Как сделать выписку из графика отпусков — образец для скачивания и важные тонкости оформления

Полная информация по теме: "Как сделать выписку из графика отпусков — образец для скачивания и важные тонкости оформления" с профессиональной точки зрения. Если будут вопросы - задавайте их нашему дежурному специалисту.

Форма Т-60. Записка-расчёт о предоставлении отпуска работнику

Форма Т-60 является стандартной и на официальном языке называется запиской-расчетом о предоставлении отпуска работнику. Заполняется записка-расчет Т-60 непосредственно перед тем, как предоставить сотруднику организации очередной оплачиваемый отпуск. В этот документ входят все необходимые сведения, используемые для расчета отпускных и именно на основании него работник получает перед отпуском полагающиеся ему по закону отпускные средства.

Внимание! Выдавать отпускные сотруднику необходимо не менее чем за три дня до начала отпуска. При нарушении этого условия, работник организации имеет законное право отказаться от ухода в отпуск. Кроме того, это может повлечь за собой административное наказание со стороны контролирующих органов и штрафы.

Скачать образец и бланк записки-расчёта о предоставлении отпуска по форме Т-60

Кто заполняет записку-расчет Т-60

Форма Т-60 содержит два больших раздела. Первый включает в себя персонифицированную информацию о работнике и заполняется специалистом кадровой службы. Второй раздел является основным и содержит сведения о полагающихся сотруднику отпускных начислениях. Оформляет его бухгалтер предприятия.

Документы, служащие основанием для составления записки-расчета

В качестве документального обоснования для составления записки расчета служат график отпусков, заблаговременно составленный в организации, приказ руководства компании о предоставлении планового отпуска тому или иному сотруднику, платежная ведомость и РКО.

Перед тем, как отправить работника в плановый отпуск, кадровый специалист предприятия должен направить ему уведомление об отпуске, но не позже, чем за две недели до его начала.

В свою очередь будущий отпускник должен в обязательном порядке поставить под ним свою подпись, которая будет свидетельствовать о том, что он согласен с периодом и условиями ежегодного планового оплачиваемого отпуска.

Заполнение лицевой стороны Т-60

  • В эту часть документа включаются данные о полном наименовании организации, в которой трудится сотрудник с обязательным указанием ее организационно-правового статуса (ЗАО, ООО, ИП).
  • Затем чуть ниже вписывается порядковый номер заполняемого документа по внутреннему документообороту и сведения, касающиеся лично работника: его ФИО, должность, структурное подразделение, к которому он относится, а также табельный номер, присвоенный ему при приеме на работу.
  • В следующей строке нужно обязательно прописать период, за который предоставляется отпуск (стаж сотрудника по месту работы) и точное количество дней отпуска (по календарю) с четким прописыванием даты начала и окончания отпуска.
  • Если сотрудник уходит не в плановый оплачиваемый отпуск, а берет отпуск дополнительный или учебный, то это нужно вписать в соответствующую графу с обязательным указанием количества календарных отпускных дней, а также ссылкой на документ, послуживший основанием на его предоставление (приказ руководства и т.п.)
  • В конце листа должна быть поставлена подпись должностного лица, заполнившего документ – в данном случае специалиста кадровой службы.

Заполнение оборотной стороны формы Т-60

Этот раздел в записке-расчёте по форме Т-60 является основным и включает в себя все сведения, касающиеся причитающихся сотруднику отпускных за расчетный период.

За основу берется информация о доходах за последние 12 месяцев работы на предприятии. Напротив каждого указанного месяца пишется сумма, начисленная сотруднику за этот период. Затем вписывается общее количество дней, за которые рассчитывается отпуск и вычисляется среднедневной размер заработной платы. Посмотреть расчёт отпускных с примерами.

Таблица «Начислено» включает в себя все расчетные начисления отпускнику. В столбец под номером 8 (сумма за отпуск) нужно вписать результат умножения среднедневного заработка на количество планируемых отпускных дней.

При каких-то дополнительных начислениях, полагающихся сотруднику их также нужно внести в соответствующие столбцы документа. В 15 столбец вносится общая сумма, из которой потом нужно вычесть размер удержанного подоходного налога и вписать получившийся итог в 23 столбец данного расчета.

Получившаяся в результате сумма и будет той, которую необходимо выдать на руки работнику в качестве отпускных. Эту цифру нужно внести в документ как в числовом выражении, так и обязательно прописью. Бухгалтер, производивший расчеты должен поставить внизу листа свою подпись с расшифровкой.

Таким образом, записка-расчет по форме Т-60 является внутренним документом организации и подлежит обязательному бухгалтерскому учету, заполнение ее в полной мере должно отражать все сведения, касающиеся работника, в том числе его личные данные, а также выплаты, произведенные ему в отчетном периоде. На основе этой информации делается подробный расчет отпускных, которые получит сотрудник при уходе в отпуск.

Выписка из приказа

Ситуации, когда сторонней организации или какому-либо должностному лицу требуется предъявить внутренний приказ предприятия, встречаются не так уж и редко. Но поскольку сам приказ изъять для таких целей невозможно, то в подобных случаях используются специальные выписки, дословно его цитирующие.

То есть, по сути дела, выписка – это документ, в который вносится выдержка или фрагмент какой-либо части приказа, содержащий только разрешенную к разглашению информацию.

