Переход на электронные трудовые книжки

Полная информация по теме: "Переход на электронные трудовые книжки" с профессиональной точки зрения. Если будут вопросы - задавайте их нашему дежурному специалисту.

В Госдуму внесены законопроекты о переходе на электронные трудовые книжки

sellingpix / Depositphotos.com

Речь идет о трех правительственных инициативах, предусматривающих возможность ведения сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде.

Согласно поправкам 1 с 1 января 2021 года для лиц, впервые поступающих на работу, все сведения будут оформляться в электронном виде. Трудовые книжки на бумажном носителе останутся только для тех работников, которые до конца 2020 года направят работодателю письменное заявление о необходимости ее ведения.

В целях обеспечения формирования и ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде законопроект предписывает работодателям в течение 2020 года осуществить ряд подготовительных мероприятий, а именно – разработать, принять или изменить локальные нормативные акты, скорректировать соглашения и коллективные договоры, обеспечить техническую готовность к передаче сведений о трудовой деятельности в электронном виде в информационную систему ПФР. Также работодатели должны уведомить работников в письменной форме об изменениях трудового законодательства в части формирования и ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде, сообщив им при этом о праве на подачу заявления о ведении трудовой книжки на бумажном носителе и последствиях непредставления такого заявления до 1 января 2021 года (прекращение ведения бумажной трудовой книжки и выдача ее работнику на руки).

Может ли отсутствие у работника трудовой книжки в связи с ее утратой или повреждением рассматриваться в качестве препятствия для приема на работу? Узнайте из «Энциклопедии решений. Трудовые отношения, кадры» в интернет-версии системы ГАРАНТ. Получите полный доступ на 3 дня бесплатно!

При этом с 1 января 2020 года планируется обязать 2 работодателя (страхователя) представлять в информационную систему ПФР сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц. С той же даты может быть введена 3 административная ответственность в виде предупреждения для должностных лиц работодателя за неоднократное (два и более раз в течение года) нарушение сроков представления в ПФР необходимых сведений либо представление неполных или недостоверных сведений.

Для удобства работников предусматривается несколько способов получения сведений о трудовой деятельности на бумажном носителе или в электронной форме – у работодателя по последнему месту работы, в МФЦ, ПФР и на Едином портале госуслуг.

О том, какие цели преследуют предлагаемые изменения, читайте в нашей новости.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2020 года в России планируется ввести электронную трудовую книжку – новый формат хорошо знакомого всем работающим россиянам документа. Цифровая трудовая книжка обеспечит постоянный и удобный доступ работников к информации о своей трудовой деятельности, а работодателям откроет новые возможности кадрового учета. Переход на электронные трудовые книжки добровольный и позволяет сохранить бумажную книжку столько, сколько это необходимо.



Электронная трудовая книжка не предполагает физического носителя и будет реализована только в цифровом формате. Просмотреть сведения электронной книжки можно будет в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда России или на портале Госуслуг, а также через соответствующие приложения для смартфонов.

При необходимости сведения электронной трудовой книжки будут предоставляться в виде бумажной выписки. Предоставить ее сможет нынешний или бывший работодатель (по последнему месту работы), а также управление Пенсионного фонда России или многофункциональный центр госуслуг (МФЦ). Услуга предоставляется экстерриториально, без привязки к месту жительства или работы человека.

Преимущества электронной трудовой книжки

  • Удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности.
  • Минимизация ошибочных, неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности.
  • Дополнительные возможности дистанционного трудоустройства.
  • Снижение издержек работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек.
  • Дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения.
  • Использование данных электронной трудовой книжки для получения государственных услуг.
  • Новые возможности аналитической обработки данных о трудовой деятельности для работодателей и госорганов.
  • Высокий уровень безопасности и сохранности данных.

Переход на электронные трудовые книжки

Формирование электронных трудовых книжек россиян должно начаться с 2020 года. Для всех работающих граждан переход к новому формату сведений о трудовой деятельности добровольный и будет осуществляться только с согласия человека.

Единственным исключением станут те, кто впервые устроится на работу с 2021 года. У таких людей все сведения о периодах работы изначально будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.

Остальные граждане в течение 2020 года смогут подать заявление работодателю в произвольной форме о сохранении бумажной трудовой книжки. В этом случае работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную версию.

