Особенности оплаты расходов на такси в командировке – оплачиваются ли, на основании каких подтвержда

Полная информация по теме: "Особенности оплаты расходов на такси в командировке – оплачиваются ли, на основании каких подтвержда" с профессиональной точки зрения. Если будут вопросы - задавайте их нашему дежурному специалисту.

Если сотрудник воспользовался такси

Лагутина Л. Г., старший преподаватель, МИЭМП, кафедра «Бухгалтерский учет и аудит»

Если работник воспользовался в командировке такси, расходы на такой проезд чиновники позволяют учесть в целях налогообложения. Однако здесь нужно учесть некоторые нюансы.

Основания для оплаты проезда

Как установлено статьей 168 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан возмещать работнику командировочные расходы, в частности расходы по проезду.

Положение об особенностях направления работников в служебные командировки утверждено постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. И оно не запрещает использовать в служебных командировках такси (п. 24).

Расходы можно признать в налоговом учете

Расходы на оплату услуг легкового такси, которым работник воспользовался в командировке, могут учитываться в целях налогообложения. Это позволяет сделать подпункт 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ, в соответствии с которым к тратам, учитываемым в целях налого­обложения прибыли, относятся расходы на командировки, в частности на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.

Но учтите: включить расходы на такси в налоговую базу возможно при условии, если они обоснованны и документально подтверждены.

По мнению Минфина России, обоснованность расходов должна оцениваться с учетом того, намерен налогоплательщик получить экономический эффект или нет (письмо от 8 ноября 2011 г. № 03-03-06/1/720).

При этом налогоплательщик вправе самостоятельно оценивать эффективность и целесообразность понесенных затрат (определение Конституционного суда РФ от 4 июня 2007 г. № 320-О-П).

А вот чтобы подтвердить расходы на использование такси в служебных поездках документально, Минфин России рекомендует использовать такие первичные документы, как заказ-наряд и квитанцию на оплату пользования легковыми такси. Об этом – в письмах от 4 ок­тября 2011 г. № 03-03-06/1/621, от 27 августа 2009 г. № 03-03-06/2/162, от 31 июля 2009 г. № 03-03-06/1/505, от 22 мая 2009 г. № 03-03-06/1/339.

Обязательные реквизиты этих документов установлены в приложениях 4 и 5 к Правилам перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утвержденным постановлением Правительства РФ от 14 февраля 2009 г. № 112. В частности, заказ-наряд на предоставление транспортного средства для перевозки пассажиров и багажа должен содержать:

– наименование документа и дату его составления;

– наименование, адрес, номер телефона и ИНН фрахтователя (для физлица – фамилия, инициалы, паспортные данные, адрес и номер телефона);

– наименование, адрес, номер телефона и ИНН фрахтовщика;

– марку транспортного средства и его госномер;

– фамилию и инициалы водителя;

– адрес пункта подачи транспортного средства, а также дату и время по­дачи;

– наименования конечного и промежуточных пунктов маршрута, в которых предполагается остановка;

– стоимость пользования транспортным средством;

– должность, фамилию, инициалы и подпись лица, уполномоченного на проведение расчетов за пользование транспортным средством;

– время прибытия транспортного средства в пункт подачи, а также время его убытия после завершения перевозки;

– количество перевезенных пассажиров;

– должность, фамилию, инициалы и подпись фрахтователя или уполномоченного им лица, удостоверяющего выполнение заказа-наряда.

А квитанция на оплату пользования легковым такси должна включать в себя следующие реквизиты:

– наименование, серию и номер квитанции на оплату пользования легковым такси;

– наименование фрахтовщика, его адрес, номер телефона, ИНН;

– дату выдачи квитанции на оплату пользования легковым такси;

– стоимость пользования легковым такси;

– фамилию, имя, отчество и подпись ли­­ца, уполномоченного на проведение расчетов.

Когда с оплаты за такси НДФЛ не удерживается

Суммы оплаты командированному работнику произведенных им расходов носят компенсационный характер, поэтому они не облагаются налогом на доходы физлиц. Основание – пункт 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ.

Таким образом, фактически произведенные и документально подтвержденные расходы на проезд до места назначения и обратно, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа не включаются в налоговую базу по налогу на доходы физических лиц.

[1]

При этом ни трудовым, ни налоговым законодательством (ст. 217 Налогового кодекса РФ) не предусмотрено ограничений в отношении видов транспорта, которые работник может использовать для проезда до места назначения и обратно.

Поэтому возмещение расходов на такси можно считать компенсационной выплатой.

