Нужно ли заполнять журнал учета рабочего времени сотрудников в организации – правила и образец запол

Полная информация по теме: "Нужно ли заполнять журнал учета рабочего времени сотрудников в организации – правила и образец запол" с профессиональной точки зрения. Если будут вопросы - задавайте их нашему дежурному специалисту.

Журнал учета выдачи инструкций по охране труда

Журнал учета выдачи инструкций по охране труда – важный документ фиксации информирования и раздачи инструкций по охране труда работникам. Каждая компания, в стенах которой занимаются производством, может иметь подобный документ. По крайней мере это прописано в законах, касающихся Трудового кодекса. Контролирующие организации строго за этим следят.

Зачем нужен

Журнал является способом отразить, кому и в какой форме выдавались инструкции по охране труда. Если на производстве случается несчастный случай, связанный с несоблюдением инструкций по охране труда, то сотрудник, ответственный за информирование остальных, может понести как административную, так и уголовную ответственность за невыполнение своих обязанностей. Заполняемый журнал учета непредвзято фиксирует кто, что и кому выдавал, проводился ли инструктаж с конкретным членом команды.

Имея на руках такое доказательство выполнения своих обязанностей, руководитель, бригадир или другой ответственный за безопасность на производстве человек минимизирует свой риск попасть в тюрьму по решению суда из-за несчастного случая.

В начале документа дается ссылка на Приложение 10 Методических рекомендаций под номером 80, утвержденных Минтрудом 17 декабря 2002 года.

С 13 мая 2004 года Минтрудом были утверждены поправки в эти Методические рекомендации по разработке инструкций по охране труда. Именно последними рекомендуется к использованию такая форма журнала выдачи инструкций.

Срок хранения

Журнал учета выдачи инструкций хранится 10 лет, согласно решению Росархива от 27 октября 2003 года. Он входит в Перечень документов, которые образуются в деятельности организаций. Если сотрудники предприятия работают в опасных условиях либо имеют дело с опасными веществами (им положены надбавки по Трудовому законодательству), то этот срок автоматически увеличивается до 75 лет.

Кто заполняет

Принципиальной значимости в этом моменте нет. Руководитель организации вправе самостоятельно решать, кто обязан заполнять эту бумагу. Логично было бы, если бы заводил и вел журнал тот руководитель структурного подразделения, который проводил первичный инструктаж в начале квартала (или другого отчетного периода). Главное, чтобы это было прописано в его должностной инструкции или трудовом договоре.

Важный момент! Согласно Письму Минтруда от 15.09.2016 № 15-2/ООГ-3318 все инструкции выдаются строго под подпись в журнале. Недопустима запись сотрудника о выдаче без его личной подписи.

На практике же часто встречается такая ситуация, что ведением журнала занимается кадровая служба предприятия либо бухгалтер берет на себя обязанности за информирование работников и сбор их подписей для удостоверения в ознакомлении с инструкциями.

Обязательна ли именно такая форма

Законодательство предусматривает возможность самостоятельного формирования в компаниях подобного рода документов. Графы можно изменять по своему усмотрению. Главное, чтобы в реестре были указаны

  • организация,
  • ответственные лица,
  • подписи тех, кому инструкции выдавались на руки.

Факт такого изменения должен быть отражен в учетной политике компании и прописан в соответствующих документах. Иначе организацию ждет, как минимум, административная ответственность.

Поэтому большинство компаний предпочитает пользоваться типовыми бланками, хотя они и не являются обязательными.

Некоторые, помимо информации о выдаче инструкций по охране труда, включают в журнал данные о выдаче инструкций по пожарной безопасности. Это довольно удобно: отдельный работник расписывается за выдачу сразу двух типов инструкций по безопасному нахождению на своем рабочем месте. Только такое изменение должно фиксироваться одним из приказов руководителя.

Составные элементы журнала

Документ имеет простую и понятную структуру. Самый первый лист – обложка. Для удобства пользования она может быть выполнена из плотной бумаги. На ней указывается наименование организации, к которой он принадлежит, а также датировка.

[2]

Обычно указывается только дата начала ведения журнала. А дату окончания ставят, только когда заводят новый. В любом случае реестр имеет юридическую силу минимум с одним заполненным числом.

Под обложкой находится таблица со столбцами, в которые вписывается следующая информация:

[3]

  • Порядковый номер строки.
  • Дата инструктажа.
  • Полное название выдаваемой инструкции.
  • Дата принятия инструкции.
  • Номер обозначения выдаваемого документа.
  • Срок, запланированный для проведения проверки знаний по выдаваемым инструкциям.
  • Полное ФИО, должность, подпись сотрудника, которое проводит учет выдачи.


Обычно журнал ведется в течение года или нескольких лет. По истечении 10-летнего срока его в любом случае необходимо будет заменить.

Если речь идет не только о принятии распоряжения, но и об информировании, то указывается также количество печатных экземпляров, которое было выдано сотрудникам. Последние ставят свою подпись в заключительной графе документа.

Нюансы заполнения

Согласно существующему закону, а именно 6 пункту упомянутых Методических рекомендаций Минтруда, инструкция по охране труда должна переиздаваться, пересматриваться минимум раз в 5 лет. Если это происходит в момент существования прежнего журнала (в котором упомянут старый образец), то о выходе новой редакции должны быть пометки напротив каждой графы с этим документом.

