Нужен ли на предприятии журнал учета личных карточек т-2 – правила заполнения и образец

Полная информация по теме: "Нужен ли на предприятии журнал учета личных карточек т-2 – правила заполнения и образец" с профессиональной точки зрения. Если будут вопросы - задавайте их нашему дежурному специалисту.

Личная карточка сотрудника (форма Т-2)

Личная карточка сотрудника является обязательным документом, составляемым при приеме на работу. Вести ее обязаны все организации (вне зависимости от организационно-правовой формы) и ИП, имеющие наемных сотрудников.

Как правило, указанный документ составляется по унифицированной форме:

  • Т-2 – для сотрудников большинства ИП и ООО.
  • Т-2 ГС (МС) – для государственных и муниципальных служащих.
  • Т-4 – для научных и научно-педагогических сотрудников.

Примечание: организация вправе самостоятельно разработать форму личной карточки, с учетом требований, предъявляемых законодательством. Личная карточка должна быть распечатана на картоне типографским способом. Срок хранения указанного документа – 75 лет.

[2]

Основания для заполнения формы Т-2

Личная карточка заполняется сотрудником отдела кадров на основании следующих документов:

  • приказ о приеме на работу;
  • документ, удостоверяющего личность;
  • трудовая книжка;
  • СНИЛС;
  • ИНН;
  • военный билет;
  • диплом, аттестат и иные документы, подтверждающих квалификацию, профессиональные знания и образование сотрудника;
  • другие документы (при необходимости).

Особенности заполнение личной карточки работника

  • П. 5 «Знание иностранного языка» заполняется следующим образом: «владеет свободно», «читает и может объясниться», «читает и переводит со словарем».
  • П. 8 «Стаж работы» заполняется в соответствии с трудовой книжкой и иными документами, подтверждающими общий трудовой стаж.
  • П. 10 «Состав семьи» и п. 12 «Фактический адрес места жительства» заполняются со слов сотрудника.

На граждан, находящихся в запасе:

  • П. 1 «Категория запаса» – на офицеров запаса не заполняется.
  • П. 3 «Состав (профиль)» – заполняется без сокращения (командный, матросы и т.п.).
  • П. 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» – указывается полное обозначение.

П. 5 «Категория годности к военной службе» – сведения указываются в виде букв: А-годные к службе, Б – годные к службе, но с незначительными ограничениями, В – ограниченно годные, Г – временно не годные.

Примечание: если в военном билете данные о годности к военной службе отсутствуют в п. 5 указывается значение «А».

  • П. 7 «Состоит на воинском учете» – строке «а» заполняется если есть мобилизационное предписание и (или) штамп о его выдаче и изъятии. Строка «б» заполняется в случае если гражданин забронирован за организацией на период мобилизации и на военное время.
  • На граждан, подлежащих призыву:

    • П. 1, п. 3, п. 4, п. 7 – не заполняются.
    • П. 2 – указывается «подлежит призыву».
    • П. 5 – сведения указываются в виде букв: А-годные к службе, Б – годные к службе, но с незначительными ограничениями, В – ограниченно годные, Г – временно не годные, Д – не годные к военной службе.

    Раздел III

    Данные в указанный раздел вносятся в соответствии с приказом о приеме на работу.

    Раздел IV-VII

    В указанные разделы работодатель вносит сведения о повышении квалификации, переаттестации, профпереподготовки и наградах.

    Раздел VIII

    Содержит сведения об отпусках сотрудника.

    Данный раздел заполняется если сотрудник имеет право на социальные льготы.

    В качестве дополнительных сведений в указанном разделе работодатель может отразить наличие прав на вождение автомобиля, заграничного паспорта и т.п.

    Бланк личной карточки работника

    Унифицированная форма Т-2 (скачать бланк).

    Унифицированная форма Т-2ГС (скачать бланк).

    Унифицированная форма Т-4 (скачать бланк).

    Образец заполнения личной карточки по форме Т-2

    Ниже представлен образец заполнения личной карточки работника по форме Т-2:

    Нужен ли на предприятии журнал учета личных карточек Т-2 – правила заполнения и образец

    Заплатить налоги необходимо до 2 декабря. Если у вас есть вопросы о порядке уплаты или расчете налогов, присылайте их на [email protected] Ответы на самые популярные из них мы опубликуем на портале ГАРАНТ.РУ.

    Программа, разработана совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

    Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

    Работодатель является коммерческой организацией, продолжает использовать в работе унифицированные формы кадровой документации, утвержденные постановлением Госкомстата. Может ли работодатель вести личную карточку работника (N Т-2) только в электронном виде, переводя ее в бумажный формат только при увольнении?

    Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

    Работодатель не вправе вести личную карточку работника только в электронном виде, распечатывая ее лишь при увольнении.

    Обоснование вывода:

    Форма личной карточки (N Т-2) утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление). Вести личную карточку на каждого сотрудника должны все организации (п. 2 Постановления). При этом с 1 января 2013 года на основании ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ) унифицированные формы не являются обязательными для использования в коммерческих организациях (письма Роструда от 23.01.2013 N ПГ/409-6-1, от 23.01.2013 N ПГ/10659-6-1, от 14.02.2013 N ПГ/1487-6-1, письмо Минтруда России от 14.05.2013 N 14-1/3030785-2617). Эти организации вправе как пользоваться формами первичных учетных документов, разработанными ими самостоятельно, так и продолжать использовать унифицированные формы.

    Таким образом, само по себе принятие работодателем решения продолжать использовать унифицированные формы кадровой документации не обязывает его придерживаться установленных постановлением правил их заполнения, поэтому теоретически работодатель вправе вести документацию в электронном виде.

    Однако согласно п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку. Для выполнения этого требования в разделе III формы Т-2 предусмотрена графа 6 «Личная подпись владельца трудовой книжки». То есть ведение личной карточке в электронной форме, не позволяющей работнику проставить в ней свою роспись об ознакомлении с записью, не соответствует Правилам.

    Читайте так же:  Право на социальное обеспечение

    Личные подписи работника кадровой службы и работника, на которого ведется личная карточка, предусмотрены также разделом II формы N Т-2. Так, раздел II личных карточек должен вестись аккуратно, без помарок и неустановленных сокращений, четким и разборчивым почерком. Записи должны производиться чернилами, шариковыми, гелиевыми и другими ручками черного или синего цветов, а отметки о проведении сверки с документами воинского учета военных комиссариатов (органов местного самоуправления) — простым карандашом (п. 7 приложения N 7 к Методическим рекомендациям Генерального штаба Вооруженных Сил РФ по ведению воинского учета в организациях). Методическими рекомендациями предусмотрены и другие правила, которые не позволяют вести карточку в электронном виде (помещение карточек в отдельные картотеки, изъятие карточек из картотеки и сдача их в архив).

    Кроме того, при проверке государственной инспекцией труда работодатель обязан представить запрашиваемые документы, в том числе личные карточки работников, в виде копий бумажных документов. Предоставление работодателем документов в электронной форме не допускается (п. 26 Административного регламента исполнения Федеральной службой по труду и занятости государственной функции по осуществлению федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 30.10.2012 N 354н).

    В случае же ведения личных карточек только в электронном виде, распечатывая её только при увольнении либо в случае запроса контролирующих органов, велика вероятность того, что работник не сможет поставить подписи в ней (отпуск, временная нетрудоспособность и т.п.). Отсутствие личных карточек в бумажном виде, а соответственно, отсутствие в них собственноручных подписей работников, подтверждающих своевременное ознакомление с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, является основанием для привлечения работодателя к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях, санкции которой предусматривают наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 тысяч рублей; на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей (смотрите решение Московского городского суда от 14.10.2010 по делу N 7-1634/2010).

    Следовательно, работодатель не вправе вести личную карточку работника только в электронном виде, распечатывая ее лишь при увольнении. Наличие бумажного экземпляра является обязательным (смотрите также, к примеру, п. 9.2 Инструкции по кадровому делопроизводству в Центральной избирательной комиссии РФ, утвержденной распоряжением Центральной избирательной комиссии РФ от 23.08.2011 N 221-р; п. 4.1 Методических рекомендаций по учету кадров судей судов общей юрисдикции, утвержденных приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 15.01.2002 N 2).

    Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

    Контроль качества ответа:

    Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

    Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

    Образец заполнения личного листка по учету кадров

    Что такое личный листок по учету кадров и зачем он нужен

    Персональный листок по учету кадров — неотъемлемая часть личного дела работника. Это «визитная карточка» которая содержит актуальную информацию: биографические и персональные данные сотрудника.

    Отличительная черта от анкеты состоит в том, что анкету заполняет соискатель еще до приема на работу, а персональный бланк по учету кадров — после оформления на работу.

    Для бюджетных организаций обязательность применения подтверждается различными локально-нормативными актами, в зависимости от сферы деятельности. Например, письмо N 03-51/64, от 20 декабря 2000 года «О Методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях» указывает на то, что такая бумага обязательно должен быть у работников общеобразовательных учреждений.

