Организация учета трудовых книжек

Полная информация по теме: "Организация учета трудовых книжек" с профессиональной точки зрения. Если будут вопросы - задавайте их нашему дежурному специалисту.

Путеводитель по кадровому делу: Трудовые книжки. Учет трудовых книжек (подготовлен экспертами компании «Гарант»)

Путеводитель по кадровому делу:
Трудовые книжки. Учет трудовых книжек

1. Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225)

2. Инструкция по кадровому делопроизводству в Центральной избирательной комиссии Российской Федерации (утв. Распоряжением Центральной избирательной комиссии РФ от 23 августа 2011 г. N 221-р)

1. Форма приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (утв. Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. N 69)

2. Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (утв. Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. N 69)

3. Примерная форма акта утраты журнала учета движения трудовых книжек (подготовлено экспертами компании «Гарант»)

4. Заявка на выдачу бланков трудовых книжек и вкладышей («Кадровая служба и управление персоналом предприятия»)

5. Отчет об использовании бланков трудовых книжек и вкладышей в них («Кадровая служба и управление персоналом предприятия»)

3. Как вести книгу учета трудовых книжек и вкладышей в них? (журнал «Отдел кадров коммерческой организации», N 3, март 2016 г.)

4. Журналы регистрации кадровой документации (журнал «Кадровая служба и управление персоналом предприятия», N 2, февраль 2016 г.)

5. Учет бланков трудовых книжек в образовательном учреждении (журнал «Учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение», N 8, август 2015 г.)

7. Актуальные вопросы работы с трудовыми книжками («Упрощенная система налогообложения: бухгалтерский учет и налогообложение», N 10, октябрь 2014 г.)

8. Трудовые книжки в аптеке: организуем учет и хранение правильно (В.П. Бородина, «Аптека: бухгалтерский учет и налогообложение», N 9, сентябрь 2014 г.)

9. Покупка, учет и хранение трудовых книжек («Кадровая служба и управление персоналом предприятия», N 1, январь 2014 г.)

10. Трудовая книжка: ведение, хранение, учет («Руководитель бюджетной организации», N 5, май 2012 г.)

Решения практических ситуаций

Ситуация 1: Нужно ли в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них при регистрации вкладыша в трудовую книжку работника (сама трудовая книжка уже зарегистрирована и все графы заполнены) заполнять графы 2, 3, 4 (число, месяц, год), 7 (должность, профессия), 8 (наименование места работы), 10 (подпись ответственного лица)? Нужно ли заполнять графу 11 о получении за заполненные трудовые книжки денежной суммы за бланк вкладыша, если работник платит не кадровой службе, а бухгалтерии, которая ведет приходно-расходную книгу? (служба Правового консалтинга ГАРАНТ, март 2017 г.)

Ситуация 2: Каким документом определяется необходимость вести журнал учета выдачи копий трудовых книжек работников? (служба Правового консалтинга ГАРАНТ, март 2015 г.)

Ситуация 3: С 1988 года по 2000 год трудовые книжки работников организации не регистрировались в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Необходимо ли в настоящее время «перерегистрировать» данные трудовые книжки в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним? Предусмотрена ли ответственность за учет трудовых книжек в период с 1988 года по 2000 год в свободной форме? (служба Правового консалтинга ГАРАНТ, октябрь 2014 г.)

Ситуация 4: Как правильно оформить перевод сотрудника из филиала в головное подразделение организации? Местонахождение головной организации — г. Москва, филиал — г. Екатеринбург. Каков порядок передачи трудовой книжки, личного дела, личной карточки? (информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», сентябрь 2015 г.)

Ситуация 5: Устроилась на работу, в сейфе лежат 5 бланков трудовых книжек и 4 бланка вкладыша в трудовую книжку, а приходно-расходной книги учета трудовых книжек нет. Каким образом мне их поставить на учет? Ведь они приобретены давно и номера, даты и суммы, по какому договору они приобретены, у меня нет. Как заполнить приходно-расходную книгу учета трудовых книжек? (информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», сентябрь 2015 г.)

