Перевод кадровых документов в электронный вид начинается

Полная информация по теме: "Перевод кадровых документов в электронный вид начинается" с профессиональной точки зрения. Если будут вопросы - задавайте их нашему дежурному специалисту.

Начался перевод кадровых документов в электронный вид

Участниками проекта заявлены крупные российские работодатели:

● АО «Северсталь Менеджмент»;

Согласно Приложению к Приказу для каждого из участников определены документы, которые будут переводиться в электронный вид. Так, Газпромбанк начнет заключать электронные трудовые договоры, а Росбанк оформлять отпуска и служебные командировки.

Эксперимент проводится в четыре этапа в период с 23 марта по 1 октября 2018 года.

Кадровые документы переведут в электронный вид

Законодательно планируется поставить эксперимент: кабмин назовет список работодателей, которые, если согласятся, будут вести абсолютно весь или почти весь кадровый документопоток в электронном виде.

Компании при этом сами определят, какие документы они будут держать исключительно в электронном виде, не распечатывая их на бумаге.

По запросу работников необходимые документы (копия трудовой книжки, справки о месте работы и размере зарплаты, различные приказы и так далее) будут выдаваться им либо в том же электронном виде, заверенные, соответственно, виртуальной подписью, либо на бумаге.

Эксперимент продлится 3 года: с 2020-го по 2022-й. За это время должны решить все технические вопросы, выявить все плюсы и минусы такого новшества.

Начался перевод кадровых документов в электронный вид

Участниками проекта заявлены крупные российские работодатели:

● АО «Северсталь Менеджмент»;

Согласно Приложению к Приказу для каждого из участников определены документы, которые будут переводиться в электронный вид. Так, Газпромбанк начнет заключать электронные трудовые договоры, а Росбанк оформлять отпуска и служебные командировки.

Эксперимент проводится в четыре этапа в период с 23 марта по 1 октября 2018 года.

Начался перевод кадровых документов в электронный вид

Министр труда России Максим Топилин подписал Приказ Минтруда РФ от 26.03.2018 года №194 «О проведении эксперимента по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений» (далее – Приказ).

Участниками проекта заявлены крупные российские работодатели:

● АО «Северсталь Менеджмент»;

Согласно Приложению к Приказу для каждого из участников определены документы, которые будут переводиться в электронный вид. Так, Газпромбанк начнет заключать электронные трудовые договоры, а Росбанк оформлять отпуска и служебные командировки.

Эксперимент проводится в четыре этапа в период с 23 марта по 1 октября 2018 года.

Мы продолжим следить за новостями и обязательно расскажем об итогах проекта.

Какие кадровые документы можно перевести в электронную форму

  • Сенаторова Надежда | начальник отдела юридического и кадрового сопровождения ЗАО «КИА Системы»

Бумажные и электронные документы в трудовых отношениях

В наш век господства «цифры» над печатным текстом соображения удобства и экономии ресурсов добрались даже до таких консервативных областей, как кадровое делопроизводство. Компьютерные системы ведения кадрового учета, дистанционные работники, отношения с которыми оформляются в электронном виде, применение электронной цифровой подписи в кадровых документах и даже, святая святых, грядущая замена бумажных трудовых книжек на электронные – все это не может не вызывать у специалистов массу вопросов о порядке, сроках и рисках применения новых технологий в работе.

Минтруд России продолжает эксперимент по переводу кадровых документов из бумажной формы в электронную. Подробнее о законопроекте мы писали в прошлом номере. Работодателям – участникам эксперимента предложат самостоятельно определить, какие документы целесообразно перевести полностью в электронный формат.

Данная идея в целом правильная. Хотя нельзя не отметить и потенциальные сложности: финансовые затраты при переходе на электронный оборот, ригидность системы, недоверие работников к электронным документам (зачастую вполне оправданное, так как из электронных систем, расположенных у работодателя, практически нереально сделать заверенные нотариусом копии для возможного разбирательства в суде). И, безусловно, сложность с ознакомлением работника с документом. Это на данный момент главное препятствие при переводе большей части документов в электронный формат. Логично, что те же личные карточки, ознакомление с приказами, графиками отпусков и прочими внутренними документами эффективнее и удобнее вести в электронной системе, в которую предоставлен доступ работникам. Гораздо проще выложить график отпусков для ознакомления на сервер, чем обходить весь коллектив и получать подписи. Однако законодатель требует от нас доказанного ознакомления работника с документом. То есть подписи работника.

Этот вопрос мог бы быть снят оформлением электронной цифровой подписи для каждого работника при приеме на работу (либо приема работника с уже оформленной подписью). Применение электронной подписи (ЭП) регламентировано Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее – Закон № 63-ФЗ).

Статья 6 «Условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью»

Минтруд готовит очередной эксперимент по электронному документообороту

Результаты первого пилотного проекта по внедрению электронного документооборота в кадровой сфере

С 23.03 по 01.10.2018 Министерство труда и соцзащиты проводило эксперимент по переводу в электронную форму документов и сведений о работниках по вопросам трудовых отношений. Правила его проведения регламентированы Приказом от 26.03.2018 № 194. В нем, в частности, сказано, что новые правила работы опробуют на таких важных этапах, как заключение трудовых договоров и оформление служебных командировок, выдача наряда-допуска, ознакомление работника с графиком отпусков и некоторыми ЛНА работодателя.

