудника. Если при перечислении на банковский счет личное присутствие сотрудника на работе необязательно, то с выдачей наличных дело обстоит совсем иначе.

    Получить денежные средства работник может как лично, так и доверить это третьему лицу. Если в установленный день зарплата не выплачена, ее депонируют (сохраняют).

    На бухгалтерском языке депонирование заработной платы — отражение в учете и первичке сумм заработной платы, неполученных сотрудниками.

    Когда возникает потребность в депонировании зарплаты?

    Причин, по которым у сотрудника не получается лично забрать вознаграждение за работу в положенные сроки, различны:

    Заработная плата, неполученная в установленный в локальных актах работодателя день, должна быть возвращена обратно в банк или же остается у кассира (сотрудника, исполняющего его обязанности) на срок, не превышающий 5 дней (подп. 6.5 п. 6 Указания Банка России № 3210-У). Факт неполучения зарплаты фиксируется в реестре (журнале учета), сотрудники становятся депонентами.

    В банке депонирование хранится 3 года до истечения срока исковой давности (ст. 196 ГК РФ), после этого денежные средства учитываются как доход предприятия. В этот период сотрудник может обратиться с заявлением о возврате ему денежной суммы.

    Бухгалтерский учет депонированной зарплаты и отражение в первичных документах

    Работники, которые не пришли в установленные для выплаты сроки, в платежной ведомости помечаются словом «Депонировано» в графе 5 «Подпись в получении денег (запись о депонировании суммы)».

    В бухгалтерском учете оформляются следующие проводки:

    • Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кт 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по депонированным суммам».

    Если сумма депонированной зарплаты превысит допустимый лимит кассы, ее сдают в банк. Когда появится потребность выдать депонированную сумму депоненту, в бухгалтерский учет вносится проводка:

    • Дт 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по депонированным суммам» Кт 50 «Касса».

    Пример

    ООО «ПишиЧитай» производит выплату заработной платы наличными через кассу предприятия. За апрель 2019 года сумма по ведомости составила 136 600 рублей. Внутренними документами установлена дата выплаты заработной платы на 6-е число ежемесячно с выдачей в течение 3-х рабочих дней. На 8 мая невыданный по ведомости остаток составил 20 000 рублей. Эта сумма подлежит депонированию.

    В бухгалтерском учете отражаются следующие операции:

    Проводка в учете Сумма

    Назначение операции

    1 Дт 50 Кт 51 136 600,00 Поступление денежных средств в кассу 2 Дт 70 Кт 50 116 600,00 Выдача суммы по ведомости 3 Дт 70 Кт 76 20 000,00 Депонирование невыплаченной зарплаты 4 Дт 51 Кт 50 20 000,00 Сдача депонированной суммы в банк

    Все депонированные суммы фиксируются в книге учета или книге регистрации документов. В запись включают следующие сведения:

    • данные об организации;
    • дату составления ведомости;
    • сроки выплаты;
    • номер и дату платежной ведомости, по которой производилась выплата;
    • ФИО депонента, его должность, табельный номер и цифровой код;
    • депонируемую сумму;
    • данные о должностном лице, осуществляющем депонирование;
    • дату и номер расходного кассового ордера (РКО).

    Книга регистрации документов позволяет вести учет депонированной зарплаты: благодаря ей можно определить сумму остатка задолженности по зарплате по итогам периода.

    Как сотрудник сможет получить депонированную заработную плату?

    Все отношения с работником фиксируются в трудовом договоре, большинство таких соглашений содержат порядок действий сотрудника при выплате сумм, неполученных вовремя. Если в трудовом договоре не предусмотрен пункт о депонировании, то работодатель должен зафиксировать информацию в любом другом внутреннем документе организации.

    Забрать заработанные денежные средства сотрудник может тремя способами:

    • вместе с авансовыми выплатами;
    • с оплатой труда за следующий рабочий месяц;
    • после письменного обращения в бухгалтерию.

    На работника заполняется расходный кассовый ордер, в котором указываются его персональные данные и цель выплаты. Распечатывается новая ведомость. Подпись ставится в ведомости и в РКО. Если получателей несколько, то ведомость и РКО создаются на каждого в отдельности.