    Форма личного листка

    Унифицированной формы законодательством не предусмотрено. Работодатель сам разрабатывает и утверждает персональный бланк.

    Скачать бланк личного листка по учету кадров

    Правила заполнения

    Работник при оформлении на работу собственноручно заполняет бланк в единственном экземпляре. Сведения вносятся в строгом соответствии с персональными документами (паспортом, дипломом, трудовой книжки и т.п.). Исправления и сокращения в документе не допускаются.

    Бумага содержит такие сведения, как:

    1. Фото 4х6 см.
    2. Фамилия Имя Отчество, пол работника.
    3. Дата, место рождения.
    4. Национальность.
    5. Адрес проживания, контактный телефон.
    6. Информация об образование, повышение квалификации, ученых степенях, наградах и т.п.
    7. Данные о предыдущих местах работы (должность, период работы, наименование и адрес организации).
    8. Пребывание за границей.
    9. Сведение о составе семьи.
    10. Воинская обязанность.

    После оформления бланка, работник проставляет свою подпись и дату заполнения документа.

    Скачать образец заполнения

    Как вносить изменения

    В случае изменения информации, работник представляет необходимые документы в отдел персонала. На их основании новые учетные данные вносятся в дополнение к личному листку по учету кадров. Поправки могут быть различного характера: изменение фамилии, в связи с регистрацией брака; смена паспорта, изменение места жительства, повышение квалификации, получение ученой степени и т.п.

    Для того чтобы сотрудники не забывали своевременно сообщать в отдел персонала обо всех изменениях, необходимо добавить фразу: «Обязуюсь своевременно извещать обо всех изменениях данных, включенных в личный листок по учету кадров».

    Где и сколько храниться

    Хранится документ в персональном деле работника. Если дело сформировано до 1 января 2003 года, срок хранения — 75 лет. Если до 1 января 2003 года, срок хранения — 50 лет. Персональные дела руководителей хранятся постоянно.

    Приложение N 5. Журнал учета личных карточек формы Т-2 (Т-2ГС) на граждан РФ, пребывающих в запасе

    учета личных карточек формы Т-2 (Т-2ГС)

    на граждан РФ, пребывающих в запасе и работающих

    Читайте так же:  Как уйти с работы на больничный с последующим увольнением без отработки – советы и рекомендации

    Дата постановки на воинский учет

    Регистрационный номер карточки

    Данные о гражданах запаса

    Примечание (отметка о сдачи карточки в архив)

    фамилия и инициалы

    число, месяц и год рождения

    находятся в разделах картотеки

    отметка о снятии с в/учета (дата, причина)

    Итого за IV квартал: 54

    снято с учета (-) 1

    1. Журнал должен быть пронумерован, прошнурован, скреплен печатью организации и учтен в номенклатуре дел, книг, журналов служебного делопроизводства.

    [1]

    2. Данные в графах 8, 9 ведутся карандашом.

    3. Общие данные о принятых гражданах на воинский учет и снятых с учета обобщаются ежеквартально, а по состоянию на 01.01. очередного года.

    4. Указанный журнал разрешается вести в электронном виде.

    >
    N 6. Журнал проверок осуществления воинского учета и бронирования граждан РФ, пребывающих в запасе
    Содержание
    Методические указания по организации и ведению воинского учета и бронирования граждан Российской Федерации, пребывающих в.

    Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

    Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

    Заполняем личную карточку работника

    Особенности заполнения личной карточки работника

    Бланк формы утвержден Постановлением №1 Госкомстата РФ от 05.05.2004. Форма Т-2 представляет собой объемный документ, поэтому разберем детально заполнение всех важных его частей.

    В шапке содержатся поля для кодов ОКУД и ОКПО. При этом ОКУД — код самой личной карточки, а ОКПО — код предприятия, базирующийся на статистических данных. Кроме этого, в шапке вписывают название предприятия, за ним ставят запятую и вписывают адрес (лучше фактический).

    Дальше идет таблица, где заполняют следующие данные:

    1. Дату, которую прописывают в виде ДД.ММ.ГГГГ (например, 15.07.2017).
    2. Табельный номер (порядковый номер, который служащему присвоили в компании).
    3. ИНН (можно не приводить).
    4. СНИЛС, который является необходимым при поступлении на работу (ч.1 ст.65 ТК РФ). Если гражданин трудоустраивается впервые, работодатель обязан выдать ему этот документ.
    5. Алфавит, поле для ввода первой буквы фамилии сотрудника.
    6. Характер работы записывают на основе приказа директора. Может быть временным или постоянным.
    7. Пол вписывают буквами М/Ж либо слово целиком.