Ситуация 6: Можно ли вести книгу учета движения трудовых книжек в обычной школьной тетради, если она прошита соответствующим образом и все столбцы соответствуют Приложению 3 Постановления N 69, или обязательно покупать типографский вариант формата А4? (информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», сентябрь 2015 г.)

Ситуация 7: Можем ли мы назначить ответственным лицом за работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек бухгалтера? Если да, как оформить передачу ему трудовых книжек и ключей от сейфа, где они хранятся? («Отдел кадров коммерческой организации», N 3, март 2014 г.)

Ситуация 8: Кто в организации должен вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них — кадровик или бухгалтер? («Отдел кадров коммерческой организации», N 1, январь 2013 г.)

Ситуация 9: В организации, куда я только что устроилась, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется в произвольной форме в тетради. Знаю, что это неверно и придется исправлять ошибки прежнего кадровика, но как перейти на унифицированную форму книги, не знаю. Подскажите, как это сделать? («Отдел кадров коммерческой организации», N 1, январь 2013 г.)

Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете приобрести документ за 54 рубля или получить полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня.

Купить документ Получить доступ к системе ГАРАНТ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Путеводитель по кадровому делу

Подготовлен экспертами компании «Гарант»

Путеводитель по кадровому делу включает тематические подборки правовых норм, судебной практики, разъяснений государственных органов власти, аналитических материалов, практических ситуаций, а также форм документов и образцов их заполнения.

Быстро разобраться с кадровым вопросом Вам помогут:

— одновременное наличие различных видов информации по интересующей проблеме,

— актуальные специально отобранные материалы.

Трудовые книжки учет, хранение, ответственность

«Кадровый вопрос», 2013, N 6

ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ учет, хранение, ответственность

Поговорим об учете и хранении трудовых книжек и бланков трудовых книжек, а также ответственности за несоблюдение порядка обращения с трудовыми книжками.

Организация учета и хранения трудовых книжек

и бланков трудовых книжек на предприятии

Общий порядок организации учета и хранения трудовых книжек и бланков трудовых книжек на предприятии определен разд. 6 Правил ведения и хранения трудовых книжек. С целью обеспечения надлежащего учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее на предприятии ведутся:

Читайте так же:  Об отличиях трудового и гражданско-правового договоров

— приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

— книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется бухгалтерией предприятия. В книгу вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется кадровой службой (иным аналогичным подразделением) предприятия, оформляющей прием и увольнение работников. В книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя предприятия, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Хранение бланков трудовой книжки и вкладыша в нее осуществляется на предприятии в соответствии с порядком, предусмотренным в отношении документов строгой отчетности. Как правило, их хранение производится в приспособленных для этой цели помещениях бухгалтерии — в шкафах (сейфах), обеспечивающих надежную защиту документов от утраты и (или) порчи.

Выдача бланков сотруднику кадрового органа, ответственному за ведение трудовых книжек, производится бухгалтерией на основании письменной заявки. По окончании каждого месяца сотрудник кадрового органа, ответственный за ведение трудовых книжек, обязан представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы предприятия.

Наименование должности руководителя предприятия

00.00.0000 И. О. Фамилия

00 месяца 0000 года (наименование нас. пункта)

о списании трудовых книжек

Комиссией в составе:

составлен настоящий акт в том, что за период с 00.00.0000 по 00.00.0000

при оформлении оказалось испорчено

(цифрами и прописью)

[1]

бланков трудовых книжек и

(цифрами и прописью)

бланков вкладышей в трудовую книжку, в том числе:

а) бланки трудовой книжки:

серия, номер — испорчен в результате;

серия, номер — испорчен в результате;

б) бланки вкладыша в трудовую книжку:

серия, номер — испорчен в результате;

серия, номер — испорчен в результате;

Комиссия подтверждает непригодность перечисленных выше бланков к дальнейшему использованию по назначению и предлагает уничтожить их путем сожжения.