Россияне, которые до конца 2020 года не подадут заявление работодателю о сохранении бумажной трудовой книжки, получат ее на руки. Сведения об их трудовой деятельности начиная с 2021 года будут формироваться только в цифровом формате.

Перечень сведений электронной трудовой книжки

Электронная трудовая книжка сохраняет практически весь перечень сведений, которые учитываются в бумажной трудовой книжке:

  • Место работы.
  • Периоды работы.
  • Должность (специальность, профессия).
  • Квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации).
  • Даты приема, увольнения, перевода на другую работу.
  • Основания прекращения трудового договора.

Работодателям об электронной трудовой книжке

С 1 января 2020 года вводится обязанность для работодателей ежемесячно представлять в Пенсионный фонд России сведения о трудовой деятельности, на основе которых будут формироваться электронные трудовые книжки россиян.

Передача сведений будет реализована в рамках существующего формата взаимодействия компаний с территориальными органами Пенсионного фонда.

В связи с введением электронных трудовых книжек работодателям подлежит письменно проинформировать работников о соответствующих изменениях в трудовом законодательстве и праве работников сохранить бумажную трудовую книжку.

При необходимости работодателям также предстоит провести работу по изменению локальных нормативных актов, регламентирующих деятельность организации, внести изменения в соглашения и коллективные договоры.

Читайте так же:  Как гарантированно получить декретные и отпуск по беременности и родам по совместительству — мнение

Начиная с 1 января 2021 года в случаях приема на работу или увольнения сведения о трудовой деятельности должны будут представляться организацией-работодателем в Пенсионный фонд не позднее рабочего дня, следующего за днем издания документа, являющегося основанием для приема на работу или увольнения.

Законодательство об электронных трудовых книжках

Переход на электронные трудовые книжки предусмотрен поправками в действующее законодательство. В данный момент проект подготовленных изменений направлен Правительством на рассмотрение Федерального собрания.

Первый законопроект вносит изменения в Трудовой кодекс и устанавливает возможность ведения информации о трудовой деятельности в электронном виде. Согласно поправкам, такие сведения становятся основной информацией о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Второй законопроект вносит изменения в федеральный закон № 27-ФЗ от 1 апреля 1996 года «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» и вводит обязанность работодателей с 1 января 2020 года представлять в информационную систему Пенсионного фонда России сведения о трудовой деятельности работников.

Третий законопроект вносит изменения в Кодекс об административных правонарушениях и устанавливает административную ответственность для работодателя за нарушение сроков представления сведений либо представление неполных или недостоверных сведений.

Проект формы СЗИ-ТД для предоставления сведении о трудовой деятельности работника

Проект формы СЗВ-ТД для предоставления сведений о трудовой деятельности работников

Вопросы-ответы по электронной трудовой книжке

Можно ли будет сохранить бумажную трудовую книжку?

Да, можно. Для этого будет необходимо подать письменное заявление работодателю до конца 2020 года. В этом случае с 2021 года бумажную трудовую продолжат вести одновременно с электронной.

В каком случае нельзя будет сохранить бумажную трудовую книжку?

Если сотрудник впервые устроится на работу с 1 января 2021 года. У таких работников данные о трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде.

В течение какого периода работодателю будет необходимо предоставлять сведения в Пенсионный фонд?

С 1 января 2020 года сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц будет необходимо предоставлять в ПФР ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

С 1 января 2021 года сведения в случаях приема на работу или увольнения должны будут представляться не позднее рабочего дня, следующего за днем приема на работу или увольнения.

Чем защищены базы данных ПФР? Какие гарантии, что данные будут защищены?

Информационная система ПФР аттестована в соответствии с действующим законодательством в области защиты персональных данных.

Как работодатель будет направлять сведения о трудовой деятельности сотрудников в ПФР?

Аналогично другой отчетности в ПФР.

Как можно будет получить сведения из электронной трудовой книжки?

Сведения из электронной трудовой книжки можно будет получить через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России — pfrf.ru и на сайте Портала государственных услуг — gosuslugi.ru.

Чтобы войти в личный кабинет, необходимо зарегистрироваться и получить подтвержденную учетную запись в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) на портале Госуслуг. Если вы уже зарегистрированы на портале, для входа в личный кабинет на сайте ПФР используйте ваши логин и пароль.

Информацию из электронной трудовой книжки можно будет получить также в бумажном виде, подав заявку:

  • у работодателя (по последнему месту работы);
  • в территориальном органе Пенсионного фонда России;
  • в многофункциональном центре (МФЦ).

