Правила оплаты проезда в командировке – компенсация расходов на такси, общественный транспорт, автом

Полная информация по теме: "Правила оплаты проезда в командировке – компенсация расходов на такси, общественный транспорт, автом" с профессиональной точки зрения. Если будут вопросы - задавайте их нашему дежурному специалисту.

Правила оплаты проезда в командировке – компенсация расходов на такси, общественный транспорт, автомобиль

Заплатить налоги необходимо до 2 декабря. Если у вас есть вопросы о порядке уплаты или расчете налогов, присылайте их на [email protected] Ответы на самые популярные из них мы опубликуем на портале ГАРАНТ.РУ.

Программа, разработана совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Сотрудник организации направляется в командировку. Проживание и проезд оплачивает организация, также сотруднику выплачиваются суточные. Гостиница расположена далеко от места, куда направлен сотрудник, поэтому каждый день он до места работы и обратно добирается на общественном транспорте. Должна ли организация возместить работнику расходы на ежедневный проезд общественным транспортом (автобусом, трамваем, троллейбусом, метро) в месте командирования?

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2019. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, [email protected]

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), [email protected]

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), [email protected] Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Правила оплаты проезда в командировке – компенсация расходов на такси, общественный транспорт, автомобиль

сегодня
USD ЦБ 64.64
EUR ЦБ 70.72
BTC/USD 8324.54

калькулятор валют

Департамент налоговой и таможенной политики совместно с Департаментом бюджетной политики в сфере государственного управления, судебной системы, государственной гражданской службы рассмотрел обращение и сообщает следующее.

В соответствии со статьей 168 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ) в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы по проезду, расходы по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам организаций, не относящихся к бюджетной сфере, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

В части выплаты работнику дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточных) при служебных командировках, отмечаем.

Пунктом 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение), установлено, что дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день нахождения в служебной командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки.

При этом днем выезда в служебную командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного работника, а днем приезда из служебной командировки — дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы (пункт 4 Положения).

В этой связи дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), выплачиваются работодателем за каждый день нахождения работника в служебной командировке независимо от включения в проездной документ расходов на питание.

В части возмещения расходов на питание при следовании работника в служебную командировку железнодорожным транспортом сообщаем следующее.

Согласно пункту 12 Положения при возмещении работнику расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы, а также расходов по проезду из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах, в данные расходы включаются в том числе расходы по проезду транспортом общего пользования к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы, а также оплата услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.

Учитывая изложенное, возмещение работнику расходов на питание при проезде к месту командирования и обратно — к постоянному месту работы законодательством Российской Федерации, регулирующим возмещение работникам командировочных расходов, не установлено.

Что касается документального подтверждения командировочных расходов для целей налога на прибыль организаций, то расходы организации на командировки на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — НК РФ) относятся к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией.

При этом согласно пункту 1 статьи 252 НК РФ под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Читайте так же:  Брачный договор — что это за документ и зачем нужен

Следовательно, документы, свидетельствующие о фактически осуществленных затратах при пребывании работника в служебной командировке, должны быть оформлены в соответствии с критериями статьи 252 НК РФ.

В силу статьи 11 НК РФ институты, понятия и термины гражданского, семейного и других отраслей законодательства Российской Федерации, используемые в НК РФ, применяются в том значении, в каком они используются в этих отраслях законодательства, если иное не предусмотрено НК РФ.

[3]

Пунктом 5.1 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 06.05.2008 № 359 «О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники», установлено, что документы, используемые при оказании услуг по перевозке пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, должны содержать реквизиты, установленные Правилами перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 14.02.2009 № 112 (далее — Правила).

Согласно пункту 111 Правил в подтверждение оплаты пользования легковым такси выдается кассовый чек или квитанция в форме бланка строгой отчетности. Указанная квитанция должна содержать обязательные реквизиты, которые представлены в приложении № 5 Правил. В квитанции на оплату пользования легковым такси допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особые условия осуществления перевозок пассажиров и багажа легковыми такси.

Таким образом, водитель легкового такси обязан выдать пассажиру по окончании поездки либо кассовый чек, отпечатанный контрольно-кассовой техникой, либо квитанцию в форме бланка строгой отчетности, которая должна содержать установленные реквизиты.