Если одному и тому же лицу выдается несколько инструкций разного типа, то на каждую из них отводится отдельная строчка. Названия не нужно вписывать через запятую.

В случае допущения ошибки в журнале учета выдачи инструкций по охране труда зачеркивается строка целиком, одинарной чертой. Ниже вписывается вся информация с самого начала. Не допускается вести его карандашом или пропускать строчки. Удобно вести документ синей или черной пастой. В электронном виде его заполнить невозможно, так как необходимо ставить «живые» подписи уведомленных сотрудников.

Составление табеля учёта рабочего времени по формам Т-12 и Т-13

Табель учёта рабочего времени предназначен для внесения сведений о фактически отработанном сотрудниками организаций времени. Надо сказать, что бланк табельного учета не является строго обязательным – в принципе, он может быть произвольным, то есть каждое предприятие вольно применять собственный табельный бланк при возникновении такой необходимости. Однако форма разработана и рекомендована к применению Госкомстатом РФ и является предпочтительной.

Кто заполняет табель учета рабочего времени

Бланк заполняется либо работником отдела кадров, либо руководителем структурного подразделения, либо специально нанятым для этой функции табельщиком. На основе внесенных в него сведений, специалисты отдела бухгалтерии начисляют сотрудникам организации заработную плату и прочие выплаты. По сути дела, табель учета рабочего времени является одним из важнейших учетных документов. И если небольшие компании вполне могут без него обойтись, то крупные предприятия в обязательном порядке ведут такой табельный учет.

В зависимости от принятой на предприятии системы кадрового учета, табель может формироваться либо один на всех работников организации, либо в каждом подразделении вестись отдельно.

Читайте так же:  Чем отличается опека от усыновления разница и особенности оформления

Табель – документ регулярный, то есть каждый месяц нужно составлять новый экземпляр, поэтому порядковый номер табеля будет равнозначен порядковому номеру того месяца, в котором он был создан. Период составления табеля охватывает все дни месяца.

Заполнять табель можно как в электронном, так и в письменном виде. Однако после внесения всей необходимой информации его все равно придется распечатать для подписей ответственных лиц.

Форма Т-13. Особенности формы

Начнём с формы Т-13, которая используется для ведения табеля учёта рабочего времени сейчас куда чаще.

Унифицированная форма Т-13 или электронный табель учета рабочего времени хорошо знакома работникам отдела кадров. Это не единственный, но, определенно, самый стандартный способ учитывать проработанные часы. Если вы ведете учет вручную, следует использовать форму Т-12.

Табель учета рабочего времени — привычный инструмент для отслеживания посещаемости сотрудников. Форма Т-13 позволяет фиксировать в деталях причины неявки на работу, включая отпуски студентов на время сессии, повышение квалификации и несколько типов отпуска по нетрудоспособности. Срок, за который заполняется документ, может быть менее 31 дня.

Заполненная Т-13 является основанием для начисления зарплаты.

Формат заполнения табеля рабочего времени в Т-13

В отличие от произвольных таблиц схожего содержания, Т-13 содержит данные о предприятии, включая форму собственности и ОКПО. Номер документа проставляется в соответствии с внутренними требованиями к ведению табелей.

В верхней части также указано название отдела. Нужно помнить, что руководителю этого отдела (даже если заполнять табель — не входит в его или ее обязанности) следует расписаться на заполненной форме.

Порядок сотрудников определяется решением ответственного лица. Чаще всего встречается сортировка по алфавиту, как в нашем примере, но возможен вариант расстановки по табельному номеру (графа 3).

В графе 4 ставим отметки по дням:

Я — (явка) рабочий день,
В — выходной,
ОТ — отпуск,
РП — явка в выходной день (отработка),
К — командировка,
ПК — повышение квалификации,
У — учебный отпуск с вызовом из образовательного учреждения,
Б — больничный с больничным листом,
Т — неоплачиваемый больничный без больничного листа.

Под отметкой Я ставим количество отработанных в этот день часов. В графе 5 суммируем количество Я в строке и количество часов. Получаем 4 значения для 2 половин месяца. В графе 6 суммируем значения и получаем итоговую цифру по работе за месяц.

Количество часов для В, ОТ, К, Б и других случаев в четвертой графе не указывается. Для этого существуют столбцы 10-13.

Учет больничных, отпусков или неявки по другим причинам

Коды обозначений могут быть другими (например, числовыми). Законодательно конкретный формат заполнения не предписан.

Обозначение Х показывает, что мы не учитываем этот день: для удобства месяц разбит на две строки с неравными значениями. Для месяцев, в которых 30 дней (к примеру, ноябрь, колонка будет выглядеть так (для удобства “несуществующее” 31-е число выделено красным):

Т-13 для ноября

По аналогии заполняется Т-13 для посещений в феврале.

В графах 7-9 указывается код оплаты, количество дней и тип начислений. В нашем примере используются коды:

  • 2000 — обычный рабочий день,
  • 2300 — больничный (пособие по нетрудоспособности),
  • 2012 — отпуск.