В отличие от бумажной версии, какая еще информация будет содержаться в электронной трудовой книжке?

По составу данных обе книжки почти идентичны.

Как можно будет предъявлять электронную трудовую книжку при устройстве на работу?

Информация представляется работодателю либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. И в том и в другом случае работодатель переносит данные в свою систему кадрового учета.

При увольнении информация о трудовой деятельности будет фиксироваться только в электронном виде?

Нет, при увольнении работодатель будет обязан выдать сведения о трудовой деятельности либо на бумаге, либо в электронном виде (если у работодателя есть такая возможность). В случае сохранения бумажной трудовой книжки, данные будут фиксироваться в ней.

Что будет в случае сбоя информации или утечки данных?

Многолетний опыт показывает высокий уровень защищенности информационных систем Пенсионного фонда России. Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожениям данных практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.

ПФР информирует об особенностях перехода на электронные трудовые книжки

Преимуществами электронной трудовой книжки являются:

удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности;

минимизация ошибочных, неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности;

дополнительные возможности дистанционного трудоустройства;

снижение издержек работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек;

дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения;

использование данных электронной трудовой книжки для получения государственных услуг;

высокий уровень безопасности и сохранности данных.

Электронная трудовая книжка существует только в цифровом формате и не предусматривает физического носителя. Просмотреть сведения электронной книжки можно будет в личном кабинете на сайте ПФР или на портале госуслуг, а также через соответствующие приложения для смартфонов.

При необходимости сведения электронной трудовой книжки будут предоставляться в виде бумажной выписки. Предоставить ее сможет нынешний или бывший работодатель (по последнему месту работы), а также управление ПФР или многофункциональный центр госуслуг (МФЦ). Услуга предоставляется экстерриториально, без привязки к месту жительства или работы человека.

ПФР напоминает, что для всех работающих граждан переход к новому формату сведений о трудовой деятельности добровольный и будет осуществляться только с согласия человека. Единственным исключением станут те, кто впервые устроится на работу с 2021 года. У таких людей все сведения о периодах работы изначально будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.

Остальные граждане в течение 2020 года смогут подать заявление работодателю в произвольной форме о сохранении бумажной трудовой книжки. В этом случае работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную версию.

Читайте так же:  Как и в какой срок происходит снятие дисциплинарного взыскания – порядок действий при досрочной отме

Россияне, которые до конца 2020 года не подадут заявление работодателю о сохранении бумажной трудовой книжки, получат ее на руки. Сведения об их трудовой деятельности начиная с 2021 года будут формироваться только в цифровом формате.

5 главных рисков ускоренного перехода на электронные трудовые книжки

Директор компании Кадриум, эксперт по кадровому аудиту

специально для ГАРАНТ.РУ

Правительством РФ внесен в Госдуму пакет законопроектов, целью которых является внедрение электронного учета сведений о трудовой деятельности работников. Суть законопроектов – автоматический переход с 2021 года на электронную трудовую книжку всех работников, которые не напишут письменного заявления работодателю с просьбой оставить бумажную версию трудовой книжки. Тем, кто впервые поступает на работу с указанного срока, бумажную трудовую книжку заводить уже не будут.

Обо всех плюсах законопроекта уже высказывались неоднократно. Я бы хотел остановиться на тех моментах, которые лично у меня пока вызывают вопросы.

Первоначальное наполнение базы

Видео (кликните для воспроизведения).

Для корректной работы системы персонального учета, которая станет заменой бумажным электронным книжкам, по каждому работнику должны быть занесена информация обо всех кадровых действиях (приеме, переводе, увольнении) между работодателями, а также информация о специальности работника и его квалификации.

Согласно данным Росстата в 2018 году зарегистрировано 72,3 млн официально трудоустроенных россиян. Среднее количество записей в трудовой книжке никто не считал, но в некоторых отраслях с большой текучестью кадров, у работников уже в 30 лет появляется вкладыш в трудовую книжку. Но, даже если взять среднюю оптимистичную цифру в 20 записей на трудовую книжку, то суммарно по всем работникам –это уже около 1,5 млрд записей, которые нужно внести в систему ПФР, чтобы проект корректно заработал.

Сколько времени на это уйдет, каких трудозатрат это потребует, в какой срок необходимо будет внести все данные, какие будут санкции для тех, кто откажется вносить информацию – все эти вопросы пока остаются открытыми.