Также выписки используются тогда, когда оригинал приказа слишком объемен и его полное использование невозможно или неуместно.

Право за запрос выписки закреплено законодательством РФ – предприятия и организации не могут отказать в ее выдаче.

Закон регламентирует и сроки выдачи данного документа: не более трех дней.

Назначение выписки

Структурные подразделения и разные отделы компаний всегда так или иначе связаны между друг другом. Поэтому документация одной службы часто может быть востребована и в другой. В качестве иллюстрации может служить пример того, что для начисления зарплаты сотрудникам бухгалтерии требуется выписка из приказа по основной деятельности предприятия, ровно как и инспектору кадрового отдела нужна выписка из приказа о приеме на работу для оформления личного дела сотрудника.

Также довольно часто выписки приказов используются для предъявления в надзорные и контролирующие органы, судебные инстанции, государственные и социальные службы.

Чем отличается выписка от копии

Кому-то может показаться, что выписка и копия приказа – это одно и то же. Это не совсем так. В копии отражается полное содержание документа. Выписка же обычно касается только какой-то конкретной его части. Кроме того, копии не всегда заверяются, а вот выписки всегда должны быть удостоверены подписью ответственного сотрудника. С юридической же точки зрения копия и выписка абсолютно равнозначны.

Как получить выписку из приказа

Просто так выписку, конечно, никто никому не даст. Прежде чем ее получить, требуется составить письменное заявление, в котором необходимо указать, из какого именно приказа нужна выписка и для каких целей. Затем заявление желательно завизировать у секретаря организации (на тот случай, если возникнут какие-либо разногласия по части выдачи документа).

Читайте так же:  Нужна ли оценка квартиры при продаже, сколько стоит и как проводится

Следует отметить, что выписки могут запрашиваться как из действующих приказов, так и из тех, которые уже ушли в архив компании.

Правила составления выписки из приказа

Выписка из приказа, ровно как и сам приказ не имеет стандартного унифицированного образца, обязательного к применению, поэтому оформлять его можно в свободном виде. Довольно часто предприятия используют специальные шаблоны, разработанные внутри компании (они обязательно должны быть учтены в учетной политике организации). Но, вне зависимости от того, какой вариант будет выбран, важное условие: в документе всегда должно быть указано

  • название фирмы,
  • дата и место составления выписки,
  • подпись ответственных сотрудников, которые таким образом заверяют то, что сведения, внесенные в выписку верны.

Удостоверять документ печатью необязательно, поскольку, с 2016 года юридические лица могут не использовать в своей работе печати и штампы (единственный нюанс — государственные и банковские организации довольно часто по инерции продолжают требовать наличие оттиска на документе, поэтому если печать есть, воспользоваться ею лишним не будет).

Сам текст выписки должен в точности копировать содержание приказа, никакие изменения и корректировки в нем совершенно недопустимы.

Выписка может быть оформлена как от руки, так и напечатана на компьютере, ее можно также отсканировать и распечатать или отксерокопировать, главное – наличие «живого» автографа. В качестве формы может быть использован фирменный бланк компании или же простой лист А4 формата – это значения не имеет, однако первый вариант удобнее, поскольку он изначально содержит в себе все необходимые реквизиты.

Фиксировать факт выдачи выписки во внутреннем журнале учета документов не обязательно, но желательно.

График отпусков. Образец заполнения по форме Т-7

Форма Т-7 – это стандартная утвержденная форма для оформления графика отпусков. Прежде чем приступить к инструкции по ее заполнению, следует напомнить, что график отпусков должен формироваться заранее — не позднее середины декабря года текущего на год следующий. Главное негласное правило — учет интересов всех сторон, то есть как пожеланий сотрудников, так и руководства организации. Уход в отпуск того или иного работника никоим образом не должен отразиться на эффективности производственного процесса.

Скачать образец заполнения и пустой бланк графика отпусков по форме Т-7

Кто составляет график отпусков

Составление отпускного графика занимается специалист кадрового отдела. Но без подписи руководителя организации и печати он не будет считаться действительным.

Что необходимо для заполнения формы Т-7

В первую очередь, для грамотного составления графика отпусков нужно воспользоваться существующим штатным расписанием. Оно позволит точно указать ФИО каждого работника, его должность и табельный номер, а также то структурное подразделение, к которому он относится. Это же штатное расписание позволит разработчику графика отпусков не забыть никого из сотрудников.

Ответственные лица

  • В первой части графика отпусков нужно обязательно прописать реквизиты организации, в частности полное ее наименование с указанием организационно-правовой формы.
  • Далее, при наличии на предприятии профсоюза, нужно учесть его мнение на предмет графика отпусков с указанием даты, когда это мнение было высказано и зафиксировано.
  • Затем проставить дату заполнения документа.
  • Подпись директора с расшифровкой необходимо поставить после того, как график отпусков будет окончательно оформлен и согласован с сотрудниками.

Составление графика

Второй пункт является основным. Именно он включает в себя те сведения, ради которых и составляется данный документ. Здесь, опираясь на штатное расписание, необходимо в соответствующие графы вписать структурное подразделение, ФИО сотрудников, их должность, табельный номер, а также период отпуска каждого работника.