Альтернативное решение

Некоторые предприятия утверждают слегка упрощенный вариант табеля без детализации причины пропусков. В графе 4 указываются только 2 кода:

  • Я — рабочий день,
  • Н — неотработанный день.

Этот способ может быть неудобен тем, что не фиксирует больничные.

Частные случаи

  1. Как заполнять Т-13 для сотрудников, участвующих в конференциях и других учебных мероприятиях?

Зависит от позиции предприятия. Эти дни могут быть засчитаны как рабочие (Я), а могут — как повышение квалификации (ПК). Ставка оплаты также может различаться.

Может ли код Я иметь значение более 8 часов?

Да. Может, если есть специальное распоряжение о продленном рабочем дне. Сверхурочные часы можно помечать обозначением С.

  • В чем различие табелей Т-12 и Т-13?
  • Первый — форма для ведения посещаемости, заполняемая вручную. Вторая — электронным способом. Многие бухгалтерии сегодня перешли на Т-13, поскольку ее можно автоматически собрать с помощью специальной программы.

    В первую очередь, как и в любом другом документе кадрового учета, в табель сначала нужно внести реквизиты организации: ее полное наименование с указанием кода ОКПО (нужно взять из регистрирующих документов), организационно-правового статуса (ИП, ООО, ЗАО, ОАО), а также структурного подразделения (отдела), по которому ведется данный табель (если это необходимо).

    Затем нужно вписать в соответствующую графу номер документа по внутреннему документообороту, а также указать отчетный период, который учитывает данный табель.

    Цифровые и буквенные коды в табеле учёта рабочего времени

    Эта часть табеля включает в себя используемые для заполнения необходимых сведений по работникам буквенные и числовые шифры, а также их расшифровку. Их необходимо вписывать в основной части табеля для того, чтобы коротко и понятно отражать количество фактически проведенного тем или иным сотрудников времени на рабочем месте, а также причины его неявки на работу. В случае, если у специалистов кадрового отдела появляется потребность внесения каких-то дополнительных кодов в данную форму табеля, их можно разработать самостоятельно и вписать в данную таблицу.

    Учёт рабочего времени в Т-12

    Этот раздел в табеле является основным – именно в нем и ведется учет рабочего времени. Для начала необходимо вписать в первый столбик этого раздела порядковый номер сотрудника, затем, во второй — его ФИО (желательно имя и отчество полностью, чтобы не возникало путаницы и ошибок). В третью графу нужно вставить табельный номер работника, присвоенный ему при трудоустройстве (он индивидуален и никогда не повторяется).

    Для каждого сотрудника в табеле отведено две строки – в них вписываются зашифрованные сведения о присутствии или отсутствии на рабочем месте в каждый календарный день месяца. Кроме этого, тут же необходимо указывать причину неявки на рабочее место, если таковая была установлена.

    В верхней строке напротив ФИО сотрудника указывается причина, а в нижней – количество реально отработанных часов, причем, если сотрудник на рабочем месте не появлялся, нижнюю ячейку можно оставлять пустой.

    Следующий этап – подсчитывание общего количества реально отработанных часов и дней за двухнедельные периоды, а в конце таблицы – результат подсчетов за месяц.


    При этом следует внимательно отслеживать, чтобы полное количество календарных дней в месяце совпадало с указанной по каждому работнику суммой рабочих, выходных и праздничных дней.

    Следует сказать, что иногда ответственные за заполнение табеля лица, вносят в него только те сведения, которые касаются дней, когда сотрудник отсутствовал на рабочем месте. Однако, такой вариант может повлечь кадровые и бухгалтерские ошибки, поэтому пользоваться им не целесообразно.

    Читайте так же:  Алгоритм составления протокола проверки знаний по электробезопасности на предприятии – образец запол

    Дата и подписи ответственных лиц

    После того, как табель учета рабочего времени заполнен, сотрудник, ответственный за него, должен указать свою должность, а также проставить в соответствующих ячейках подпись с обязательно расшифровкой. Утвердить табель должен и руководитель структурного подразделения или директор предприятия – тоже с указанием должности и подписью с расшифровкой. Последнее, что нужно поставить – это дату заполнения табеля.

    Журнал учета рабочего времени сотрудников

    Журнал учета рабочего времени сотрудников востребован на большинстве предприятий, где есть наемный персонал. Этот документ не является обязательным, однако его наличие позволяет решить множество вопросов и предупредить развитие неприятных для обеих сторон трудовых отношений ситуаций.

    [1]

    Зачем нужен документ

    Прежде чем ответить на этот вопрос, остановимся подробнее на собственно понятии «рабочее время». Как известно, стандартная рабочая неделя длится 40 часов – по 8 часов в день. В этот период работник должен выполнять возложенные на него работодателем трудовые функции в полном соответствии с трудовым (или коллективным) договором и распорядком, принятым на предприятии.

    На основании отработанного времени начисляется заработная плата. Все часы, которые сотрудник провел на работе сверх этой законодательно установленной нормы, оплачиваются по двойному тарифу. А вот если работник недорабатывает время, руководство вправе применить к нему определенные санкции.