В пилотном проекте участвовали 11 крупных компаний: ОАО «Российские железные дороги», АО «Газпромбанк», ПАО «АвтоВаз», ПАО «Росбанк», ПАО «Мечел», АО «Северсталь Менеджмент», ПАО «Ростелеком», ООО «СИБУР», АО «Альфа-Банк», ПАО «Татнефть», ООО «Агроторг». Среди их задач было:

  • опробовать механизм возможности ведения кадровых документов в электронном виде;
  • оценить затраты и полученные эффекты от новых правил ведения кадровой документации;
  • выявить проблемы и риски от ведения кадрового документооборота в эл. виде;
  • подготовить предложения по оптимизации обязательных для работодателей документов;
  • предоставить инициативы по внесению изменений в законодательство с целью разрешения ведения электронного кадрового документооборота (ЭКД).

По информации Минтруда от 19.10.2018, выявлены определенные трудности, которые правительству придется решать до того, как появятся конкретные нормативные акты по ЭКД. Вот на какие проблемы указал бизнес:

Поскольку проблемы существенные, в Министерстве труда, Российском союзе промышленников и предпринимателей и Федерации независимых профсоюзов предложили сначала найти варианты их решений, а затем поэтапно внедрять все инициативы. Кроме того, чиновники считают, что сначала надо дождаться изменений в сфере IT, чтобы появились нормы, касающиеся универсальной электронной цифровой подписи, архивного хранения данных, защиты передачи данных, юридической значимости е-документов, в том числе в суде. По планам правительства, соответствующие законопроекты должны быть подготовлены в следующие сроки:

  • к декабрю 2019 года — инициативы, касающиеся формирования, приобретения и использования электронной подписи, установления унифицированных требований к ней, ее визуализации в электронном документе;
  • к июлю 2019 года — проекты, где будут уточнены понятия электронного документа, процедуры хранения и обработки электронных документов и их дубликатов (электронных образов).
Читайте так же:  Порядок перевода и перемещения наемного работника на другую работу

В Министерстве труда уверены, что только после принятия всех этих правовых основ можно начинать активную проработку законопроекта, позволяющего работодателям вести кадровую документацию только в электронном виде. Появится документ, по прогнозам чиновников, не раньше 2021 года.

Зачем нужен еще один эксперимент

В Министерстве труда решили не ждать, когда появятся очередные изменения в законодательстве, касающиеся электронной цифровой подписи. Кроме того, чиновники уверены, что практический опыт перехода на электронные документы намного полезнее для разработчиков законопроекта, чем любые другие варианты сбора информации. Поэтому в течение следующих трех лет планируется провести еще один эксперимент по переходу на ЭКД. Соответствующий законопроект уже подготовлен и должен в ближайшее время попасть в Госдуму.

Цель второго пилотного проекта — выявить и по возможности найти решение проблем, связанных с использованием электронной подписи, архивным хранением е-документов, прочими моментами при работе с ЭКД. Причем работать бизнесу, который согласится участвовать в эксперименте, придется в период, когда меняются и другие нормативные акты. По данным Минтруда, к 2020 году должны быть утверждены поправки в следующие Федеральные законы:

  • «Об архивном деле в Российской Федерации»;
  • «Об обязательном экземпляре документов»;
  • «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
  • иные нормативные правовые акты, в которых есть упоминания об электронных документах, процедурах хранения и использования электронного дубликата (электронного образа) документа либо самого документа.

Что касается участников проекта, они пока неизвестны, но планируется, что это будет порядка 10 организаций, готовых к изменениям в работе. Все расходы, которые придется нести работодателям, полностью ложатся на их плечи. При этом они смогут выбрать, какие виды электронной подписи использовать и какие кадровые документы вести исключительно в электронном виде. Единственное правило — обязательно использовать усиленную квалифицированную электронную подпись, если заключается:

  • трудовой договор;
  • договор о материальной ответственности;
  • ученический договор.

Либо если в них вносятся изменения.

Уточняется также, что в рамках эксперимента компаниям предстоит разработать и обеспечивать работоспособность собственной информационной системы, которая позволит хранить электронные документы, предоставлять к ним доступ разным категориям пользователей для различных действий (внесение изменений, контроль, получение выписки (копии), пр.).

Не забыли чиновники и о правах работников. Компании, которые будут участвовать в пилотном проекте, обяжут прописать в коллективных договорах или отдельных соглашениях с работниками, что они не против перевода документов в онлайн-формат.

По планам Минтруда, эксперимент должны пройти в период с 01.01.2020 по 31.12.2022. Но если депутаты Госдумы не успеют утвердить законопроект, сроки могут измениться. Следите за нашими новостями.