Такое мнение финансисты высказали в письмах от 27 июня 2012 г. № 03-04-06/6-180, от 25 апреля 2012 г. № 03-04-05/9-549.

Начисление страховых взносов

К расходам на командировки работников, не облагаемым страховыми взносами, относятся, в частности, фактически произведенные и документально подтвержденные целевые затраты на проезд до места назначения и обратно (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации…»).

Расходы командированного работника по оплате проезда на такси от аэропорта до гостиницы и обратно в случае их экономического обоснования и документального подтверждения взносами не облагаются (письмо Минздравсоцразвития России от 5 августа 2010 г. № 2519-19).

Расходы на проезд на такси должны быть документально подтверждены.

[2]

Правила оплаты проживания в командировке в 2019 году

Направляя сотрудника в служебную поездку, работодатель должен не только сохранить на такой период его зарплату, компенсировать расходы на проезд, выплатить денежное содержание, но и произвести оплату проживания в командировке в 2019 году. Возмещение этих расходов является одной из обязанностей руководителя компании.

Выплата за проживание в гостинице

Законодательство устанавливает обязательство работодателя выплачивать убытки, понесенные в связи с оплатой гостиницы в командировке. Но, кроме такого положения, компания может самостоятельно разрабатывать и принимать внутренние правовые акты, регламентирующие порядок возмещения расходов.
Читайте так же:  Жилой дом на землях сельхозназначения

Основными положениями, делающими возможным оплату проживания в командировке являются:

  1. Направление сотрудника по служебным делам должно сопровождаться изданием приказа о рабочей поездке. Такой документ удостоверяет осуществление действий работником в интересах организации.
  2. Оплата затрат осуществляется на основании подтверждающей проживание документации. Это обязательное условие для компенсации таких расходов.
  3. Юридические лица обладают правом устанавливать пределы сумм, возможных к возмещению. Такое правило наиболее характерно для государственных учреждений и направлено на сохранение бюджетных средств. Ими устанавливается минимальный лимит для своих сотрудников.

ВАЖНО! Бюджетные организации не вправе отказать работнику в возмещении понесенных расходов в командировке. Существование приказа об отправлении в рабочую поездку и представлении подтверждения факта проживания, учреждения обязаны компенсировать затраты.

В бюджетном учреждении

Преследуя экономию материальных средств, государственные учреждения производят оплату проживания в командировке по наименьшим нормативам. Обычно, такая сумма не более двух тысяч рублей в сутки.

Для этого командировочному необходимо:

  • В недвижимости размещения нужно в обязательном порядке оформить документ, подтверждающий понесенные траты. Может быть представлена справка, подтверждаемая кассовым чеком по установленной форме. Его выдача удостоверяет факт передачи денежных средств. Документ должен быть составлен в соответствии с требованиями постановления Правительства №359 и содержать следующие реквизиты:
  1. Наименование платежной бумаги.
  2. Серию и номер.
  3. Название организации, предоставляющей услуги.
  4. Подпись и печать организации.

Квитанция должна быть распечатана при помощи автоматизированной системы и содержать соответствующие пометки.

  • Оплаченные расходы за проживание, удостоверенные соответствующими бумагами и заявлением о компенсации понесенных затрат, сдаются в бухгалтерию компании.

Выплачиваются расходы по найму жилья в ближайшую зарплату либо выдаются сразу после приема командировочного отчета. Оплата проживания может производиться до отъезда в командировку в 2019 году, в качестве авансового платежа.

Военнослужащим

Для такой категории лиц сохраняются все гарантии возмещения затрат, связанных с оплатой проживания в гостинице в командировке. Такие траты возмещаются им в полном размере Минобороны РФ. Нормативы выплат для них устанавливаются в зависимости от занимаемого им поста и статуса военного.

Нормы оплаты

Учитывая, что законодательно не устанавливаются пределы возмещения понесенных затрат, каждый работодатель определяет их границы по своему желанию. Размер компенсации может варьироваться из-за вида служебной поездки – на территории субъектов, в границах России и за её пределами – и может составлять от 1500 до 3500 руб.

При этом необходимо обращать внимание на оплату сбора на прибыль.

Компенсация стоимости аренды отеля в рабочей поездке не относится к доходу. Но такое правило, используется для получения более крупного возмещения. Поэтому НК РФ определяет ограничения, в связи с которым НДФЛ не начисляется, когда расход за проживание в гостинице не выше 3500 руб/сутки. В такой ситуации служащему полностью оплачиваются понесенные траты.