    Чтобы урегулировать вопросы, связанные с установлением реально отработанных рабочих часов, разрабатывается журнал учета рабочего времени.

    Сведения в журнал вносятся по каждому работнику организации отдельно.

    Таким образом, документ необходим обеим сторонам трудовых взаимоотношений, поскольку он выполняет сразу несколько функций:

    1. Решает задачу по контролю за учетом времени, которое каждый сотрудник предприятия проводит на своем рабочем месте.
    2. Служит основанием для начисления заработной платы (особенно если в организации принята почасовая оплата труда).
    3. Является подспорьем для руководства в вопросе организации дисциплины на предприятии.

    Иногда документ может стать обосновывающей причиной для наложения на сотрудника, нарушившего трудовой распорядок, дисциплинарного взыскания.

    Как учитывать рабочее время

    Существует несколько методов учета рабочего времени:

    • Стандартный ежедневный — используется, если сотрудники приходят на работу и уходят с нее в одно и то же время.
    • При еженедельном учете ежедневный параметр утрачивает свое значение, поскольку работники не обязаны «высиживать» часы, а должны выполнять определенную норму труда в течение недели, в том числе по времени (например, в один день сотрудник отрабатывает шесть часов, в другой – десять).
    • Суммированный способ оптимален на производствах или при гибком графике работы. Обычно здесь фиксируются данные по итогам месяца, но иногда охватываются и более длительные периоды (максимальный равен одному году).

    Как вести журнал

    Журнал допускается вести в электронном и бумажном виде.

    Электронный способ ведения журнала возможен в разных форматах – в зависимости от того, какое программное обеспечение использует работодатель. Есть бюджетные формы, почти все действия в которых проводятся вручную, а есть более сложные, «продвинутые», полностью автоматизированные системы, передающие сведения напрямую в бухгалтерские программы (обычно доступ к такому ПО происходит только при наличии ключа у сотрудника).

    В любом случае, электронная форма документа удобна, т.к. позволяет экономить время, силы и дает возможность легко контролировать рабочее время сотрудников исходя из таких показателей, как несанкционированные отлучки, сверхурочная работа, больничные и т.д.

    Если журнал ведется в бумажном виде, то все его листы нужно обязательно пронумеровать, скрепить между собой при помощи «суровой» нити (степлер использовать нельзя), потом проставить на последней странице количество листов, проштамповать (при условии, что печать используется в работе организации) и поставить подпись ответственного за ведение журнала сотрудника. В дальнейшем следует удостоверять автографом каждую заполненную страницу документа.

    Журнал обычно ведет специалист по кадрам или сотрудник бухгалтерии. В зависимости от этого определяется и место хранения документа в период его действия.

    Ответственный работник отвечает не только за достоверность внесенной в журнал информации, но и за своевременную и полную ее передачу специалистам для начисления заработной платы, а также выполнения всех прочих необходимых действий.

    Образец журнала учета рабочего времени сотрудников

    Если вам нужно создать журнал учета рабочего времени сотрудников, воспользуйтесь приведенными ниже советами и посмотрите пример документа.

    Журнал не имеет единого стандарта оформления. Это означает, что представители каждой организации могут формировать его в произвольном виде или по шаблону, разработанному внутри компании и утвержденному руководством, а также профсоюзным органом (при его наличии).

    Как и оформление журнала, его структура и текст в полной мере отдаются на откуп работникам предприятия.

    На титульном листе рекомендуется написать:

    • наименование компании;
    • дату открытия журнала и дату окончания (вписывается после закрытия документа);
    • указать работника, ответственного за его ведение;
    • если в организации существует номенклатура дел, то нужно дать ссылку на индекс журнала в соответствии с этим учетным документом.

    Основную часть журнала лучше всего оформить в виде таблицы, в которую необходимо внести следующие данные:

    • порядковый номер сотрудника, его ФИО и должность;
    • дата, время прихода и ухода, а также сведения об опоздании (точную цифру в минутах и часах);
    • информацию о прогуле – да/нет;
    • количество общего отработанного времени (за минусом отлучек по собственным делам);
    • подпись работника.

    Если требуется, таблицу можно дополнить и другими данными (к примеру, о том, почему сотрудник ушел с рабочего места в течение дня).

    Сколько времени и как хранить документ

    Журнал учета рабочего времени сразу после окончания ни выбрасывать, ни утилизировать нельзя. Его необходимо хранить либо срок, установленный в законодательстве, либо период, прописанный в учетной политике фирмы (но не меньше пяти лет). Только по истечении этого времени журнал можно уничтожить с соблюдением установленной для деловой документации процедуры.

    Как правильно вести систему учета рабочего времени сотрудников

    Даже за самыми добросовестными сотрудниками необходимо вести контроль. Именно в рамках контроля трудовой дисциплины устанавливается система учета рабочего времени. Такие документы позволяют определить режим труда для каждого сотрудника и следить за тем, как он выполняется. График может быть суммированным, а может – поденным. В трудовом кодексе указано, что правильно составлять специальные табеля. Их использование дает возможность не только проследить, как соблюдается установленный порядок, но еще и формировать отчетность.

    Учет рабочего времени — правила ведения учета

    При ведении учета рабочего времени необходимо учитывать разделение способов учета:

    • суммированный;
    • поденный.