Учитывая изложенное, расходы работника в командировке на проезд в такси могут быть учтены организацией в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, в случае оформления документами, соответствующими требованиям действующего законодательства, при условии обоснованности.

Заместитель директора Департамента
налоговой и таможенной политики
О.Ф. Цибизова

Вопрос: Можно ли возместить командированному гражданскому служащему расходы на проезд на такси, в общественном транспорте в месте командирования? (журнал «Оплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: бухгалтерский учет и налогообложение», N 7, июль 2017 г.)

Можно ли возместить командированному гражданскому служащему расходы на проезд на такси, в общественном транспорте в месте командирования?

«Оплата труда в государственном (муниципальном)

учреждении: бухгалтерский учет и налогообложение»

Журнал «Оплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: бухгалтерский учет и налогообложение», N 7, июль 2017 г., с. 73-74.

Расходы гражданского служащего на оплату проезда на такси или в общественном транспорте в месте командирования могут быть возмещены при условии, что они произведены им с разрешения или ведома представителя нанимателя.

Обоснование. Согласно п. 21 Порядка N 813 возмещаются расходы на проезд гражданского служащего к месту командирования и обратно к постоянному месту прохождения федеральной государственной гражданской службы (включая оплату услуг по оформлению проездных документов, предоставлению в поездах постельных принадлежностей), а также на проезд из одного населенного пункта в другой, если гражданский служащий командирован в несколько государственных органов (организаций), расположенных в разных населенных пунктах, воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом.

Итак, возмещение расходов на проезд в месте командирования в городском общественном транспорте или на такси данным пунктом не предусмотрено.

Однако согласно п. 22 этого порядка командированному гражданскому служащему оплачиваются расходы на проезд до станции, пристани, аэропорта при наличии документов (билетов), подтверждающих такие расходы. При этом в данном пункте не уточняется, подлежат ли возмещению указанные расходы при следовании служащего в место командирования или из него.

Таким образом, гражданскому служащему при следовании в служебную командировку и возвращении из нее возмещаются расходы на проезд до станции, пристани, аэропорта при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы.

Что касается возмещения расходов, связанных с проездом гражданского служащего различными видами общественного транспорта в месте командирования, указанным порядком оно также не предусмотрено. Однако в силу пп. «д» п. 11 Порядка N 813 гражданскому служащему возмещаются иные расходы, связанные со служебной командировкой (при условии, что они произведены им с разрешения или ведома представителя нанимателя или уполномоченного им лица). При этом в данном пункте не сказано, что понимается под иными расходами, следовательно, к ним могут быть отнесены другие транспортные расходы, связанные со служебной командировкой, не установленные п. 21 и 22 Порядка N 813.

При этом стоит учитывать п. 36 Порядка N 813, в котором отмечено, что возмещение иных расходов, связанных со служебной командировкой, произведенных с разрешения представителя нанимателя или уполномоченного им лица, осуществляется при представлении документов, подтверждающих такие расходы.

Следовательно, п. 36 Порядка N 813 не исключает возможность возмещения гражданскому служащему произведенных им с разрешения представителя нанимателя транспортных расходов на проезд в месте командирования в пределах средств, предусмотренных в федеральном бюджете на содержание соответствующего государственного органа.

Такие разъяснения приведены в Письме Минтруда РФ от 11.03.2016 N 18-4/ООГ-396.

Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете приобрести документ за 54 рубля или получить полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня.

Купить документ Получить доступ к системе ГАРАНТ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Читайте так же:  Оформление и правила выплаты зарплаты на карту через банк – действия сотрудника и работодателя, обра

Журналы издательства «Аюдар Инфо»


На страницах журналов вы всегда найдете комментарии и рекомендации экспертов, ответы на актуальные вопросы, возникающие в процессе вашей работы. Авторы — это аудиторы-практики, налоговые консультанты и работники налоговых служб, они всегда подскажут вам, как правильно строить взаимоотношения с налоговой инспекцией, оптимизировать налоги законным путем, помогут разобраться в новом нормативном акте, применить его на практике и избежать ошибок в работе.