    Этот раздел личной карточки заполняют сведениями из паспорта сотрудника. Их вписывают разборчивым почерком, сокращения недопустимы. Есть нюансы, которые следует учитывать:

    1. Дату рождения вписывают полностью (например, 17 мая 1985 года), но записать ее в формате 17.05.1985 не возбраняется.
    2. Запись о месте рождения должна быть до 100 знаков. Использование географических сокращений допускается (гор., обл. и т.д.), но такие термины, как аул, кишлак, станица и село требуется вписывать целиком.
    3. При наличии двойного гражданства указывают наименование государства, гражданином которого является служащий.
    4. Наименование образовательного учреждения, которое закончил служащий, вписывается таким образом, чтобы было понятно, что именно он закончил.
    5. Стаж рассчитывают на основании п. 61 Постановления Правления ПФ РФ от 01.06.2016 N 473п.
    6. ФИО членов семьи вписывают полностью, без сокращений.
    7. Если прописка и адрес фактического проживания совпадают, дублировать адрес не требуется. Во вторую графу в этом случае пишут что фактический адрес совпадает с регистрацией. Можно продублировать адрес, главный принцип при заполнении формы — простота и понятность.

    Наиболее трудный пункт части I — кодировки. Ошибки здесь не допускаются:

    • ОКАТО — код населенного пункта, утвержденный постановлением №413 Госстандарта РФ;
    • ОКИН — код гражданства сотрудника (гражданство РФ – 1, двойное – 2, иностранец – 3, нет гражданства – 4);
    • ОКСО — код профессии или специальности, приобретенной сотрудником в процессе образования;
    • ОКПДТР — дополнительная форма кода специальности.

    Эту часть личной карточки заполняют на базе документов военного учета. Сложности при заполнении возникнуть не должны, но присутствует ряд важных особенностей:

    1. Пункт 1 не следует заполнять, если принимаемый на должность является офицером запаса.
    2. Пункт 3 заполняют без сокращений.
    3. Пункт 7 может измениться, поэтому данные туда вписывают при помощи карандаша.
    4. Раздел 2 проверяет и подписывает инспектор по кадрам.

    Кроме подписи, нужно привести ее расшифровку и наименование должности лица, которое проверяло.

    Раздел 2 подписывает и сам работник.

    Раздел III

    Ошибки в этой части личной карточки недопустимы, поскольку от этих сведений зависит, как будут считать стаж работника. Исходные данные для заполнения содержатся в трудовой книжке и приказе директора предприятия. Все данные служащий заверяет своей подписью.

    Разделы IV–VII

    Раздел 4 — аттестация, основной пункт — «Решение комиссии». В этой графе следует привести официальную формулировку, такую как «соответствует занимаемой должности». При несоответствии пишут «не соответствует». Если требуется переаттестация, это указывают в решении специальной комиссии.

    Даты прохождения аттестации и оформления протокола записывают в формате ДД.ММ.ГГГГ. Информацию для заполнения этого раздела черпают из бумаги, которая выдана работнику при аттестации.

    Разделы 5-6 — повышение квалификации, профессиональная переподготовка. Их заполняют по документам гражданина, который устраивается на работу, или по сведениям отдела кадров. Даты указывают как ДД.ММ.ГГГГ. Заполнение всех граф обязательно, кроме ситуаций, когда вписывать нечего (например, если переподготовки не было).

    Раздел 7 — награды. В этот раздел вписывают любые виды поощрений, которые работник получил в ходе трудовой деятельности на основании ст.191 ТК РФ и локальных актов. Кроме записей о наградах и почетных званиях, следует привести их перечень. Можно писать с сокращениями, если это не исказит смысл.

    Раздел VIII

    В этой части указывают данные о каждом отпуске сотрудника:

    • очередные ежегодные отпуска;
    • отпуска без содержания;
    • отпуска для ухода за ребенком.

    Обязательно указывают тип отпуска, его временные рамки, длительность и основания для предоставления.

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Этот раздел личной карточки содержит всю информацию о льготах, которые были предоставлены сотруднику в соответствии с законодательством РФ:

    • сокращение рабочей недели;
    • предоставление дополнительного входного дня;
    • оплата проезда до места учебы и т.д.

    Бланк личной карточки работника

    Ниже представлен бланк формы Т2, личная карточка работника, который вы можете скачать.

    Читайте так же:  Расторжение договора ренты пожизненного содержания без суда, по обоюдному согласию

    Если штат предприятия содержит должности водителей, на каждого такого сотрудника понадобится личная карточка водителя. Бланк этого документа доступен для скачивания ниже.