Важное условие: по закону, отпуск в общей сложности не может быть меньше 28 календарных дней, но его можно разбивать на какое угодно количество частей, при условии, что одна из них составит не менее 14 дней.

После того, как график отпусков составлен, его нужно показать сотрудникам для ознакомления и подписи. Затем его необходимо подписать у руководителей структурных подразделений и только потом представить на подпись главному лицу организации.

Когда график будет оформлен и утвержден, его не стоит убирать на полку – в течение года его необходимо заполнять по строкам фактических дней отпуска и всевозможных изменений.

Внимание! Не менее чем за две недели перед началом отпуска в соответствии с данным графиком каждому сотруднику нужно будет направить уведомление с указанием начальной и конечной даты отпуска. Без этого уведомления сотрудник может на вполне законных основаниях отказаться идти в отпуск в установленные ранее сроки.

Важно! Если работник решил изменить дату своего отпуска, он обязан уведомить об этом руководство через заявление, оформленное в письменном виде. При этом смена даты отпуска возможна только при взаимном согласии сторон и при условии, что это не повредит производственным процессам в организации. Поэтому хорошо, если сотрудник предоставит руководству документы, свидетельствующие об уважительных причинах и реальной необходимости перенесения отпуска.

В график отпусков нужно обязательно вносить информацию, указывающую на основания, по которым перенос отпуска стал возможным, а также фактическую дату отпуска. Все эти сведения нужно подкреплять ссылками на внутренние документы (приказы, больничные листы и т.п.).

Что делать, если сотрудник устроился после составления графика отпусков

Такая ситуация отнюдь не редкость. Как правило, в подобных случаях применяется один из двух вариантов:

  1. Внесение изменения в уже существующий график отпусков;
  2. Составление дополнительного графика отпусков, который будет являться приложением к основному.

Все остальное делается по общей схеме: обязательная подпись работника, заверение изменений или дополнительного отпускного графика у начальника структурного подразделения и руководства предприятия.

Кто может идти в отпуск вне графика

Закон отдельно выделяет лиц, которым отпуск должен предоставляться по их желанию, вне зависимости от стажа работы и утвержденного графика. Это:

  • внешние совместители, уходящие в отпуск по основному месту работы;
  • женщины, ожидающие ребенка при наличии справки из медицинского учреждения;
  • несовершеннолетние сотрудники;
  • работники-мужчины, чьи супруги находятся в отпуске по беременности и родам (при наличии свидетельства о браке и справки из медучреждения);
  • супруги военнослужащих — в одно время с отпуском военнослужащих (по желанию);
  • граждане, пострадавшим от чернобыльской катастрофы.

Все остальные работники имеют право уходить в отпуск только после работы в организации не менее 6 месяцев и в соответствии с составленным заранее графиком отпусков.

Как сделать выписку из графика отпусков образец

Схема в помощь профессионалу: образец выписки из графика отпусков и все нюансы её оформления

В данной части прописывается: Заверение выписки необходимо для придания ей правовой силы. Выписка признается правильной при наличии:

    Двух печатей: штамп «Копия верна» и оттиск организации, который проставляется уполномоченным лицом ниже его подписи. Указания ФИО, должности и живой подписи заверителя. Им, например, может выступать руководитель кадровой службы.
Читайте так же:  Обстоятельства, устраняющие недействительность зарегистрированного брака

Ее использование предписано постановлением Госкомстата Российской Федерации «Об утверждении унифицированных форм…» от 05.01.2004 № 1.

Однако, она может быть расширена или дополнена исходя из особенностей функционирования компании. Для получения бумаги необходимо личное заявление работника, составленное им в свободной форме и завизированное его подписью. Структура запроса выписки: После

Унифицированная форма № Т-7 — график отпусков

  1. для ИП — от 10 000 до 20 000 руб.;
  2. для юридических лиц — от 50 000 до 70 000 руб.
  3. для должностных лиц — от 10 000 до 20 000 руб. (также возможна их дисквалификация на срок 1–3 года);

Наличие графика отпусков и его соблюдение проверяет трудовая инспекция.

Как правило, при составлении графика отпусков учитывают мнение каждого из работников. 1 ст. 123 ТК РФ). В график отпусков включают:

  1. сведения о переносе отпусков.
  2. ежегодные основные оплачиваемые отпуска;
  3. дополнительные отпуска;

Как сделать выписку из графика отпусков — образец для скачивания и важные тонкости оформления

Ст.62 ТК РФ оговаривает лишь сроки предоставления работнику по заявлению — не позднее трех дней.

Как сделать заверение: После этого готовую выписку из графика можно передать лицу, которое ее запросило.

Ниже приведен пример оформления выписки из графика отпусков, сделанной по заявлению работника для предъявления по месту совместительства.

Как выглядит выписка из графика отпусков

Заявление о предоставлении выписки из ГО должно быть подписано и обычно содержит следующую информацию:

  1. промежуток времени, за который оформляется выписка;
  2. цель получения документа;
  3. Ф. И. О. работника;
  4. дату заявления.

Выписка из ГО составляется на специальном бланке предприятия. Для придания выписке правовой силы она должна быть заверена.