Издатель: ООО «Аюдар Инфо»

Почтовый адрес: 125124, г. Москва, 1-я улица Ямского поля, д. 15

Телефон редакции: (495) 925-11-73 (многоканальный)

Особенности оплаты такси в командировке в 2019 году

При осуществлении расходов на такси в служебной командировке их можно учитывать при вычислении налогообложения. Однако для этого потребуется обосновать их целесообразность и подтвердить документально.

Использование в командировке такси

При осуществлении хозяйственной деятельности компании отправляют своих сотрудников в рабочие командировки. Статьей 167 ТК РФ устанавливается оплата работодателем понесенных трат, сделанных убывшим в командировку. На основании принятого правового акта локального характера, сотруднику компенсируются затраты, производимые при исполнении рабочего задания, например, компенсируется проезд на такси. Кроме того, они должны быть санкционированы или определяться коллективным соглашением.

Например, устанавливается, что служащему компанией оплачивается перемещение на такси:

  • До конечной цели и назад в место повседневного осуществления рабочих обязанностей.
  • До пункта прибытия или выезда (к примеру, от гостиницы до ж/д вокзала).
  • По рабочим обязанностям во время поездки.

Это следует учитывать при распределении командировочных, прежде чем этим воспользоваться.

Подтверждающие документы

Когда траты на использование такси одобрены руководством, сотруднику необходимо представить с авансовым отчетом:
  • Заказной наряд.
  • Квитанцию на установленном бланке.
  • ККЧ, выдаваемый водителем после поездки.

Документация должна содержать необходимую информацию и не противоречить требованиям Правил, регламентированных постановлением Правительства РФ от 14.02.2009 № 112.

В отсутствие такой документации возмещение оплаты, понесенной при поездке в такси, оплачиваться не могут в 2019 году. Электронный чек, направленный по почте онлайн связью, не может выступать удостоверяющим доказательством.

Платежный документ должен включать:

  • Обязательные данные в виде номера и серии.
  • Название компании, осуществляющей перевозку.
  • ИНН, ОГРН и иную информацию.
  • Стоимость оказанной услуги.
  • Дату выдачи.
  • Роспись ответственного лица, оформившего платежку.

Возмещение распределяется в статью издержек юридического лица, на сумму которых будет уменьшаться её основа для исчисления сбора на прибыль. При этом важным условием становятся подтверждающие документы, свидетельствующие о состоявшемся перемещении, и что оно совершено в целях организации деятельности, преследующей получение прибыли.

Как учитывается НДФЛ с восполнения командировочных трат?

Соблюдая необходимые требования, сумму возмещения оплаты такси нужно учитывать в затратах при вычислении сбора на прибыль. НДФЛ и другие взносы не подлежат обложению ставкой налога. Они входят в структуру издержек при подсчете налога на доходы.

Статьями 252 и 270 НК РФ не запрещено вносить в состав доходов стоимость поездок на такси направленного в командировку служащего. Важным условием является обязательность подтверждения сумм возмещения доказательствами и их экономическое обоснование.

Судами признается уменьшение величины прибыли, облагаемой сбором, в размере компенсации соответствующих поездок в командировке, как при передвижении для исполнения служебных обязанностей в течение всего времени и до места убытия, так и в случае перемещения к месту работы и назад. Законодательно не ограничено применение разновидностей транспорта в командировке.

При этом компенсация перемещения в связи с производственной необходимостью, для решения задач в интересах компании, а не направленного работника. Поэтому оплата таких издержек не может составлять его доход, облагаемый налогом.

ВАЖНО! Все положения действительны при предоставлении сотрудником документации, прикладываемой к отчетности по возвращении из поездки. В их роли выступают кассовый чек или квитанция определенного формата. Они должны включать необходимые данные, определяемые приложением 5 Правил перевозок пассажиров и багажа автотранспортом, утверждаемого постановлением Правительства от 14.02.2009 № 112.

Компания или ИП, осуществляющие операции по перевозке людей, могут самостоятельно разработать платежную форму. Необходимо, чтобы в ней присутствовали обязательные сведения, предусмотренные Порядком осуществления наличных денежных расчетов без применения ККТ (постановление Правительства РФ от 06.05.08 № 359).