    Образец заполнения личной карточки по форме Т-2

    Далее вы можете скачать личную карточку работника, форма Т-2, с примером заполнения.

    Каков порядок замены на личную карточку (форма Т-2), утвержденную постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, личных карточек, составленных на работников до введения в действие этого постановления?

    Кадровый учет предусматривает ведение личной карточки на каждого работника организации, с помощью которой осуществляется систематизация имеющихся данных о сотруднике. Личные карточки оформляются по унифицированной форме, утверждаемой Госкомстатом РФ. В настоящее время форма личной карточки работника (форма Т-2) утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 (далее – Постановление № 1). До принятия Постановления № 1 личная карточка работника оформлялась по унифицированной форме, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 06.04.2001 № 26, а еще раньше – по форме, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 № 71а.

    На наш взгляд, личная карточка, составленная при приеме работника на работу в период действия устаревших постановлений по старым формам, подлежит переоформлению только в том случае, если нормативный акт, утверждающий новую форму, прямо это предусматривает. А Постановление № 1 не содержит такого предписания. Поэтому мы считаем, что личные карточки работников, составленные на сотрудников до введения в действие Постановления № 1, не должны переоформляться.

    Однако необходимость переоформления личной карточки может быть связана, например, с тем, что со временем она пришла в негодность. Нормы, регулирующие подобную ситуацию, отсутствуют. Мы можем порекомендовать работодателю издать приказ, на основании которого в этом случае будет оформляться личная карточка по форме, утвержденной Постановлением № 1, с перенесением в нее всех сведений, содержащихся в ранее составленной личной карточке работника. Такого же мнения придерживаются большинство специалистов в области кадрового учета.

    В силу неурегулированности данного вопроса на законодательном уровне именно в приказе необходимо указать причины переоформления личной карточки. С данным приказом необходимо ознакомить сотрудников, чьи личные карточки переоформляются. В личной карточке в качестве реквизита присутствует личная подпись сотрудника, следовательно, проставляя свою подпись, он подтверждает достоверность сведений, содержащихся в переоформленной личной карточке. В то же время «старую» личную карточку работодатель обязан хранить на протяжении 75 лет 1 .

    Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника, имеющий юридическую силу 2 . Переоформленная личная карточка не будет являться дубликатом, потому что на протяжении трудовой деятельности работника личная карточка станет пополняться новыми записями, и по содержанию уже не будет соответствовать «старой» личной карточке. Поэтому и пометка «Дубликат» на ней проставляться не должна. Проставлять ли на переоформленной личной карточке пометку о том, что она составлена взамен «старой», остается на усмотрение работодателя.

    Пункт 658 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558. Вернуться назад

    Пункт 28 ГОСТа Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Вернуться назад

    Статьи и консультации 2019 по кадровому делопроизводству на сайте www.kadrovik-praktik.ru

    К Вашим услугами наши консультации и статьи по кадровому делопроизводству. Для их чтения зарегистрируйтесь на сайте.

    Можно ли использовать «свою» форму личной карточки?

    Можно ли использовать «свою» форму личной карточки?

    Унифицированная форма личной карточки (форма N Т-2) и Указания по ее заполнению утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

    Несмотря на то, что с 1 января 2013 г. работодатель вправе самостоятельно разработать и утвердить формы первичных учетных документов (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»), на практике в основном используется форма N Т-2, а некоторые нормативно-правовые акты содержат требование об использовании именно этой унифицированной формы:

    • «12. С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

    Форма личной карточки утверждается Федеральной службой государственной статистики»

    (п.12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).

    • «27. Воинский учет граждан в организациях осуществляется по личным карточкам работников (форма N Т-2, раздел 2) и (или) личным карточкам государственных (муниципальных) служащих (форма N Т-2 ГС (МС), раздел 2), утвержденным в установленном порядке (далее — личные карточки)»

    (п. 27 Положения о воинском учете, утвержденного постановлением Правительства РФ от 27 ноября 2006 г. N 719).

    Специалисты Роструда считают, что с 1 января 2013 года негосударственные организации вправе пользоваться формами первичных учетных документов (в том числе формой личной карточки), разработанными ими самостоятельно. Главное, чтобы каждый первичный учётный документ содержал все обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

    Но, учитывая изложенные выше требования нормативно-правовых актов об использовании унифицированной формы личной карточки работника, мы рекомендуем всё-таки пользоваться именно формой N Т-2, при необходимости надлежащим образом внести дополнительные строки, разделы, вкладные листы.