Председатель комиссии: подпись И. О. Фамилия

Члены комиссии: подпись И. О. Фамилия

подпись И. О. Фамилия

Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее, а также непригодные к дальнейшему использованию по назначению — в том числе в связи с несоответствием установленной форме — подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

Хранение трудовых книжек работников осуществляется на предприятии в соответствии с порядком, предусмотренным в отношении документов строгой отчетности. Как правило, их хранение производится в приспособленных для этой цели помещениях кадрового органа — в шкафах или сейфах, обеспечивающих надежную защиту документов от утраты и (или) порчи.

Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо — в случае смерти работника — его ближайшими родственниками, хранятся в течение 2 лет в кадровом органе предприятия отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве предприятия в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.

Ответственность работодателя и работника

за несоблюдение порядка обращения с трудовыми книжками

В соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек ответственность за надлежащую организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. В свою очередь, ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо.

О назначении такого лица — как правило, сотрудника кадрового органа предприятия — работодатель издает соответствующий приказ (распоряжение).

За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица предприятия несут ответственность, установленную законодательством РФ. Такая ответственность предусмотрена, в частности, соответствующими статьями Уголовного кодекса РФ (далее — УК РФ).

Так, в соответствии со ст. 140 «Отказ в предоставлении гражданину информации» УК РФ неправомерный отказ должностного лица (в том числе руководителя предприятия или руководителя кадрового органа предприятия) в предоставлении работнику собранных в установленном порядке документов и материалов, непосредственно затрагивающих права и свободы последнего, либо предоставление неполной или заведомо ложной информации, если эти деяния причинили вред правам и законным интересам работника, наказываются штрафом в размере от двухсот до пятисот минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от двух до пяти месяцев либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от двух до пяти лет. Таким образом, неправомерный отказ в своевременном предоставлении работнику надлежащим образом оформленной трудовой книжки, равно как и копий документов, связанных с работой, может обернуться для руководителя предприятия (руководителя кадрового органа предприятия) привлечением к ответственности, предусмотренной указанной статьей УК РФ.

Статья 292 «Служебный подлог» УК РФ устанавливает ответственность за внесение должностным лицом в официальные документы заведомо ложных сведений, а равно внесение в указанные документы исправлений, искажающих их действительное содержание, если эти деяния совершены из корыстной или иной личной заинтересованности, в виде штрафа в размере от 100 до 200 минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы (иного дохода осужденного) за период от одного до двух месяцев, либо обязательных работ на срок от 180 до 240 часов, либо исправительных работ на срок от одного года до двух лет, либо ареста на срок от трех до шести месяцев, либо лишения свободы на срок до двух лет. На практике применение указанной статьи становится возможным в случае, если будет доказано, что руководитель предприятия (должностное лицо, ответственное за обращение с трудовыми книжками работников предприятия), совершил виновные действия из корыстной или иной личной заинтересованности — например, предложив работнику взятку за оформление в трудовой книжке записи с «удобной» для него формулировкой увольнения.

Читайте так же:  Сокращение в декретном отпуске когда можно и нельзя

Согласно ст. 293 «Халатность» УК РФ совершение руководителем предприятия (руководителем кадрового органа предприятия) виновных действий, повлекших существенное нарушение прав и законных интересов работников и (или) предприятия в целом — например, необеспечение (ненадлежащее обеспечение) сохранности трудовых книжек работников, повлекшее за собой их массовую утрату — наказывается штрафом в размере от 100 до 200 минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы (иного дохода осужденного) за период от одного до двух месяцев, либо обязательными работами на срок от 120 до 180 часов, либо исправительными работами на срок от шести месяцев до одного года, либо арестом на срок до трех месяцев.