    Если на предприятии установлена стандартная пятидневная неделя (иногда – шестинедельная) , то правильно будет выбрать стандартный поденный способ. Суммированный способ выбирают, если условия на работе не дают возможность применять ежедневную продолжительность. Эти правила установлены в 100-й статье ТК РФ.

    Читайте так же:  Устройство на работу

    Как правильно вести суммированный учет рабочего времени?

    При суммированном способе допускается, что продолжительность дня на работе для сотрудника может немного отклонится от нормы. Однако, до конца отчетного периода (чаще всего – месяц) переработанные часы должны быть компенсированы недоработкой.

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Норма остается стандартной – 40 часов за неделю. Поэтому если случилось такое, что работник отработал 46 часов на протяжении одной недели, то это фиксируется в табеле, и до конца месяца на протяжении одной из недель он проработает на 6 часов меньше.

    Из чего должна состоять система учета?

    Система (или другими словами, режим) должна основываться на продолжительности одной отдельной рабочей недели. Также указывается длительность ежедневной смены. Включается в систему и работа с ненормированным днем.

    Поэтому система состоит из распределения рабочего времени на протяжении определенного периода, времени начала и конца дня, недельной структуры, графиков, перерывов и т.д.

    Какие нужны документы для ведения учета?

    Применяемая на многих предприятиях таблица учета рабочего времени сотрудников носит название табеля. Именно табель является основным документом для фиксации отработанных часов. Существуют две формы этого документа: т-12 и т-13.

    Работодатель имеет право как применять одну из упомянутых форм, так и использовать свободную форму. Для внесения данных в табель могут понадобится документы, являющиеся основанием указанных сведений.

    Например, если водитель был в поездке, то его табельные часы будет подтверждать путевой лист.

    Принципы ведения графика учета рабочего времени

    За ведение этого документа отвечает специально назначенный сотрудник. Должность этого работника не имеет значения. Некоторые работодатели выбирают для ведения бухгалтеров, другие – делают выбор в пользу секретаря.

    Точный способ заполнения определяется режимом работы конкретного предприятия. Некоторые организации фиксируют и явки, и неявки, а другие, например, только неявки. Свой выбор необходимо зафиксировать в учетной политике. Если в табелях отображаются отклонения, то в верхней части графы записываются часы отклонений, а в ее нижней части – коды отклонений. Если работник отработал ночью, то это тоже указывается в нижней части табеля.

    Как заполнять табель учета рабочего времени?

    Все обозначения в этом документе имеют вид кодов, состоящих из букв и цифр. Выходные, а также праздничные дни обозначают буквой В. Для работы ночью используется буква Н, для отпуска – О.

    Если основанием для выходного стала учеба сотрудника, то записывается ВУ. Если администрация предприятия дала разрешение работнику на неявку, то этому факту соответствует буква А. Фактически отработанные часты отмечаются как Ф, прогулы – П, а служебные командировки – К. Для неявок по невыясненным причинам применяется НН.

    Образец табеля учета

    При ведении табеля фиксации рабочего времени все работники перечисляются с указанием номеров по порядку. Также записывается ФИО этих работников и их должность. Включается и табельный номер сотрудников. Определяющей частью этого табеля являются отметки о явках и неявках. Соответствующие отметки ставятся напротив чисел месяца.

    Далее записываются отчетные данные – сколько было отработано за половину месяца и сколько за весь месяц. После этого вносятся данные по начислению заработной платы. Для каждого вида оплаты также используется свой код. Должны присутствовать реквизиты документа – его номер и дата составления, а также отчетный период.

    На усмотрение кадрового отдела и руководителя, предприятие может вести журнал учета больничных листов. В этой…

    Формулировка рабочего времени включает в себя определенную продолжительность времени, в ходе которой выполняется трудовая деятельность…

    В соответствии Трудовому кодексу государства, специфика деятельности некоторых учреждений позволяет применять в них суммированный учет…

    В списке обязанностей работодателя есть следующий пункт: ведение учета времени, которое по факту отработал каждый…

    Табель учета рабочего времени — это обязательный кадровый документ. Он необходим как работодателю, так и…

    Современная успешная фирма обязательно содержит привычные вещи: телефон, факс, офис….Но порой этого недостаточно, если сотрудников…

    Как вести журнал учета рабочего времени сотрудников?

    В списке обязанностей работодателя есть следующий пункт: ведение учета времени, которое по факту отработал каждый сотрудник. Данное требование об учете времени основывается на том, что написано в 91 статье ТК РФ. При отсутствии документа с этими сведениями актуальными станут ответственность и меры наказания в виде штрафа, которые могут применить в трудовой инспекции.

    Однако,это больше относится к табелю.

    Распоряжение о ведении журнала учета рабочего времени

    Журнал оформляется немного для других целей. Он нужен, чтобы постоянно был обеспечен контроль за явкой числящихся работников на их рабочие места. В данном локальном документе будут отражаться и часы ухода, и часы прихода. Если же человек допускает прогулы, то применять к нему меры, вытекающие из правил трудовой дисциплины предприятия и конкретного подразделения, можно на основании данных из этого нормативного локального акта.

