Правила деловой sms-переписки

Полная информация по теме: "Правила деловой sms-переписки" с профессиональной точки зрения. Если будут вопросы - задавайте их нашему дежурному специалисту.

СМС этикет

Рассылки для вашего бизнеса

Отраслевые решения

Современные технологии привнесли в наш быт мобильный телефон, без которого сегодня не представляет комфортной жизни ни один современный человек. Один из наиболее удобных и кратких способов оповещения является СМС.

Общение через сообщения часто характеризуют как далекое от реальности и искусственное. Однако не стоит недооценивать важность такого инструмента как СМС. Даже в этой сфере общения существует возможность передачи эмоций и информации.

Современные технологии привели к созданию СМС этикета, который устанавливает ряд требований общения посредством сообщений.

Приведем основные правила телефонного этикета для комфортного восприятия информации абонентом:

  1. Не следует начинать СМС беседу, если таковой не желает собеседник. Кроме того, грубое или неожиданное прерывание СМС беседы является проявлением дурного тона.
  2. СМС как средство информирования о важных событиях или приглашения на праздник не должно быть главенствующим, если оно не является коммерческой рассылкой.
  3. Для выражения эмоций в сообщениях грамотно использовать правильно подобранные слова и элементы символов, так называемые смайлы.
  4. Не используйте в сообщениях сленговые выражения, если вы не уверены что они будут правильно восприняты абонентом. В коммерческой рассылке стоит категорически избегать сленговых выражений («круто», «рулит», «конкретно», «обалденно» и другие).
  5. При рассылке смс следует учитывать временные правила приличия. Не стоит отправлять сообщения до 9.00 утра и после 20.00. Данные часы могут быть откорректированы в зависимости от индивидуальных особенностей.
  6. Начинать сообщения следует с обращения по имени или с приветствия («Добрый день», «Здравствуйте», «Уважаемая Ольга Ивановна» и др.) — это показатель уважения к собеседнику и проявление хорошего тона.
  7. Если абонент принял решение о том, чтобы не получать впредь ваших СМС, и уведомил об этом, следует прекратить СМС переписку заранее извинившись о принесенных неудобствах.
  8. Не пишите слишком длинные сообщения с замысловатым текстом. Для этой цели лучше использовать письменное обращение через электронную почту.
  9. При коммерческой рассылке следует указывать в конце текста от кого пришло СМС («С уважением, компания «Уют», «Салон красоты «Пантера», «Коллектив ресторана «Монро»). Что касается личных сообщений, такое уточнение не станет лишним, если вы неуверенны, знает ли ваш номер телефона получатель СМС.
  10. При массовой рассылке смс стоит позаботиться о контактной информации для обратной связи абонента и уточнения дополнительный сведений («Наши телефоны:8ХХХ», «Наш адрес», «Страничка в Интернете»).
  11. Стоит рационально подойти к количеству сообщений за короткий период времени. Психологи не рекомендуют осуществлять рекламную рассылку чаще, чем 2 раза в неделю. Цель СМС-рассылки – это напоминание о своей компании и формирование позитивного восприятия к бренду. Навязчивая реклама может отрицательно повлиять на имидж компании.

Современный бизнес этикет дает нам лишь некоторый свод правил и рекомендаций по отправке СМС. Однако стоит помнить и об индивидуальных особенностях клиентов, которым будут предназначены эти сообщения.

Пользуясь знаниями стандартного письменного и делового этикета, вам удастся избежать неловкостей и негативного восприятия ваших уведомлений.

Шпаргалка №1. Как правильно вести переписку с клиентом

Для кого: менеджерам по продажам; руководителям отдела продаж; сотрудникам, которые ведут переписку с клиентами.

Краткое содержание: Правила деловой переписки. Структура письма клиенту. Оформление письма.

Правила деловой переписки

  1. Хорошо начинать письмо с благодарности или комплимента: «Ольга, спасибо за ответ!».
  2. Если вы пишете клиенту в первый раз, сообщите ему, откуда у вас его e-mail или напомните о предыдущем взаимодействии.
  3. Пишите простым, понятным языком. Избегайте использования канцеляризмов и речевых штампов: «в настоящее время», «довожу до вашего сведения», «сотрудничество на взаимовыгодных условиях», «высокопрофессиональный», «во избежание», «по причине» и т.п.
  4. Также стоит избегать сложных терминов, узкопрофессиональных и иностранных слов, непонятных аббревиатур.
  5. Чтобы акцентировать внимание на важных моментах письма, начинайте предложение с имени: «Александр, пришлите, пожалуйста, акт сверки…».
  6. Если отвечаете на несколько вопросов – цитируйте их или упоминайте вкратце содержимое вопроса, чтобы было понятно, о чем идет речь.
  7. Реагируйте на недовольство или агрессию со стороны клиента спокойно, покажите свое намерение помочь ему разрешить ситуацию.
  8. Избегайте щекотливых или конфиденциальных тем. Письмо может случайно попасть к другому сотруднику, чем вы можете поставить клиента в неловкое положение.
  9. Сообщите клиенту, что получили его письмо.
  10. В деловой переписке принято отвечать на письма не позднее, чем через 3 часа. Если у вас нет возможности решить вопрос сразу – сообщите клиенту, когда вы сможете это сделать.
  11. Избегайте писать клиентам в выходные и праздничные дни, а также в понедельник утром или в пятницу вечером. Исключение: если вы предварительно договорились об этом с клиентом; если у вас срочное дело, которое нельзя отложить.
  12. Считается невежливым отправлять много писем подряд. Исключение: если вы отправили письмо и увидели, что информация в нем неполная или неактуальная – можно отправить вдогонку еще одно письмо с дополнениями и извинениями.
  13. Автоответ о получении писем в современной деловой переписке не используется.
  14. Перед отправкой обязательно проверьте, правильно ли указали имя адресата и название компании.
  15. Постскриптум в деловой переписке использовать не принято.