    НДФЛ и взносы с депонированной зарплаты

    Что касается НДФЛ, работодатель обязан уплатить его в бюджет не позднее следующего дня после выплаты заработной платы сотруднику. Существует два подхода к перечислению НДФЛ с депонированной зарплаты:

    • Перечислить НДФЛ по факту выплаты зарплаты в стандартные для организации сроки. Этот вариант более удобен, так как оплата будет производиться одним платежным поручением, а в форме 6-НДФЛ в Разделе 2 надо будет заполнить один блок строк 100-140 для всей заработной платы. Однако в этом случае могут возникнуть споры с ФНС, которые приведут к штрафу по ст. 123 НК РФ, так как налог будет выплачен из собственных средств предприятия, а не из дохода сотрудника.
    • Перечислить НДФЛ после факта получения депонированной суммы работником. В этом случае усложняется заполнение расчета 6-НДФЛ, так как для этой суммы необходимо заполнить отдельные строки, в которых надо показать дату начисления и дату фактической выплаты заработка. Если на конец квартала депонированная зарплата не выплачена, то в квартальную форму отчета ее не включают.

    Чтобы работодателя не оштрафовали за нарушение сроков выплаты (ведь вины работодателя в этой «просрочке» нет), необходимо подготовить для ИФНС ведомости с отметкой о депонировании и быть готовым подтвердить факт наличия в кассе необходимой суммы, подготовленной для выплаты сотруднику.

    А вот страховые взносы с депонированной зарплаты брать однозначно не надо, так как они уже были учтены и перечислены при начислении зарплаты.

    Читайте так же:  Как выбрать профиль обучения в старших классах общеобразовательных школ

    Что такое депонированная заработная плата

    День выдачи зарплаты работникам устанавливается правилами трудового распорядка, принятыми у конкретного нанимателя. Иногда сотрудник в этот день отсутствует в силу разных причин. Это значит, что он не получит полагающиеся ему денежные средства. При подобном развитии событий бухгалтерии нужно будет произвести депонирование заработной платы, совершив ряд определенных действий.

    Что это такое

    В настоящее время все большее число учреждений прекращает применять способ наличного расчета и переходит на выплату сотрудникам заработанных ими финансовых средств на карты банков. Выдача денег в форме наличности используется все реже, поэтому и термин «депонирование зарплаты» выходит из широкого употребления. Однако учреждения, использующие для выплат наличные средства, с рассматриваемой ситуацией могут столкнуться.

    Для понимания сути определения «депонированная зарплата» (ДПЗ) разберемся в терминах, из которых оно состоит.

    1. Депонирование — процедура хранения.
    2. Зарплата — сумма средств в денежной форме, выплачиваемая работнику за выполненный им установленный объем работы.

    При выплате денег наличными учреждению необходимо выделить запирающийся сейф для их хранения. Единственный ключ должен быть у кассира, второй экземпляр — у руководителя учреждения.

    Кассир вправе выдать зарплату лишь в присутствии работника, которому она причитается. Посторонние лица присутствовать не могут. Сотрудник, получивший вознаграждение за труд, расписывается в подтверждение этого факта.

    Иногда у работника объективно отсутствует возможность присутствовать на рабочем месте из-за болезни, командировки и т. д. и получить причитающиеся деньги. В таком случае кассир в ведомости расчетов напротив фамилии человека пишет слово «депонировано» и оформляет расходный кассовый ордер.

    Важно понимать, что финансы депонируются в том случае, когда работник не смог их получить по причинам, связанным с ним. Если причина невыдачи — в действиях работодателя, это является нарушением трудового законодательства и влечет для нанимателя ответственность.

    В целом речь о ДПЗ может вестись лишь в случае, когда заработная плата выдается в наличной форме. Налоговые вычеты и другие взносы к процедуре не имеют отношения, так как они осуществляются в момент начисления, а не получения средств.

    Как можно получить ДПЗ

    Наниматель должен выдать сотруднику, не сумевшему вовремя получить зарплату, по обращению последнего. Такое обращение может быть как письменным, так и устным. В первом случае оформлять бумагу надо на имя руководителя.

    В случае когда позволяют лимиты, т. е. наибольшая разрешенная к хранению сумма средств, денежные средства остаются в кассе учреждения. При превышении — возвращаются в кредитную организацию. Размер лимита руководитель организации определяет самостоятельно с учетом рекомендаций Центробанка.

    При хранении финансовых средств на предприятии они возвращаются сотруднику по первому требованию. А вот при превышении лимитов средства могут быть получены при выдаче ближайших плановых выплат. Однако при настоятельном требовании работника учреждение направляет в банк запрос о переводе необходимой суммы.

    Получив средства, кассир должен оформить РКО на имя работника. Бухгалтер же ведет книгу депонентов, где отражены номера ордеров и даты. Расходный ордер подписывают директор и главный бухгалтер. В дальнейшем документ остается на хранении в учреждении.

    Наниматель должен выдать ДПЗ в полном объеме. При удержании части сотрудник вправе обратиться в трудинспекцию по поводу нарушения трудовых прав, а по истечении 3 месяцев — с иском в суд.