    Внедряется система такой фиксации рабочего времени после того, как будет издано распоряжение генеральным директором компании. Кроме самого факта существования нового правила, в нем будет указано, кто является ответственным за ведение этого документа.

    На практике встречаются три случая:

    • сам руководитель (на очень небольших предприятиях);
    • руководитель конкретного отдела;
    • сотрудник из отдела кадров.

    К последнему варианту склоняются большинство работодателей. Еще одни отличия между компаниями по вопросу ведения журнала относятся к тому, как часто он заполняется. Существует ежедневный, еженедельный и суммированный учет.

    Приказ о ведении журнала учета рабочего времени сотрудников — образец

    Путем написания приказа журнал и табель не только создаются, но таким же образом в них вносятся изменения. С образцом подобного приказа можно ознакомиться далее.

    В обычном приказе работодатель распоряжается в одном из пунктов о введении правила о составлении и заполнении данного документа. В другом пункте выбирается ответственное лицо. Поправки могут быть вызваны различными факторами.

    Например, при вредных условиях или при ненормированном графике структура этого документа может быть особой. Поэтому данное решение подтверждается написанием и изданием распоряжения.

    Обязателен ли журнал учета рабочего времени?

    Сам журнал учета рабочего времени во вредных условиях труда или в обычных условиях обязательным не является. Хотя в ТК РФ и упомянута обязанность по отслеживанию за рабочим временем работников, но для этого может быть достаточно и табеля Т-12.

    Необходимость данного документа на каждом предприятии определяется ее руководителями.

    Правила ведения журнала графика работы

    Правила зависят от того, по какому графику работает каждый работник. В любом случае выбирается определенный период, за который подводится итог. Считается, что максимальным сроком для контроля при суммированном учете является один год, а при вредных условиях труда – три месяца.

    Читайте так же:  Обозначение отгулов в табеле учета рабочего времени. как отметить правильно – примеры кодов для разл

    Как оформить журнал графика работы?

    Для оформления сегодня может быть использован либо ручной, либо печатный вариант. Ручной остается более традиционным – в нем каждый работник подтверждает внесенные записи личной подписью. Такие журналы продаются практически во всех типографиях. Также для этого варианта можно просто распечатать стандартные листы с расчерченной таблицей и сшить их.

    Электронная версия подразумевает использование специального программного обеспечения. Благодаря ПО в любой момент автоматически можно сформировать отчетность по интересующему руководителя периоду. Современное ПО позволяет внедрить контроль за временем по специальным электронным пропускам и картам, которые выдаются работникам.

    Журнал учета рабочего времени — образец

    Первый лист в этом виде документации является титульным. Кроме самого наименования, на данном листе указывается, когда был начал журнал и когда окончен.

    Основная часть документа приведена в виде таблицы. Первая колонка в этой таблице дата. Далее идет время прихода на рабочее место, после чего указывается ФИО самого сотрудника. После этого записывается время его ухода и в следующем поле подсчитывается, сколько всего часов он провел на рабочем месте. Этот же работник ставит подпись напротив записей о себе.

    Отдельная колонка отведена под примечания, которые может вносить лицо, отвечающее за заполнение этого бланка.

    Современная успешная фирма обязательно содержит привычные вещи: телефон, факс, офис….Но порой этого недостаточно, если сотрудников…

    В соответствии Трудовому кодексу государства, специфика деятельности некоторых учреждений позволяет применять в них суммированный учет…

    Прибыль компании напрямую связана с эффективным использованием работниками трудового дня. Его рациональность напрямую связана с…

    Даже за самыми добросовестными сотрудниками необходимо вести контроль. Именно в рамках контроля трудовой дисциплины устанавливается…

    Табель учета рабочего времени — это обязательный кадровый документ. Он необходим как работодателю, так и…

    На усмотрение кадрового отдела и руководителя, предприятие может вести журнал учета больничных листов. В этой…

    Журнал учета выдачи инструкций по охране труда

    Работодатель несет ответственность за то, чтобы на всех без исключения рабочих местах соблюдались правила безопасности. Однако сотрудники должны и сами быть ознакомлены с этими правилами, чтобы выполнять их. Изначально для всех работников проводятся инструктаж – начиная с вводного. Также буквально для каждой должности выпускаются специальные инструкции.

    Каждый работник во время трудоустройства и по ходу ведения деятельности должен получать эти информационные листы на руки. Как правило, они передаются отдельным работникам через руководителей структурных подразделений. Информация о выдачи этих памяток заносится в специальный журнал. Этот учетный документ должен соответствовать нормам, которые прописаны в соответствующем Постановлении Минтруда.

    Как правильно заполнять журнал учета инструкций по охране труда?

    Для работодателей и выбранных ними ответственных сотрудников важно знать, как оформить журнал учета инструкций по охране труда для работников.

    Каждая такая памятка, в соответствии с рекомендациями профильного министерства Российской Федерации, должна быть учтена. Ведется этот учетный документ в виде произвольной таблицы.