Если проживание в командировке превысило максимально установленную норму, ему могут быть компенсированы затраты, но с суммы превышения такой стоимости будет удержан налог на полученные доходы в размере 13%.

Оплата проживания без подтверждения

Возмещение трат на отель в командировке без представления удостоверяющих документов может производится только после получения согласия администрации компании. В этом случае бухгалтерии нужно будет найти другие причины для начисления выплаты сотруднику, так как оплата затрат на жилье производится только после представления подтверждающей документации. При их отсутствии оснований для перечисления оплаты нет.

Таким образом, отсутствие удостоверяющей документации может поставить в затруднительное положение специалистов из бухгалтерии. Невозможность удостоверить факты понесенных трат, проверить их состоятельность и действительность нахождения, лишает оснований для осуществления возмещения.

Компенсация оплаты найма жилья в командировке

Находясь в рабочей поездке, сотрудник может воспользоваться арендой квартиры. При этом у него должен быть документ, подтверждающий понесенные расходы. В таком случае, между руководителем компании и командируемым необходимо достижение соглашения о найме жилья в командировке непосредственно у хозяина квартиры. Подтвердить период нахождения в поездке и понесенные расходы можно, заключив арендный договор между сторонами. К нему должна прикладываться расписка владельца недвижимости о передаче всей стоимости за наем. (общая и в сутки).

Письмом Минфина России от 05.12.2011г. №03-03-061802 определено, что компенсация работнику оплаты арендованной недвижимости, в том числе, сумма коммунальных платежей в жилом объекте, нанятого на период командирования, входят в состав расходов по найму жилья

Если такие траты не имеют документального удостоверения, то выплаты не облагаются НДФЛ только в размере:

  • Поездка по России – 700 руб. в день,
  • Заграничная поездка – 2500 руб. в день.

Важно запомнить, что оплачиваются расходы за проживание, понесенные в командировке, только после того, как сотрудник сможет их подтвердить. В противном случае, возможно взыскание с них налога на прибыль.

Минфин сообщил, какими документами можно подтвердить расходы на проезд на такси в командировке

Расходы командированного работника на такси можно учесть при расчете налога на прибыль только при наличии чека ККТ или БСО, содержащего все обязательные реквизиты, включая подпись уполномоченного лица. Электронная квитанция, отправленная перевозчиком по электронной почте, расходы на такси не подтверждает. Такой вывод следует из письма Минфина России от 10.06.16 № 03-03-06/1/34183.

В комментируемом письме рассмотрена следующая ситуация. Работники, направленные в командировку, несут расходы на проезд на такси. В некоторых случаях организация-перевозчик присылает по электронной почте квитанцию об оплате. Этот документ содержит следующие реквизиты: данные о перевозчике, стоимость такси, пункты маршрута, длительность и расстояние маршрута, имя и фамилия пассажира — командированного сотрудника, данные о платеже (последние четыре цифры номера банковской карты). Вместе с тем в квитанции отсутствует подпись (электронная подпись) уполномоченного лица, а также номер и серия документа. Может ли такой документ подтвердить расходы командированного сотрудника на оплату такси? В Минфине считают, что не может.

Чиновники напоминают, что расходы организации на командировки, в частности, на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы относятся к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом на основании пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса затраты налогоплательщика должны быть подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. Расходы на оплату услуг такси можно подтвердить с помощью кассового чека или квитанции в форме бланка строгой отчетности. Обязательные реквизиты квитанции приведены в приложении № 5 к Правилам перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом (утв. постановлением Правительства РФ от 14.02.09 № 112). К ним относятся:

  • наименование, серия и номер квитанции на оплату пользования легковым такси;
  • наименование фрахтовщика;
  • дата выдачи квитанции на оплату пользования легковым такси;
  • стоимость пользования легковым такси;
  • фамилия, имя, отчество и подпись лица, уполномоченного на проведение расчетов.
Читайте так же:  Кому платится минимальное пособие по уходу за ребенком до 1.5 лет — актуальные размеры выплаты

Таким образом, организация может учесть расходы на проезд командированного работника на такси в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, только при наличии кассового чека либо квитанции в форме БСО, которая должна содержать перечисленные выше реквизиты. Если в документе отсутствует хотя бы один из обязательных реквизитов, то такой документ не может подтверждать расходы организации.

Особенности оплаты проживания без предоставления подтверждающих документов при командировке

После командировки без подтверждающих документов оплаты проживания можно встретиться с определенными проблемами, например: неподтвержденные расходы на проживание в командировке и не только.

И без этих бумаг, которые подтверждают или могли бы подтвердить все расходы за проживание, вряд ли можно получить желаемую компенсацию.