При этом существующая практика судов, указывающая, что неисполнение перевозчиком правил составления удостоверяющей документации не говорит о том, что издержки понесены не обосновано (определение Саратовского областного суда от 06.03.13 № 33-1292).

Таким образом, возмещение сотруднику понесенных издержек в такси не может облагаться НДФЛ, несмотря на маршрут передвижения. Ведь он связан с выполнением им своих рабочих обязанностей.

До вокзала на такси: оцениваем налоговые последствия

Если работодатель направил работника в командировку, он обязан возместить ему в том числе расходы по проезду. Порядок и размеры возмещения работникам расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ст. 168 ТК РФ).

Видео (кликните для воспроизведения).

Трудовой кодекс не конкретизирует, что именно подразумевается под расходами по проезду. Для того чтобы понять, какие именно расходы можно возместить работнику, обратимся к Положению об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденному постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749. В пункте 12 этого документа сказано, что расходы по проезду к месту командировки на территории РФ и обратно к месту постоянной работы помимо прочего включают расходы по проезду транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы.

Отметим, что в ранее действовавшей Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.88 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР» было установлено, работнику возмещаются расходы на оплату проезда к месту командировки и обратно в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси).

Читайте так же:  Как доказать черную зарплату в суде

К сожалению, на сегодня действующее законодательство не дает четкого ответа на вопрос, относится ли такси к транспорту общего пользования. Именно поэтому и возникают вопросы о правомерности учета при расчете налога на прибыль расходов на оплату такси до аэропорта при направлении работника в командировку и удержании с компенсации работнику таких сумм НДФЛ.

Налог на прибыль

Свою точку зрения о том, учитываются ли для целей налогообложения прибыли расходы компании на оплату проезда работника на такси до аэропорта или железнодорожного вокзала при его направлении в командировку, неоднократно высказывал Минфин России. Финансисты разрешают учитывать такие расходы на основании подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. Напомним, что согласно этой норме Кодекса в состав расходов для целей налогообложения прибыли включаются расходы на командировки, в частности, на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы. Такая позиция содержится в письмах Минфина России от 14.06.2013 № 03-03-06/1/22223, от 11.07.2012 № 03-03-07/33, от 08.11.2011 № 03-03-06/1/720, от 04.10.2011 № 03-03-06/1/621 и др.

При этом специалисты финансового ведомства указывают, что учесть расходы на оплату проезда командированного работника на такси до аэропорта или вокзала можно только в том случае, если такой расход документально подтвержден и экономически обоснован (ст. 252 НК РФ).

Документальным подтверждением может служить либо чек ККТ, либо квитанция на оплату пользования легковым такси (п. 2 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных

денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт»). Если используется квитанция, то она должна содержать все обязательные реквизиты, предусмотренные Правилами перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утвержденными постановлением Правительства РФ от 14.02.2009 № 112.

Что касается экономической обоснованности, то здесь нужно исходить из того, что налоговое законодательство не содержит понятия экономической целесообразности и не регулирует порядок и условия ведения финансово-хозяйственной деятельности, обоснованность расходов, уменьшающих в целях налогообложения полученные доходы, не может оцениваться с точки зрения их целесообразности, рациональности и эффективности или полученного результата. В силу принципа свободы экономической деятельности (п. 1 ст. 8 Конституции РФ) налогоплательщик осуществляет ее самостоятельно на свой риск и вправе самостоятельно и единолично оценивать ее эффективность и целесообразность (Определение Конституционного суда РФ от 04.06.2007 № 320-О-П).

Приведем аргументы, которые помогли одной из компаний доказать в суде экономическую обоснованность расходов на оплату проезда работника на такси до аэропорта:

— необходимость решения рабочих и производственных вопросов предприятия в максимально короткие сроки;

— ограниченное число авиарейсов по маршруту командировки;

— некруглосуточное движение общественного транспорта в г. Москве, возможные сбои в движении общественного транспорта (постановление ФАС Московского округа от 05.07.2010 № КА-А40/101594/09-114-716 (Определением ВАС РФ от 02.12.2010 № ВАС-14126/10 отказано в передаче дела в Президиум ВАС РФ для пересмотра в порядке надзора)).

