Перечень подтверждающих документов для командировки. чем можно подтвердить командировочные расходы

Полная информация по теме: "Перечень подтверждающих документов для командировки. чем можно подтвердить командировочные расходы" с профессиональной точки зрения. Если будут вопросы - задавайте их нашему дежурному специалисту.

Собираем документы, подтверждающие проезд по электронному билету

Расходы работника должны быть возмещены

Командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Любая командировка связана с расходами. В соответствии с трудовым законодательством затраты работника на командировку должны быть компенсированы. В частности, нужно возместить (ст. 168 ТК РФ):

  • расходы на проезд;
  • расходы по найму жилья;
  • суточные – дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства;
  • иные расходы, понесенные в командировке по согласованию с администрацией.

Размер возмещения понесенных расходов может быть установлен организацией в зависимости от статуса командированного сотрудника. Совершенно не обязательно устанавливать единые для всех лимиты расходования денежных средств в служебных командировках. Так, для руководства компании может быть установлен повышенный размер компенсации командировочных расходов, а для рядовых сотрудников лимиты расходования денег в командировке могут быть более скромным (подробнее об этом см., «Различным категориям работникам можно установить разный размер суточных»).

Командировочные расходы должны быть документально подтверждены

К авансовому отчету о служебной поездке работник должен приложить все документы, подтверждающие расходы на командировку. В том числе, нужно документально подтвердить расходы на проезд.
В случае покупки электронного билета на самолет или поезд следует подтвердить факт оплаты билета и факт поездки. Для этого работник должен предоставить в организацию (письмо Минфина России от 09.01.2017 №03-03-06/1/80056):

  • чек ККТ или иной документ, подтверждающий оплату поездки (слип, чек терминала, банковская выписка, подтверждающая покупку билета и т.д.);
  • маршрут/квитанция электронного билета, если сотрудник использует для поездки самолет (п. 2 приказа Минтранса России от 08.11 2006 №134);
  • контрольный купон электронного билета, если сотрудник едет поездом (п. 2 приказа Минтранса России от 21.08.2012 №322);
  • квитанция электронного многоцелевого документа, если для командировки использован иной вид транспорта, например, автобус (п. 2 приказа Минтранса России от 18.05.2010 №116);
  • посадочный талон;
  • распечатанный электронный билет.

В электронном билете и посадочном талоне должна быть указана следующая информация (письмо Минфина России от 06.06.2017 №03-03-06/1/35214):

  • ФИО командированного работника;
  • номер рейса;
  • маршрут;
  • стоимость билета;
  • дата отправления;
  • время окончания посадки;
  • номер посадочного места;
  • штамп о досмотре.

Если электронный билет составлен на иностранном языке, то его основные реквизиты нужно обязательно перевести на русский, приложив к электронному билету сделанный перевод (письмо ФНС России от 07.06.2011 №ЕД-4-3/8983).

Документы лучше не терять

На практике может возникнуть ситуация, когда командированный работник потерял посадочный талон или не предоставил иные документы, подтверждающие расходы на проезд.
В этом случае расходы на проезд в командировку можно не возмещать вовсе или же возместить, но в минимальном размере. Причем второй вариант является более предпочтительным с точки зрения минимизации рисков возникновения трудового спора с командированным сотрудником.

Конкретный порядок возмещения расходов на проезд в командировку, если, например, потерян посадочный талон, нужно прописать в Положении о командировке или ином локальном акте организации, регулирующем данную сферу («Составляем положение о командировках: образец 2017»).

Часто бывает, что сотрудником утерян посадочный талон. Именно этот документ подтверждает факт поездки сотрудника, если он добирался до места назначения на самолете. В случае утери посадочного талона или контрольного купона при поездке на поезде расходы сотрудника подтвердит справка перевозчика. Справка авиаперевозчика должна содержать (письмо Минфина России от 18.05.2015 № 03-03-06/2/28296):

  • ФИО работника;
  • маршрут следования;
  • номер рейса;
  • номер посадочного места в самолете;
  • стоимость билета;
  • дату полета.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Перечень подтверждающих документов для командировки. Чем можно подтвердить командировочные расходы, проживание, проезд?

Заплатить налоги необходимо до 2 декабря. Если у вас есть вопросы о порядке уплаты или расчете налогов, присылайте их на [email protected] Ответы на самые популярные из них мы опубликуем на портале ГАРАНТ.РУ.