О неподтвержденных расходах

Если бумаги все-таки присутствовали, но были утеряны, то возместить расходы можно, но лишь при таких условиях: если договор (коллективный, о командировках и другой) предусматривает возмещение или компенсацию (соответствующую законодательству страны, в этом случае Российская Федерация), когда работник, проживает или проживал без документов, которые подтвердили бы расходы за жилье. В 2019 году нужно дополнительно к этому оплачивать страховые взносы.

Сравнение: с документами и без них

При наличии документов:

Если работник (налогоплательщик) представляет работодателю все необходимые документы за расходы на жилье, то он выплачивает работнику все, кроме суточных. К примеру: за один день работнику, находящемуся в пределах страны, он может выплатить не больше 700 рублей, а за ее пределами не больше 2500 рублей в день в 2019 году. Плюс расходы на дорогу и другие услуги, в том числе и за аренду жилого помещения (платный провоз багажа, услуги связи и подобные, вторичные расходы).

Если подтверждающих бумаг нет:

Если работник (налогоплательщик) не представляет бумаги, которые подтверждают расходы за жилье, так как их нет, то суммы всех представленных выше оплат проживания без подтверждающих документов в командировке незамедлительно освобождаются от какого-либо налогообложения. Остальное остается так же: в пределах страны работодатель может выплатить не больше 700 рублей, а за ее пределами не больше 2500 рублей в день в 2019 году. Но денег за дополнительные расходы вряд ли можно ждать, но иногда – можно.

Здесь прекрасно видно, что меняется лишь оплата за условия нахождения в командировке.

Проживание без подтверждающих документов

Если бумаги, которые могут подтвердить все расходы на найм жилья в месте командировки нет, это не значит, что работника не ждет компенсация, так как сейчас, в 2019 году, очень часто все решается в пользу этого работника.

И так понятно, что уезжая, у физического лица должно быть где-то жилье, и организация, на которую он работал, просто обязана выдать ему хоть какую-то часть средств на покрытие подобных расходов. Бывает так, что эти средства могут списаться из уже выданного аванса. Организация сама выделяет сумму, а ее величина все равно будет меньше настоящей затраты работником.

Важно! Если есть возможность, то можно запросить среднюю цену на найм жилья у агентства недвижимости и отталкиваться от этой, средней цены во всех остальных разбирательствах.

Для чего это нужно? При судебных разбирательствах без документов, руководствуясь лишь словами (если до такого дойдет), судья не будет разбираться, и дело сойдет к нулям.

Командировочные, естественно, будут выплачены, а вот с этими, сторонними затратами на жилье, без документов, ожидать чего-то большего – не получится.

Отсутствие документов на найм жилья у частных лиц

Документация

Аренда квартиры, комнаты у частного лица или же совместное проживание с ним тоже предусматривает за собой письменный договор (документ), в котором должны быть указаны: оплата за найм (стоимость), срок (на который арендуется), обязанности и различные права арендодателя. А для заключения договора потребуются лишь паспорт обоих лиц.
Видео (кликните для воспроизведения).

Очень рекомендуется проверить все документы арендодателя и убедиться в том, что это именно его квартира или комната, попросить выписку и документ о правах собственности. Проблем со всем этим возникнуть не должно, если арендодатель окажется добросовестным человеком, да и если он сдает квартиру не в первый раз, то уже привык к таким вопросам и просьбам и для него это нормально.

Бухгалтеры, что представляют организацию, в которой берущий найм человек работает, хотят, чтобы ему обязательно оформили все доверенности на то, чтобы заключить договор на имя той самой организации. Но чаще всего – это необязательно. Если имеется определенный к этой теме приказ от директора этой фирмы, в котором написано, зачем, куда и для чего работник отправился, на какую работу и т.д., и договор об аренде жилья, который дается на определенное время (насколько по времени действует данный приказ), у бухгалтера не возникнет к вам претензий.

Аренду жилья в командировке будет лучше оплатить, используя расписку владельца и наличные. Расписка сможет подтвердить, какие были расходы, все это для облегчения работы бухгалтерии, в плюс к этому, все будет принято налоговой инспекций.

Все расходы на проживание в командировке без подтверждающих документов, которые были возмещены директором или работодателем не смогут облагаться НДФЛ, но и не начисляются страховые взносы.

Все что нужно – собирать все требуемые документы и просить заполнять их, ведь они в дальнейшем смогут подтвердить все оплаты за проживание.