Структура письма

  1. E-mail
    Почтовый адрес должен быть по возможности краткий и запоминающийся. Лучше использовать персонифицированный e-mail (например, [email protected]).
  2. Тема письма
    Обязательно обозначайте тему письма. Тема должна соответствовать содержанию. Если вы знаете имя человека, которому пишете или его должность – указывайте их в теме.
  3. Пометки
    Для особых писем можно использовать пометку «Важное». Подтверждение о прочтении лучше запрашивать только в исключительных случаях.
  4. Структура письма
    • приветствие;
    • краткое обозначение темы письма;
    • расшифровка вопроса;
    • завершение (призыв к действию).

    Золотое правило: одно письмо – одна тема – один призыв.

  5. Вложения
    Если вы прикрепляете к письму файлы – сообщите об этом адресату в теме письма. Тяжелые файлы удобнее передавать через облачный сервис (например, Яндекс.Диск).
  6. Подпись
    Ставьте в подпись только основные и актуальные контакты. Постарайтесь уложиться в 3-5 строк.

Оформление письма

  1. Используйте в письме удобные для чтения шрифты без засечек. Оптимальный размер шрифта 12-14 кегль.
  2. Оптимальная длина абзаца – 3-4 строки. Длина предложения – 12-18 слов. Более длинное предложение лучше разбивать на два.
  3. Желательно, чтобы письмо помещалось на экране целиком.
  4. Для выделения важных слов и выражений, используйте полужирный шрифт (не более 4-5 слов подряд). Воздерживайтесь от выделения целых предложений (особенно, если они длинные), и, тем более, целых абзацев.
  5. Не стоит злоупотреблять выделением текста яркими цветами, прописным шрифтом, курсивом. Если сомневаетесь – делайте выбор в пользу сдержанности.
  6. Лучше отказаться от текста с подчеркиванием – его можно перепутать со ссылками.
  7. Восклицательный знак следует использовать с осторожностью, только там, где он действительно необходим. Излишним будет ставить три или более восклицательных/вопросительных знака.
  8. Нумерованные и маркированные списки улучшают восприятие информации.
  9. Картинки должны дополнять содержимое письма, но ни в коем случае не заменять его (у многих получателей отключен показ картинок; письма, где текст заменен картинкой, могут расцениваться как СПАМ).
Читайте так же:  Регистрация детей (ребенка) по месту жительства и месту пребывания

Совет напоследок

Разработайте корпоративные стандарты деловой переписки. Это поможет регламентировать процесс переписки сотрудников с клиентами и избежать ошибок, которые могут отразиться на продажах и имидже вашей компании.

Традиционное письмо, SMS- сообщение, электронное письмо

Издавна люди обменивались информацией, и большую помощь им в этом оказывал эпистолярный жанр, то есть жанр письма. Одно из трёх лексических значений слова «письмо», данное в «Толковом словаре русского языка» С. И. Ожегова,- «написанный текст, посылаемый для сообщения чего- нибудь кому- нибудь».

В «Повести временных лет», первой русской летописи, можно познакомиться с текстами писем Киевской Руси. Так, например, Владимир Мономах осадил город Корсунь, но сломить сопротивление его жителей смог благодаря необычному письму. Горожанин Анастас написал на стреле, отправленной в стан княжеского войска, следующий текст: «За тобою с востока колодцы, из них вода идёт по трубам в город. Перекопай колодцы и перейми воду».

При раскопках в Новгороде были найдены берестяные грамоты, из которых можно узнать о жизни людей Древней Руси.

Интересно изучать историю, обратившись к личной переписке.

Так, о времени правления Ивана Грозного рассказывает его переписка с князем Андреем Курбским, который, спасаясь от верной гибели, сбежал в Литву. В книге Н. М. Карамзина «История государства Российского» приведены некоторые из писем. Курбский в первом письме пытался объяснить причины своего бегства Необычно обращение к царю: «Царю, некогда светлому, от бога прославленному — ныне же по грехам омрачённым адскою злобою в сердце, прокажённому в совести, тирану беспримерному между самыми неверными владыками земли. Внимай. В смятении горести сердечной скажу мало, но истину». Курбский обвиняет царя в жестокости и несправедливости к своим подданным, предупреждает, что за все злодеяния придётся ответить перед божьим судом. В своём ответе Иван Грозный не соглашается с обвинениями, выдвинутыми против него, его письмо наполнено цитатами из Ветхого и Нового Завета, « свидетельствами историческими, богословскими толкованиями и грубыми насмешками». Перед нами целая страница жизни средневековой Руси.