Программа, разработана совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Коллективный договор в организации отсутствует. Имеется утвержденное руководителем положение о командировках, распространяющееся на всех работников предприятия. Командированному сотруднику возмещаются расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, в том числе на такси, на провоз багажа. При отсутствии документов, подтверждающих размер указанных расходов, выплачивается возмещение в размере 800 руб. за одну поездку.
Работнику возмещаются фактические расходы по бронированию и найму жилого помещения. При непредставлении документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты возмещаются в размерах 700 руб. (Россия) и 2500 руб. (загранкомандировка). Работнику возмещаются расходы на служебные телефонные переговоры, которые ведутся сотрудниками в командировках. При отсутствии документов, подтверждающих произведенные расходы (детализации счета), затраты компенсируются в сумме 50 руб. в сутки.
Все указанные расходы установлены в положении о командировках по предприятию.
Возможно ли учесть в затратах в целях исчисления налога на прибыль организаций данные расходы?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Перечисленные в вопросе расходы могут быть признаны для целей налогообложения прибыли, но только при условии их документального подтверждения. Расходы, не подтвержденные первичными учетными документами, не учитываются в целях налогообложения прибыли.
Полагаем возможным признание при налогообложении (с определенной долей риска) затрат в сумме повышенных лимитов на сотовую связь в период нахождения в командировке по аналогии с лимитами расходов на переговоры на рабочих местах.

Читайте так же:  Особые права при приеме на обучение по программам бакалавриата и программам специалитета

Рекомендуем ознакомиться со следующими материалами:
— Энциклопедия решений. Учет расходов на командировки по территории РФ;
— Энциклопедия решений. Расходы по найму жилого помещения при командировках по РФ в целях налогообложения прибыли;
— Энциклопедия решений. Учет возмещения расходов по найму жилого помещения в командировках;
— Энциклопедия решений. Учет компенсации иных расходов в командировках.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член Российского Союза аудиторов Буланцов Михаил

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РСА Мельникова Елена

21 февраля 2017 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2019. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, [email protected]

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), [email protected]

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), [email protected] Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Минфин России рассказал какими документами можно подтвердить расходы на командировку

yacobchuk1 / Depositphotos.com

С целью учета в расходах затрат на проезд работника в командировку организация вправе обосновать оказание услуги перевозки любыми документами, подтверждающими факт использования приобретенных билетов командированными сотрудниками. Напомним, что организация может подтвердить расходы на проезд, например, железнодорожным билетом, авиабилетом и посадочным талоном, маршрут-квитанцией. При поездке на такси расходы подтвердят заказ-наряд и квитанция, или чек ККТ. Такой вывод содержится в письме Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 18 июня 2018 г. № 03-03-07/41457 «О документальном подтверждении расходов на проезд при направлении работников в командировку».

Финансисты отметили, что расходами могут признаваться только документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательшиком. Документы должны быть оформлены согласно требованиям законодательства РФ или обычаям делового оборота на территории иностранного государства, если расходы понесены за пределами России (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса). При этом принципы налогообложения, установленные Главой 25 «Налог на прибыль организации» НК РФ позволяют учесть в составе расходов только те затраты, которые налогоплательщик осуществил в связи с деятельностью, направленной на получение дохода (письмо Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 25 июня 2018 г. № 03-03-07/43330 «О признании расходов для целей налогообложения прибыли»).

Вправе ли налогоплательщик учесть понесенные им убытки при формировании налоговой базы по налогу на прибыль в случае отмены командировки? Узнайте из материала «Учет расходов на командировки по территории РФ» в «Энциклопедии решений. Хозяйственные ситуации» интернет-версии системы ГАРАНТ. Получите полный доступ на 3 дня бесплатно!

Следовательно, при выполнении указанных требований налогоплательщик вправе учесть затраты на проезд сотрудника к месту командировки и обратно в качестве прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

[1]

Отчетные документы за проживание в гостинице: как подтвердить расходы

Что относится к отчетным документам

Каждый работник, отправленный в командировку на несколько дней, имеет право претендовать на возмещение своих затрат на жилье (ст. 168 ТК РФ). Отчетные документы для командировочных официально подтверждают приезд и отъезд работника в место пребывания во время поездки. Если работник остановился в гостинице, то он может предоставить в бухгалтерию для возмещения:

  • счет;
  • различные чеки;
  • отдельные квитанции.