Что решили по электронной трудовой книжке

Первоначально чиновники хотели объединить инициативу о переходе на электронную трудовую книжку с идеей полностью перевести работодателей на ЭКД. Однако, как показал эксперимент — образец, электронный документооборот в кадровом делопроизводстве должен развиваться отдельно. На этом настояли объединения профсоюзов и общероссийские объединения работодателей.

Так что Минтруд решил законопроект об электронной трудовой книжке продвигать уже сейчас, чтобы в 2020 году внедрить веб-документ в отечественных компаниях. Как сообщают чиновники, инициатива готова, и она предполагает, что (цитата из информации Минтруда от 19.10.2018):

работодатели будут направлять в Пенсионный фонд России в электронном виде сведения о трудовой деятельности работников, то есть о приеме на работу, переводе на другое рабочее место, увольнении. Проект является масштабным, так как затрагивает всех работодателей. Работники получат возможность видеть в информационной системе в любое время записи, которые производит работодатель, а также направлять свои данные в электронном виде работодателю, например при трудоустройстве, в том числе для работы дистанционно в другой местности.

О плюсах и минусах электронной трудовой книжки можно почитать в нашем материале «Правительство готово ввести электронные трудовые книжки с 2020 года».

Как вообще чиновники видят реформу

Как ранее заявляла замминистра труда и социальной защиты РФ Любовь Ельцова, Минтруд готов выслушать позицию предпринимателей и профсоюзов по вопросу перехода российских компаний на ЭКД.

Любовь Ельцова объяснила (цитата по официальному сайту Минтруда — прим.ред.):

«Главная суть наших предложений заключается в том, чтобы наряду с бумажным документооборотом у компаний была возможность ведения электронного кадрового документооборота. В частности, предлагается предоставить право работодателю принимать решение о полном либо частичном ведении документов, связанных с кадровой работой, в электронной форме. Это решение будет приниматься работодателем только с учетом мнения представительного органа работников.

Все расходы по ведению документов в электронной форме возлагаются исключительно на работодателя. Работник не должен нести никаких издержек, связанных с ведением частичного или полного электронного кадрового документооборота. Кроме того, работодатель обязан по требованию работника предоставлять ему документы, созданные в электронной форме, на бумажном носителе».

Кто уже готов к переходу

В Министерстве подчеркивают, что за внедрение ЭКД выступают компании из банковского сектора и IT-технологий, «где преимущественно вертикально интегрированные структуры, и работа связана с применением информационных технологий». Поэтому они и стали первыми участниками пилотного проекта. Вместе с тем и многие компании уже оценили достоинства электронного документооборота, поэтому если власти его узаконят в кадровом делопроизводстве, потихоньку начнут переходить на новые правила работы.

По словам эксперта КлубаТК, юриста рекрутингового агентства «Арес» Татьяны Магеры, внедрение кадрового электронного документооборота — необходимый и закономерный процесс. Возможно, на первом этапе переход на него действительно мог бы быть исключительно добровольным как для работодателей, так и для работников. Тем более, что фактически создание и учет кадровых документов уже несколько лет происходит в цифровой форме. Распечатывание и дублирование документа на бумажном носителе обязательно в силу требования о его заверении личной подписью работника и работодателя. Легализация электронной цифровой подписи для сторон трудовых правоотношений могла бы решить эту проблему.

Татьяна Магера также напоминает, что использование таких порталов, как nalog.ru, arbitr.ru, gosuslugi.ru, cтановится с каждым днем все более популярным и эффективным. Так что ничего не мешает внедрить электронный документооборот и в кадровом учете, в том числе с использованием уже имеющихся платформ и наработок.

Что можно переводить в онлайн-формат уже сейчас

Российское законодательство содержит множество нормативных актов, позволяющих компаниям переводить некоторые кадровые документы в цифровой формат. По решению руководства предприятия, внутренние бумаги могут оформляться непосредственно в рабочих компьютерах. При необходимости их можно распечатать и подписать. Если в цифровом варианте их отправлять работникам или государственным органам, их подлинность обязательно надо подтверждать электронной цифровой подписью.

Читайте так же:  Всегда ли должен предоставляться отпуск

Вот список документов, которые вполне можно составлять в компьютере:

  • трудовой договор с дистанционным работником (ст. 312.2 ТК РФ);
  • электронный больничный (Федеральный закон от 01.05.2017 № 86-ФЗ);
  • акты выполненных работ по гражданско-правовым договорам (п. 4 ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»);
  • сведения персонифицированного учета и об уплаченных страховых взносах (ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»);
  • любые другие документы, в которых работникам не надо ставить подпись (например, журнал учета электрооборудования, журнал учета рабочего времени, пр.).

Личные карточки работников, приказы по личному составу, трудовые книжки и журнал их учета, трудовые договоры и допсоглашения к ним, а также большая часть кадровых журналов пока должны вестись на бумаге.

«Цифровые кадры»: можно ли перевести кадровую документацию в электронный вид?

Использование электронных документов (ЭД) в кадровом документообороте – один из наиболее спорных моментов в законодательстве РФ. С одной стороны, законодатель расширяет область применения ЭД в официальных отношениях, с другой, намекает на ограничения использования ЭД в некоторых областях. К таковым относятся и отношения между работодателем и работником. Рассмотрим, какие привилегии и ограничения имеют обе стороны трудовых отношений в случае использования ими ЭД.