    Журнал регистрации инструктажа по охране труда на рабочем месте

    Также в отдельном документе необходимо вести учет о том, какие инструктажи и с каким работником проводились. Изначально указывается дата, когда состоялся инструктаж. После этого записывается информация о сотруднике – ФИО, год рождения, должность. Упоминается конкретный вид инструктажа и его номенклатуру. Если процедура проводилась внепланово, то дополнительно записывается причина для его проведения.

    Напротив внесенных данных об инструктаже должны присутствовать сведения об инструктирующем лице и его подпись. Расписаться здесь должен и тот, кого инструктировали. Если уже состоялась проверка знаний, в результате которой человека допустили к работе, следует указать, когда именно это произошло.

    Журнал учета инструкций по охране труда

    На каждом предприятии необходимо вести журнал учета выдачи инструкций по охране труда. В каждом подразделении и соответственно на каждом рабочем месте есть ответственно лицо по вопросу охраны труда. Именно им на руки выдаются соответствующие инструкции, а они уже передают их конкретным работникам.

    Поэтому если определенный сотрудник не ознакомиться с содержанием свода правил по охране безопасности, то отвечать придется ответственному лицу. В таблице указывается, сколько именно экземпляров человек получил на руки, после чего он ставит подпись, подтверждающую факт получения локальной документации.

    Форма журнала учета инструкций по охране труда

    Для этого чаще всего используется форма в виде таблицы, принятая Министерством Труда.

    Можно предусмотреть следующие наименования столбцов:

    • Порядковый номер;
    • Точная дата выдачи инструкции;
    • Ее обозначение, принятое на предприятие;
    • Полное наименование конкретной памятки;
    • Число выданных экземпляров;
    • ФИО работника, получившего эти экземпляры.

    Обязательно работник, получивший памятку с правилами безопасности на рабочих местах, должен расписаться, тем самым подтверждая тот факт, что они у него в распоряжении.

    Журнал выдачи инструкций по охране труда — образец заполнения

    На примере одной строки можно описать структуру всего документа. Итак, изначально записывается порядковый номер (иногда нумерацию обнуляют в конце календарного года). У каждого свода правил есть свое обозначение, поэтому внести в таблицу нужно и эти сведения.

    Наименование – это еще один обязательный пункт. Оно выглядит просто, например – «Инструкция по охране труда для инженеров». На месте инженеров может быть указана любая другая должность. Далее вместе с ФИО сотрудника-получателя экземпляров записывается его должность. Получатель расписывается напротив числа полученных экземпляров.

    Срок хранения журнала учета инструкций по охране труда для работников

    При рассмотрении срока его хранения необходимо учитывать, насколько долго остаются актуальными сами правила. Считается, что как минимум каждые пять лет их нужно пересматривать. Если что-нибудь изменилось, то нужно сразу же вносить поправки и принимать новую версию.

    Соответственно хранить журнал о выдаче памяток нужно не намного дольше. Если инструкционный лист перестал быть актуальным, то и их учет тоже. Поэтому по общим правилам срок хранения таблиц учета составляет не более десяти лет.

    Новая работа всегда влечет за собой получение новых знаний и навыков. Некоторые знания являются базовыми…

    Вопросам охраны труда следует уделить не меньше внимания, чем организации высокоэффективного трудового процесса. Каждый работник…

    Охрана труда обязательная дисциплина для каждого работодателя. Своевременное проведение инструктажей позволяет избежать многих неприятностей, которые…

    Минтруд России издало Постановление, согласно которому во всех учреждениях производственной сферы деятельности должностные лица и…

    Охрана труда и недопущение производственного травматизма, является приоритетным направлением для каждой организации. Ключевые положения содержатся…

    Исполнение требований по охране труда предполагает создание целой системы на каждом предприятии. Элементами таких систем…

    Читайте так же:  Правильная запись об увольнении по соглашению сторон в трудовой книжке — образец

    Журнал учета рабочего времени: увеличение эффективности сотрудников

    Современный темп развития бизнеса вынуждает постоянно следить за ростом производительности как владельцев стартапов, так и генеральных директоров всемирно известных корпораций. Разрабатываются новые подходы к ведению дел, растут требования работодателей на рынке труда, приглашаются специалисты, оценивающие эффективность работы сотрудников – и все эти меры принимаются для того, чтобы компания выросла в глазах потребителей и клиентов, получила прибыль и ресурсы для дальнейшего развития.

    При разумном подходе, креативные методы действительно работают, но не стоит забывать и о классических аспектах: например, выявлении безответственных, и, напротив, старательных сотрудников.

    В этой миссии работодателю помогает не что иное, как журнал учета рабочего времени. Этот документ предназначен для обозначения времени, которое сотрудник отработал по факту, а также фиксирует приход и уход работника с рабочего места, отмечает сведения об опозданиях, прогулах и задержках. Несмотря на столь обширный функционал, журнал учета прихода и ухода сотрудников оказывается полезен и во многих других случаях, главное – знать, каким образом его нужно вести и следить за своевременным заполнением. Рассмотрим все детали данного вопроса в нижеследующей статье.

    Зачем необходим учет времени?

    Согласно 91 статье Трудового Кодекса РФ, в обязанности работодателя входит ведение учета времени, которое отработал каждый сотрудник. На основе данных, зафиксированных в журнале, может быть заполнен Табель учета рабочего времени. Кроме того, журнал учета рабочего времени максимизирует общую эффективность работы. Это объясняется тем, что данный документ сразу выдает недобросовестных сотрудников, прогуливающих и/или регулярно опаздывающих на работу без уважительной причины.