Порядок заверки выписки аналогичен удостоверению копии документов и состоит в следующем:

  1. проставляется печать предприятия (при ее наличии);
  2. указывается должность, Ф. И. О. и собственноручная подпись лица, уполномоченного на составление выписки.
  3. на документе указывается пометка: «Верно»;

Срок изготовления выписки — не более 3 дней после получения заявления (ст. 62 ТК РФ)

Как сделать выписку из графика отпусков?

Выписка отражает часть текста или полное содержание подлинника. Как правило, выписку оформляют в тех случаях, когда изготовление копии документа:

[1]

  1. нецелесообразно – например, документ имеет большой объем и полностью не нужен.
  2. невозможно – например, документ содержит конфиденциальную информацию;

На практике работодатели чаще всего оформляют выписку:

Такая выписка будет актуальна, если приказ содержит сведения о нескольких сотрудниках.

  • из трудовой книжки. В частности, она может понадобиться, когда сотрудник оформляет досрочную пенсию;
  • Далее идет текст выписки, который воспроизводит текст оригинала документа полностью или частично. Под текстом выписки указывают должность лица, подписавшего оригинал документа, его инициалы и фамилию.

    Как сделать выписку из графика отпусков образец

    И. О. и табельном номере сотрудника; количестве календарных дней отпуска; дате начала отпуска. Но на практике подготовительные работы, предшествующие утверждению его окончательной редакции, зачастую отнимают не одну неделю.

    Специальный приказ о внесении изменений в график отпусков издавать не нужно.

    [3]

    График отпусков, форма Т-7

    Затем перечень оформляется (например, докладной запиской) и передается в отдел кадров. Иногда учет пожеланий работников и рекомендаций их непосредственных руководителей осуществляют кадровики.

    При этом могут оформляться различные документы — опросные листы, анкеты, ведомости и т.

    Например, в образовательных учреждениях в силу специфики учебного процесса отпуска всем работникам предоставляются в летние месяцы (после окончания очередного учебного года и до наступления следующего).

    Как правильно сделать выписку из утвержденного графика отпусков: образец и все нюансы оформления

    Например, «Выписка из графика отпусков №457 от 10.06.2016«. В «теле» прописывается:

    Штамп «Копия верна» для заверения выписки. Печать организации проставляется должностным лицом ниже подписи(смотрите ниже подробности).

    Таким образом заверяется выписка, и ей придается юридическая сила.

    Реквизит «Подпись» присутствует на выписке и оформляется абсолютно так же, как и всегда, но без «живой» подписи должностного лица.

    Выписка из графика отпусков

    Начнем с примерного перечня оснований для такого запроса: В ответ на запрос работник получает корректно оформленную выписку за указанный период.

    Разберемся, как сделать выписку для сотрудника.

    Выписка из графика отпусков

    Есть ряд ситуаций, когда сотруднику может понадобиться информация о датах своих отпусков за определенный период работы в компании. Причем не устно и не по телефону, а в виде официального документа. Для всего этого необходима выписка из графика отпусков. Поговорим о ней подробнее.

    Зачем нужен этот документ?

    Начнем с примерного перечня оснований для такого запроса:

    • У тех, кто работает по совместительству, есть законное право идти в отпуск одновременно на всех местах работы. Для этого нужно предоставить работодателю такую выписку.
    • Когда человек должен доказать то, что он официально не находился на рабочем месте в определенное время.
    • По запросу сотрудника, который обнаружит бухгалтерскую ошибку в расчете отпускных.
    • Для предоставления в служебных целях одному или группе сотрудников информации о другом.
    • Для категорий граждан, которые имеют право совмещать свой отпуск с отпуском супруга (супруги) и для реализации этого права запрашивают выписку по месту работы.

    Безусловно, при таких запросах нецелесообразно и некорректно выдавать сотруднику весь график отпусков предприятия. Это официальный документ, содержащий сведения обо всех сотрудниках. Он объемен и негоден для предоставления на другие места работы или в другие официальные инстанции.

    Подготовка документа

    В ответ на запрос работник получает корректно оформленную выписку за указанный период. Разберемся, как сделать выписку для сотрудника. Чтобы документ был составлен правильно и имел юридическую силу, достаточно знать несколько нюансов:

    • Согласно ст. 62 ТК РФ, выписку нужно выдать в течение трех дней после запроса (смотрите дату в заявлении работника на получение информации).
    • Оформить документ нужно на бланке предприятия.
    • Документ нужно озаглавить (название документа и период).
    • Все данные в выписке следует указать идентично информации, содержащейся в сводном графике отпусков предприятия. То есть все отметки и пояснения нужно перенести в выписку.
    • Нужно перенести данные об утверждении указанных отпусков (кто утвердил: должность, Ф.И.О. и дата).
    • Указать полные реквизиты предприятия (банковские не нужны, поскольку выписка не является расчетным документом).
    • Заверить, как заверяются все копии. Печатью организации, печатью «копия верна», подписью и указанием должности уполномоченного лица.

    За образец можно взять стандартную форму Т-7, скачать которую можно здесь, или разработать документ самостоятельно, но так, чтобы в нем были перечислены все вышеуказанные данные.

    Составляем и утверждаем выписку из графика отпусков: образец правильной записи

    Читайте так же:  Что такое гражданство и его принципы в рф
    Видео (кликните для воспроизведения).

    Любой документ, оформленный на предприятии, должен быть составлен верно, иначе он не несёт никакой юридической силы.