Напомним, что Распоряжением Правительства РФ от 11.06.2013 года №953-р был утвержден план мероприятий «Повышение качества регуляторной среды для бизнеса», который предусматривал создание условий для использования электронных документов в кадровом документообороте (за исключением трудовых договоров). В соответствии с ним Минтруд РФ, Минкомсвязь РФ, Минэкономразвития РФ должны были разработать предложения о внесении изменений в законодательство РФ по вопросам кадрового документооборота в электронном виде в 1 квартале 2015 года. Однако воз и ныне там.

Ход выполнения дорожной карты опубликован на сайте Правительства РФ. Был принят ряд изменений нормативно-правовых актов (например, отменены ограничения на использование ЭД при взаимодействии предпринимателей и органов государственной власти) в части электронного документооборота. Никаких ожидаемых поправок дополнительно к существующим нормам применения ЭД в трудовых отношениях не введено.

Кадровая документация

Кадровая документация – совокупность всех документов, необходимых для фиксации, регулирования и подтверждения отношений между работником и работодателем, используемая также при проверке и контроле со стороны проверяющих органов.

Кадровые документы всегда фиксируют юридически значимые факты, которые служат основанием для возникновения соответствующих прав и обязанностей работника и работодателя. Не допускать ошибки при оформлении кадровой документации важно еще и по той причине, что в случае их обнаружения спустя время исправление может протекать очень затруднительно или вообще быть невозможным.

Условно можно разделить кадровую документацию на следующие крупные категории:

● документы, оговаривающие взаимоотношения между работодателем и работником (трудовой договор, дополнительные соглашения к нему);

● учетная документация (учетные формы кадровой документации, документы по учету рабочего времени);

● персональная документация (личное дело, личная карточка работника);

● организационно-распорядительная документация (график отпусков, штатное расписание, должностные инструкции, приказы по личному составу).

[3]

Для того, чтобы ответить на вопрос о применении ЭД в кадровом документообороте, необходимо определить круг лиц, участвующих в нем, порядок их взаимоотношений и границы применения ЭД.

Что нам говорит Трудовой кодекс РФ?

В статье 312.1 Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ) понятие дистанционной работы определено как выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети «Интернет».

Дистанционными работниками считаются лица, заключившие трудовой договор о дистанционной работе.

Общие положения

На дистанционных работников распространяются действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, с учетом особенностей, установленных главой 49.1 ТК РФ.

При обмене ЭД между работником и работодателем каждым из них используется квалифицированная электронная подпись. Каждая из сторон указанного обмена обязана направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного документа от другой стороны в срок, определенный трудовым договором о дистанционной работе.

Законом не поясняется, в какой форме должно быть это подтверждение:

● в виде документа, явно подтверждающего ознакомление работника с полученным от работодателя ЭД;

● в виде формируемого оператором электронного документооборота подтверждения получения документа (например).

Видео (кликните для воспроизведения).

В связи с этим форму подтверждения ознакомления и согласия дистанционного работника с документом, отправленным работодателем, лучше предусмотреть в трудовом договоре, заключаемом между сторонами. Кроме того, обмен ЭД между работником и работодателем совсем необязательно осуществлять через оператора электронного документооборота.

Трудовой договор

Статья 312.2 ТК РФ устанавливает возможность заключения трудового договора (далее – ТД) о дистанционной работе и соглашения об изменении определенных сторонами условий трудового договора о дистанционной работе путем обмена ЭД (при этом в качестве места заключения трудового договора о дистанционной работе, соглашений об изменении определенных сторонами условий трудового договора о дистанционной работе указывается место нахождения работодателя).

В случае если ТД о дистанционной работе заключен путем обмена ЭД, работодатель не позднее трех календарных дней со дня заключения данного трудового договора обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленный надлежащим образом экземпляр данного трудового договора на бумажном носителе.

Обращаю внимание на то, что законодатель говорит именно об экземпляре, а не о копии.

В случае заключения ТД путем обмена ЭД предусмотренные статьей 65 ТК РФ документы могут быть предъявлены работником, поступающим на дистанционную работу, работодателю, в форме электронного документа. По требованию работодателя данное лицо обязано направить ему по почте заказным письмом с уведомлением нотариально заверенные копии указанных документов на бумажном носителе.

Если трудовой договор о дистанционной работе заключается путем обмена электронными документами лицом, впервые заключающим трудовой договор, данное лицо получает страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования самостоятельно.

Ознакомление лица, заключающего трудовой договор о дистанционной работе, с документами, предусмотренными частью третьей статьи 68 ТК РФ, также может осуществляться путем обмена электронными документами.

По соглашению сторон трудового договора о дистанционной работе сведения о дистанционной работе могут не вноситься в трудовую книжку дистанционного работника, а при заключении ТД впервые трудовая книжка дистанционному работнику может не оформляться. В этих случаях основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже дистанционного работника является экземпляр трудового договора о дистанционной работе, указанный выше.