Познавательно читать переписку Петра Великого с адмиралом Лефортом, письма Екатерины Второй, Александра Васильевича Суворова.

В XVIII- начале XX веков были очень популярны письмовники. Слово «письмовник» так объясняется В. И. Далем: «Книга, содержащая правила и примеры для писем, бумаг, деловой и частной переписки; сборник писем». В них наряду с письмами содержались учебные приложения (образцы деловых писем), стихи, факты, «анекдоты» милой старины. Очень подробным был письмовник, составленный А. Е. Крыловым. На титульном листе его была такая надпись: «Настольно- справочная книга. Толковый письмовник. Полное собрание всех актов, договоров, распоряжений, обязательств, прошений и писем на все случаи жизни с подробным наставлением, как их составлять, кому и куда подавать». По мнению А. Е. Крылова, письмо как жанр имеет много достоинств, главное из которых — краткость изложения. Автор давал своим читателям конкретные советы по составлению писем: давал их образцы, рекомендовал избегать многословия, ясно излагать свои мысли, потому что неверно истолкованное письмо может способствовать непониманию между людьми.

Как свидетельствует сборник советов и наставлений «Правила светской жизни и этикета. Хороший тон»(1889), «всякое письмо, кем бы оно написано ни было, изображает нравственный облик пишущего, умственное мерило его образования и знание светской формалистики. По переписке люди метко заключают о нашем моральном достоинстве».

В числе самых интересных образцов жанра письма по содержанию — письма педагогические, поучительные. К ним относятся послания известного историка Н. М. Карамзина, теплая, трогательная переписка Н. В. Гоголя со своими родителями, конечно же, «Письма о добром и прекрасном» академика Д. С. Лихачёва.

Большую и, пожалуй, самую эмоционально насыщенную часть эпистолярного жанра прошлого составляет любовная переписка. В книге Евгения Богата «Что движет солнце и светила. Любовь в письмах выдающихся людей» (М. ,1981) можно прочитать письма Никиты и Александры Муравьёвых, Петра и Веры Вяземских, Александра Пушкина к Наталье Гончаровой. Запоминается переписка А. П. Чехова с О. Л. Книппер, его женой: письма Антона Павловича полны доброго юмора, нежности и грусти. Вот фрагмент одного из них, написанного из Ялты 3 сентября 1899 года: «Милая, необыкновенная актриса, замечательная женщина, если бы Вы знали, как обрадовало меня Ваше письмо. Я привык к Вам и теперь скучаю и никак не могу примириться с мыслью, что не увижу Вас до весны Будьте здоровы, веселы, счастливы, работайте, прыгайте, увлекайтесь, пойте и, если можно, не забывайте заштатного писателя. Вашего усердного поклонника».

В эпистолярном жанре написаны литературные произведения, например: «Письма русского путешественника» Н. М. Карамзина, «Бедные люди» Ф. М. Достоевского. Письма — важная часть сюжета многих произведений. Разве можно забыть письмо Андрея Петровича Дубровского, полное протеста против унижения человеческого достоинства, Кириле Петровичу Троекурову в романе А. С. Пушкина «Дубровский» после их ссоры: «Я до тех пор не намерен ехать в Покровское, пока не вышлете Вы мне псаря Парамошку с повинной; а будет моя воля наказать его или помиловать, а я терпеть шутки от Ваших холопьев не намерен, да и от Вас не стерплю – потому что я не шут, а старинный дворянин». Или письмо Ваньки Жукова из одноимённого рассказа А. П. Чехова: «Милый дедушка, Константин Макарыч! И пишу тебе письмо. Поздравляю вас с Рождеством и желаю тебе всего от господа бога. Нету у меня ни отца, ни маменьки, только ты у меня один остался».

Наверное, не было ни одной семьи в годы Великой Отечественной войны, в которой не ждали бы «треугольники», послания военного времени. А в шкафах и комодах наших бабушек хранилась хотя бы одна пачка дорогих писем, отражающих те или иные страницы истории, свидетельства важных событий.

Читайте так же:  Принимаем на работу генерального директора

Письма носят официальный и личный характер и имеют свои особенности построения.

Письмо личного характера составляется так:

1. приветствие и обращение;

2. изложение того, что хочешь написать (за что хочешь поблагодарить и т. д. ), вопросы, на которые хочешь получить ответ;

3. в заключение следуют формула прощания, пожелания здоровья: до свидания, будьте здоровы;

4. ставится подпись или указываются имя, фамилия автора письма, дата.

Деловые письма бывают разных жанров извещения, сообщения, заявления, приглашения, запрос, благодарственные письма, рекламно- информационные сообщения и др. Все они имеют свой шаблон написания, которому рекомендуется строго следовать.

На рубеже XX- XXI веков появились новые виды писем: электронные письма, SMS- сообщения.

СМС – на английском SMS – Short Message Service- «служба коротких сообщений». Это система, которая позволяет принимать текстовые сообщения при помощи мобильного телефона.

«Впервые эта система была опробована для передачи текста с персонального компьютера на мобильный телефон в декабре 1992 года в Англии. Однако лишь в 2000 году сотовые компании ввели услугу «Short Message Service». [4].