    Выясняем, как правильно составить выписку из заполненного и утверждённого графика отпусков.

    Ведь как известно, такой важный период как отпуск должен быть записан и утверждён в надлежащем документе и в обязательном порядке, и работнику должен быть представлен лист ознакомления с графиком.

    Более подробно о том, как сделать выписку мы расскажем ниже.

    Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

    Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 703-35-96. Это быстро и бесплатно!

    Для чего может пригодиться?

    График предоставления отпусков – довольно громоздкий документ, который содержит информацию о планируемых отпусках каждого сотрудника предприятия.

    Его не стоит копировать ещё и потому, что существует Закон №152-ФЗ, ограничивающий разглашение персональных данных сотрудников третьим лицам.

    А вот информация, содержащаяся в графике отпусков, по конкретному сотруднику может понадобиться ему самому:

    для военнослужащих такая информация нужна для подтверждения дат отпуска, поскольку по статье 121 ТК РФ их супругам предоставляется право совмещать отпуска. Выписка предъявляется по месту работы супругов;
    для судебных разбирательств, если необходимо доказать отсутствие на рабочем месте;
    для перерасчёта отпускных, в случае ошибок в отпускных документах кадровой службы или бухгалтерии;
    для предоставления на дополнительном месте работы, когда работник трудится где-то ещё в качестве совместителя. По статье 123 ТК РФ отпуск у таких сотрудников следует совмещать с отпуском на основном месте работы. Как правильно оформить отпуск совместителю читайте далее.

    Кроме таких случаев, возможен внутренний, служебный запрос на доступ к части документа, касающийся определённого подразделения.

    Обычно он поступает со стороны руководителя этого подразделения с целью получения актуальной информации. Если график составлен по подразделениям – достаточно предоставить копию листов и не заверять их печатью предприятия.

    Бывают различные ситуации в процессе составления графика отпусков, что может потребовать внесения изменений в документ, как это сделать правильно читайте далее.

    Оформляется запрос в произвольной форме, в виде заявления, с указанием подразделения, фамилии, должности, табельного номера заявителя. В случае наличия «двойников» на предприятии, личность должна быть идентифицирована без ошибок.

    ВАЖНО! Запрос должен касаться самого работника, а не его знакомого, родственника, соседа.

    Ниже представлен пример запроса на выписку из графика отпусков:

    «Начальнику отдела кадров ООО «Вестерос» инженера-технолога инструментального цеха Ананьева Андрея Николаевича, табельный номер 264 заявление. Прошу выдать выписку из графика отпусков на 2016 год для предъявления в ООО «Кварта», где я работаю по совместительству. Дата. Подпись.».

    Порядок оформления выписок

    Как сделать выписку из графика отпусков? Основанием для предоставления выписки должен быть личный запрос работника. Порядок оформления документации на предприятии регламентирован Указом Верховного Совета СССР №9779-Х от 4.04.1983 года.

    Для выписок используют следующие правила, указывая:

    полное наименование и коды предприятия или организации;
    заголовок документа «Выписка из графика отпусков за … год»;
    перенесённая информация об утверждении руководителем и согласовании профкомом (должность, фамилия, дата подписания, вместо живой подписи – слово «подпись»);
    данные по запросу.

    Заверяются выписки так же, как и копии:

    штамп «Копия верна»;
    фамилия и должность заверителя, его подпись;
    печать организации.

    Итак, теперь вы ознакомились с образцом того, как сделать выписку из графика отпусков. Юридическая сила, оформленного таким образом документа, равноценна оригиналу.

    В Указе №9779-Х также указано общее правило: если документ касается законных интересов и прав работника, выдавать его нужно на бланке предприятия.

    ВНИМАНИЕ! Данные по запросу должны быть указаны так, как они отражены в самом графике – с примечаниями и отметками о выполнении. Теперь, когда вы знаете о важности выписки из графика отпусков, образец – следующий вопрос, которым вы возможно зададитесь.

    Образец выписки из утвержденного графика отпусков:

    структурное подразделение – инструментальный цех;

    должность согласно штатному расписанию – инженер-технолог;
    фамилия, имя и отчество – Ананьев Андрей Николаевич;
    табельный номер — 264;
    отпуск в календарных днях (продолжительность) 14 и 14 (в две строки);
    плановая дата начала – 1 февраля 2016 года (в первой строке), 1 августа 2016 года (во второй строке);
    фактическая дата начала – 1 февраля 2016 года (в первой строке), прочерк (во второй строке);
    примечание «отпуска ветеранам боевых действий» по статье 16 Федерального закона №5-ФЗ от 12.01.1995.».

    ВАЖНО! Выписка должна быть подготовлена не позднее трёх дней с даты обращения (статья 62 ТК РФ).

    СКАЧАТЬ ОБРАЗЕЦ ВЫПИСКИ ИЗ ГРАФИКА ОТПУСКОВ

    Исходя из сроков хранения (по приказу Минкультуры РФ №558-В от 25.08.2010 года) по Перечню архивных документов графики отпусков следует хранить на предприятии один год. По истечении этого периода предприятие вправе отказать сотруднику в выдаче выписок за прошлые годы.

    Составление большинства управленческих документов при оформлении отпуска не составляет особой сложности, если составитель знает правила делопроизводства и предмет запроса. Надеемся, этот материал помог вам сориентироваться в вопросе правильно.