Если же данное соглашение не было заключено, работник предоставляет работодателю трудовую книжку лично или направляет ее по почте заказным письмом с уведомлением.

Читайте так же:  Порядок действий работодателя при оскорблении на работе и хамстве сотрудника – что делать и как реаг

Что касается увольнения дистанционного работника: в соответствии со статьей 312.5 ТК РФ если расторжение ТД происходит по инициативе работодателя, то ознакомление дистанционного работника с приказом (распоряжением) работодателя о прекращении такого ТД осуществляется в форме электронного документа. Работодатель в день прекращения трудового договора обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленную надлежащим образом копию указанного приказа (распоряжения) на бумажном носителе.

Обратите внимание, здесь законодатель прямо указывает на надлежащим образом оформленную копию ЭД.

Другие документы

В случаях, когда работник вправе или обязан обратиться к работодателю с заявлением, предоставить работодателю объяснения либо другую информацию, дистанционный работник также может сделать это в форме электронного документа.

Но для предоставления обязательного страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством дистанционный работник направляет работодателю оригиналы документов, предусмотренных законодательством РФ, по почте заказным письмом с уведомлением.

Также при подаче дистанционным работником заявления о выдаче заверенных надлежащим образом копий документов, связанных с работой (статья 62 ТК РФ), работодатель не позднее трех рабочих дней со дня подачи указанного заявления обязан направить дистанционному работнику эти копии по почте заказным письмом с уведомлением или, если это указано в заявлении, в форме электронного документа.

Что можно, а что нельзя

Выше мы рассмотрели основные документы участников трудовых отношений. Однако существует еще масса документов кадрового учета внутри организации, ведение которых необходимо продумывать перед переходом на ЭД. Это и трудовые книжки, которые ведутся только в бумажном виде, и личные карточки работников, с записями которых работника знакомят под личную подпись (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. постановлением Правительства России от 16.04.2003 № 225). В бумажной форме должна вестись Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (форма утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 года №69) в связи с тем, что предусмотренные в ней графы 10 «Расписка ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку» и 13 «Расписка работника в получении трудовой книжки» подразумевают неоднократную личную подпись.

Министр труда и социальной защиты РФ заявил о том, что отмена трудовых книжек не планируется. По словам Максима Топилина, на данный момент рассматривается возможность реформирования трудовых книжек и перевода их в электронный вид. Также к трудовому законодательству готовятся поправки, которые бы упростили ведение и хранение трудовых книжек (Источник: «Клерк.Ру»).

Существуют и иные документы персонифицированного учета с длительными сроками хранения и особенными требованиями к местам хранения (в том числе к информационным системам).

В электронном виде можно вести Журнал (книгу) регистрации трудовых договоров и изменений к ним, Журнал учета приказов о приеме на работу. Унифицированных форм и требований к ведению данных документов нет, поэтому есть возможность выбрать наиболее оптимальный способ регистрации (формы ведения лучше утвердить приказом организации).

[2]

Журналы (книги) учета трудовых договоров и приема на работу требуется хранить 75 лет (пп. а и пп. б п. 695 Перечня типовых управленческих документов с указанием срока хранения, утв. приказом Министерства культуры России от 25.08.2010 года №558), поэтому на практике часто эти документы ведут в электронной форме с последующей распечаткой и хранят на бумажных носителях.

Еще одним объяснением редкого использования ЭД в кадровом документообороте является неопределенное отношение к таким документам в судах и проблемы с представлением электронных документов в суд. При этом необходимо отметить, что вкупе с другими доказательствами даже электронная переписка работника с работодателем служит доказательством трудовых отношений.

Распоряжением Правительства РФ от 23.12.2014 года №2660-р был внесен законопроект 686611-6 «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации (в части применения электронных документов в деятельности органов судебной власти)», рассмотрение которого 21.05.2015 года было отложено Государственной Думой РФ. Пока никакой дополнительной информации нет.

В заключение выделим основные моменты, которые необходимо помнить при использовании ЭД в трудовых взаимоотношениях:

1. Вести трудовые отношения с дистанционным работником, используя электронные документы, возможно. Но при соблюдении условий, установленных законодательством РФ.

2. Вести в электронной форме учетные кадровые документы рискованно в силу специфики их заполнения и хранения. Лучшим вариантом для обеих сторон трудовых отношений в этом случае будет являться бумажный носитель.

3. Документы, не предполагающие наличия собственноручных подписей сотрудников, можно вести в электронном виде с периодической распечаткой и передачей в хранение на бумажных носителях либо организовав безопасное место длительного хранения электронных документов.

Кадровые документы: переводим в электронный вид

В России начался эксперимент по переводу в электронный вид кадровых документов. Кроме того, власти планируют уже в этом году подготовить законопроект об электронных трудовых книжках. О том, зачем переводить все документы сотрудников к цифровому значению, рассказала Светлана Сидоркина, ведущий консультант по вопросам бухгалтерского учета и налогообложения ООО «ИК Ю-Софт».