Отчетные документы за проживание в квартире посуточно будут такими:

  • арендный договор на срок пребывания;
  • акт оказания услуг.

Если работник будет проживать в служебной квартире, то оплату за нее производит непосредственно работодатель в безналичной форме.

Оплата проживания в командировке в бюджетной организации, как и в коммерческом учреждении, осуществляется на основании предоставленных командировочным сотрудником бланков строгой отчетности. Всю документацию впоследствии будет проверять налоговая, а значит, все расходные регистры должны быть официальными, с живыми подписями и печатями и корректно заполненными. Сотруднику бюджетного учреждения также важно помнить про лимит суммы, свыше которой он не может заплатить в сутки за жилье. Такой лимит устанавливается непосредственно руководством бюджетной организации и закрепляется в коллективном договоре и положении о командировках.

Какие документы должны дать в гостинице и когда

Оплата гостиницы в командировке может производиться работником за счет своих средств, которые ему потом возместят на рабочем месте, либо за счет предварительно выделенных денег на командировочные расходы (ПП РФ № 749 от 13.10.2008). Согласно ПП РФ № 1085 от 09.10.2015, все гостиничные услуги в обязательном порядке подтверждаются чеком или иным бланком строгой отчетности, следовательно, отель обязан предоставить счет или иной регистр, демонстрирующий факт проживания работника в командировке.

Таким образом, при выписке, то есть по завершении пребывания в отеле, сотрудник должен получить отчетную документацию, отражающую факт его проживания в установленный период времени. Если принимающая сторона осуществляет контрольно-кассовый расчет, то она предоставляет счет за гостиничные услуги. При этом в чек могут быть включены и дополнительные услуги (пп. 12, п. 1 ст. 264 НК РФ).

Читайте так же:  Договор на оказание платных медицинских услуг

Если отель не использует ККТ, он может предложить командировочному самостоятельно разработанные бланки строгой отчетности (ваучеры, квитанции, гостиничные чеки), подтверждающие фактические расходы работника (Письмо Минфина РФ № 03-07-11/9440 от 25.02.2015).

Когда надо отчитаться работодателю

Оплата проживания в гостинице в командировке регулируется не только действующим законодательством, но и внутренними нормативами. Руководитель должен закрепить порядок направления в командировку, сдачи отчетности и возмещения расходов за поездку в коллективном договоре, положении о командировках и иными правовыми актами.

Служащий формирует и предоставляет работодателю авансовый отчет в течение трех дней по возвращении из командировки. В составе авансового отчета должен быть и счет (чек) от отеля. Бухгалтер примет бланк только в том случае, если он будет корректно заполнен. По общему правилу, в такие отчетные бланки должны быть включены следующие сведения:

  • наименование регистра;
  • серия документа;
  • шестизначный номер;
  • название гостиничной организации;
  • регистрационные реквизиты — ИНН, КПП и проч.;
  • адрес;
  • печать.

Не допускается предоставление отчета, распечатанного из обычного документа без специальной верификации автоматизированных систем.

Что делать, если нет отчетных документов

Если по каким-то причинам работник не предоставил отчетные документы, то предприятие может сделать запрос в отель. Принимающая сторона, в свою очередь, должна выслать справку, в которой подтвердит, что сотрудник, находясь в командировке, проживал у них в определенный период времени. Такая документация хоть и вызывает зачастую вопросы у налоговой инспекции, все-таки является косвенным подтверждением расходов и может выступать основанием для взаиморасчетов (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Конкретизирован перечень документов, подтверждающих нахождение работника в командировке

Так, например, закреплено, что в случае отсутствия проездных документов фактический срок пребывания работника в командировке подтверждается документами по найму жилого помещения в месте командирования.

При проживании в гостинице такой срок подтверждается квитанцией (талоном) либо иным документом, подтверждающим заключение договора на оказание гостиничных услуг.

При отсутствии проездных документов, документов по найму жилого помещения работником представляются служебная записка и (или) иной документ о фактическом сроке его пребывания в командировке, содержащий подтверждение принимающей стороны о сроке прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командировки).