    [2]

    Как выглядит выписка из графика отпусков — образец

    График отпусков и выписка из графика отпусков

    Одним из обязательных документов, которые должны быть приняты на предприятии, является график предоставления отпусков (далее — ГО). ГО содержит информацию о днях отдыха всех сотрудников предприятия на предстоящий календарный год (ст. 123 Трудового кодекса РФ, далее — ТК РФ). Сроки утверждения ГО на будущий период — не позднее 17 декабря текущего года.

    При составлении ГО работодатель, как правило, использует стандартную форму графика Т-7, принятую постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм…» от 05.01.2004 № 1. Вместе с тем в нее могут быть внесены изменения или дополнения в зависимости от особенностей деятельности предприятия.

    ВАЖНО! Предусмотренное в ГО расписание отпусков носит императивный характер как для работника, так и работодателя (абз. 2 ст. 123 ТК РФ). При этом работодатель должен известить работника о предстоящем отдыхе не менее чем за 14 дней до его начала. Нарушение данного правила дает работнику возможность уйти в отпуск в любой подходящий для него период вне зависимости от желания начальника (ст. 124 ТК РФ).

    Подробнее о том, как правильно известить работника, рассказывается в статье Уведомление об отпуске по графику — образец.

    Выписка из графика отпусков, пример которой представлен ниже, представляет собой сокращенную версию документа. Выписка дословно отображает запрошенную часть информации. В ней, как правило, содержатся данные по отпускам конкретных работников, которые ее запрашивали, и другая интересующая их информация.

    Читайте так же:  Замена отпуска денежной компенсацией

    Пример выписки из графика отпусков

    Не существует отдельных правил по составлению выписки из ГО. Общие требования к делопроизводству предприятий, в том числе по оформлению выписок из документов, предусмотрены в ГОСТ 6.30-2003, принятом постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст, а также указе Верховного совета СССР «О порядке выдачи…» от 04.04.1983 № 9779-Х.

    ВАЖНО! С 01.07.2018 планируется вступление в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016, в котором будут закреплены правила оформления непосредственно выписок из документов.

    Учитывая данные правила, в выписке из ГО за 2017 год может быть указана следующая информация:

    • название документа: «Выписка из графика отпусков за 2017 год»;
    • название и ОГРН предприятия;
    • запрашиваемая часть текста, идентичная оригиналу документа;
    • должность, Ф. И. О. лица, утвердившего ГО;
    • дата утверждения ГО и номер приказа, если ГО утверждался на его основании;
    • слово «Подпись» вместо собственноручной подписи лица, подписавшего ГО;
    • пометка: «Верно», должность, Ф. И. О. и живая подпись лица, составившего выписку из ГО;
    • дата составления выписки.

    ВАЖНО! При наличии в графике отпусков пометок и замечаний они также должны быть отражены в выписке.

    Как сделать выписку из графика отпусков: образец

    Работодатель самостоятельно определяет, как сделать выписку из графика отпусков (образец которой можно скачать ниже), ориентируясь на положения ТК РФ и других нормативных правовых актов.

    Как правило, выписка из ГО составляется на основании соответствующего заявления работника. Заявление о предоставлении выписки из ГО должно быть подписано и обычно содержит следующую информацию:

    • Ф. И. О. работника;
    • промежуток времени, за который оформляется выписка;
    • цель получения документа;
    • дату заявления.

    Выписка из ГО составляется на специальном бланке предприятия. Для придания выписке правовой силы она должна быть заверена. Порядок заверки выписки аналогичен удостоверению копии документов и состоит в следующем:

    • на документе указывается пометка: «Верно»;
    • проставляется печать предприятия (при ее наличии);
    • указывается должность, Ф. И. О. и собственноручная подпись лица, уполномоченного на составление выписки.

    Срок изготовления выписки — не более 3 дней после получения заявления (ст. 62 ТК РФ).

    Пример выписки из графика отпусков можно скачать по ссылке: Выписка из графика отпусков (образец).

    Подробнее о том, что представляют собой специальный бланк и печать предприятия, рассказывается в статье Фирменный бланк и печать организации — образцы для ООО.

    Зачем нужна выписка из графиков отпусков

    Выписка из ГО может оформляться по разным причинам. Среди них можно выделить:

    • объемность (многостраничность) ГО, если запрашиваемая информация составляет его незначительную часть;
    • необходимость соблюдения конфиденциальности данных при представлении выписки третьим лицам (ст. 7 закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ);
    • получение выписки работником, который является супругом лица, проходящего военную службу, для реализации права совмещения их отпусков (ст. 123 ТК РФ, ст. 11 закона «О статусе военнослужащих» от 27.05.1998 № 76-ФЗ);
    • представление выписки из ГО в качестве доказательства в рамках судебного спора между работником и работодателем (например, если требуется подтвердить присутствие/отсутствие работника на работе);
    • выявление на предприятии недочета или излишка выплаченной суммы отпускных конкретному работнику, в связи с чем необходимо осуществить перерасчет;
    • для передачи документа работодателю, у которого лицо работает в качестве совместителя (дни отдыха данных категорий работников совпадают с их отпусками на основном месте работы, ст. 286 ТК РФ);
    • для формирования ГО на предстоящий год какого-то конкретного подразделения предприятия (выписка представляется по запросу руководителя данного подразделения).