В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ не облагается НДФЛ оплата командировочных расходов. В число таких расходов включена и документально подтвержденная оплата проезда работника в аэропорт или на вокзал в местах отправления. При этом в данной норме не уточняется, каким транспортом должен добираться работник до аэропорта или вокзала.

По мнению Минфина России, высказанному в письме от 27.11.2013 № 03-04-05/51373, ст. 217 НК РФ не содержится ограничений в отношении видов средств транспорта, используемых работником для проезда в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок. Таким образом, суммы оплаты организацией проезда работника на такси от аэропорта до гостиницы и обратно, в том числе в транзитном городе по пути следования в служебную командировку, являются возмещением командировочных расходов работника и не подлежат обложению НДФЛ.

Аналогичная позиция содержится в письмах Минфина России от 25.04.2012 № 03-04-05/9-549, от 26.01.2005 № 03-03-01-04/2/15, УФНС России по г. Москве от 19.12.2007 № 28-11/121388.1.

Суды поддерживают такой подход (постановление ФАС Северо-Западного округа от 15.12.2008 № А05-2964/2008 (Определением ВАС РФ от 15.04.2009 № ВАС-4283/09 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ для пересмотра в порядке надзора)).

Когда возможна компенсация расходов на такси сотруднику?

В данной статье описываются правила составления служебной записки по оплате такси, а также перечисляются случаи, когда использование наемного транспорта является правомочным для работника. Отдельно описывается порядок действий по выплате сотруднику компенсации, а также указываются причины отказа в ней.

Когда необходимо взять такси работнику

В случае, когда работнику необходимо воспользоваться такси по служебной необходимости, он имеет право на получение денежного возмещения расходов по оплате проезда. Наличие у работника автомобиля не обязывает его использовать личный транспорт в служебных целях (исключая случаи, специально оговоренные в трудовом договоре или при найме на работу).

Руководство не может заставить работника выполнять трудовые обязанности с использованием личного транспорта. Следовательно, при возникновении необходимости работник может воспользоваться услугами такси, впоследствии запросив компенсацию. Выплата производится после подачи служебной записки. В некоторых организациях излишняя бюрократия не требуется, и сотруднику возмещают расходы по его устному заявлению. Однако по правилам ведения документации даже самые незначительные траты должны быть протоколированы.

Если использование общественного транспорта неприемлемо, сотрудник вызывает такси, составляя служебную записку постфактум. Наиболее частыми случаями использования службы такси являются:

  • Трансфер до аэропорта или вокзала (или до места проживания по прибытию в пункт назначения) по служебной необходимости
  • Срочный вызов на рабочее место, не предусмотренный производственным расписанием и не обусловленный виной сотрудника
  • Транспортировка важной документации или вещей, принадлежащих компании
  • Невозможность воспользоваться иными средствами передвижения
  • Необходимость поддержания реноме компании при проведении деловых встреч и/или переговоров
  • Ненадежность местного транспорта
  • Срочный характер служебного поручения
Читайте так же:  Типовой перечень затрат на охрану труда

Как составляется служебная записка при компенсации расходов на такси сотруднику

  • Помимо стандартной шапки, содержащей ФИО и должность вышестоящего служащего, на чье имя составляется записка, название предприятия, ФИО и должность работника, в документе кратко описываются обстоятельства, повлекшие за собой несанкционированные расходы.
  • Ставиться дата, записка заверяется подписью составителя.
  • При наличии подтверждающего документа, в записке указывается его вид.

Скачать пример СЗ можно здесь.

Служебная записка на оплату такси в командировке (образец)

Обоснование взятия машины

Для составления служебной записки необходимо грамотно сформулировать цель поездки и указать причины, побудившие работника пренебречь иными способами проезда. Нелишним будет указать возможные негативные последствия при решении не пользоваться услугами такси. Цель поездки должна быть сформулирована кратко и емко.

Необходимые сведения и документы

В служебную записку включается название службы такси, их телефон, время подачи автомобиля, маршрут следования, промежуточные остановки, при их наличии. При длительной поездке и необходимости дозаправки машины прилагаются документы с заправки (чек или счет-фактура с указанием количества залитого бензина), километраж поездки и предполагаемый расход бензина.