Кроме того, утрачивает силу пункт 8 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, предусматривающего порядок и форму ведения работодателем учета командированных работников (форма Журнала учета утверждена Приказом Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 N 739н). Изменения вступают в силу с 8 августа 2015 года.

Проезд в командировку: подтверждающие документы

Жизнь не стоит на месте, и командированные работники все чаще и чаще оплачивают проезд к месту выполнения служебного задания через сайты или мобильные приложения. О документах, подтверждающих проезд в командировку при использовании того или иного вида транспорта, расскажем в статье.

Если поездка в командировку происходит самолетом, то возможны несколько вариантов оплаты проезда. Вот какие документы потребуются в каждом из возможных вариантов:

  • бумажный билет – нужны сам билет и посадочный талон (п. 52 приказа Минтранса от 28.06.2007 № 82);
  • электронный билет и посадочный талон на бумажном носителе – потребуется распечатанная маршрут-квитанция электронного билета, посадочный талон с отметкой о досмотре, чеки, слипы, подтверждения банка, свидетельствующие об оплате (п. 2 приказа Минтранса от 08.11.2006 № 134, письмо Минфина от 28.02.2019 № 03-03-05/12957);
  • электронный билет и электронный посадочный талон – распечатанная маршрут-квитанция электронного билета, справка авиакомпании, документы об оплате (чеки, слипы и т.д.).

При проезде в командировку поездом работник может купить, как бумажный билет, так и электронный. Документы, подтверждающие проезд в командировке для МЧС, других госорганов или коммерческих организаций будут следующими:

  • бумажный билет – посадочный купон на бланке проездного документа (приказ Минтранса от 05.08.2008 № 120);
  • электронный билет – распечатанный контрольный купон электронного билета, документы, подтверждающие оплату (п. 2 приказа Минтранса от 21.08.2012 № 322, письма Минфина от 06.06.2017 № 03-03-06/1/35214).

Рейсовый автобус и электричка

Также в служебную поездку можно поехать и электричкой или междугородним автобусом. Так же эти виды транспорта можно использовать уже находясь в пункте назначения. Документы, подтверждающие проезд в командировке, будут следующими:

  • бумажный билет – проездной билет или чек ККТ (п. 2 приложения № 1 к Правилам перевозок пассажиров и багажа автотранспортом, утв. постановлением Правительства от 14.02.2009 № 112);
  • электронный билет – справка от перевозчика. Если на руках у командированного сотрудника только электронный билет на автобус, то принять данные расходы при налогообложении не получится. Дело в том, что форма электронного билета на автобус не утверждена (п. 2 приложения № 1 к Правилам перевозок пассажиров и багажа автотранспортом, утв. постановлением Правительства от 14.02.2009 № 112).

Метро, автобус, трамвай, троллейбус

При использовании этих видов городского транспорта понесенные расходы подтвердят (письмо ФНС от 24.01.2014 № ЕД-4-2/1120):

Автомобиль

Еще одним вариантом, как можно добраться до места служебной командировки, является использование собственного автомобиля. Как подтвердить проезд в командировку на личном транспорте? Организации понадобятся следующие документы (п. 7, 26 положения, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749, письмо Минфина от 23.01.2018 № 03-04-05/3235):

  • соглашение об использовании автомобиля в служебных целях;
  • копия свидетельства о регистрации автомобиля;
  • служебная записка;
  • путевые листы;
  • чеки, подтверждающие покупку топлива.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Деловая поездка за счет организации: отчетные документы

Сегодняшний успешный бизнес практически невозможен без командировок сотрудников организации. В поездках решаются основополагающие вопросы для работы фирмы. Поскольку командировка по служебным задачам осуществляется за счет компании, то работник, который отправляется в дорогу, обязан по своему возвращению предоставить в бухгалтерию определенные отчетные документы. Именно данному вопросу будет посвящена эта статья.

Документы для бухгалтерии

Любой современный бизнес тяжело представить без периодических командировок. Цель для них может быть самой разнообразной:

  • встреча с деловыми партнерами;
  • личное подписание договоров;
  • заключение выгодных сделок;
  • принятие участия во всевозможных конференциях и выставках.
Читайте так же:  Цессия — что это такое простыми словами

Для того чтобы сотрудника отправили в командировку, необходима соответствующая документация. К ней относится приказ, подтверждающий направление человека в командировку, а также командировочное удостоверение.