[1]

Каковы основные черты SMS: краткость, сиюминутность, частный характер содержания, зависимость от возможностей мобильного телефона. У него может быть ограниченный набор клавиш, нередко латинский шрифт.

Автору СМС приходится общаться с адресатом в телеграфном стиле, так как надо уложить содержание в минимум знаков. Не забудем отметить, что нередко для сообщения характерен фонетический принцип письма: как слышим — так и пишем. Например, пишут так: вместо сейчас, вместо сколько, вместо уезжаю. В СМС наших одноклассников можно встретить нарушения норм орфографии и пунктуации: «сонце» вместо «солнце»; «мыца», «сушица» (вот и разберись, какая использована часть речи!), любимое словечко – «ща». Ребята составляют усечённые предложения (лишние слоги мешают, по их мнению), например: «Я тя лю!» Дефис опускаем — получается «изза», «чето». Парные согласные взаимозаменяются — быстрее набрать «сдесь», а не «здесь». Ведь буква « эс» получается, если нажать на кнопку три раза, а «зэ» — пять. К гласным свой подход: «а» — одно нажатие, «о» — три, в результате — «харашо». Но «харашо» уже никто не пишут: есть английский вариант – OK. И никаких мягких знаков, долой запятые, кавычки. А что про двоеточие или тире говорить! Нет их в наших SMS — и всё тут.

В «Повести временных лет» грек Анастас послал на стреле Владимиру Мономаху письмо. Мы попросили наших одноклассников передать его содержание с помощью СМС. Вот, что получилось: « вастоке калоццы и трубы закрой воду». Вряд ли киевский князь понял бы письмо жителя Корсуня такого содержания. О хорошей грамотности автора не может быть и речи.

Сравним тексты традиционного письма и СМС.

От всей души поздравляем тебя с Новым годом, самым светлым и радостным праздником. Пусть он подарит тебе много радости, добрых и внимательных друзей, солнца и света, пушистого снега, хорошего настроения.

Надеемся, что увидим тебя на нашем весёлом празднике. Помнишь, он пройдёт как маскарад. Не забудь подготовить карнавальный костюм.

Мы готовим тебе сюрприз. Какой? Узнаешь, когда придёшь на вечер.

Твои подруги Вера и Марина.

P. S. Захвати с собой свою сестру.

С Новым годом Таня Приходи вместе сестрой на карнавал

От Веры и Марины.

Без сомнения, более содержательно, эмоционально первое письмо. Второе напоминает телеграмму- молнию. А где же эмоции? А в СМС – это смайлики, графические значки, передающие эмоции и действия: — сердитый; — весёлый; — обиженный; — приветствующий; — работающий за компьютером и т. д.

CМС активно и широко используется как средство общения, потому что это современная форма письма наряду с электронным письмом.

Электронная почта, в отличие от СМС, больше напоминает обычную почту. Если в традиционном письме мы указываем адрес и отправителя, наклеиваем марку и опускаем в почтовый ящик, то в электронном – используем клавиатуру компьютера, заполняем специальные поля (своеобразный вариант бумажного конверта). Вместо обычного адреса подписываем электронный (e-mail), указываем тему сообщения. Пишем текст, подписываемся, даём команду «Отправить» и пускаем письмо в молниеносное плавание по всемирной паутине.

Конечно, электронное письмо идёт гораздо быстрее обычного: несколько минут или несколько секунд. В него, кроме текстовых файлов, мы можем вложить графику, аудио- и видеофайлы.

100 золотых правил деловой email-переписки

В прошлый раз мы с вами поделились правилами составления деловых официальных печатных писем, а также различными устоявшимися этическими нормами.

Можете освежить эту информацию в памяти, прочитав статью «50 золотых правил деловой переписки».

Когда мы начинаем говорить о деловой переписке, следует обращать внимание на факт, что в последнее время она все больше переходит в электронный формат. Ведь сегодня скорость общения — один из неотъемлемых атрибутов успешного сотрудничества.

Поэтому, я решил выделить в отдельной статье правила деловой переписки именно в электронном формате посредством e-mail. И тогда вопрос деловой переписки мы закроем полностью. Чем-то информация в обеих статьях может пересекаться, мне просто хочется, чтобы каждый отдельный чек-лист выглядел полноценным и оконченным.

Итак, встречайте 100 золотых правил деловой email-переписки:

[2]

И последнее — поднимите письма, которые вы получали от других людей (компаний). Изучите их и обратите внимание на моменты, которые лично у вас вызвали негодование. Старайтесь в своих письмах не использовать такие шероховатости.

При перепосте этой статьи просим указывать ссылку на первоисточник. Это наш официальный документ в электронном виде. Если он «один в один» появится от вашего имени (имени компании, сообщества и т.д.) — подумайте, какое он тогда сформирует о вас впечатление…

Желаем, чтобы ваши новые email-письма помогали формировать серьезное впечатление и вызывать доверие.

И да, если вашей компании нужен пакет email-писем для официальной переписки (запросы, извещения, уведомления и т.д.) — мы готовы его для вас подготовить на самом высоком и серьезном уровне. Их можно будет смело отправить хоть Президенту.

Деловая профессиональная переписка: основы и правила

В условиях современного мира деловой контакт нередко берет свое начало с деловой переписки – письменной формы делового взаимодействия, которая включает любой вид корреспонденции (письмо, сообщение и т. д.), которая направляется любым официальным лицом от его имени и в силу занимаемой им должности.