Читайте так же:  Правила деловой sms-переписки

Отсутствие документов на проживание в отеле

Документация

С арендой жилья разобрались, но что будет, если человек, который жил в командировке в гостинице не привезет никаких документов: ни чека, ни какой-нибудь квитанции и прочего?

Конечно, если документы были случайно утеряны, то можно с легкостью запросить справку или любой другой документ, который подтверждает факт проживания, позвонив в отель.

Здесь есть одно но, на которое стоит обратить внимание – в справке от отеля должно быть детально расписано, какие услуги отель предоставлял и прочее, а вот компания, отправившая сотрудника, должна представить документы, которые установят, сколько времени сотрудник был на месте, и в каком именно отеле он находился.

И то, налоговую службу могут не очень удовлетворить некоторые моменты. Для этого компании стоит подготовиться к непредвиденным спорам, ведь спор она может выиграть.

Обязательно запросить оплату за все предоставленные услуги в месте проживания, то есть – в отеле. По звонку или другими способами.

Об услугах проживания, предоставленных самой фирмой

Может быть так, что командировки от фирмы всегда назначены на одно и то же место, и для этого фирма снимает целый многоквартирный домик или отдельные, многокомнатные квартиры.

В таком случае, фирма сама оплачивает все проживание, но может возникнуть такой вопрос: учитывает ли организация все налогообложения за затраты и прибыль аренды квартир? Ответ будет – да, но только за определенный период фактического проживания.

Если договор заключен, например, на год, то срок для всех участвующих в командировке сотрудников, по очереди проживающих в этом месте, будет 11 месяцев, а оставшийся двенадцатый месяц будет считаться ничем не обоснованным расходом компании.

До вокзала на такси: оцениваем налоговые последствия

Если работодатель направил работника в командировку, он обязан возместить ему в том числе расходы по проезду. Порядок и размеры возмещения работникам расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ст. 168 ТК РФ).

Трудовой кодекс не конкретизирует, что именно подразумевается под расходами по проезду. Для того чтобы понять, какие именно расходы можно возместить работнику, обратимся к Положению об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденному постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749. В пункте 12 этого документа сказано, что расходы по проезду к месту командировки на территории РФ и обратно к месту постоянной работы помимо прочего включают расходы по проезду транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы.

Отметим, что в ранее действовавшей Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.88 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР» было установлено, работнику возмещаются расходы на оплату проезда к месту командировки и обратно в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси).

К сожалению, на сегодня действующее законодательство не дает четкого ответа на вопрос, относится ли такси к транспорту общего пользования. Именно поэтому и возникают вопросы о правомерности учета при расчете налога на прибыль расходов на оплату такси до аэропорта при направлении работника в командировку и удержании с компенсации работнику таких сумм НДФЛ.

Налог на прибыль

Свою точку зрения о том, учитываются ли для целей налогообложения прибыли расходы компании на оплату проезда работника на такси до аэропорта или железнодорожного вокзала при его направлении в командировку, неоднократно высказывал Минфин России. Финансисты разрешают учитывать такие расходы на основании подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. Напомним, что согласно этой норме Кодекса в состав расходов для целей налогообложения прибыли включаются расходы на командировки, в частности, на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы. Такая позиция содержится в письмах Минфина России от 14.06.2013 № 03-03-06/1/22223, от 11.07.2012 № 03-03-07/33, от 08.11.2011 № 03-03-06/1/720, от 04.10.2011 № 03-03-06/1/621 и др.

При этом специалисты финансового ведомства указывают, что учесть расходы на оплату проезда командированного работника на такси до аэропорта или вокзала можно только в том случае, если такой расход документально подтвержден и экономически обоснован (ст. 252 НК РФ).

Документальным подтверждением может служить либо чек ККТ, либо квитанция на оплату пользования легковым такси (п. 2 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных

денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт»). Если используется квитанция, то она должна содержать все обязательные реквизиты, предусмотренные Правилами перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утвержденными постановлением Правительства РФ от 14.02.2009 № 112.

Что касается экономической обоснованности, то здесь нужно исходить из того, что налоговое законодательство не содержит понятия экономической целесообразности и не регулирует порядок и условия ведения финансово-хозяйственной деятельности, обоснованность расходов, уменьшающих в целях налогообложения полученные доходы, не может оцениваться с точки зрения их целесообразности, рациональности и эффективности или полученного результата. В силу принципа свободы экономической деятельности (п. 1 ст. 8 Конституции РФ) налогоплательщик осуществляет ее самостоятельно на свой риск и вправе самостоятельно и единолично оценивать ее эффективность и целесообразность (Определение Конституционного суда РФ от 04.06.2007 № 320-О-П).