Статья 324 УК РФ предусматривает привлечение к ответственности виновных лиц за незаконное приобретение и (или) сбыт официальных документов. К числу таких документов относятся, в частности, бланки трудовой книжки и вкладыша в нее. Заметим, что порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее определен Правилами ведения и хранения трудовых книжек и Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 22 декабря 2003 г. N 117н. Нарушение данного порядка по вине работодателя может повлечь за собой наказание штрафом в размере от 100 до 200 минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы (иного дохода осужденного) за период от одного до двух месяцев, либо исправительными работами на срок до одного года, либо арестом на срок до трех месяцев.

Наконец, в соответствии со ст. 325 «Похищение или повреждение документов, штампов, печатей. » УК РФ работодатель, по вине которого было допущено (совершено) похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов (к числу которых относятся бланки трудовой книжки и вкладыша в нее), совершенные из корыстной или иной личной заинтересованности, может быть наказан штрафом в размере от 200 до 500 минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы (иного дохода осужденного) за период от двух до пяти месяцев, либо исправительными работами на срок до двух лет, либо арестом на срок до четырех месяцев, либо лишением свободы на срок до одного года. Похищение у гражданина паспорта или другого важного личного документа (в т. ч. трудовой книжки) наказывается штрафом в размере от 100 до 200 минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы (иного дохода осужденного) за период от одного до двух месяцев, либо исправительными работами на срок до одного года, либо арестом на срок до трех месяцев.

В свою очередь, работник, виновный в подделке документов (изготовлении поддельных документов) либо их бланков, в соответствии со ст. 327 УК РФ может быть наказан ограничением свободы на срок до трех лет, либо арестом на срок от четырех до шести месяцев, либо лишением свободы на срок до двух лет. В случае использования заведомо подложного документа — в том числе трудовой книжки (вкладыша в нее) или иных документов (например, при трудоустройстве) — работник может быть наказан штрафом в размере от 100 до 200 минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы (иного дохода осужденного) за период от одного до двух месяцев, либо обязательными работами на срок от 180 до 240 часов, либо исправительными работами на срок до двух лет, либо арестом на срок от трех до шести месяцев.

Материальная ответственность работодателя и работника за причинение ущерба другой стороне трудовых отношений определена и вытекает из положений ст. ст. 165, 234 и 394 ТК РФ. В случаях, предусмотренных законодательством, наступление материальной ответственности определяется по решению суда.

Учет и хранение трудовых книжек и бланков трудовых книжек

«Кадровый вопрос», 2013, N 9

УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК И БЛАНКОВ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК

[2]

Организация учета и хранения трудовых книжек и бланков трудовых книжек на предприятии — дело нелегкое. Поговорим об этом.

Общий порядок организации учета и хранения трудовых книжек и бланков трудовых книжек на предприятии определен разд. VI Правил ведения и хранения трудовых книжек. С целью обеспечения надлежащего учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее на предприятии ведутся:

— приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

— книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Видео (кликните для воспроизведения).

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется бухгалтерией предприятия. В книгу вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется кадровой службой (иным аналогичным подразделением) предприятия, оформляющей прием и увольнение работников. В книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя предприятия, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Хранение бланков трудовой книжки и вкладыша в нее осуществляется на предприятии в соответствии с порядком, предусмотренным в отношении документов строгой отчетности. Как правило, их хранение производится в приспособленных для этой цели помещениях бухгалтерии — в шкафах (сейфах), обеспечивающих надежную защиту документов от утраты и (или) порчи.

Выдача бланков сотруднику кадрового органа, ответственному за ведение трудовых книжек, производится бухгалтерией на основании письменной заявки. По окончании каждого месяца сотрудник кадрового органа, ответственный за ведение трудовых книжек, обязан представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы предприятия.

Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыши в нее, а также непригодные к дальнейшему использованию по назначению — в том числе в связи с несоответствием установленной форме — подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта. Хранение трудовых книжек работников осуществляется на предприятии в соответствии с порядком, предусмотренным в отношении документов строгой отчетности. Как правило, их хранение производится в приспособленных для этой цели помещениях кадрового органа — в шкафах или сейфах, обеспечивающих надежную защиту документов от утраты и (или) порчи.