Важным аспектом является соблюдение определенных норм этикета. В противном случае, установившиеся связи могут оборваться, а клиент или деловой партнер будут потеряны. Грамотно оформленная деловая переписка способствует максимально благоприятному впечатлению о вас или компании.

Читайте так же:  Как продать квартиру, купленную с материнским капиталом

Владение магией букв актуально для каждого человека. Допустим, при поиске новой работы: составлению и отправлению резюме, тестовых заданий, сопроводительных писем, дополнительных данных о себе, согласования времени встречи.

Интересно, что правила деловой переписки, существующие сегодня, сложились около 150 лет назад в Англии.

Виды деловых писем

Чтобы определиться с тем, как составить письмо, нужно знать различия между его видами. Это поможет определиться с темой послания и правильным его оформлением. Это поможет не выглядеть глупо в глазах важного оппонента.

По структуре оформления различают:

Сюда относятся письма-отказы, претензии, оправдания, признания. Все, что сотрудник использует в ходе своей профессиональной деятельности.

Важная разновидность письма. Благодаря ей подводят итоги встречи, формируют договоренности, обозначают время исполнения задач, убеждаются в правильности понимания договора обеими сторонами.

Правила делового письма

То, каким образом позволяют себе изъясняться блоггеры – не ваш вариант. Нет оправдания ошибкам и опечаткам. Нельзя утешать себя сложностями с изучением языка еще с детских лет. Необходимо быть максимально требовательным к себе. В противном случае, это составляет неблагоприятную картину о вашей личности и образованности.

Особенность деловой переписки состоит в том, что ошибки в написании слов профессиональной сферы считаются показателем некомпетентности человека в выбранной сфере.

Оформление делового письма

Необходимо особое внимание к деталям при оформлении и ведении переписки. Также это говорит об уважении к оппоненту, позволяет сэкономить время, которое может быть потрачено на переделывание материала.

Не стоит пренебрегать такими аспектами:

  • Корректное заполнение темы письма

Если это первое сообщение, заголовок может быть ярким. Однако если общение с оппонентом уже существует, тему письма следует обозначить коротко и лаконично. Это основы общения. Они помогают отыскать сообщение через время, чтобы перечитать, будет легко и отправителю и получателю.

В отправленном сообщении могут содержаться вопросы, на которые вы должны дать ответ. Имеет смысл отвечать на них, цитируя каждый в отдельности. При отправлении письма с несколькими пересылками стоит использовать нумерацию и разбивку текста на абзацы. Так собеседнику будет понятно, на какой вопрос вы даете ответ.

Чрезмерное количество цепочек цитирования создает ощущение хаоса в сообщениях. Однако если есть необходимость вернуться к ранее отправленным сообщениям или напомнить собеседнику о чем-то, это стоит сделать. В частности, если дело касается бюджета, пакета услуг, времени.

[3]

  • Учитывать всю полученную информацию

При составлении письма необходимо кратко комментировать все прикрепленные вами или собеседником документы. Так получателю будет сразу ясно, какое содержимое файлов его ожидает.

  • Собственная подпись – аналогия визитке

Деловая переписка допускает наличие подписи. Ее можно сделать автоматической, тогда она будет присутствовать в каждом отправленном письме. Как составить информативную подпись? Используйте имя и фамилию, актуальную на данный момент должность, рабочие контакты и логотип компании.

Например: «С уважением, Иван Иванов, менеджер ваших проектов, номер телефона или любые другие мессенджеры». Или «Best regards, Ivan Ivanov … ».

Также подпись может быть броской и креативной, свидетельствуя об особой связи с компанией или делом. Например, сотрудники сети книжной индустрии могут использовать фразу «Сейчас я читаю…», вставляя название актуальных новинок. Но такие вещи лучше согласовать с начальством.

Правила деловой переписки подразумевают отображение почтового адреса. Лучше если он будет сугубо рабочим. Там может отображаться название компании, должность, имя или фамилия, но никак не год рождения или игривые прозвища/слова. Лучше продумать правильное название адреса на много лет, если планируете оставить его даже при смене деятельности или должности.

В ведении документации чаще всего используют шрифт Times New Roman размера 12 для таблиц или 14 для текста. 1,5-2 интервала. Это негласные основы.

Стиль делового общения

Видео (кликните для воспроизведения).

Деловая переписка подразумевает тонкое балансирование на грани. Приятельское общение тут неуместно, но и подчеркнуто суровое не подходит.

Уменьшительно-ласкательные слова, сленговые выражения будут неуместны.

Осторожное использование смайликов или отказ от них. Первый контакт не допускает их наличие в принципе. В дальнейшем скобочки могут присутствовать, но исключительно положительные, в умеренном количестве. Милости и юмор недопустимы в данном стиле общения. Недопустима такая форма, если вы находитесь в подчинении у собеседника.

  • Приветствие по имени и отчеству

Правила ведения деловой переписки подразумевают уважительное отношение к собеседнику, внимание и интерес к его персоне. Это повышает интерес оппонента к вам, увеличивает шанс на его снисходительность. Желательно знать заранее, как зовут человека, к которому вы обращаетесь, а также его предпочтения по обращению.