Приведем аргументы, которые помогли одной из компаний доказать в суде экономическую обоснованность расходов на оплату проезда работника на такси до аэропорта:

— необходимость решения рабочих и производственных вопросов предприятия в максимально короткие сроки;

— ограниченное число авиарейсов по маршруту командировки;

— некруглосуточное движение общественного транспорта в г. Москве, возможные сбои в движении общественного транспорта (постановление ФАС Московского округа от 05.07.2010 № КА-А40/101594/09-114-716 (Определением ВАС РФ от 02.12.2010 № ВАС-14126/10 отказано в передаче дела в Президиум ВАС РФ для пересмотра в порядке надзора)).

Читайте так же:  Право на социальный налоговый вычет по ндфл при дистанционном обучении детей

В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ не облагается НДФЛ оплата командировочных расходов. В число таких расходов включена и документально подтвержденная оплата проезда работника в аэропорт или на вокзал в местах отправления. При этом в данной норме не уточняется, каким транспортом должен добираться работник до аэропорта или вокзала.

По мнению Минфина России, высказанному в письме от 27.11.2013 № 03-04-05/51373, ст. 217 НК РФ не содержится ограничений в отношении видов средств транспорта, используемых работником для проезда в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок. Таким образом, суммы оплаты организацией проезда работника на такси от аэропорта до гостиницы и обратно, в том числе в транзитном городе по пути следования в служебную командировку, являются возмещением командировочных расходов работника и не подлежат обложению НДФЛ.

Аналогичная позиция содержится в письмах Минфина России от 25.04.2012 № 03-04-05/9-549, от 26.01.2005 № 03-03-01-04/2/15, УФНС России по г. Москве от 19.12.2007 № 28-11/121388.1.

Суды поддерживают такой подход (постановление ФАС Северо-Западного округа от 15.12.2008 № А05-2964/2008 (Определением ВАС РФ от 15.04.2009 № ВАС-4283/09 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ для пересмотра в порядке надзора)).

Особенности оплаты такси в командировке в 2019 году

При осуществлении расходов на такси в служебной командировке их можно учитывать при вычислении налогообложения. Однако для этого потребуется обосновать их целесообразность и подтвердить документально.

Использование в командировке такси

При осуществлении хозяйственной деятельности компании отправляют своих сотрудников в рабочие командировки. Статьей 167 ТК РФ устанавливается оплата работодателем понесенных трат, сделанных убывшим в командировку. На основании принятого правового акта локального характера, сотруднику компенсируются затраты, производимые при исполнении рабочего задания, например, компенсируется проезд на такси. Кроме того, они должны быть санкционированы или определяться коллективным соглашением.

Например, устанавливается, что служащему компанией оплачивается перемещение на такси:

  • До конечной цели и назад в место повседневного осуществления рабочих обязанностей.
  • До пункта прибытия или выезда (к примеру, от гостиницы до ж/д вокзала).
  • По рабочим обязанностям во время поездки.

Это следует учитывать при распределении командировочных, прежде чем этим воспользоваться.

Подтверждающие документы

Когда траты на использование такси одобрены руководством, сотруднику необходимо представить с авансовым отчетом:
  • Заказной наряд.
  • Квитанцию на установленном бланке.
  • ККЧ, выдаваемый водителем после поездки.

Документация должна содержать необходимую информацию и не противоречить требованиям Правил, регламентированных постановлением Правительства РФ от 14.02.2009 № 112.

В отсутствие такой документации возмещение оплаты, понесенной при поездке в такси, оплачиваться не могут в 2019 году. Электронный чек, направленный по почте онлайн связью, не может выступать удостоверяющим доказательством.

Платежный документ должен включать:

  • Обязательные данные в виде номера и серии.
  • Название компании, осуществляющей перевозку.
  • ИНН, ОГРН и иную информацию.
  • Стоимость оказанной услуги.
  • Дату выдачи.
  • Роспись ответственного лица, оформившего платежку.

Возмещение распределяется в статью издержек юридического лица, на сумму которых будет уменьшаться её основа для исчисления сбора на прибыль. При этом важным условием становятся подтверждающие документы, свидетельствующие о состоявшемся перемещении, и что оно совершено в целях организации деятельности, преследующей получение прибыли.

Как учитывается НДФЛ с восполнения командировочных трат?

Соблюдая необходимые требования, сумму возмещения оплаты такси нужно учитывать в затратах при вычислении сбора на прибыль. НДФЛ и другие взносы не подлежат обложению ставкой налога. Они входят в структуру издержек при подсчете налога на доходы.