Таксист обязан выдать чек с номером машины, личными данными водителя, суммой, которая требовалась к оплате с перечислением оказанных услуг, как основных, так и дополнительных. Если разрешение на использование такси было предоставлено руководителем заранее, следует приложить его к записке.

Инструкция по составлению

  1. Указать цель поездки
  2. Указать необходимость поездки
  3. Указать потраченную сумму
  4. Описать произведенные траты
  5. Детализировать произведенный заказ
  6. Описать маршрут
  7. Перечислить подтверждающие документы, приложенные к служебной записке.

Куда подавать

Служебная записка заполняется на имя руководителя или лица, ответственного за производство денежных выплат сотрудникам. Далее секретарем проставляется порядковый номер, записка визируется и отправляется на рассмотрение. При оценке причин, побудивших работника воспользоваться услугами такси, возможно разрешение руководством выплаты компенсации или отказ в возмещении денежных средств.

После разрешения руководителем производства выплат, записка с соответствующей резолюцией отправляется в бухгалтерию, где и производится начисление денежной компенсации. Бухгалтер определяет правильность оформления записки и подтверждающих финансовых документов.

Произведение выплат

Для получения компенсации сотрудник заполняет авансовый отчет, выданный ему работником бухгалтерии, где перечисляет состоявшиеся траты. Работодатель в форме письменного приказа разрешает произведение выплат. Бухгалтер производит выплату по согласованию с сотрудником:
  • в виде дополнительного начисления к ежемесячной заработной плате
  • отдельным платежом.

Если не оплачивают

Отказ в компенсации потраченных средств может случиться, если руководитель считает, что сотрудник превысил должностные полномочия.

  • Если у работника отсутствовала насущная необходимость в вызове такси, имелся временной запас и возможность воспользоваться общественным транспортом без ущерба для интересов компании, руководитель вправе отказать сотруднику в компенсации.
  • Также отказ правомочен при неоправданно длинном маршруте следования, наличии промежуточных остановок, не являющихся необходимыми (по мнению руководства).
  • При наличии доплат за сервис вызова такси, возникших по вине сотрудника, руководство не обязано производить компенсацию. Так, если водитель такси добавил к счету оплату за длительное время ожидания, корректировку маршрута клиентом в сторону более длинного, нарушение клиентом правил компании по перевозкам, компенсация со стороны руководителя не будет санкционирована.
  • Отказано в выплате будет, если наряду со служебными делам, сотрудник пользовался такси по личным нуждам. В этом случае руководитель может вынести сотруднику выговор, не компенсировав расходы.

[2]

Нужно ли начислять страховые взносы на компенсацию проезда работникам, смотрите в этом видео:

Правила оплаты проезда в командировке – компенсация расходов на такси, общественный транспорт, автомобиль

Направление работника на выполнение им своих трудовых функций не по месту постоянной работы непосредственно связано с финансовыми затратами.

Все вопросы, касающиеся организации командировок, их продолжительности и оплаты регулируются Трудовым кодексом России, а также Положением №749, утвержденным Постановлением Правительства от 13 октября 2008 года.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

+7 (499) 490-27-62 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 603-45-17 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

+8 (800) 500-27-29 доб.849 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ

Это быстро и бесплатно!

Одной из основных статей затрат, связанных со служебными поездками, является оплата проездных документов до места командировки, а также перемещение на каких-либо видах транспорта на протяжении всего времени выполнения поставленного соответствующим приказом задания.

Оплачивается ли дорога туда и обратно?

Статья 167 Трудового кодекса закрепляет ряд гарантий, предоставляемых работникам, направленным на выполнение трудовых обязанностей вне постоянного места работы.

Среди таких гарантий:

  • Сохранение средней заработной платы за командированным сотрудником;
  • Сохранение должности (рабочего места);
  • Возмещение всех трат, произведенных в связи с направлением в служебную поездку.

Также закреплено обязательство предприятия (организации) компенсировать гражданам, направленным в командировку, оплату проездных документов (статья 168 ТК Российской Федерации).

Конкретизация необходимых к возмещению трат на проезд, связанных со служебной поездкой, содержится в пунктах 10 и 12 Положения №749.