Читайте так же:  Что делать, если пропущен срок вступления в наследство

00 месяца 0000 г. ______________________________ (наименование нас. пункта)

о списании трудовых книжек

Комиссией в составе:

составлен настоящий акт в том, что за период с 00.00.0000 по 00.00.0000

при оформлении оказалось испорчено ________________________________________

(цифрами и прописью)

бланков трудовых книжек и _________________________________________________

(цифрами и прописью)

бланков вкладышей в трудовую книжку, в том числе:

а) бланки трудовой книжки:

серия, номер — испорчен в результате ______________________________________

серия, номер — испорчен в результате ______________________________________

б) бланки вкладыша в трудовую книжку:

серия, номер — испорчен в результате ______________________________________

серия, номер — испорчен в результате ______________________________________

Комиссия подтверждает непригодность перечисленных выше бланков к

дальнейшему использованию по назначению и предлагает уничтожить их путем

Председатель комиссии: ___________________________ подпись И. О. Фамилия

Члены комиссии: _______________________________________________________

подпись _________________________________________________ И. О. Фамилия

подпись _________________________________________________ И. О. Фамилия

Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо — в случае смерти работника — его ближайшими родственниками, хранятся в течение 2 лет в кадровом органе предприятия отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве предприятия в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.

Ответственность работодателя и работника

за несоблюдение порядка обращения с трудовыми книжками

В соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек ответственность за надлежащую организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. В свою очередь, ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо.

О назначении такого лица — как правило, сотрудника кадрового органа предприятия — работодатель издает соответствующий приказ (распоряжение).

За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица предприятия несут ответственность, установленную законодательством РФ. Такая ответственность предусмотрена, в частности, соответствующими статьями Уголовного кодекса РФ (далее — УК РФ).

Так, в соответствии со ст. 140 УК РФ («Отказ в предоставлении гражданину информации») неправомерный отказ должностного лица (в том числе руководителя предприятия или руководителя кадрового органа предприятия) в представлении работнику собранных в установленном порядке документов и материалов, непосредственно затрагивающих права и свободы последнего, либо предоставление неполной или заведомо ложной информации, если эти деяния причинили вред правам и законным интересам работника, наказываются штрафом в размере от 200 до 500 минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от двух до пяти месяцев либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от двух до пяти лет. Таким образом, неправомерный отказ в своевременном представлении работнику надлежащим образом оформленной трудовой книжки, равно как и копий документов, связанных с работой, может обернуться для руководителя предприятия (руководителя кадрового органа предприятия) привлечением к ответственности, предусмотренной указанной статьей УК РФ.

Статья 292 УК РФ («Служебный подлог») устанавливает ответственность за внесение должностным лицом в официальные документы заведомо ложных сведений, а равно внесение в указанные документы исправлений, искажающих их действительное содержание, если эти деяния совершены из корыстной или иной личной заинтересованности, в виде штрафа в размере от 100 до 200 минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы (иного дохода осужденного) за период от одного до двух месяцев, либо обязательными работами на срок от 180 до 240 часов, либо исправительными работами на срок от одного года до двух лет, либо арестом на срок от трех до шести месяцев, либо лишением свободы на срок до двух лет. На практике применение указанной статьи становится возможным в случае, если будет доказано, что руководитель предприятия (должностное лицо, ответственное за обращение с трудовыми книжками работников предприятия) совершил виновные действия из корыстной или иной личной заинтересованности — например, предложив работнику взятку за оформление в трудовой книжке записи с «удобной» для него формулировкой увольнения.

Согласно ст. 293 УК РФ («Халатность») совершение руководителем предприятия (руководителем кадрового органа предприятия) виновных действий, повлекших существенное нарушение прав и законных интересов работников и (или) предприятия в целом — например, необеспечение (ненадлежащее обеспечение) сохранности трудовых книжек работников, повлекшее за собой их массовую утрату, — наказывается штрафом в размере от 100 до 200 минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы (иного дохода осужденного) за период от одного до двух месяцев, либо обязательными работами на срок от 120 до 180 часов, либо исправительными работами на срок от шести месяцев до одного года, либо арестом на срок до трех месяцев.