Статьями 252 и 270 НК РФ не запрещено вносить в состав доходов стоимость поездок на такси направленного в командировку служащего. Важным условием является обязательность подтверждения сумм возмещения доказательствами и их экономическое обоснование.

Судами признается уменьшение величины прибыли, облагаемой сбором, в размере компенсации соответствующих поездок в командировке, как при передвижении для исполнения служебных обязанностей в течение всего времени и до места убытия, так и в случае перемещения к месту работы и назад. Законодательно не ограничено применение разновидностей транспорта в командировке.

При этом компенсация перемещения в связи с производственной необходимостью, для решения задач в интересах компании, а не направленного работника. Поэтому оплата таких издержек не может составлять его доход, облагаемый налогом.

ВАЖНО! Все положения действительны при предоставлении сотрудником документации, прикладываемой к отчетности по возвращении из поездки. В их роли выступают кассовый чек или квитанция определенного формата. Они должны включать необходимые данные, определяемые приложением 5 Правил перевозок пассажиров и багажа автотранспортом, утверждаемого постановлением Правительства от 14.02.2009 № 112.

Компания или ИП, осуществляющие операции по перевозке людей, могут самостоятельно разработать платежную форму. Необходимо, чтобы в ней присутствовали обязательные сведения, предусмотренные Порядком осуществления наличных денежных расчетов без применения ККТ (постановление Правительства РФ от 06.05.08 № 359).

При этом существующая практика судов, указывающая, что неисполнение перевозчиком правил составления удостоверяющей документации не говорит о том, что издержки понесены не обосновано (определение Саратовского областного суда от 06.03.13 № 33-1292).

Таким образом, возмещение сотруднику понесенных издержек в такси не может облагаться НДФЛ, несмотря на маршрут передвижения. Ведь он связан с выполнением им своих рабочих обязанностей.

Расходы в командировке: чем подтвердить и как оплатить

Какими документами подтвердить авансовый отчет по командировке

По роду профессиональной деятельности каждый пятый работник уезжает в командировки, которые оплачиваются работодателем и учитываются в бухгалтерском учете на основании документов. Ниже даны ответы на важные вопросы: какие затраты возмещаются работодателем, какие документы нужны для подтверждения командировочных расходов, как оплатить суточные без документов.

1. Типы командировочных расходов

2. Как правильно отразить порядок

3. Какие документы нужны для подтверждения командировочных расходов:

3.1. как подтвердить расходы на проезд в командировку

3.2.документы, подтверждающие командировочные расходы по аренде жилья

3.3. какие документы необходимы для подтверждения командировочных затрат за ежедневное проживание

3.4. каким документом подтвердить командировочные расходы на прочие нужды сотрудника

Читайте так же:  Постановка на учет и снятие с учета в налоговых органах самозанятых - плательщиков нпд

3.5. зарубежная командировка: документы для оформления авансового отчета

4. Как отразить командировочные расходы без подтверждающих документов.

В России организация командировок регламентируется ТК РФ и Положением об особенностях направления работников в служебные командировки (от 13.10.2008 г. №749).

Различают следующие типы командировочных расходов:

  • на проезд – платежи за общественный транспорт, плата за проездной билет и выдачу в поезде постельного белья;
  • на бронирование и аренду жилья в месте командировки или остановки;
  • личные затраты (суточные) – на еду и персональные потребности работника;
  • иные затраты на телефон, интернет, банковские и другие услуги.

При командировке за границу работодатель также оплачивает:

  • госпошлину при оформлении загранпаспорта или визы;
  • консульские и аэродромные сборы;
  • сборы за въезд или перевозку автомобиля;
  • оплата медицинского страхования;
  • прочие необходимые платежи.

Как правильно отразить порядок командировок

Процедура и суммы возврата командировочных расходов регламентируются нормативными актами фирмы (ст. 168 ТК РФ). Работодатель указывает здесь точную сумму выплат, правила исчисления и подтверждение командировочных расходов, обосновывающие документы, перечисляются затраты, подлежащих возмещению.

Важно отметить, что не все подряд затраты обоснованы. Следовательно, в список командировочных затрат лучше не вписывать:

  • оплата сервиса в барах и ресторанах;
  • платежи за услуги зала официальных лиц и делегаций в аэропортах;
  • затраты на пользование услуг сторонних организаций.

Так подобные расходы не снижают сумму доходов при расчете налоговой базы налога на прибыль (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Какие документы нужны для подтверждения командировочных расходов

После приезда из командировки специалист обязан за три рабочих дня сдать авансовый отчет по стандартной форме, указав здесь затраты за период отъезда, и документы для оплаты командировочных расходов.