Так же есть вопрос в контроле корректности первоначального наполнения. Ввиду такого массового и аврального внесения информации вполне возможны ошибки в занесении стажа, должностей, наименования работодателей и прочей информации. Кто будет это контролировать – ПФР, работодатель или сам работник должен будет сверить свою трудовую с теми данными, которые внесли в систему перс.учета, на ком будет лежать ответственность за достоверность внесенной информации и как будет восстанавливаться информация, если вдруг выяснится лет через 15-20 что была допущена ошибка в стаже или наименовании работодателя, на данный момент не понятно.

Трудозатраты кадровых работников и денежная экономия

Авторы законопроектов говорят о снижении издержек работодателей на дополнительную занятость кадровой службы и затрат на бумагу, однако ведение трудовых книжек не требует каких-то глобальных временных или финансовых затрат со стороны кадровика или компании-работодателя. Металлический шкаф или сейф, где необходимо хранить трудовые книжки, есть практически в каждой организации, да и стоит он ненамного дороже электронной подписи, которая потребуется для взаимодействия с ПФР, а занести запись в трудовую книжку у опытного кадровика не займет более 2-3 минут.

Да, есть момент с личными карточками по форме № Т-2, в которых необходимо дублировать запись и знакомить с записью под роспись работника, и именно этот процесс требует массу времени. Однако об отмене личных карточек речи пока не идет и, скорее всего, они после внедрения электронных трудовых книжек останутся, так как необходимы, как минимум для ведения воинского учета в организации.

И что в итоге получается: с 2021 года обязанность внести запись в трудовую книжку пропадает, но появляется другая: практически в режиме реального времени – уже на следующие сутки – уведомить ПФР обо всех внутренних переводах и кадровых движениях. Возможно, разработчики программного обеспечения для ведения кадрового учета доработают программы, и вся информация будет уходить в ПФР без привлечения кадровика, но до этого момента трудозатраты только вырастут.

Экономия бумаги тоже спорный вопрос. Бумажные приказы о кадровых движениях никто пока не отменяет, а законопроект только добавляет обязанность в день увольнения выдать работнику на бумажном носителе заверенную информацию обо всех кадровых изменениях в период работы.

А если половина работников в организации написала заявление с просьбой вести им бумажные трудовые книжки? То получается вообще двойная работа – нужно и отчитываться постоянно в ПФР, и дублировать информацию в обеих формах трудовых книжек, плюс выполнять все требования по хранению и ведению трудовых книжек.

Доступ к информации о стаже кандидата во время отбора кандидатов

В плане доступа к информации, для работников переход на «цифру» несет только плюсы. Планируется, что они смогут получать информацию о своей трудовой деятельности на сайте госуслуг, МФЦ или ПФР, а также у работодателя.

Однако с точки зрения работодателя сейчас непонятно, как на этапе подбора персонала и до момента заключения трудового договора с конкретным кандидатом можно будет проверить его трудовой стаж, и понять соответствует ли указанный в резюме профессиональный опыт действительному. В связи с этим может возникнуть интересная ситуация. Напомню, что сегодня, в соответствии со ст. 65 Трудового кодекса, работник при заключении трудового договора должен среди прочих документов предоставить трудовую книжку (за исключением случаев, когда он впервые трудоустраивается на работу) – так у работодателя появляется возможность проверить, соответствует ли заявленный стаж работы фактическому. В случае отсутствия трудовой книжки проверить это самостоятельно можно будет только после трудоустройства работника. Но если выясниться, что работник в ходе трудоустройства предоставил ложные данные, то уволить его на этом основании не получится.

Решить этот вопрос можно будет через согласие работника на ознакомление со сведениями о его трудовой деятельности на официальном сайте ПФР либо через предъявление им выписки о своем стаже. Но так как на законодательном уровне это пока не закреплено, то работник может и отказать в доступе.

Читайте так же:  Что может предпринять наемный работник, если работодатель не отдает трудовую книжку при увольнении

Достоверность информации

Вопрос достоверности и контроля вносимой информации остается пока открытым, и вопросов тут в любом случае пока больше, чем ответов. Как будет контролироваться и предупреждаться некорректное или неполное внесение информации? Кто вообще сможет проверить реальность заносимого стажа и опыта работы, когда одновременно вносится миллионы записей? Возможно ли задвоение информации в случае ошибочного внесения записи? Как работнику исправить ошибочную запись, если ошибка выявится через 15-20 лет, и как работник сможет подтвердить правоту своих слов? Если для этого нужно будет хранить выписки, выданные при увольнении, то какой смысл в цифровизации?