23 марта 2018 года стартовал эксперимент по переводу в электронную форму документов и сведений о работниках компании. Приказом Минтруда России № 194 от 26 марта 2018 года утверждены цели этого эксперимента. Так, в рамках задач необходимо будет:

  • провести апробацию возможного механизма ведения работодателем кадровых документов в электронном виде;
  • оценку затрат и полученных эффектов от перевода этих бумаг в цифровой вид;
  • выявить проблемы и риски от ведения кадрового документооборота в электронном виде;
  • подготовить предложения по оптимизации кадровых документов, обязательных для ведения работодателем.

Опытным путем

Эксперимент будет проводиться в четыре этапа. На первом подготавливаются проекты и утверждаются локальные НПА; устанавливается взаимодействие с профсоюзными организациями или иными представителями работников. На втором этапе происходят разработка корпоративных информационных систем и, при необходимости, их техническая подготовка. На третьем в организациях участников эксперимента будут проведены установленные для каждой компании виды работ с документами в электронном виде. В частности, по новым правилам будут происходить оформление отпусков и служебных командировок; извещение работников о составных частях заработной платы; ознакомление с графиком отпусков и уведомлением о времени начала отпуска; ознакомление работников с локальными нормативными актами; предоставление сотрудникам документов при проведении проверок Федеральной службой по труду и занятости и иные виды работ. На этом этапе будут подведены итоги, проведена оценка финансовых затрат, проанализирован эффект от ведения кадровых документов в электронном виде.

На последнем этапе, который завершится 1 октября 2018 года, в Минтруде будут подведены итоги эксперимента и будет проведена оценка его результатов.

Исходя из того, что участниками «пилота» по оцифровке кадровых бумаг стали крупнейшие компании страны, вывод напрашивается сам собой: стоимость технического обеспечения для перевода всех кадровых документов в цифру будет достаточно высока. И позволить себе перейти на такой документооборот сможет не каждая компания.

Читайте так же:  Что делать, если работодатель уволил без предупреждения в одностороннем порядке

Однако можно предположить, что в случае удачного проведения эксперимента будут разработаны технические и методические рекомендации, после некоторого количества времени данный обмен документами может стать доступным и для небольших предприятий. Многих бухгалтеров и кадровых специалистов пугают новшества, особенно если эти изменения кардинально меняют упорядоченную работу. Следует отметить, что сам по себе электронный документооборот уже давно вошел в жизнь практически всех организаций, к примеру, это передача отчетности в контролирующие органы, обмен первичными документами между контрагентами и иные операции.

Вероятнее всего, перевод кадровых документов в электронный формат сможет позволить сократить расходы организации на создание печатных копий. Но это будет возможно только в том случае, если организация сможет обеспечить надежное хранение кадровых документов в электронном архиве. Нужно ли будет выдавать работнику копии бумаг в печатном виде или же будет достаточно направить эти документы сотруднику на электронную почту, еще не понятно.

Новшества, как всегда, отразятся на работе бухгалтера и сотрудников кадровой службы: это и освоение новых программ, и появление новой законодательной базы, которую необходимо будет изучить. Работы вряд ли убавится, однако снижения затрат времени можно будет ожидать за счет того, что сократится время на распечатывание документов и их сортировку.

Многих бухгалтеров и кадровых специалистов пугают новшества, особенно если эти изменения кардинально меняют упорядоченную работу. Следует отметить, что сам по себе электронный документооборот уже давно вошел в жизнь практически всех организаций, к примеру, это передача отчетности в контролирующие органы, обмен первичными документами между контрагентами и иные операции.

В век информационных технологий, когда всё и все пытаются перевести в цифру, закодировать и сохранить, перевод на повсеместный электронный кадровый документооборот возможен и даже вероятен. Электронные бумаги – это удобно, информация занимает меньше места в материальном мире, но следует не забывать и о данных, которые будут размещаться в цифровом мире. Такая информация требует не только места, но и затрат, как финансовых, так и ресурсных. Перевести все организации на электронный кадровый документооборот будет возможно только в том случае, если технологии будут финансово доступны для этих организаций.

Цифровая трудовая книжка

Стоит напомнить, что в рамках Российского инвестиционного форума в Сочи глава Минтруда России Максим Топилин сообщил, что к концу 2018 года планируется подготовить законопроект об электронных трудовых книжках.

Глава Минтруда прокомментировал это так: «Надо иметь в виду, что электронная трудовая книжка – это не скан трудовой книжки, это будут данные о позициях человека, которые будут храниться частично централизованно, частично, где нет в этом смысла, децентрализованно».

Получается, что после ввода электронных трудовых книжек организациям придется выгружать в Пенсионный фонд России дополнительные сведения по деятельности работников. Будем надеяться, что перевод бумажных трудовых книжек в электронный формат позволит сотрудникам облегчить процедуру назначения пенсий. На сегодняшний день потенциальным пенсионерам для подтверждения страхового стажа приходится разыскивать бывших работодателей, направлять всевозможные запросы, и даже после произведенных действий стаж в ликвидированной организации, если она не позаботилась о том, чтобы направить данные в архив, можно не подтвердить.