  • Ответ в течение двух суток

Корректным является отправление ответа на сообщение в течение нескольких рабочих дней. Иначе это считается неуважением. Если письмо было отправлено перед выходными или отпуском, на него можно не отвечать, если оно несрочное. В ином случае необходимо предупредить собеседника о временном отсутствии вашего ответа или кратко отписаться по поводу содержимого письма.

Постоянно спрашивать о чем-то, просить подтверждения покажет вас в не лучшем свете. Если требуется подтверждение от собеседника, можно ему напомнить о необходимости ответа через трое суток. Если дело срочное, лучше это упомянуть изначально в вашем первом сообщении.

Этикет деловой переписки часто допускает обращение к оппоненту так, как делает это он. Это повышает возможность взаимопонимания, общения на одном уровне. Следите за тем, какие термины, стиль общения, обращения использует ваш собеседник.

  • Поздравление с праздниками

Если общение происходит около или во время официальных праздников, стоит поздравить собеседника. Таковы правила деловой переписки. Также полезно знать, когда у оппонента день рождения.

Элементарной вежливостью будут слова благодарности в ответ на поздравление, приглашение, объяснение.

Учитывая все вышеперечисленные особенности, наладить контакт с собеседником и составить благоприятное мнение о себе не составит труда.

Важность правил делового письма

По сути, любое отправленное письмо – визитная карточка, отображение выбранной нами деловой позиции. Чтобы она выглядела достойно, вселяла уважение и доверие, а переговорам сопутствовал комфорт и эффективность решения задач, знание правил хорошего тона и их постоянное соблюдение – непоколебимый залог успеха.

Касательно любой переписки, в интернете или в письмах, действуют такие же строгие нормы, как и при общении по телефону, личных переговорах. Принципы, на которых построено взаимодействие:

  • взаимоуважение оппонентов к личности и деловой позиции другого человека;
  • внимание к деловым интересам оппонента;
  • соблюдение конфиденциальности;
  • пунктуальность в решении важных задач.
Читайте так же:  Ограничения использования ненормированного рабочего дня

Деловая переписка необходима, так как:

  • при отправлении письма нет ответа, даже если он подразумевался;
  • письма теряются в потоке ненужной информации и сотрудники постоянно созваниваются, прося проверить почту;
  • после прочтения электронного сообщения совершенно непонятно, что нужно от вас;
  • из-за изобилия подробностей и хаоса информации в сообщениях мысли путаются, а сложный вопрос так и не решается.

Можно сэкономить множество свободного времени, если внедрить общие правила ведения деловой переписки. Это поможет избежать вышеизложенных проблем.

Правила деловой sms-переписки

Copyright © «cena5.ru» 2019 Копирование и видоизменение материалов сайта возможно только после письменного согласия правообладателей.
Статьи защищены законом об авторских и смежных правах, при цитирование материалов проекта «cena5.ru» прямая открытая ссылка на cena5.ru обязательна.
Все права защищены.

Мы можем оповещать вас о новых статьях,
чтобы вы всегда были в курсе самого интересного.

Как обучиться SMS-этикету или правила телефонной переписки

SMS-переписка стала такой же частью нашей повседневной жизни, как и обычное личное общение. Здесь, как и в любом другом способе коммуникации, если свои правила приличия. Своеобразные SMS-этикет выработался не так давно, но знать его неписаные нормы поведения просто необходимо, если вы не хотите прослыть невежей.

Правило 1: всегда отвечайте SMS-собеседнику.
Отсутствие ответа на послание может обидеть человека. Помните об этом и никогда не забывайте отвечать на SMS. Конечно, это не значит, что вы обязаны вступать в переписку с человеком, с которым по какой-то причине прекратили общение и не хотите поддерживать связь. Во всех остальных случаях ответ на SMS – показатель вашей заинтересованности и уважения к собеседнику.

Правило 2: помните о режиме дня.
Ночные SMS – такой же «моветон» как и звонки в неуместное время. В этом случае работают стандартные правила этикета: беспокоить людей, когда они отдыхают недопустимо. Поэтому отложите свое послание на более подходящее время. Ранее утро, поздний вечер и ночь – не время для переписки, особенно если речь идет о людях, не входящих в ваш близкий круг.

Правило 3: будьте краткими.
Умейте уложить свои мысли в две-три фразы. Помните, что SMS – это аббревиатура английского словосочетания «Short Message Service», которое переводится на русский язык как «Служба коротких сообщений». Если информация, которую вы хотите передать, обширна, лучше воспользоваться электронной почтой или просто позвонить.

Правило 4: не перезванивайте в ответ на SMS.
Если человек прислал вам сообщение, это, скорее всего, говорит о том, что в данный момент он не может говорить. Это значит, что ваш ответный звонок может быть просто неуместным. Отвечайте на сообщения только в письменном виде.

Правило 5: не ждите моментального ответа.
Даже если вы отправили кому-то важное сообщение, которое требует немедленного ответа, это не означает, что у человека есть в данный момент возможность отправить SMS. Засыпая абонента повторными посланиями, вы будете выглядеть в глазах собеседника навязчивым. Не хотите вызвать раздражение — не добивайтесь внимания всеми способами.