В этих документах указан временной период длительности командировки. При этом, вернувшийся из нее, сотрудник обязан предъявить в бухгалтерию и отдел кадров соответствующие отчетные документы. В данной ситуации для бухгалтерии необходимо принести все отчетные справки, ведомости и чеки, которые подтверждают расходную часть командировки.

Длительность служебной поездки за счет организации определяет затраты последней на ее проведение. Поэтому все отчетные документы должны предъявляться командированным сотрудником в идеальном состоянии. На них не должно быть жирных пятен, механических повреждений, зачеркиваний и собственноручных надписей, а также пятен, из-за которых невозможно прочесть документ.

Предоставляемые в бухгалтерию документы должны содержать следующие сведения:

  • расходы на проживание в гостинице, в снятой квартире и т.д.;
  • расходы на питание;
  • расходы на проезд, бытовые услуги;
  • оплата сотрудником интернета и телефонной связи.

Также сюда следует включать расходы на использование личного или служебного транспорта. Это затраты человека на горюче-смазочные материалы и бензин.

Видео (кликните для воспроизведения).

Помимо этого сотрудник, вернувшийся со служебной поездки, кроме отчетной документации, обязан предоставить свой отчет. На основании этой документации сотрудники бухгалтерии проведут расчет всех командировочных расходов и компенсируют работнику его затраты на служебную поездку.

К отчетным документам, что касаются расходной части, относятся:

  1. чеки или счета за проживание в гостинице, оформленные по формы 3Г;
  2. билеты на все виды транспорта, который человек использовал во время командировки;
  3. фискальные чеки с заправочных станций;
  4. чеки на покупку еды или питание в столовой;
  5. товарные чеки;
  6. проездные документы.

Помимо этого в перечень отчетных документов, которые сотрудник может предъявить бухгалтерии по своему возвращению из служебной поездке, могут входить:

  • акт, составленный в ходе оказания человеку определенного рода услуг. Считается основным, если он отвечает цели поездки или прописан в приказе о назначении на командировку;
  • договор, составленный в ходе аренды жилого помещения. Подается в случае, если сотрудник фирмы проживал не в гостинице, а снимал жилье. Также он предоставляется, если командировка была длительной.

Эти договора и акты в своем тексте будут содержать конкретную сумму, надлежащую к уплате. Поэтому их предъявление в бухгалтерию поможет сотруднику возместить свои затраты.

Именно данные документы могут подтверждать реальные затраты сотрудника организации на служебную поездку и их следует подать в бухгалтерию по своему возвращению.

Важно знать, что нужно успеть вложиться в строго отведенные законом сроки предъявления отчетной документации по командировке. Данные сроки регламентируются учредительными документами каждой конкретной организации.

Поэтому желательно принести все необходимые справки, чеки и билеты в первый же день выхода на работу.

Очень часто сотрудников различных организаций отправляют на совместные конференции по обмену новыми технологиями, обмену знаниями и опытом, а также на стажировку с целью получения более высокой квалификации. В такой ситуации в бухгалтерию и отдел кадров необходимо будет предъявить:

  • полученный сертификат участника конференции;
  • сертификат повышения квалификации;
  • программу стажировки. Она должна отражать каждодневные мероприятия, которые посещал отправленный сотрудник;
  • индивидуальный отчет.

Обычно срок подачи подобной документации составляет ровно одну неделю с момента возвращения с конференции или стажировки.

Поскольку бухгалтерия ведет отчетность документации, которая связана с учетом всех видов расходов компании за текущий месяц, то предоставление сотрудником отчетной документации по возвращению из служебной поездки является обязательным действием и регламентируется законом. Все указанные в ней расходы заносятся в ежемесячный отчет организации по своим затратам для налоговой службы и несоответствие между реальными и указанными расходами может караться санкциями.

Но иногда встречаются форс-мажорные ситуации, в которых человек может потерять или сильно повредить расходный вид документации. Например, порвался билет или проводник его попросту не вернул вовремя, потерялся чек с гостиницы, столовой или с заправочной станции. В такой ситуации, да еще за короткий промежуток времени, в чужом городе восстановить их будет очень проблематично. Для ускорения процесса восстановления утраты можно обратиться в специализированные службы. Но они работают только в самых крупных городах страны. Поэтому зачастую сотрудник компании не успевает уложиться в сроки с подачей всей отчетной документации.