Работодателю возможно будет перед приемом на работу проверить все места работы потенциального работника, и естественно, что данная информация должна будет выдаваться только по официальному запросу.

Отпадает необходимость хранения бумажных трудовых книжек в организации, также сводятся на нет риски по несвоевременной передаче трудовой книжки увольняющемуся работнику.

Таким образом, перевода кадровых документов в электронный формат, а также появления электронных трудовых книжек возможно ожидать уже в ближайшем будущем. Несмотря на весь трудоемкий процесс и значительные финансовые затраты на первом этапе введения этого новшества, в дальнейшем это может распространиться на все компании, конечно же, после существенного удешевления процедуры.

Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2019 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

[1]

Обмен электронными документами: частые вопросы бухгалтеров

Операторы электронного документооборота (ЭДО) уже целый год помогают компаниям осуществлять обмен электронными документами друг с другом. Для некоторых, например, обмен электронными счетами-фактурами уже стал естественной частью работы. Но, тем не менее, у представителей компаний (бухгалтеров, делопроизводителей) до сих пор есть множество вопросов о межкорпоративном электронном документообороте. Эти вопросы с определенной периодичностью звучат в интернете, во время переговоров или при встречах с заказчиками. Мы решили собрать самые распространенные вопросы, которые задают операторам ЭДО, и разом ответить на них. О том, нужно ли хранить бумажные копии документов, как обеспечивается шифрование данных и о чем важно знать при представлении электронных документов в суд, читайте ниже.

Ваша компания до сих пор обменивается бумажными документами?

— У меня уже хранятся документы в электронном виде, надо ли их распечатывать для отправки в ФНС?

Разумеется, нет. Обмен электронными документами с ФНС, по нашему мнению, наиболее правильный способ взаимодействия с этим ведомством. Согласно п. 2 ст. 93 Налогового кодекса РФ, для отправки в ФНС допускаются как документы, изначально созданные в электронном виде с использованием электронной подписи, так и сканы документов, подписанные электронной подписью. При этом ФНС определен порядок истребования юридически значимых электронных документов и порядок их представления налогоплательщиками, который не ограничивает виды документов.

Сам процесс истребования выглядит следующим образом. Налогоплательщику от налогового органа через оператора связи приходит сообщение с требованием представить необходимые для проверки документы. Налогоплательщик проводит все необходимые операции для подготовки этих документов – составляет опись в установленном формате, прикладывает все необходимые документы и отправляет в адрес налогового органа.

Важно помнить, что, если истребуемый документ составлен НЕ по установленным ФНС РФ форматам, то предоставить такой документ необходимо на бумажном носителе в виде заверенной копии с отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью (Письмо Минфина России от 07.07.2011 № 03−03−06/1/409; Письмо Минфина России от 26.08.2011 № 03−03−06/1/521).

— Кроме электронных счетов-фактур, какими еще документами можно обмениваться в электронном виде?

Любыми электронными документами, подписанными электронной подписью. В их число, кроме указанных счетов-фактур, входят любые отчеты, заявления, договоры, акты, товарные накладные и другие. Обмен и хранение в электронном виде первичных учетных документов осуществляется на основании ст. 9 ФЗ N 402 «О бухгалтерском учете».

Но стоит оговориться: в электронном виде документ может быть легитимным, только если в законодательстве не указано обратное, или это не противоречит логике использования документа. К примеру, в НПА прописаны конкретные требования для документов строгой отчетности и их бланков, которые могут быть только в бумажном виде. Не допускается использование ксерокопий бланков документов, в которых в качестве реквизита используется Государственный герб РФ или герб субъекта РФ (согласно п. 5.7 ГОСТа Р 6.30-2003), что фактически запрещает хранить и обмениваться в электронном виде некоторыми свидетельствами, актами гражданского состояния и т.п.

Читайте так же:  Правовая организация трудоустройства населения в рф. службы занятости

Также существует ряд документов, перевод которых в электронный вид возможен, но пока не практикуется в силу ряда причин. Например, кадровые документы. Во-первых, некоторые такие документы имеют долговременные, а иногда и постоянные сроки хранения, а практика электронных архивов пока слабо регламентирована в законах. Во-вторых, такие документы напрямую связаны с персональными данными, а значит, необходимо обеспечивать их хранение, согласно особым требованиям законодательства.

— Нужно ли мне после перехода на ЭДО распечатывать и хранить документы на бумаге?

На самом деле это противоречит логике электронного документооборота. Если документ СОЗДАН в электронном виде и подписан электронной подписью, то, согласно законодательству, он и является оригиналом. Не надо хранить его бумажную копию.

А если вам необходимо представить документ во внешние контролирующие органы или в суд именно на бумаге (если там нет необходимых технических средств для просмотра электронной подписи), то его достаточно распечатать и заверить печатью организации и «живой» подписью уполномоченного лица.

— Что такое СКЗИ и для чего оно необходимо? Придется ли приобретать какие-то лицензии?

Без средства криптографической защиты информации (СКЗИ) сегодня нельзя осуществлять юридически значимый документооборот. Это специальная программа, которая обеспечивает шифрование данных, она необходима для создания и проверки электронной подписи.