[1]

Безопасность информации

Так же открытым остается вопрос безопасности системы персонального учета. По данным компании INFOWATCH за 2017 год во всем мире произошла утечка более 8 млрд записей, и эта цифра из года в год только растет. Поэтому если не уделить должного внимания вопросам безопасности защиты персональных данных работников или сделать систему защиты на скорую руку, то даже сложно представить, какой хаос может внести целенаправленная хакерская атака и уничтожение и кодирование данных о трудовом стаже миллионов работников.

И резюмируя. Несмотря на то, что уход в «цифру» неизбежен и в будущем несет только позитивные изменения, к этому вопросу нужно подойти очень осторожно и полтора года – это очень маленький срок для внедрения и тестирования таких глобальных проектов.

Электронные трудовые книжки сменят бумажные

Подписка на новости

Письмо для подтверждения подписки отправлено на указанный вами e-mail.

[2]

26 июня 2019 12:17

В 2020 году на смену традиционным бумажным трудовым книжкам должны прийти электронные. Соответствующий законопроект разработан Минтрудом РФ в рамках федеральной программы «Цифровая экономика РФ». Планируется, что он вступит в силу с 1 января 2020 года и затронет интересы всех работающих граждан. Законопроект предусматривает, что с 1 января 2021 года сведения о трудовой деятельности работников будут вестись только в электронном виде, за исключением работников, подавших заявление о ведении трудовых книжек на бумажном носителе.

Когда введут

Предполагается, что в 2019 году будут внесены необходимые изменения в законодательство и решены технические вопросы, а уже с 1 января 2020-го работодатели начнут передавать сведения о трудовой деятельности работника (о выполняемой работе и должности, переводах на другую постоянную работу, об увольнении) в информационную систему Пенсионного фонда России в электронном виде.

Как часто придется подавать электронные сведения

Данные о работнике понадобится направлять в ПФР ежемесячно. Информацию о приеме или увольнении с 2021 года нужно будет сообщать не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа.

С 2020 года планируется ввести административную ответственность для должностных лиц, которые неоднократно в календарном году нарушали сроки подачи сведений либо направляли неполную или искаженную информацию.

Как будет выглядеть электронная трудовая книжка

Трудовой книжки в физическом смысле не будет, она будет виртуальной.

Можно оставить бумажную книжку?

Да, те, кто не доверяет виртуальной реальности, могут оставить бумажный вариант. Если работник захочет, то новые сведения о трудовой деятельности кадровики должны будут вписывать и в его бумажную трудовую книжку. Будет дублировать электронные записи.

Плюсы электронных трудовых книжек

Легко восстановить

Потеря бумажной трудовой книжки — реальная трагедия. Особенно если речь идет о стаже до 2003 года, до создания в ПФР системы персонифицированного учета, который предоставляет наиболее точную информацию о периодах трудовой деятельности человека. Единственное спасение — нотариально заверенная копия. Если ее нет, придется ходить по организациям, где работал, восстанавливать по крупицам трудовую биографию. И часто бывает так, что нет уже тех организаций, где человек трудился 20-15 лет назад. И чтобы подтвердить свой стаж, не потерять годы трудовой деятельности, нужно обращаться в архивы. И здесь дорог каждый год, каждый день вашего стажа. Ведь стаж напрямую влияет на размер пенсии и на дату вашего выхода на пенсию.

С электронной трудовой книжкой – намного проще. Все сведения сохраняются в специальной базе ПФР. Электронный вариант — более надежный способ хранения данных. Как минимум исключается возможность утери бумажной книжки, плюс, как правило, для хранения электронного документооборота создаются резервные копии. Страницы в электронной трудовой не истреплются, чернила не размоются и не выцветут.

Защищает Ваши пенсионные права и будущую пенсию

Благодаря электронной трудовой книжке работник может быть абсолютно уверен, что работодатель добросовестно производит за сотрудников отчисления в Пенсионный фонд, и они будут учтены в будущем при его выходе на заслуженный отдых. Сведения от работодателя будут формироваться автоматически. Работник в любой момент может запросить из ПФР сведения о своей трудовой деятельности в режиме реального времени и проверить их правильность. Благодаря электронным книжкам будут учтены все периоды трудовой деятельности.