Без реальных бумаг подтвердить расходную часть поездки невозможно, так как бухгалтерия не имеет права верить на слово. Любая потраченная копейка должна быть занесена в чек. Только таким образом вы сможете возвратить себе денежные средства.

Следует знать, что оформление всевозможных вариантов отчетных документов требует внесения в них реквизитов компании, которая будет осуществлять оплату служебных расходов своих сотрудников в ходе командировки.

При соблюдении всех требований к отчетной документации, по возвращению из служебной поездки вы сможете рассчитывать на возмещение своих реальных затрат. В противном случае, особенно при утрате или повреждении отчетной документации, вы получите при самом лучшем стечении обстоятельств только частичную компенсацию, так как бухгалтерия в последствии будет обязана предъявить расходную часть фирмы налоговой службе, а любые несоответствия караются административным штрафом. В такой ситуации компания, особенно если она государственная, может быть обвинена в нецелевом использовании денежных средств. Поэтому всегда с должным вниманием относитесь к отчетной командировочной документации.

Видео «Как оформить командировку»

На записи мужчина рассказывает о том, как правильно оформить необходимые документы и как определить фактические сроки пребывания сотрудника в командировке.

Какими документами подтвердить срок командировки

И. Е. Подцепихина, директор и главный бухгалтер ООО «Экселенс» (г. Уфа)

Если работник отправился в командировку на автомобиле, срок поездки ему надо указать в служебной записке. К авансовому отчету также следует приложить первичку, которая подтверждает, что сотрудник ехал на автомобиле к месту командировки и обратно. Такие разъяснения опубликовал Минфин России в письме от 20 апреля 2015 г. № 03-03-06/22368.

Читайте так же:  Пошаговая инструкция оформления покупки доли квартиры

Какими документами оформлять командировку

Оформлять командировочное удостоверение работникам для служебных поездок не надо. Это новшество действует с 8 января 2015 года (постановление Правительства РФ от 29 декабря 2014 г. № 1595). По новым правилам основным документом, на основании которого работника направляют в командировку, является приказ руководителя, в котором необходимо указать цель поездки. Имея такой приказ, бухгалтер выдаст работнику деньги на проезд, проживание и суточные. А вернувшись из командировки, работник должен составить и представить в бухгалтерию авансовый отчет и документы, подтверждающие расходы. Проверьте, внесены ли у вас изменения в Положение о командировках. Там не должны упоминаться командировочное удостоверение и служебное задание. Теперь в них нет необходимости.

Какой первичкой подкрепить расходы на поездку

Экономическим обоснованием командировочных расходов по-прежнему являются документы, подтверждающие оплату за проезд и жилье. А если работник ездил в служебную командировку на личном автомобиле, также необходимы чеки на приобретение ГСМ, путевой лист, квитанции на оплату автостоянок, иная первичка. Помимо этого работник должен написать в произвольной форме служебную записку с указанием дат выезда в командировку и возвращения из нее, которая вместе с приложенными документами станет обоснованием командировки. Обратите внимание: одной служебной записки недостаточно. Об этом сказано в письме Минфина России от 20 апреля 2015 г. № 03-03-06/22368.

Как определить точные сроки командировки

Если раньше сроки поездки подтверждались командировочным удостоверением, то сейчас их определяют по проездным документам. Имея авансовый отчет работника с приложенными документами, командировочные расходы можно будет смело учесть при налогообложении прибыли (подп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ) и при упрощенке (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ).

А вот в случае потери документов на проезд включать его стоимость в расходы рискованно. Налоговики могут не принять такие затраты. Пусть даже у сотрудника и сохранились документы на проживание. Поэтому лучше попытаться запросить у перевозчиков дубликаты потерянных документов. Ну, а если это не удастся, а работодатель все-таки решил оплатить работнику расходы по документально не подтвержденной командировке, они будут считаться его доходом. Соответственно, с суммы выплаты нужно удержать НДФЛ и начислить взносы.

Напомню, что суточные в целях НДФЛ нормируются. Они не облагаются налогом в размере 700 руб. при поездках по России и 2500 руб. при загранкомандировках. И если работодатель установил размер суточных, превышающий данные лимиты, с сумм превышения нужно удерживать налог.

[2]

Нормативы суточных приведены в пункте 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ.