    Таким образом, выписка из графика отпусков является сокращенной версией документа, которая вместе с тем дословно повторяет его определенную часть. При этом в названии обязательно должна присутствовать фраза: «Выписка из графика отпусков». Документ оформляется на фирменном бланке работодателя и заверяется уполномоченным лицом.

    График отпусков на 2019 год: как составить, заполнить и утвердить

    Составлением графика отпусков должны заниматься абсолютно все работодатели вне зависимости от количества работников в организации. Посредством этого документа регламентируется очередность, в которой сотрудники уходят в оплачиваемые отпуска (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). В ходе его составления во внимание принимаются пожелания работников и нюансы рабочего процесса.

    Планирование отдыха на 2019 год

    Отдых сотрудников должен быть спланирован, и это основная обязанность работодателя. График отпусков представляет важнейший локально-нормативный акт, который должен быть у каждого предприятия. Утверждение его должно произойти не позднее 17 декабря (т. е. за 2 недели до окончания года).

    Стоит также принять во внимание новые нормы и правила, которые были внесены в законодательную базу статьями 185.1 и 262.2 Трудового кодекса РФ.

    Согласно нормативам ст. 123 ТК РФ, утверждение документа осуществляется за 14 дней до начала нового года. Во избежание типичных ошибок в процессе заполнения можно воспользоваться шаблоном, который будет рассмотрен далее. Для определения периодов отдыха работников в 2020 году нужно успеть утвердить график до 17 декабря 2019 года.

    В законодательстве разработана унифицированная форма заполнения документа под названием Т-7. Она имеет аналогичное название «График отпусков» и утверждена в рамках Постановления Госкомстата РФ №1 от 5 января 2004 года. Но с 1 января 2013 года их применение необязательно, что прописано в нормах ст. 9 ФЗ №402 и Информации Минфина России №ПЗ-10/2012.

    Нормативная база

    Процедура оформления этого документа устанавливается на базе коллективного договора и правил внутреннего трудового распорядка. Причем представители организации Роструд убеждены в том, что график отпусков может различаться в зависимости от конкретного структурного подразделения.

    Особенно актуальным такой подход считается для больших организаций с внушительной численностью сотрудников. В данной ситуации подготовку проектов осуществляет руководитель подразделения, который впоследствии передает документы в кадровый отдел.

    Важную роль играет включение в документ сведений о длительности отпуска, которая зависит от числа дней, а также о продолжительности неиспользованного отдыха. Стоит включить в документ и новичков, которые пришли на предприятие недавно и не успели проработать 6 месяцев.

    Есть несколько вариантов длительности отпуска. Выбор конкретного способа зависит от категории, к которой относится специалист:

    • ст. 115 ТК РФ – 28 дней (если сотрудники не имеют отношения к льготным категориям);
    • ст. 267 ТК РФ – 31 день (если специалист не достиг совершеннолетнего возраста);
    • ФЗ №181 от 24 ноября 1995 года – 30 дней (если наемный работник имеет группу инвалидности);
    • ФЗ №151 от 22 августа 1995 года – 30-40 дней (если сотрудник трудится на территории спасательной службы), конкретная продолжительность зависит от времени непрерывной трудовой деятельности;
    • ФЗ №136 от 7 ноября 2000 года (если специалист взаимодействует с оружием химического типа);
    • Постановление Правительства РФ №466 от 14 мая 2015 года (в случае, когда работник является педагогом определенной категории).

    Для некоторых категорий сотрудников предусмотрены исключения из общего правила. Их перечень детально прописан в ст. 122 ТК РФ. Это женщины, которые планируют уйти в отпуск в связи с беременностью и родовой деятельностью, несовершеннолетние лица, усыновители детей до трехлетнего возраста.

    Читайте так же:  Правила оформления справки о неполном рабочем дне – назначение и образец для скачивания

    В ст. 123 указано, что на основании желания самого специалиста он может рассчитывать на получение ежегодного отпуска по беременности и родам жены, отработанное время при этом роли не играет.

    В ст. 286 ТК РФ речь идет о совместителях. В законе указано, что им отпуск должен предоставляться одновременно с отдыхом, оформленным по основному месту работы. Если специалист не успел отработать полгода, предоставление отпуска происходит авансом.

    Наряду с этим вспомогательные дни отдыха будут предоставляться сотрудникам в целях прохождения диспансеризации, что указано в ст. 185.1 Трудового кодекса РФ.

    Точные графики определены в Приказе Минздрава России №869н от 26 октября 2017 года. Так, в 2019 году эта возможность доступна для граждан определенных годов рождения. В настоящее время строгих межведомственных регламентов в данном направлении не имеется.

    Как составить по форме Т-7

    Для оформления документации требуется использование формы №Т-7. На стадии планирования необходимо заполнить 1-6 графы.

    1. В гр. 6 вносится информация о времени, в которое отпуск начинается. Сюда же относятся сотрудники, которые могут рассчитывать на получение отпуска в любое удобное время.
    2. В гр. 7, 8, 9 информация не вносится. Заполнение сведений происходит от руки на протяжении года по мере того как сотрудники уходят в отпуск.
    3. Роструд рекомендует сделать отдельную графу под названием «с графиком ознакомлен». А также можно составить специальный лист – приложение.