Электронная трудовая книжка позволит выявить недобросовестных работодателей, которые платят «серую» зарплату и не делают отчислений на пенсию своих работников. Детальная информация о работнике, его должности, зарплате, уплачиваемых налогах и о взносах в ПФР поможет вывести из тени недобросовестных работодателей. Сейчас вычислить такого горе-работодателя – сложно, это можно сделать только в ходе специальных проверок. Оперативный доступ к информации получат не только работники и работодатели, но и государственные органы, а также суды.

Экономит время

Сотрудники отдела кадров мгновенно получат сведения о трудовой деятельности соискателя при приеме на работу. При обращении за государственными и муниципальными услугами человек освобождается от обязанности предоставлять сведения о трудовой деятельности. Не нужно будет бегать со своими трудовыми документами или их заверенными копиями из одного ведомства в другое. Заинтересованные структуры и без работника смогут посмотреть всю нужную информацию о нем.

Меньше волокиты будет и при оформлении перехода с одной работы на другую, и при приеме на удаленную работу.

Читайте так же:  Перечень документов при приеме на работу, необходимых для оформления по тк рф – основной и дополните

Ускорится и внесение записей. Сейчас они делаются вручную. Помарки, исправления — крайне нежелательны. В электронной системе будет применяться автоматизированное применение стандартных формулировок — например, «уволен по собственному желанию».

Цифровизация ПФР: с 1 января 2020 года трудовая книжка станет электронной

Подписка на новости

Письмо для подтверждения подписки отправлено на указанный вами e-mail.

31 июля 2019 10:48

Совсем скоро бумажные трудовые книжки отменят и введут новые — электронные. Что является основанием для такой глобальной перемены? Как это будет происходить? И что в связи с этим будет привнесено в работу Пенсионного фонда? На эти и другие вопросы отвечает начальник управления организации персонифицированного учета Отделения Пенсионного фонда РФ по Алтайскому краю Вадим Застрожнов.

— Вадим Александрович, что стало причиной такой перемены?

— Уже несколько лет на государственном уровне рассматривается программа перехода на электронный оборот сведений по трудоустройству граждан.

Ведь что такое вообще трудовая книжка? Персональный документ установленной формы, в котором содержатся сведения о трудовой деятельности работника, история его должностных переходов. Существующий образец документа применяется с 2004 года. Трудовую книжку оформляют гражданам, впервые устроившимся на работу, а в случае ее утери работнику выдается дубликат. Документ заполняется в отделе кадров и хранится там, пока человек работает в организации.

Надо сказать, что во многих странах трудовые книжки перестали наличествовать в принципе. К примеру, в той же Европе трудовая книжка в нашем понимании считается устаревшим инструментом. Там давно трудовую книжку целиком заменили электронные базы данных. Это было сделано, потому что к бумажным документам на практике предъявляется много претензий. И они возникают не только от их владельцев, а еще и от работодателей.

[3]

— А какие именно претензии?

— Основное недовольство связано со следующим. Во-первых, бумажная форма трудовой книжки с годами приходит в негодность, может быть потеряна или испорчена. А процедура ее восстановления достаточно сложная, и есть риск полной утери некоторых данных. Во-вторых, очень много эпизодов мошенничества с книжками, так как бланки находятся в свободном доступе, поэтому так много подделок. В-третьих, необходимость выделения специальных помещений для хранения книжек сотрудников; особенно это касается крупных предприятий, численность которых превышает 100 человек. В этом случае приходится организовывать специальные стеллажи для хранения такого количества личных документов сотрудников. Ну и, конечно, никак не оправданы трудовые затраты времени и его оплаты, которые расходуются на заверение сделанных копий, на создание выписок вручную и т.д.

— И что меняется теперь?

— Пока ничего не меняется. Мы находимся на пути правового обоснования такой метаморфозы. Министерством труда РФ в рамках федеральной программы «Цифровая экономика РФ» разработан соответствующий законопроект, который затронет и учтет интересы всех работающих. Предполагается, что с 1 января 2021 года сведения о трудовой деятельности работников будут вестись только в электронном виде, за исключением работников, подавших заявление о ведении трудовых книжек на бумажном носителе. И мы все должны быть готовы, что в скором времени это произойдет.