    В любом случае форму личной карточки работника следует отразить в учетной политике организации и утвердить приказом руководителя.

    • Полезные, практичные, грамотные советы и подсказки по самым разным темам всегда будут у Вас под рукой.
    • Анализ сложных вопросов Вы получите в доступной форме.
    • Что делать в связи с последними изменениями в законе Вам расскажут.
    • Подписчикам доступны: журналы периода подписки, архив материалов за прошлые годы, удивительно большая справочная база по кадровому делопроизводству (пошаговые инструкции, образцы и бланки документов, консультации и др.), «Книжная полка», курс основ кадрового делопроизводства, все тесты и другие полезные ресурсы. Цена подписки народная —

    Наш телефон: 8(8442)989899, 8-917-338-98-99

    Журнал учета личных карточек

    Журнал учета личных карточек работников (бланк)
    Читайте так же:  Порядок проведения медико-социальной экспертизы для установления инвалидности

    Мы рассказывали в нашей консультации о форме личной карточке работника № Т-2 и приводили пример ее заполнения. А нужно ли вести журнал учета личных карточек работников и по какой форме?

    Журнал учета карточек Т-2

    Напомним, что ведение личной карточки работника по форме № Т-2 не является обязательным. Ведь трудовым законодательством такая обязанность не предусмотрена, да и сама унифицированная форма № Т-2 (утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1) не является обязательной к применению с 01.01.2013 (Информация Минфина № ПЗ-10/2012 ). Тем не менее, именно в личной карточке аккумулируется вся основная информация о работнике, которая может понадобиться работодателю. Поэтому ведение личных карточек работников рекомендуется.

    Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1, утвердившее форму личной карточки работника № Т-2, не предусматривает ведение каких-либо журналов учета личных карточек работников. Не утверждена унифицированная форма такого журнала и иными Постановлениями Госкомстата.

    Поэтому форму такого журнала работодатель может разработать самостоятельно. Такой журнал может быть удобен в оперативных целях для отдела кадров, бухгалтерии и иных подразделений организации, поскольку в нем может содержатся в сжатом виде самая важная информация о работниках. Какая – работодатель решает сам. Как правило, это Ф.И.О., дата приема на работу, дата увольнения, должность, структурное подразделение и др. По сути это даже не столько журнал учета личных карточек работников, сколько журнал учета работников, который актуализируется по мере их приема или увольнения.

    Журнал учета личных карточек Т-2: скачать

    Приведем примерную форму журнала учета личных карточек работников:

    № п/п Ф.И.О. работника Табельный номер Дата приема на работу Должность Структурное подразделение Дата увольнения Примечания
    1 2 3 4 5 6 7 8

    Скачать бланк журнала учета личных карточек работников в формате Word можно здесь.

    Алгоритм заполнения личной карточки работника Т-2 – инструкция, бланк и образец оформления унифицированной формы

    При трудоустройстве сотрудника его работодатель оформляет ряд документов, в которые заносятся персональные данные работника.

    Одной из таковых является личная карточка.

    Она включает в себя все основные сведения о трудящемся.

    При оформлении карточки должны быть соблюдены определенные правила, установленные трудовым законодательством РФ.

    Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

    +7 (499) 490-27-62 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

    +7 (812) 603-45-17 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

    +8 (800) 500-27-29 доб.849 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ

    Это быстро и бесплатно!

    Обязательно ли вести для сотрудников на предприятии?

    Личная карточка относится к категории первичных документов. Она оформляется сразу после того, как работодатель принимает гражданина на работу.

    Благодаря данному виду личной документации у руководства компании появляется возможность вести четкий учет персонала фирмы.

    В 2013 году вступили в силу изменения, согласно которым многие бумаги, являющиеся первичными, перестали иметь статус обязательных.

    Личных карточек сотрудников изменения такого характера не коснулись. Они в обязательном порядке должны оформляться для каждого работника.

    Пренебрегать оформлением личной документации нельзя. Отсутствие личных карточек работников является нарушением трудового законодательства.

    Нужно ли вести журнал учета и регистрации личных карточек — читайте здесь.

    Правила заполнения и ведения

    Личная карточка состоит из 11 разделов, в каждом из которых отражается соответствующая информация.

    Некоторые разделы заполняются при трудоустройстве, другие – в процессе осуществления профессиональной деятельности.