Статья 324 УК РФ предусматривает привлечение к ответственности виновных лиц за незаконное приобретение и (или) сбыт официальных документов. К числу таких документов относятся, в частности, бланки трудовой книжки и вкладыши в нее. Заметим, что порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее определен Правилами ведения и хранения трудовых книжек и Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 22 декабря 2003 г. N 117н (см. заключительный раздел настоящей статьи). Нарушение данного порядка по вине работодателя может повлечь за собой наказание штрафом в размере от 100 до 200 минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы (иного дохода осужденного) за период от одного до двух месяцев, либо исправительными работами на срок до одного года, либо арестом на срок до трех месяцев.

Наконец, в соответствии со ст. 325 УК РФ («Похищение или повреждение документов, штампов, печатей. «) работодатель, по вине которого было допущено (совершено) похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов (к числу которых относятся бланки трудовой книжки и вкладыша в нее), совершенные из корыстной или иной личной заинтересованности, может быть наказан штрафом в размере от 200 до 500 минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы (иного дохода осужденного) за период от двух до пяти месяцев, либо исправительными работами на срок до двух лет, либо арестом на срок до четырех месяцев, либо лишением свободы на срок до одного года. Похищение у гражданина паспорта или другого важного личного документа (в т. ч. трудовой книжки) наказывается штрафом в размере от 100 до 200 минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы (иного дохода осужденного) за период от одного до двух месяцев, либо исправительными работами на срок до одного года, либо арестом на срок до трех месяцев.

Читайте так же:  Как объединить земельные участки в один с двумя кадастровыми номерами, находящиеся в собственности

В свою очередь, работник, виновный в подделке документов (изготовлении поддельных документов) либо их бланков, в соответствии со ст. 327 УК РФ может быть наказан ограничением свободы на срок до трех лет, либо арестом на срок от четырех до шести месяцев, либо лишением свободы на срок до двух лет. В случае использования заведомо подложного документа, в том числе трудовой книжки (вкладыша в нее) или иных документов (например, при трудоустройстве), работник может быть наказан штрафом в размере от 100 до 200 минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы (иного дохода осужденного) за период от одного до двух месяцев, либо обязательными работами на срок от 180 до 240 часов, либо исправительными работами на срок до двух лет, либо арестом на срок от трех до шести месяцев.

Материальная ответственность работодателя и работника за причинение ущерба другой стороне трудовых отношений определена и вытекает из положений ст. ст. 165, 234 и 394 ТК РФ. В случаях, предусмотренных законодательством, наступление материальной ответственности определяется по решению суда.

Обеспечение работодателей бланками трудовой книжки

В соответствии с п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее. Изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также обеспечение ими работодателей осуществляются в Порядке, утвержденном Приказом Минфина России от 22 декабря 2003 г. N 117н «О трудовых книжках».

В связи с тем что бланки трудовой книжки и вкладыша в нее должны иметь соответствующую степень защиты, изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку возложено на Объединение государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков — Объединение «Гознак» Минфина России. Обеспечение работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку может осуществляться распространителями — юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, отвечающими требованиям, установленным Объединением «Гознак».

Обеспечение работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется на платной основе в соответствии с договорами, заключенными с Объединением «Гознак» или распространителем. Доставка работодателям бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется службами доставки защищенной полиграфической продукции, либо непосредственно работодателем со склада Объединения «Гознак» или распространителя, либо иным способом по соглашению сторон в соответствии с законодательством РФ.

При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель в соответствии с п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на приобретение бланков. При массовой утрате трудовых книжек работников предприятия вследствие чрезвычайных обстоятельств, а также при неправильном первичном заполнении трудовой книжки (вкладыша в нее) либо в случае их порчи не по вине работника стоимость бланков оплачивается работодателем.