Действительно, перед тем, как приступать к обмену документами в электронном виде, необходимо приобрести лицензию СКЗИ.

— Есть ли возможность купить один сертификат электронной подписи и использовать его на всех?

Мы периодически встречаемся с практикой, когда бухгалтер или секретарь подписывает с помощью электронной подписи документы за директора. Фактически, это нарушает безопасность и целостность электронной подписи – передавать или доверять свой закрытый ключ другому лицу категорически нельзя. Если этот факт будет обнаружен, то Удостоверяющий Центр обязан отозвать сертификат.

Дело в том, что сертификат электронной подписи выдается исключительно на физическое лицо, действующее от своего имени или от имени юридического лица на основании Устава или доверенности. На основании ст. 14 Федерального закона N 63 «Об электронной подписи» подпись должна содержать информацию, позволяющую идентифицировать конкретную персону, подписавшую документ. И в данном случае им будет являться владелец сертификата ключа.

Разумеется, есть ситуации, когда вы получаете документ, подписанный не конкретной персоной, а, например, государственным ведомством. Это происходит только в том случае, если подписание происходит автоматически в рамках сложных процессов по обработке обращений граждан. Во всех других ситуациях, электронная подпись, прежде всего, подчеркивает персональное участие конкретного лица в подписании документа.

— Как долго можно хранить подписанные электронные документы? Ведь сертификат ключа электронной подписи имеет ограниченный срок годности.

Это действительно важный вопрос. Мы должны хранить первичные бухгалтерские документы в среднем не менее пяти лет, а сертификат электронной подписи действует всего один год. К концу этого срока, если вдруг произойдет истребование документов, потребуется доказать, что сертификат был действителен в момент подписания. Поэтому операторы электронного документооборота используют специальный формат подписи – усовершенствованную электронную подпись. Она может подтверждать момент создания электронной подписи и действительность сертификата на тот отрезок времени.

Также в момент подписания электронной подписью документа проставляется штамп времени и результат проверки действительности сертификата, что позволит даже после истечения срока действия сертификата доказать, что ваш документ имеет юридическую силу.

Таким образом, используя усовершенствованную электронную подпись, вы можете не волноваться о юридической значимости ваших документов в электронном архиве.

— Почему стоимость отправки формализованного документа выходит дороже неформализованного?

Все дело в том, что процесс обработки формализованного документа (например, счета-фактуры) на порядок сложнее, чем неформализованного. К тому же законодатель выдвигает определенные требования, регламенты работ и утвержденные форматы. Все это повышает расходы ресурсов операторов документооборота, следовательно, повышает и цену.

— Могу ли я использовать электронные документы в качестве доказательств в суде?

Да, конечно. Правда, это пока не является повсеместной практикой. Тем не менее, согласно п. 3 ст. 75 Арбитражного процессуального кодекса РФ (АПК РФ), документы, полученные с использованием информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» и подписанные электронной подписью, допускаются в качестве письменных доказательств. Если же суд не имеет возможности использовать в качестве доказательств электронные документы, тогда достаточно будет сделать бумажные копии, заверить их печатью организации и подписью руководителя.

Также на официальном сайте Высшего Арбитражного Суда РФ, предварительно заполнив форму, вы можете отправить документы в арбитражные суды в электронном виде без электронной подписи.

— Правда, что при работе с сервисом обмена, ФНС будет просматривать все наши документы, которыми мы обмениваемся с контрагентами?

Нет, это не так. Операторы электронного документооборота никому не открывают данные обмена и не представляют документы в государственные органы, если нет решения суда или другого постановления (ордера). Единственное, о чем оператор уведомляет ФНС, так это о факте подключения организации к электронному документообороту электронными счетами-фактурами (согласно приказу Минфина РФ от 25.04.2011 N 50н). Можете быть уверены, что ваши документы будут надежно храниться в центре обработки данных оператора, и доступ к ним будете иметь только вы.

Видео (кликните для воспроизведения).

Конечно, это не все вопросы на данный момент, но мы уверены, что со временем таких вопросов станет меньше: практический опыт, конкретные прецеденты создадут больше понимания в этой области. Сложно переходить на что-то новое, когда эта история только-только начинается. А также стоит надеяться, что со временем государство позволит создать максимально комфортные и прозрачные условия не только для участников ЭДО, но и для операторов обмена.

Источники


  1. Соколова Э. Д. Правовое регулирование финансовой деятельности государства и муниципальных образований; Юриспруденция — Москва, 2009. — 264 c.

  2. Римское частное право. Учебник. — М.: Зерцало, 2015. — 560 c.

  3. Гамзатов, М. Латинско-русский словарь юридических терминов и выражений для специалистов и переводчиков английского языка / М. Гамзатов. — М.: СПб: Санкт-Петербургский Университет, 2013. — 508 c.
  4. Кодекс профессиональной этики адвоката; Проспект — М., 2016. — 179 c.
  5. Шумега, С.С Технология столярно- мебельного производства; М.: Лесная промышленность, 2012. — 288 c.
Перевод кадровых документов в электронный вид начинается
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here