Правило 6: пишите грамотно.
Конечно, многие сокращения, которыми так любят пользоваться современные пользователи интернета, довольно прочно вошли в письменную речь. Однако далеко не в каждом послании «лол», «ок», «ща» и прочие сокращения будут выглядеть уместно. Если речь идет не о переписке с друзьями, подобные словечки могут восприниматься собеседником отрицательно. Ведь вы не хотите, чтобы о вас сложилось неверное впечатление. Другими словами, правило русского языка действуют везде, в том числе и в зоне SMS-переписки.

Правило 7: проверяйте написанное.
Современные гаджеты имеют полезную функцию автокоррекции – они умеют разгадывать, что вы хотите написать уже с первых букв. Однако слепо полагаться на мобильный телефон в этом случае не стоит. Иначе, вы рискуете отправить собеседнику SMS с совершенно неожиданным содержанием. Уделите несколько секунд проверке написанному – это поможет избежать неприятностей.

Правило 8: проверяйте адресата.
Прежде чем отправить SMS, проверьте, правильно ли вы выбрали из списка абонента. Это поможет не попасть в нелепую ситуацию. Иначе неверно направленное послание может сыграть с вами злую шутку: вряд ли вам будет приятно объяснять начальнику, что сообщение с текстом «Люблю тебя, пупсик» предназначалось вовсе не ему.

Правило 9: помните об этикете переписки.
Никогда не пишите SMS заглавными буквами, не злоупотребляйте смайликами и восклицательными знаками. По негласным правилам электронного общения все это является проявлениями чересчур эмоционального восприятия. Не хотите прослыть истеричным собеседником — оформляйте письменный текст без подобных ошибок.

Правило 10: не переписывайтесь во время разговора.
Вам знакома ситуация, когда собеседник, параллельно с общением с вами, оживленно участвует в SMS-переписке? Согласитесь, такое поведение бывает довольно неприятным. Поэтому помните о том, что отвечать на сообщения будет правильно только после окончания разговора.

Правило 11: не выясняйте отношения с помощью SMS.
Выяснение отношений, разбор обид и прочие эмоциональные моменты оставьте для личного общения. Подобные вещи нужно обсуждать с человеком с глазу на глаз. Не ничего хуже, чем пытаться перенести неприятный диалог в письменную плоскость. Так вы только создадите новые проблемы, ведь написанное может восприниматься собеседником несколько иначе, чем те же слова, сказанные лично. Отсюда вытекает и еще одно важное правило: не пытайтесь вложить в свои SMS-послания двойной смысл или завуалированную иронию. Скорее всего, человек поймет вас неправильно, поскольку письменный текст зачастую неспособен передать эмоциональный окрас сказанного.

Правило 12: не переписывайтесь за рулем или во время ходьбы.
Это правило скорее относится к элементарной безопасности, а не к этикету. Однако никогда не лишним будет напомнить о том, что использование мобильного телефона за рулем или во время пешей прогулки может стоить вам жизни.

50 золотых правил деловой переписки + чек-лист

Письмо, которое вы отправляете от своего имени (или от имени своей компании) — это «точка контакта», формирующая впечатление. Вот и думайте сами, какое впечатление вы желаете о себе сформировать, и что для этого делаете.

Эта статья уже давно напрашивалась. И чем чаще мы в своей работе сталкиваемся с проектами по деловой переписке (например, разработка типовых шаблонов писем), понимаем, что очень мало людей и компаний обращают внимание на (казалось бы) мелочи, имеющие печальные последствия.

В деловой переписке «спрашивают» за каждое слово. Официальное письмо — это документ, а не просто текст.

Читайте так же:  Смена фамилии в трудовой книжке после замужества

Существуют разные формы писем деловой переписки. Сейчас мы поговорим о печатных письмах. Думаю, в следующий раз я подготовлю отдельный материал по тонкостям деловой email-переписки, потому что там есть свои специфические моменты.

Перед вами — статья, вошедшая в материалы моей новой книги «Бизнес-копирайтинг», над которой я сейчас очень плотно и тщательно работаю. Желаем приятного чтения и полезного внедрения.

Итак, встречайте 50 золотых правил деловой переписки:

И последнее — поднимите письма, которые вы получали от других людей (компаний). Изучите их и обратите внимание на моменты, которые лично у вас вызвали негодование. Старайтесь в своих письмах не использовать такие шероховатости. Если вас интересуют виды писем деловой переписки, они перечислены в описании предоставляемых нами услуг.

При перепосте этой статьи просим указывать ссылку на первоисточник. Это наш официальный документ в электронном виде. Если он «один в один» появится от вашего имени (имени компании, сообщества и т.д.) — подумайте, какое он тогда сформирует о вас впечатление…

И маленький бонус для тех, кто внимательно читал эту статью. Предлагаем вам ее в PDF-формате, чтобы вы смогли использовать этот материал в качестве чек-листа.

Желаем, чтобы ваши новые письма помогали формировать серьезное впечатление и вызывать доверие.

И да, если вашей компании нужен пакет писем для официальной переписки (запросы, извещения, уведомления и т.д.) — мы готовы его для вас подготовить на самом высоком и серьезном уровне. Их можно будет смело отправить хоть Президенту.