    Как учитывать

    Возникновение ДПЗ следует отражать в реестре депонентов. Утвержденный шаблон отсутствует, поэтому возможна свободная форма. В ней можно учесть такие реквизиты, как:

    1. Наименование реквизита.
    2. Наименование учреждения.
    3. Число, месяц, год образования ДПЗ.
    4. Номер расчетной ведомости.
    5. Ф.И.О., номер по табелю работника, не получившего зарплату.
    6. Сумма средств, которые не получены.
    7. Итого по реестру полученных сумм.
    8. Подпись кассира с расшифровкой.
    9. Необходимая допинформация.

    Срок хранения

    Деньги, поступившие из кредитной организации, подлежат хранению в кассе не больше 3 дней. По истечении срока финансовые средства депонируются и возвращаются в банк.

    В РФ срок давности по суммам, которые депонированы, не определен, однако по общему правилу он составляет 3 года. По окончании срока ДПЗ будет отнесена к невостребованным суммам и перейдет в доход предприятия с отражением по статье «Прибыль, не связанная с основной деятельностью».

    Книга учета ДПЗ хранится 5 лет. Отсчет начинается с 01.01 года, следующего за годом возникновения долга.

    Учет ДПЗ осуществляется на счете 76.4.

    При депонировании оплаты за работу используют такие бухгалтерские проводки:

    • Дт 70 Кт 76.4 (депонирование денежных сумм);
    • Дт 51 Кт 50 (возврат депсредств в банк);
    • Дт 50; Кт 51 (отправка банком депсуммы в кассу учреждения по требованию);
    • Дт 76.4 Кт 50 (выдана).

    По истечении 3 лет сумма депонирования станет невостребованной и должна быть учтена на 91 счете «Внереализационные расходы», отражена проводкой Дт 76.4 Кт 91.

    Сотрудникам учреждения начислена зарплата в сумме 400 000 рублей 27 июля. 31 июля банк направил в кассу финансы на выплату в сумме 348 000 рублей, тогда же — сумму НДФЛ — 52 000 рублей.

    Один сотрудник зарплату не получил в срок по причине отъезда в командировку. 10 августа зарплата в размере 23 000 рублей была получена. В конце июля провели инвентаризацию, по итогам обнаружена невыплаченная ДПЗ в сумме 20 000 рублей. Срок давности истекает 3 августа.

    Выплата работнику депонированной зарплаты за предыдущий месяц

    Трудовые отношения

    Заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца. День выплаты заработной платы работникам устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка организации, коллективным или трудовым договором (ч. 6 ст. 136 Трудового кодекса РФ).

    Если коллективным или трудовым договором не установлено, что заработная плата перечисляется на банковский счет работника, то, как правило, выплата заработной платы производится по месту работы непосредственно работникам, указанным в ведомости (ч. 3, 5 ст. 136 ТК РФ). Таким образом, невыплата заработной платы работнику по причине его неявки (в частности, вследствие болезни) не является нарушением трудового законодательства со стороны работодателя.

    Читайте так же:  Раздел наследства между наследниками первой очереди

    Порядок ведения кассовых операций

    С 01.01.2012 вступило в силу утвержденное Банком России Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации от 12.10.2011 N 373-П (п. 7.1 Положения).

    Согласно абз. 1, 5 п. 4.6 Положения продолжительность срока выдачи наличных денег по выплате заработной платы не может превышать пяти рабочих дней (включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты). В последний день выдачи наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, кассир в расчетно-платежной (платежной) ведомости (унифицированные формы N N Т-49 или Т-51) проставляет оттиск штампа или делает надпись «депонировано» напротив фамилий работников, которым не проведена выдача наличных денег, подсчитывает и записывает в итоговой строке сумму фактически выданных наличных денег и сумму, подлежащую депонированию и сдаче в банк, сверяет указанные суммы с итоговой суммой в расчетно-платежной (платежной) ведомости и оформляет в произвольной форме реестр депонированных сумм.

    После оформления реестра депонированных сумм кассир заверяет своей подписью расчетно-платежную (платежную) ведомость и реестр депонированных сумм и передает их для сверки соответствия записей и подписания главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии — руководителю (абз. 8 п. 4.6 Положения).

    Перед следующей выплатой заработной платы работникам организация представляет в банк чек на получение с расчетного счета суммы наличных денежных средств, величина которой соответствует сумме, подлежащей выплате по расчетно-платежной (платежной) ведомости и по реестру депонированных сумм.

    Бухгалтерский учет

    Заработная плата работников организации относится к расходам по обычным видам деятельности (п. п. 5, 7, 8 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н).