Причем суточные, выданные работнику на поездку в иностранной валюте, надо пересчитывать в рубли по курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета. Такие разъяснения приведены в письме ФНС России от 20 апреля 2015 г. № БС-4-11/6660.

Сроки командировки подтверждают проездные документы или первичка об использовании личного транспорта (путевой лист, чеки на покупку ГСМ и пр.).

Из командировки без посадочного талона

Материал для подписчиков издания «ЭЖ Вопрос-ответ». Для оформления подписки на электронную версию издания перейдите по ссылке.

ЭЖ Вопрос-ответ

Журнал для практикующих бухгалтеров, финансовых работников, аудиторов, налоговых консультантов и руководителей, интересующихся проблемами налогообложения.

Журнал составлен в диалоговом режиме, на основе ответов на вопросы читателей. На ваши вопросы отвечают ведущие эксперты ЭЖ, специалисты ФНС и Минфина России, консультанты известных аудиторских фирм.

Периодичность выхода: 1 раз в месяц. Объем: 80 полос.

Командировка за границу: суточные, документы, расходы

Оформление командировки за границу и учет сопутствующих расходов процедура не такая простая, как кажется. На какие моменты нужно обратить внимания, отправляя своего работника в зарубежную командировку?

Любая командировка, за границу или в пределах страны, сопровождается затратами на проезд, проживание и суточными. О командировке в пределах РФ читайте здесь.

Кроме того, при зарубежной командировки добавляются расходы на оформление визы, а при отсутствии загранпаспорта у командируемого работника также еще расходы на оформление загранпаспорт.

Помимо указанных расходов, зарубежная командировка может сопровождаться и иными расходами, возмещаемыми работнику, перечень которых нужно закрепить в локальных актах организации. Это может быть, например, расходы на связь, медицинскую страховку, на провоз багажа и пр.

Все эти расходы прописаны в пп.12 п.1 ст.264 НК РФ.

Командировка за границу: основные расходы

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Суточные при командировке за границу

Суточные при командировке за границу законодательством РФ не ограничены. Организация самостоятельно определяет, какой размер суточных установить для работника.

По своей сути, суточные – это денежная сумма, которая выдается работнику, находящемуся в командировке для произведения различных расходов, не связанные с проездом и проживанием.

Устанавливается их размер внутренними локальными актами организации или коллективным договоров, однако, стоит помнить, что суточные не облагаются НДФЛ при командировке за границу в пределах 2500 руб. Именно поэтому, как правило, применяется величина суточных, равная как раз 2500 руб.

Если же организация решает, что ее работникам нужно платить больше, то с суммы сверх 2500 руб. необходимо удерживаться подоходный налог.

Суточные выплачиваются по норме, установленной для зарубежных командировок, начиная с того дня, когда работник пересекает границу на выезде из РФ.

При возвращении в РФ из зарубежной командировки суточные выплачиваются по норме, установленной для командировок по РФ, начиная с того дня, когда будет пересечена граница при въезде на территорию РФ.

Читайте так же:  Можно ли по закону требовать оплаты за неиспользованные отгулы при увольнении — примеры расчета комп

Устанавливая размер суточных для зарубежных командировок, нужно ориентироваться на уровень жизни в той стране, в которую направляется командируемый. Так как уровень жизни, уровень цен может значительно отличаться в зависимости от страны, в которую направляется работник, то и суточные могут различаться в зависимости от страны.

Кроме того, работник может за одну командировку побывать в нескольких странах. В этом случае со дня въезде в новую страну суточные выплачиваются в соответствии с величиной, установленной для этой страны.

Дата въезда в страну определяется по отметке в загранпаспорте.

Расходы на проезд

Что касается расходов на транспорт, то организация может учесть в качестве командировочных расходов затраты на оплату транспорта до места отбытия к месту назначения (общественный транспорт, такси), на оплату проезда до места назначения и обратно (билет на поезд, самолет), на оплату проезда в месте назначения (за границей).

[3]

Документы, на основании которых учитываются эти расходы – это билеты, чеки и прочие документы, подтверждающие оплату.

Расходы на проживание

В качестве расходов на проживание может выступать, например, оплата гостиничного номера, аренда жилья. Как правило, при командировке за границу номер в отеле заказывается заранее. В случае, если бронь является платной услугой, то ее стоимость также можно учесть в качестве командировочных расходов на зарубежную поездку.