    Согласно 65 статье ТК РФ, основанием для оформления личной карточки выступает ряд бумаг. Среди таковых нужно отметить следующие:

    • трудовой договор;
    • приказ работодателя о приеме сотрудника на работу;
    • паспорт или другой документ, удостоверяющий личность трудящегося;
    • трудовая книжка или другое документальное подтверждения трудового стажа сотрудника;
    • СНИЛС;
    • ИНН;
    • военный билет (для граждан, подлежащих воинскому учету);
    • документы об образовании.

    Для оформления личной карточки существует специально разработанная форма – Т-2. Следует учесть, что она обязательна к использованию в государственных организациях.

    Руководители коммерческих предприятий вправе использовать в работе личные карточки, оформленные в соответствии с самостоятельно разработанными бланками.

    Вне зависимости от того, по какому образцу оформляется личная карточка, в ней обязательно должна присутствовать информация о следующих моментах:

    • основные данные о работнике – инициалы, дата рождения, адрес места проживания, трудовой стаж, образование и т.п.;
    • данные о принадлежности к воинскому учету;
    • данные о производственных событиях – приеме на работу, переводе с одной должности на другую, повышении квалификации и т.д.

    Документация личного характера хранится у руководства. Трудящийся при необходимости лишь расписывается в карточке, подтверждая тем самым достоверность внесенных в нее данных.

    Минимум он оставляет в ней свою подпись 3 раза – при приеме на работу, при ознакомлении с записью о трудоустройстве в трудовой книжке и при расторжении трудовых отношений.

    В процессе оформления личной карточки важно придерживаться определенных рекомендаций. Среди таковых необходимо отметить следующие:

    • заполнение документа может осуществляться в письменном или электронном виде;
    • второй раздел документа заполняться только от руки;
    • для снижения вероятности быстрого изнашивания документа, оформлять личную карточку лучше на плотной бумаге или картоне.

    В личной карточке не должно быть ошибок и исправлений.

    При наличии таковых документ признается недействительным и подлежит повторному оформлению.

    Как правильно заполнить – инструкция с рекомендациями

    Личная карточка оформляется при приеме сотрудника на работу. Для оформления документа потенциальный работник должен подготовить ряд документов, перечень которых был указан ранее.

    Именно договор, приказ, паспорт, трудовая и другие бумаги выступают в качестве основания для заведения личной карточки.

    Заполнением личной документации, как правило, должен заниматься ответственный сотрудник. Он назначается работодателем. Чаще всего таковым становится специалист отдела кадров.

    Ранее уже было указано, что документ состоит из 11 разделов и 4 страниц соответственно.

    В самом начале официального оформления трудовых отношений заполняются только 2 первые страницы личной карточки. В остальные информация вносится по мере необходимости.

    Прежде чем перейти к оформлению основных разделов, важно правильно заполнить шапку документа. В ней отмечаются следующие данные:

    • формы ОКУД и ОКПО;
    • полное название предприятия.
    Читайте так же:  Как работает электронный больничный лист

    Следующая часть личной карточки оформляется в табличном виде. Каждая графа таблицы имеет следующее наименование:

    • дата начала ведения личной карточки;
    • табельный номер сотрудника, информация о котором будет присутствовать в настоящей бумаге;
    • номер ИНН и СНИЛСа трудящегося;
    • алфавит. Первая буква фамилии трудящегося. Данная отметка необходима для быстрого поиска личного дела сотрудника и упорядоченного расположения в картотеке;
    • характер и вид работы (временная, постоянная, по совместительству или основная);
    • пол трудоустроенного лица.

    После этого поочередно заполняются остальные разделы документа. Общие сведения, данные о воинском учете и другие.

    Оформление раздела общие сведения

    В общих сведениях должна присутствовать основная информация о сотруднике. В правом углу указывается номер и дата заключения трудового соглашения. Далее следуют такие графы:

    • инициалы работника (полностью);
    • дата рождения трудящегося – письменно и цифрами;
    • место рождения (в соответствии с паспортными данными);
    • код гражданства по ОКИН. Если сотрудник – только гражданин РФ, в данной графе ставится код 1. Если у него 2 гражданства – код 2. Иностранцам присваивается код 3, лицам, без гражданства – 4;
    • кодовая отметка о владении иностранными языками по ОКИН;

    Степени знания английского или другого иностранного языка с кодами по ОКИН: владею свободно – 3, читаю и могу объясняться – 2, читаю и перевожу со словарем – 1.

    • информация об имеющемся образовании. В таблице указывается наименование учебного заведения, год его окончания, а также документ, полученный в итоге – диплом, аттестат, свидетельство и т.п., его основные данные;
    • наименование профессии, на которую принят сотрудник, соответствующий ей код по ОКПДТР;
    • стаж, в соответствии с данными трудовой книжки;
    • кодовое обозначение семейного положения;
    • паспортные данные;
    • адрес регистрации и проживания;
    • контактный телефон трудящегося и его близких родственников.