— Какой будет трудовая книжка нового формата?

Документ будет представлять собой электронный файл, который будет храниться в системе персонифицированного учета. Как в бумажном, так и в электронном виде суть трудовой книжки не меняется: это главный документ каждого работающего гражданина страны.

— Вадим Александрович, а можем мы сегодня хоть как-то обозначить плюсы электронных трудовых книжек?

— Безусловно, здесь масса достоинств. Это, прежде всего, невозможность подделки книжек, так как всю информацию легко будет проверить в электронном виде. Уменьшается риск, что информация о профессиональной деятельности человека будет утеряна. Появляются возможности: постоянно совершенствовать созданную систему и внедрять дополнительные вспомогательные ресурсы; защитить сведения от ошибок и описок, которые нередко допускаются при заполнении трудовых документов; работники смогут оперативно реагировать на действия работодателя по заполнению их трудовых книжек; заинтересованные структуры смогут при необходимости без работника посмотреть всю нужную информацию о нем.

Также это значительно упрощает ведение кадрового производства; защищает владельцев книжек от работодателей, которые не соблюдают сроки выдачи книжек при увольнении; освобождает работника от необходимости каждый раз обращаться к работодателю за получением копии трудовой книжки, когда ему это необходимо. Достаточно будет лишь переслать свои данные из информационной системы по месту требования.

К плюсам еще можно отнести стандартизацию, ведение кадровой информации в специализированных базах данных. Получив к ней доступ, работники смогут контролировать все сведения, которые вносятся в их трудовую книжку в режиме онлайн. Ну, и, конечно, оперативность. И при оформлении перехода с одной работы на другую, и при приеме на удаленную работу.

— Известны сегодня сроки перехода на электронные трудовые книжки?

Предполагается, что за 2019 год будут внесены все необходимые изменения в трудовое законодательство, а также решены технические вопросы.

Перевод бумажной версии в электронную произойдет поэтапно и начнется с того, что новые данные будут вноситься работодателями в электронном формате. Затем постепенно все данные, прописанные в бланках ранее, переведут в компьютерные базы.

С 2021 года все трудовые книжки будут вестись только в электронной форме. Граждане и организации, для которых привычная форма кажется наиболее удобной, могут продолжить вести бумажные трудовые книжки вместе с электронными. Однако для устроившихся на работу впервые с 2021 года такой возможности не предусмотрено.

Полностью отказываться от традиционных бумажных трудовых книжек пока никто не собирается. Если работник захочет, чтобы его документы велись на бумаге, этому препятствовать нельзя. Даже несмотря на то, что в таком случае работодателям придется вести двойную работу: выполнять требование по передаче данных в государственную информсистему и одновременно вести бумажный документооборот. Для этого работник должен написать работодателю заявление о продолжении ведения бумажного документа.

С 1 января 2021 г. работодатели должны будут отдать работникам бумажные трудовые книжки, поскольку больше не будут являться ответственными за их хранение и ведение. Исключение составят только лица, которые напишут заявление продолжении ведения бумажного документа. В законопроекте на этот счет заявлено, что ведение трудовых книжек на бумажном носителе не будет осуществляться с 1 января 2027 г.

Читайте так же:  Порядок оплаты отпуска и выплаты компенсации за неиспользованный отпуск

— Вадим Александрович, какова роль отводится территориальным органам Пенсионного фонда в связи с этим? Что-то меняется в функционале?

— Все сведения о трудовой деятельности своих работников работодатели будут представлять в электронном виде в органы Пенсионного фонда РФ: о приеме на работу, переводе на другую должность или увольнении (дата, номер приказа и его содержание).

Иными словами, учет трудового стажа предполагается включить в текущую функцию Пенсионного фонда – ведение индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц.

Выглядит вполне логично, потому как сейчас ведется двойной учет трудового стажа работников: органами ПФР – на лицевых счетах работников и работодателями – в трудовых книжках. Причем стаж по трудовой книжке не учитывается при назначении пенсии с того момента, как работник зарегистрирован в системе обязательного пенсионного страхования и ему присвоен СНИЛС.

Все сведения о стаже ПФР берет исключительно по данным индивидуального лицевого счета работника. Поэтому электронные трудовые книжки устранят ненужную двойственность в учете стажа.