    [3]

    Начисленные суммы заработной платы отражаются по дебету соответствующих счетов учета затрат (в зависимости от сферы трудовых обязанностей работника). Например, если работник выполняет административные обязанности, то сумма его заработной платы отражается по дебету счета 26 «Общехозяйственные расходы» и кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н).

    Депонирование невыданных сумм отражается по дебету счета 70 и кредиту счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет 76-4 «Расчеты по депонированным суммам». При выплате работникам этих сумм в учете производится запись по дебету счета 76, субсчет 76-4, и кредиту счета 50 «Касса».

    Налог на доходы физических лиц (НДФЛ)

    Начисленная работнику заработная плата включается в налоговую базу по НДФЛ (пп. 6 п. 1 ст. 208, п. 1 ст. 209, п. 1 ст. 210 Налогового кодекса РФ).

    Заработная плата работникам выплачивается организацией не реже чем два раза в месяц (ст. 136 ТК РФ). Однако в целях исчисления НДФЛ датой фактического получения работниками данного дохода считается последний день месяца, за который работникам был начислен доход за выполненные трудовые обязанности в соответствии с трудовыми договорами (п. 2 ст. 223 НК РФ).

    Организация-работодатель как налоговый агент работников по выплачиваемым им суммам оплаты труда производит исчисление, удержание и уплату в бюджет НДФЛ непосредственно при фактической выплате данных доходов (п. п. 1, 2, 4 ст. 226 НК РФ).

    Удержанные суммы НДФЛ организация — налоговый агент обязана перечислить в бюджет не позднее дня фактического получения в банке наличных денежных средств на выплату дохода (п. 6 ст. 226 НК РФ). Следовательно, в день выплаты начисленной заработной платы организация перечисляет в бюджет общую сумму налога, исчисленную со всех выплат, причитающихся работникам по ведомости. То есть для целей уплаты НДФЛ не отслеживается факт получения денег работником. Выплаченной считается сумма, указанная к выплате по ведомости (расчетно-платежной или платежной), независимо от того, была она выдана или депонирована.

    Таким образом, в следующем месяце при выплате работнику депонированной суммы НДФЛ не удерживается.

    Налог на прибыль организаций

    Суммы оплаты труда, начисленные работникам, учитываются в составе расходов на оплату труда ежемесячно (п. 1 ст. 255, п. 4 ст. 272 НК РФ). Суммы НДФЛ, перечисляемые в бюджет, являются расходами работника, а не организации.

    При применении метода начисления в целях налогообложения прибыли в расходах учитываются начисленные суммы. Поэтому при депонировании суммы выплаты, причитающейся работнику, и при ее выплате в следующем месяце сумма расходов на оплату труда, признаваемых в целях налогообложения прибыли, не корректируется.

    Содержание операций Дебет Кредит Сумма, руб. Первичный документ
    В последний день месяца, за который рассчитывается сумма оплаты труда работников организации
    Начислена сумма оплаты труда работнику организации 26 70 30 000 Расчетно-платежная ведомость
    В день получения в банке денежных средств на выплату заработной платы
    Удержана сумма НДФЛ с доходов работника ((30 000 — 1400) x 13%) 70 68 3 718 Выписка банка по расчетному счету
    Перечислена в бюджет сумма НДФЛ, удержанная с начисленной суммы дохода работника 68 51 3 718 Выписка банка по расчетному счету
    В последний день срока, установленного для выплаты заработной платы
    Депонирована сумма, не полученная работником (30 000 — 3718) 70 76-4 26 282 Реестр депонированных сумм
    В день выплаты заработной платы работникам (в следующем месяце)
    Выплачена работнику сумма, не полученная им в прошлом месяце 76-4 50 26 282 Расходный кассовый ордер

    В данной схеме налоговая база работника по НДФЛ определена с учетом стандартного налогового вычета на одного ребенка. Величина указанного налогового вычета составляет с 1 января 2012 г. 1400 руб. (пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ).

    Видео (кликните для воспроизведения).

    В.В.Гришина, консультационно-аналитический центр по бухгалтерскому учету и налогообложению

    Источники


    1. Марченко, М. Н. Проблемы общей теории государства и права. Учебник. В 2 томах. Том 2 / М.Н. Марченко. — М.: Проспект, 2015. — 644 c.

    2. Ромашкова И. И. Жилищное право; Питер — Москва, 2009. — 160 c.

    3. Сергеев С. Г. Конституционное право России; Дашков и Ко — Москва, 2008. — 576 c.
    Что это такое — депонированная заработная плата порядок учета, выдачи и списания суммы депонирования
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here