Расходы на проживание списываются в их фактическом размере на основании документов, подтверждающих факт оплаты и оказания услуги.

Расходы на оформление загранпаспорта

Если у работника, направляемого в зарубежную командировку, нет загранпаспорта, то его необходимо оформить. Расходы на оформление загранпаспорта также могут быть списаны в качестве командировочных.

Как правило, оформлением загранпаспорта занимается сам работник. Для этого организация может выдать ему под отчет определенную сумму либо возместить понесенные расходы позже.

Расходы, связанные с оформлением загранпаспорта – это оплата госпошлины, а также различного рода консультационных и прочих услуг.

Документами, на основании которых можно списать эти расходы, выступают документы, подтверждающие оплату, а также сам факт наличия загранпаспорта, для чего делается его ксерокопия.

Расходы на получение визы

Оформление визы также сопровождается определенными расходами и оплатой пошлин. Эти расходы также могут быть учтены на основании документов об оплате и наличии готовой визы, для чего делается ксерокопия страницы с визой.

Помимо стандартных расходов на оформление визы, существуют дополнительные услуги за доставку готовой визы в организацию с помощью курьера. Расходы на курьерскую доставку также можно учесть в качестве командировочных расходов. Для этого необходимо эти расходы отразить во внутреннем локальном акте организации, в котором привести перечень тех расходов, которые организация планирует возмещать работником в связи с командировкой.

Сюда же можно отнести и расходы услуги по оформлению визы через специализированные компании.

Главное, нужно не забыть собрать документы, которые подтвердят факт оказания услуг и их оплаты, и обеспечить их оплату через работника.

Прочие расходы на зарубежную командировку

Помимо указанные выше расходов, ст.264 НК РФ дает право учитываться также в качестве командировочных расходов, расходы на консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами и иные аналогичные платежи и сборы, которые зачастую сопровождают командировку за границу.

Расходы на командировку учитываются при налогообложению на дату утверждения авансового отчета.

Документальное оформление командировки за границу

Оформление зарубежной командировки начинается с приказа, в котором прописываются сроки ее проведения, место назначения, реквизитов лица, направляемого в зарубежную поездку.

Кроме того, оформляется служебное задание на командировку и авансовый отчет, все так же, как и при обычной командировки по РФ.

Изменения 2015 г.: Правительство РФ своим Постановлением от 29.12.2014 отменило обязательное оформление командировочного удостоверения и служебного задания. Подробности в этой статье.

Важное отличие зарубежной командировки от поездки по территории РФ – не нужно оформлять командировочное удостоверение. Так как в загранпаспорте указываются даты пересечения границы с той или иной страной.

Поэтому к авансовому отчету прикладывается копия страниц загранпаспорта, в котором стоят отметки таможни о пересечении границ.

Если работнику на расходы выдаются наличные средства в иностранной валюте, то необходимо ее закупить в необходимом количестве. О покупке валюты читайте здесь. Кроме того, работнику могут быть выдана деньги и в рублях, в этом случае он самостоятельно производит их обмен на иностранную валюту.

Видео (кликните для воспроизведения).

При возвращении работника из зарубежной командировке он должен предоставить авансовый отчет, приложить к нему все документы, подтверждающие произведенные расходы, а также составить подробный отчет о проделанном за границей. Оставшиеся подотчетные суммы как в отечественной валюте, так и в иностранной, должны быть возвращены в организацию.

Источники


  1. Клименко, А. В. Теория государства и права / А.В. Клименко, В.В. Румынина. — М.: Высшая школа, Мастерство, 2000. — 224 c.

  2. Каландаришвили, З. Н. Актуальные проблемы правовой культуры российской молодежи / З.Н. Каландаришвили. — М.: ИВЭСЭП, Знание, 2009. — 172 c.

  3. Власова, Т.В. Теория государства и права / Т.В. Власова. — М.: Книга по Требованию, 2012. — 226 c.
  4. Историческая наука и методология истории в России XX века. — М.: Северная Звезда, 2016. — 415 c.
  5. Летушева, Н. И. Теория государства и права / Н.И. Летушева, М.В. Летушева. — М.: Академия, 2008. — 208 c.
Перечень подтверждающих документов для командировки. чем можно подтвердить командировочные расходы
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here