Трудовые книжки: бланки, покупка, учет, хранение

  • Косульникова Марина | главный бухгалтер ООО «Галан»

П орядок ведения, учета и хранения трудовых книжек на практике постоянно вызывает споры. Учитывая, что именно трудовая книжка является подтверждением стажа сотрудника, все ошибки, связанные с ее ведением, не лучшим образом отражаются на работнике. Рассмотрим покупку, учет и хранение трудовых книжек, за которые ответственна чаще всего именно бухгалтерия.

Бланки трудовых книжек и вкладышей

Впервые трудовые книжки появились в 1919 г. в Москве и Петрограде. Однако уже в 1923 г. трудовые книжки были упразднены, т.к. их заменили удостоверения личности. А с 1926 г. стали действовать трудовые списки, в соответствии с которыми работникам выдавались справки. И только в 1939 г. для всех рабочих и служащих была введена трудовая книжка единого образца. С 1940 г. появился и вкладыш в трудовую книжку.

В прошлом веке можно было увидеть трудовую книжку колхозника и трудовую книжку старателя, также существовало еще 15 разновидностей трудовых книжек на языках союзных республик.

В настоящее время действуют новые бланки трудовых книжек и вкладышей 1 . Их формы утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках». Образцы трудовой книжки и вкладыша можно посмотреть в приказе Минфина России от 22.12.2003 № 117н «О трудовых книжках».

Защитный комплекс трудовой книжки включает в себя двухтоновой водяной знак, защитные волокна, бумага имеет две химические защиты – от вытравливания и для идентификации подлинности. На листы книжки нанесена гильоширная сетка, невидимая уф-краска, имеется ирисный переход и микротекст. Документ сшит защищенными нитками специальным швом, что исключает возможность замены листов.

Порядок приобретения бланков

Работодатель всегда обязан иметь в наличии необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Это следует из п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила).

Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша утвержден приказом Минфина России от 22.12.2003 № 117н «О трудовых книжках» (далее – Порядок).

Важно знать, что с 1974 г. трудовая книжка печатается исключительно на ГОЗНАКе.

Распространением бланков трудовых книжек занимаются юридические лица и индивидуальные предприниматели, отвечающие требованиям, установленным изготовителем (п. 3 Порядка). Они предусматривают организованные охрану, транспортировку, учет и складирование бланков и документов. ГОЗНАК заключил соответствующие договоры и работает над выполнением заказов фирм, которые являются официальными распространителями трудовых книжек и вкладышей в них 2 .

Работодатели покупают трудовые книжки и вкладыши к ним у изготовителя либо распространителя на основании соответствующих договоров (п. 4 Порядка).

В бухгалтерском учете покупку трудовых книжек и вкладышей в них отражают следующим образом:

  • Дебет 91 «Прочие расходы» Кредит 60 – приобретены бланки трудовых книжек и вкладышей в них 3 ;
  • Дебет 19 Кредит 60 – НДС по оприходованным бланкам;
  • Дебет 68 «НДС» Кредит 19 – принят к вычету НДС по оприходованным бланкам;
  • Дебет 60 Кредит 51 (50) – оплачены бланки;
  • Дебет 006 – оприходованы бланки трудовых книжек и вкладышей в них.

Для целей налогообложения прибыли затраты на покупку трудовых книжек и вкладышей могут быть учтены согласно подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (письмо Минфина России от 26.09.2007 № 07-05-06/242).

Читайте так же:  Право семей с детьми на региональный материнский капитал

Административная ответственность

Несоблюдение порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек является административным нарушением, за что налагается штраф (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

  • на должностных лиц – от 1000 до 5000 руб.;
  • на предпринимателей – от 1000 до 5000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;
  • на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Причем нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым наказанию за аналогичное административное правонарушение, влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).

Назначаем ответственное лицо

По общему правилу ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя (п. 45 Правил).