    Воинский учет

    Часть личной карточки, в которую вносится информация о принадлежности к воинскому учету, заполняется не всегда.

    Оформление этого раздела документа актуально только в том случае, если работник подлежит воинскому учету.

    В большинстве случаев к таковым относят мужчин.

    Реже военнообязанными считаются женщины. В основном таковыми являются представительницы определенных профессий.

    В разделе о воинском учете отражается информация следующего характера:

    • наименование категории запаса;
    • присвоенное работнику воинское звание;
    • профиль;
    • полное кодовое обозначение ВУС;
    • кодовое обозначение категории годности к военной службе;
    • наименование военкомата, соответствующего адресу места жительства работника;
    • характеристика воинского учета, на котором состоит сотрудник (общий, специальный);
    • отметка о снятии с воинского учета (при необходимости).

    Важно учесть, что после заполнения разделов об общих сведениях и воинском учете, ответственный специалист отдела кадров и сотрудник должны оставить в личной карточке свои личные подписи.

    Они выступают в качестве подтверждения согласия с данными, указанными в этих разделах.

    Прием на работу

    Раздел о приеме на работу, как и большинство других, оформляется в виде таблицы. В нее вносятся данные следующего характера:

    • дата приема трудящегося на работу (или дата перевода сотрудника на другую должность);
    • наименование структурного подразделения, в котором будет числиться сотрудник;
    • должность, в соответствии со штатным расписанием;
    • оклад и премии (письменно и цифрами);
    • дата издания приказа о приеме на работу, его номер.

    Этот раздел, как и предыдущие, требует наличии личной подписи сотрудника. Ни в какой части документа не должно быть исправлений и ошибок.

    Как и сколько хранятся – сроки хранения

    Личные карточки оформляются в момент трудоустройства гражданина.

    После заполнения они хранятся в папке или шкафу, недоступном для третьих лиц.

    Ответственность за хранение и документа возлагается на специалиста, его оформляющего.

    Личная карточка не уничтожается и после расторжения трудовых отношений с сотрудником, информация о котором в ней отражалась.

    После увольнения трудящегося она хранится в отделе кадров от 1 до 3 лет. По окончанию этого срока документ попадает в архив, где хранится еще 75 лет.

    Скачать бесплатно бланк и образец унифицированной формы Т-2 в ворде

    Скачать бланк унифицированной формы Т-2 – word.

    Скачать пример заполнения личной карточки сотрудника – word.

    [3]

    Полезное видео

    Как правильно заполнить личную карточку по форме Т-2 и образец заполнения, можно узнать из данного видео:

    Личные карточки трудящихся – первичные документы, подлежащие обязательному оформлению. Пренебрегать их оформлением нельзя.

    В противном случае могут возникнуть проблемы с вышестоящими органами. Для заполнения личных карточек государственные организации должны использовать унифицированную форму Т-2. Частные компании вправе пользоваться собственным образцом бланка.

    Документ состоит из 4 страниц, 2 из которых заполняются сразу – при приеме на работу. Остальные оформляются по мере необходимости. В документе не должно быть исправлений, недостоверной информации и ошибок.

    Оформлением документа, как и хранением, занимаются сотрудники отдела кадров. После увольнения личные карточки попадают на хранение в архив. Там они хранятся еще 75 лет.

    Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

    +7 (499) 490-27-62 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

    +7 (812) 603-45-17 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

    Видео (кликните для воспроизведения).

    +8 (800) 500-27-29 доб.849 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ

    Источники


    1. Харин, Г. М. Краткий курс судебной медицины / Г.М. Харин. — М.: ГЭОТАР-Медиа, 2015. — 304 c.

    2. Гамзатов, М.Г. Английские юридические пословицы, поговорки, фразеологизмы и их русские соответствия / М.Г. Гамзатов. — М.: СПб: Филологический факультет СПбГУ, 2004. — 142 c.

    3. Правоведение. Учебное пособие. — М.: ГЭОТАР-Медиа, 2013. — 400 c.
    4. CD-ROM. Лекции для студентов. Юридические науки. Диск 2. — Москва: РГГУ, 2016. — 451 c.
    5. Кузин, Ф.А. Делайте бизнес красиво; М.: Инфра-М, 2012. — 286 c.
    Нужен ли на предприятии журнал учета личных карточек т-2 – правила заполнения и образец
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here