    Работодатель должен помнить о нормах статьи 123 ТК РФ. В ней указано, что он должен уведомить сотрудников о времени начала отпуска за 2 недели до его наступления. До тех пор пока график отпусков не утвержден, он выступает исключительно в качестве проекта.

    После его визирования кадровый специалист и руководитель структурного подразделения направляет документ в профсоюзную организацию (согласно нормам ст. 372 ТК РФ).

    Для этого требуется создание выписки из протокола заседания профсоюзного комитета. Однако в настоящее время он есть не в каждой компании, о чем нужно сделать соответствующую пометку в строчке грифа согласования.

    Дополнительная информация по составлению — ниже на видео.

    Образец заполнения

    Утверждение формы происходит только в том случае, если в ней заполнены графы 1-6. В качестве примера стоит разобрать унифицированный шаблон «График отпусков», составление которого происходит в соответствии с формой Т-7.

    Пошаговый алгоритм оформления документа выглядит следующим образом:

    1. «Наименование предприятия». Для этого нужно прописать полное название фирмы, не используя сокращения.
    2. «Мнение выборного профсоюзного органа». В этом случае проставляется подпись, дата, а также делается надпись «Учтено». Если профсоюза нет, делается соответствующая пометка о его отсутствии.
    3. Присваивание документу номера и указание даты, в которую он был составлен, года, на который он действует.
    4. Оформление граф 1-6. Здесь указываются следующие сведения:
    • наименования, относящиеся к структурным подразделениям;
    • должности и ФИО сотрудников (без сокращений);
    • продолжительность отпуска в календарных днях (графа 5);
    • дата начала отдыха (графа 6).

    Сопутствующие документы

    В процессе оформления происходит составление некоторых дополнительных документов.

    После того как ответственный компетентный работник проверяет правильность заполнения документа, можно приступать к его утверждению. Сделать это можно непосредственно на бланке или издать специальный приказ.

    Унифицированная форма, как и в случае с графиком, отсутствует, поэтому предприятие может разработать собственный шаблон. Сотрудников необходимо ознакомить с документом под роспись. Допустимо дополнение с помощью столбца, в котором сотрудники будут ставить подпись и дату, в которую произошло ознакомление.

    Заполнение столбцов 7-10 осуществляется вручную на протяжении года с того момента, как сотрудник ушел на отдых по факту. Если за этот период произошли определенные изменения, и время отдыха переносится, в столбце 8 указывается информация об этом.

    В столбце 9, в свою очередь, проставляются реквизиты приказа. Столбец 10 заполняется в случае наличия примечаний. Например, может быть указана причина (основание) переноса.

    Если работник был предупрежден работодателем менее, чем за 2 недели до начала отдыха, он может рассчитывать на подачу письменного заявления, на основании которого произойдет перенос этого периода на другой срок.

    Документ может не составляться, если было принято решение об использовании отпуска в соответствии с графиком. Однако в законодательстве предусмотрено несколько ситуаций, в которых подача заявительной бумаги – обязательная процедура:

    • использование отпуска происходит ранее 6 месяцев непрерывной трудовой деятельности;
    • применение дней отдыха осуществляется на основании соглашения, заключенного между работником и работодателем;
    • сотрудник имеет отношение к категориям, которые могут рассчитывать на получение от работодателя отпуска в любое удобное время.

    Журнал извещения сотрудников составляется на крупных предприятиях, в которых действует несколько подразделений. С его помощью можно упростить процедуру ознакомления работников с графиком отпусков и отметить, кто из них еще не был ознакомлен.

    Когда и зачем составляется табель

    Табель учета отпусков нужен для того, чтобы определять, кто из сотрудников ознакомился с графиком и отправился в отпуск, а кто еще этого не сделал.

    Документ обычно представлен таблицей и содержит столбцы с должностями, именами работников, а также их подписями.

    Кто может отдыхать в любое удобное время

    Права многодетных работников по найму лиц прописаны в ФЗ №360 от 11 октября 2018 года, этот закон стал дополнением к норме ст. 262.2 ТК РФ.

    Работодатели обязаны предоставить родителям трех и более детей до 12 лет отпуск в любое удобное время. Также отдыхать, когда захочется, могут работающие пенсионеры и инвалиды (они берут дополнительный отпуск в любое удобное для себя время).

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Ответы на наиболее популярные вопросы по составлению графика отпусков представлены ниже.

    Источники


    1. Хропанюк, Валентин Теория государства и права / Валентин Хропанюк. — М.: Димов, Ткачев, Дабахов, 1996. — 384 c.

    2. Смоленский, М. Б. Теория государства и права для студентов вузов / М.Б. Смоленский. — М.: Феникс, 2014. — 256 c.

    3. Штерн, С НАЛОГОВЫЕ АГЕНТЫ. Проблемы статуса и практики; Юркафе, 2012. — 112 c.
    4. Астахов Жилье. Юридическая помощь с вершины адвокатского профессионализма / Астахов, Павел. — М.: Эксмо, 2016. — 320 c.
    5. Прокуроры и адвокаты: Знаменитые процессы: моногр. ; Литература — М., 2014. — 608 c.
    Как сделать выписку из графика отпусков — образец для скачивания и важные тонкости оформления
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here