    Записи отмечают и ответственных сотрудников, что способствует справедливому поощрению и, как следствие, повышает производительность. Как итог – становится очевидно, кого стоит премировать и повышать в должности, а кто снижает темп работы и должен обратить внимание на собственную дисциплину, чтобы сохранить рабочее место.

    Сооружаете клетки для разведения перепелов? Как их грамотно сконструировать?

    В каких случаях заключается договор ООО с ИП? Какие его разновидности существуют?

    В журнал учета рабочего времени, в его бланк вносится и время ухода, и возвращения сотрудников с обеденного перерыва, осуществляется контроль над наличием работников на своих постах в рабочее время, учитывается время, отработанное служащим по факту, что особенно полезно для персонала с почасовой оплатой, а также продолжительность отпусков, декретов, болезней, простоев и т.п.

    О суммированном рабочем времени повествуется в монологе эксперта.

    Кто ведет и как заполнить?

    Подобный вопрос организация решает самостоятельно, основываясь при его решении на своей специальности и направленности собственных действий. Работодатель может взять эту работу на себя, а может указать это как обязанность сотрудника, которая будет указана в договоре при приеме на работу, должностной инструкции или специальным приказом. Если подчиненный уклонится от того, чтобы осуществлять ведение журнала учета рабочего времени, он понесет административную ответственность, которая назначается соответствующими органами.

    Журнал заполняется предельно кратко: среди обязательных граф – порядковый номер записи, ФИО сотрудника, дата создания записи, время появления сотрудника на рабочем месте и его ухода. Кроме того, в отдельной графе можно записать конкретное место, куда ушел сотрудник, а также общее количество времени, проведенного им на рабочем месте за конкретный отрезок времени. Последней, обязательной, графой является подпись того, кто ведет журнал.

    Ведение журнала может осуществляться тремя способами. Во-первых, это традиционный ежедневный учет, который применяется, если рабочий день нормирован и регламентирован одним и тем же количеством часов ежедневно. Если предпочтение отдается этому пути, то заполнять журнал нужно каждый день, ориентируясь на всех сотрудников, занесенных в документ.

    Во-вторых, существует учет еженедельный, актуальный в том случае, если служащий не работает каждый день одно и то же количество часов, но за неделю отрабатывает фиксированную в договоре норму. Из названия становится ясно, что новая запись в журнале появляется в конце каждой рабочей недели.

    Наконец, в-третьих, если у сотрудника организации гибкий график, журнал ведется в виде суммированного учета. Для компаний, круглосуточно работающих на производство чего-либо и/или специализирующихся на выполнении специфических видов работ, такой способ учета является самым оптимальным решением.

    Период времени, в течение которого появляется новая запись, составляет от месяца до года: такая продолжительность обусловлена тем, что наличие сверхурочного рабочего времени, часто возникающего при сменном графике, лимитировано законом до 120 часов в год. Таким образом, ведение суммированного учета помогает многим работодателям избежать нарушения Трудового Кодекса РФ.

    Подведем итоги

    Журнал учета рабочего времени необходим в условиях динамично развивающегося бизнеса, который требует максимальной оптимизации управления и строгого отбора персонала, работающего на благо общего дела. Он не только демонстрирует уровень дисциплины сотрудников, но и позволяет заполнять на его основе обязательный документ, учрежденный законом, а также избежать превышения нормы рабочего времени, зафиксированного в ТК РФ.

    Польза этого документа не вызывает сомнений – ведь даже на ежедневное заполнение у уполномоченного сотрудника не уйдет много времени, а вот время задействования служащего, безответственно относящегося к делу, сократится заметно.

    Какова должностная инструкция финансового менеджера? Как ее составить, учитывая нюансы работы вашей фирмы?

    В отличие от Табеля учета рабочего времени, который предназначен исключительно для фиксации отработанных часов, этот документ не является обязательным по закону. Но ведение дел он облегчает значительно, улучшая качество рабочих ресурсов и существенно экономя ваше время. А ведь время – деньги, не так ли?

    Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

    Видео (кликните для воспроизведения).

    +7 (499) 938-47-92 (Москва)
    Это быстро и бесплатно !

    Источники


    1. Образцов, В.А. Криминалистика. Курс лекций; М.: Право и закон, 2011. — 448 c.

    2. Гойко, Л.Ф. Судебные были; К.: Украина, 2012. — 208 c.

    3. Бегичев, А. В. Обеспечение доказательств нотариусами. Теория и практика / А.В. Бегичев. — М.: Логос, 2014. — 396 c.
    4. Рассказов, Л. П. Теория государства и права / Л.П. Рассказов. — М.: Инфра-М, РИОР, 2014. — 480 c.
    5. Берус, Виталий А.С. Лаппо-Данилевский. История. Философия. Методология / Виталий Берус. — М.: LAP Lambert Academic Publishing, 2014. — 160 c.
    Нужно ли заполнять журнал учета рабочего времени сотрудников в организации – правила и образец запол
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here