P.S. Ваша Студия Дениса Каплунова — делиться «фишками» всегда готова.

10 правил написания деловых электронных сообщений

Общение с партнерами по электронной почте требует гораздо меньших формальностей, чем официальная переписка по обычной почте. Кроме того, электронные сообщения гораздо легче подготовить к отправке. С их помощью вы сможете обратиться к большой группе людей одновременно, также сэкономив немало времени.

Однако если вы пишете деловое электронное сообщение, следует уделить больше внимания языку письма. Например, если вы пишете работодателю, то будет очень важно произвести хорошее первое впечатление.

Следующие рекомендации помогут вам освоить этикет электронной переписки, что не раз поможет вам в жизни.

Электронное сообщение – это официальный документ

Помните, что в сфере политики и бизнеса официальные электронные сообщения являются частью деловой переписки. Они могут быть исследованы и проинспектированы уполномоченными органами.

Приветствия

Вы можете начать электронное сообщение приветствиями Hi и Greetings, затем перечислив имена адресатов.

Если вы знакомы с адресатом недостаточно близко, то лучше указать его научное звание: Dr. Walles (доктор Уоллес), Prof. Higgins (профессор Хиггинс). Этим вы также подчеркнете свое профессиональное уважение к адресату.

Если вы обращаетесь к главе организации и прилагаете копии для других ее сотрудников, постарайтесь перечислять имена и адреса сотрудников согласно служебной иерархии, от старшего к младшему.

Проверьте правописание

Обязательно проверьте ваше сообщение на наличие грамматических и орфографических ошибок перед отправкой.

Можете воспользоваться программой MS Word для написания текста сообщения, скопировав его потом в почтовый интерфейс.

Ориентируйтесь на более широкую аудиторию

Очень часто электронные сообщения, отправленные определенной группе адресатов, пересылаются далее. Имейте это в виду, если вы позволили себе написать что-то непочтительное в отношении кого-либо.

Ваше сообщение может прочитать совершенно случайный человек. Старайтесь упоминать только ту информацию, в которой вы уверены и можете делиться с другими.

Будьте профессиональны, избегайте неточностей и многословия

Когда вы пишете деловое электронное сообщение, запомните главное – это деловое сообщение. Проявите ваши лучшие навыки и убедитесь, что оно однозначно, лаконично и профессионально.

Используйте подходящий ситуации стиль английского языка, не забывая при этом о пунктуации. В вашем деловом сообщении должны быть только полные предложения и слова, избегайте сленга и сокращений.

Будьте предельно точны в формулировке темы сообщения: она должна быть краткой, но ёмкой.

Будьте максимально корректны

Не допускайте в тексте электронных сообщений никаких высказываний, дискриминирующих кого-либо по расовому, этническому или половому признаку. Деловое сообщение должно фокусировать внимание только на сути дела.

Досчитайте до 10, прежде чем отправить сообщение

Будьте очень осторожны, когда отправляете электронное сообщение в плохом настроении. В таких случаях люди нередко пишут вещи, о которых потом сожалеют.

Если вы не в духе, то возьмите небольшую паузу и сделайте глубокий вдох. Прогуляйтесь немного на свежем воздухе или поговорите с хорошим другом. Затем спокойно сядьте и допишите свое сообщение, как и подобает настоящему профессионалу.

Вежливая подпись – залог успеха

В конце вашего электронного сообщения следует добавлять фразу вежливости, например: Best wishes, Yours sincerely, Best regards, Yours truly, Regards.

Контактная информация

Обязательно укажите в подписи следующие контактные данные:

  • Ваше полное имя
  • Название компании
  • Номера телефонов и факсов
  • Адрес электронной почты
  • Адрес веб-сайта

Не увлекайтесь украшательством

Не загружайте в деловое электронное сообщение необязательную графику: красочные, но ненужные фоны, изображения; не используйте нестандартные шрифты (если на компьютере адресата они не установлены, ваши старания пропадут впустую). Все эти элементы делают сообщение громоздким и многие получатели просто не станут его читать.

Видео (кликните для воспроизведения).

Итак, следуя этим полезным правилам в написании электронных деловых сообщений, вы покажете себя профессионалом и улучшите имидж компании. Ваш профессионализм и учтивость в ведении дел быстро оценят коллеги и клиенты. А вы знали об этих правилах? Помогали ли они вам в профессиональной деятельности?

Источники


  1. Хаин, В. Е. История и методология геологических наук / В.Е. Хаин, А.Г. Рябухин, А.А. Наймарк. — М.: Academia, 2017. — 416 c.

  2. Подведомственность и подсудность дел судам и арбитражным судам. Судебная практика. — М.: Издание Тихомирова М. Ю., 2017. — 144 c.

  3. Рыжаков А. П. Защитник в уголовном процессе; Экзамен — М., 2013. — 480 c.
  4. Астахов, Павел Земельный участок. Юридическая помощь по оформлению и защите прав на землю с вершины адвокатского профессионализма / Павел Астахов. — М.: Эксмо, 2015. — 256 c.
  5. Астахов, Павел Жилье. Юридическая помощь с вершины адвокатского профессионализма / Павел Астахов. — М.: Эксмо, 2016. — 320 c.
Правила деловой sms-переписки
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here