[3]

В зависимости от вида затрат на служебную поездку сотрудник предоставляет документальное доказательство. Как подтвердить расходы на проезд в командировку:

  1. При выезде на транспорте общего пользования (самолет, поезд), на автобусе, троллейбусе, легковом либо грузовом автомобиле, речном и морском судне предоставляется билет; багажная квитанция при сдаче вещей, посадочный талон, купон или распечатка электронного билета;
  1. Служебную поездку на собственном или служебном автомобиле подтвердит путевой лист, маршрутный лист (при не указании в путевом листе места следования), кассовые документы (чек, счет, квитанция, служебная записка;
  1. При проезде на такси сдается кассовый чек, квитанция, заказ-наряд;
  1. При поездке на транспорте организации, которая оказывает услуги по договору: договор об оказании транспортных услуг, акт приема передачи, счет- фактура и платежное поручение.

При покупке электронного билета на железнодорожный транспорт сотрудник предъявляет для отчета контрольный купон, а электронного билета на самолет — маршрутную квитанцию авиабилета и посадочный талон. Оплата покупки билета банковской картой не требует подтверждения выпиской банка.

Документы, подтверждающие командировочные расходы по аренде жилья подразделяются от сдачи в аренду номера в гостинице или квартиры. Так аренду гостиницы специалист подтвердит, приложив к отчету квитанцию, чек, счет, талон либо договор об оказании услуг по аренде номера. Важно, чтоб в документе были указаны данные арендодателя, работника, сроках и цене сдачи.

В случае, пребывания в период отъезда на съемном жилье, работник предоставляет договор найма либо аренды квартиры, доказав оплату распиской арендодателя.

Какие документы необходимы для подтверждения командировочных затрат за ежедневное проживание

Суточные затраты – это персональные расходы работника (например, питание). Но когда командировка один день, то суточные не начисляются. Суммы к уплате суточных при служебной поездке по России — 700 рублей, при зарубежной – 2500 рублей (п.3ст.217 НК РФ). Если потрачена сумма больше лимита, то разница облагается НДФЛ.

Каким документом подтвердить командировочные расходы на прочие нужды сотрудника. Подтверждением иных затрат в командировке послужат чеки, квитанции или счета об уплате телефона, интернета, банковских, курьерских или почтовых услуг.

Зарубежная командировка: документы для оформления авансового отчета. Подобные поездки подтверждаются теми же платежными документами, что и по России. Так как для заграничной командировки требуется заграничный паспорт, то при его оформлении сотрудником, работодатель возмещает оплату госпошлины. Также расходы в поездке за рубеж подтверждают выписки банка по конвертации валюты. При оплате затрат по обмену бухгалтерия фирмы учитывает курс валюты на момент снятия наличных.

Как отразить командировочные расходы без подтверждающих документов

При отсутствии документальных доказательств бухгалтерия не зачислит командировочные к общим расходам для исчисления налога на прибыль. Но установить период командировки, можно приложив счет гостиницы, с указанием количества дней пребывания. Либо сотрудником составляется служебка для подтверждения командировки при утере билета.

Видео (кликните для воспроизведения).

Подводя итоги, важно отметить, что документы, подтверждающие командировочные расходы и правила их оформления указаны в нормативной документации фирмы. В период трех рабочих дней по приезду работник сдает подтверждающие документы для авансового отчета по командировке, помимо суточных. Все доказанные затраты подлежат возмещению за счет средств организации.

Источники


  1. Изварина, А. Ф. Судебная система России. Концептуальные основы организации, развития и совершенствования / А.Ф. Изварина. — М.: Проспект, 2014. — 304 c.

  2. Институт истории естествознания и техники им. С. И. Вавилова. Годичная научная конференция. Том 2. История химико-биологических наук. История наук о земле. Проблемы экологии. История техники и технических наук. — М.: Ленанд, 2013. — 440 c.

  3. Научно-практический комментарий к Федеральному закону «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц». — М.: Проспект, 2013. — 156 c.
  4. Розен, Александр Прения сторон. Времена и люди / Александр Розен. — М.: Советский писатель. Ленинградское отделение, 2013. — 589 c.
  5. Картрайт, Г. Обвиняется в убийстве. История судебных процессов над Калленом Дэвисом / Г. Картрайт. — М.: Прогресс, 2017. — 384 c.
Особенности оплаты расходов на такси в командировке – оплачиваются ли, на основании каких подтвержда
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here