С 1 января 2020 года для работодателя будет действовать обязанность представлять сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц в информационную систему ПФР. Сведения о трудовой деятельности работодателю придется представлять ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным. С 1 января 2021 года такая информация в случаях приема на работу или увольнения должна отправляться не позднее рабочего дня, следующего за днем издания документа, являющегося основанием для приема или увольнения.

Электронные трудовые книжки
в России

Обеспечение безопасности персональной информации сотрудников

Проблема номер один — обеспечение безопасности этой базы. Чтобы никто не смог по злобе или неаккуратности удалить у работника сведения, например, о его работе на Крайнем Севере. Ведь это уменьшит его размер пенсии.

Нужно поставить барьер и на пути ловкача, который, наоборот, захочет такие сведения вписать в свою более скромную трудовую биографию. Ну и чтобы система не обрушилась от вирусной или хакерской атаки. «Здесь может быть применима система блокчейн, которая будет максимально исключать возможность некорректной информации о предыдущей работе и опыте кандидата», — пояснили КП в пресс-службе сервиса Rabota.ru.

Когда введут

Как она будет выглядеть

Бумажную трудовую можно выкинуть?

Как будем устраиваться на работу

ЧЕМ ХОРОШ ЭЛЕКТРОННЫЙ ВАРИАНТ

Легко восстановить

Потеря бумажной трудовой книжки — это реальная трагедия. Единственное спасение — нотариально заверенная копия. А если ее нет, придется ходить по адресам, вспоминать по крупицам трудовую биографию. Да и есть ли ныне те предприятия, на которых человек работал, например, лет 20 назад? Нужно будет посидеть в архивах. Кто-то скажет: ну и шут с ней, с книжкой! И ошибется. Потому что она может здорово помочь работнику в спорах с пенсионным фондом: где человек, работал, сколько лет, на каком производстве — все это влияет на размер пенсии.

С электронным документом в этом плане намного проще. Все сведения будут продублированы в специальной базе. Страницы не истреплются, чернила не размоются и не выцветут.

Охраняет пенсию

Защищает права

Не будет, как ожидается, и проблем с выдачей документа при увольнении. При цифровом режиме бессмысленно говорить желающему уволиться сотруднику: «А я тебе трудовую не отдам!»

Работник в любой момент может запросить из ПФР сведения о своей трудовой деятельности в режиме реального времени и проверить их правильность. Оперативный доступ к такой информации получат не только работники и работодатели, но и государственные органы, а также суды.

Экономит время

Не надо будет бегать со своими трудовыми документами или их заверенными копиями из одного ведомства в другое. А ведь помимо ПФР и нового места работы трудовая может понадобиться, например, при оформлении виз, пособий (в органах соцзащиты), кредитов (в банках).

Заинтересованные структуры и без работника смогут посмотреть всю нужную информацию о нем.

Меньше волокиты будет и при оформлении перехода с одной работы на другую, и при приеме на удаленную работу.

Александр Ветерков. Генеральный ди⁠ректор сервиса по поиску работы и сотрудников Rabota.ru:

«Во введении электронных трудовых больше плюсов. Увеличивается сохранность информации, защищенность соискателя от недобросовестного работодателя, повышение качества самого документооборота, стандартизация, снижение человеческого фактора, большая прозрачность для государства.

Видео (кликните для воспроизведения).

К минусам следует отнести риски утечки данных или их потери в случае сбоя, но хочется верить, что они невелики. Вероятно первичное увеличение затрат у компаний на приобретение специального программного обеспечения. Также могут быть сложности у кадровиков и у сотрудников, особенно тех, кто не очень дружит с компьютерами. Но это вопрос решаемый — мобильные телефоны освоили все».

Источники


  1. Правоведение. Шпаргалка. — Москва: ИЛ, 2014. — 892 c.

  2. Давыденко, Дмитрий Как избежать судебного разбирательства. Посредничество в бизнес-конфликтах / Дмитрий Давыденко. — М.: Секрет фирмы, 2014. — 168 c.

  3. Теория государства и права. В 2 частях. Часть 2. Теория права. — М.: Зерцало-М, 2011. — 336 c.
  4. Шавалеев, Михаил О неотвратимости юридической ответственности в России / Михаил Шавалеев. — М.: LAP Lambert Academic Publishing, 2017. — 180 c.
  5. Клименко, А. В. Теория государства и права / А.В. Клименко, В.В. Румынина. — М.: Высшая школа, Мастерство, 2000. — 224 c.
Переход на электронные трудовые книжки
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here