При этом работодатель приказом или распоряжением (см. Пример 1) назначает ответственное лицо по работе с трудовыми книжками (п. 45 Правил). Если в организации есть кадровое подразделение, то это, как правило, его руководитель. Если же такой структурной единицы нет, этим занимается бухгалтер.

Приказ о назначении уполномоченного лица, отвечающего за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек

Не забудьте условие о работе с трудовыми книжками прописать в должностных обязанностях сотрудника (см. Пример 2).

Фрагмент должностной инструкции и/или трудового договора

Учет трудовых книжек

Учет бланков трудовых книжек и вкладышей

Все бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке (п. 42 Правил). За основу можно взять образец заявки на выдачу бланков, приведенный в Примере 3.

Заявка на выдачу бланков трудовых книжек и вкладышей

Испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта (п. 42 Правил). Указанный акт оформляют в произвольной форме (см. Пример 4).

В бухгалтерском учете испорченные бланки трудовых книжек и вкладышей списывают с забалансового счета 006 «Бланки строгой отчетности»:

  • Кредит 006 – списаны испорченные бланки трудовых книжек и вкладышей в них.

Акт об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей в них

Сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладышей, вносят в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей (п. 41 Правил). Форма указанной книги приведена в приложении № 1 к постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

Образец заполнения см. в Примере 5.

По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. При этом следует указать суммы, полученные за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации (п. 42 Правил). Данный отчет составляется в произвольной форме.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

Отчет об использовании бланков трудовых книжек и вкладышей в них

Журнал учета трудовых книжек (образец)

Все работодатели обязаны организовать учет трудовых книжек работников, а также бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Для этого ведется журнал или книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 40 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Книга учета движения трудовых книжек

Книга учета движения трудовых книжек (образец)

Книга учета трудовых книжек заполняется кадровой службой или иным подразделением организации, которое оформляет прием или увольнение сотрудников. В книге учета регистрируются все трудовые книжки с указанием серии и номера документа, принятые от работников при поступлении их на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них, выданные работникам впервые. При расторжении трудового договора с сотрудником в книге учета фиксируется выдача ему трудовой книжки: проставляется дата выдачи трудовой книжки и подпись уволенного работника в ее получении на руки (п. 41 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Как вести книгу учета движения трудовых книжек

Книга учета трудовых книжек и вкладышей в них должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя и скреплена печатью организации (п. 41 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Новую книгу учета начинают оформлять заново только после окончания старой книги. Срок хранения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним составляет 75 лет (п. 695 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Форма книги учета движения трудовых книжек утверждена приложением 3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

Скачать бланк книги учета трудовых книжек можно по ссылке.

За отсутствие книги учета движения трудовых книжек или за неправильное заполнение книги организации (предпринимателю) может грозить наложение административного штрафа за нарушение трудового законодательства (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ ):

  • на должностных лиц в размере от 1 000 рублей до 5 000 рублей;
  • на индивидуального предпринимателя в размере от 1 000 рублей до 5 000 рублей;
  • на юридических лиц в размере от 30 000 рублей до 50 000 рублей.
Видео (кликните для воспроизведения).

Образец заполнения книги учета движения трудовых книжек можно бесплатно скачать по ссылке.

Источники


  1. Рассказов, Л. П. Теория государства и права / Л.П. Рассказов. — М.: Инфра-М, РИОР, 2014. — 480 c.

  2. Адвокатская деятельность и адвокатура в России / Под редакцией И.Л. Трунова. — М.: Юрайт, 2016. — 528 c.

  3. Владимиров Л. Л. Е. Владимиров. Защитительные речи и публичные лекции; Издание П. В. Каменского — М., 2010. — 497 c.
  4. Юсуфов, А. Г. История и методология биологии / А.Г. Юсуфов, М.А. Магомедова. — М.: Высшая школа, 2014. — 238 c.
  5. Белецкий, А.С. Настольная книга судебного пристава-исполнителя / А.С. Белецкий. — М.: АСТ, 2015. — 881 c.
Организация учета трудовых книжек
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here