В соответствии с представленным нормативно-правовым актом в транспортные затраты первостепенно включается стоимость проездных документов к месту выполнения задания (в соответствии с приказом) и назад к постоянному месту работы.

Все расходы, связанные с оплатой транспортных услуг, предварительно включаются в сумму авансового командировочного платежа и подтверждаются предоставленными сотрудником по окончании служебной поездки проездными документами.

Важно! Если проезд к месту выполнения трудовой функции направленным сотрудником осуществляется на поезде, затраты на постельное белье также относятся к транспортным.

Также сюда включается страхование пассажиров и сервисные сборы.

[1]

Оплата в месте назначения

Расходы, которые несет предприятие (организация) при направлении работника в служебную поездку, включают в себя:

Затраты на проезд в месте командировки могут быть отнесены к двум из выше приведенных статьям расходов – суточным или проездным. Регулируется представленный вопрос пунктом 12 Положения, утвержденного Постановлением Правительства России №749.

Читайте так же:  Трудовой договор без испытательного срока

Представленный выше нормативно-правовой акт обязует работодателя возмещать сотруднику плату за проезд в месте командировки. Однако следует учитывать, что вид используемого транспорта должен быть аргументированно обоснован (особенно при наличии его альтернативных вариантов).

Если работник имеет возможность ежедневно добираться к месту выполнения своего задания на троллейбусе, но при этом использует такси, плата за которое значительно превышает стоимость троллейбусного билета, он должен аргументировать необходимость использования такого вида транспорта (например, нерегулярный маршрут троллейбуса или длительное время в пути).

Когда бухгалтерия не соглашается с предоставленным обоснованием, работнику не возмещается потраченная сумма.

Компенсация за общественный транспорт

Оплата проездных билетов общественного транспорта относится к транспортным в тех случаях, когда представленный вид передвижения использовался командированным сотрудником, чтобы добраться до станции железнодорожного вокзала, аэропорта, морского порта и т.п., если они располагаются за чертой города, а также в случаях, когда

выполнить трудовую функцию по приказу необходимо на нескольких объектах, не расположенных в пешей доступности.

При этом лицо, направленное в служебную поездку, обязывается предъявить документ, подтверждающий пользование маршрутками, автобусами, троллейбусами, метро и т.д. (чеки, единоразовые или единые билеты).

Если работник в месте командировки добирается общественным транспортом до предприятия (организации), на котором он должен осуществить указанные начальством работы, такие расходы входят в суточные.

Указанное выше разделение диктуется нормами налогового законодательства в части обязательного обоснования бухгалтерией предприятия (организации) командировочных расходов и, при неверном их разделении, растраты могут быть отнесены к необоснованным, что влечет за собой наложение санкций.

Расходы на личный авто

Направляя работника в служебную поездку руководство предприятия (организации) вправе определять более выгодный способ проезда к месту командировки.

При добровольном согласии сотрудника может использоваться его личный транспорт.

При использовании личного автомобиля работника, ему возмещается не только стоимость израсходованного топлива в соответствии с заправочными чеками, но и эксплуатационная амортизация.

Федеративная налоговая служба устанавливает сумму, которая подлежит компенсации за использованный собственный транспорт лица, направленного в служебную поездку:

  • Объем двигателя до 2 литров – 1 тысяча 200 рублей;
  • Объем двигателя, превышающий 2 литра – 1 тысяча 500 рублей.

Указанные выше цифры имеют рекомендационный характер и могут быть изменены по согласованию руководства предприятия (организации) и работника.

Важным моментом использования транспортного средства командированного сотрудника является необходимость оформления путевого листа, в котором водитель обязан фиксировать свое передвижения и соответствующий километраж.

Подробнее об оплате расходов на личный автомобиль читайте здесь.

Как оплачивать служебный автомобиль?

Использование служебного автомобиля как средство передвижения к месту командировки также разрешено законодателем.

При этом сотруднику, направленному в служебную поездку, должны быть компенсированы все затраты на топливо, подтвержденные чеками с заправочных станций.

Важно, что при поездке в командировку на служебной машине работнику не выплачиваются амортизационные выплаты.

Если работник ездит на такси

Выбор работником способа передвижения в месте командировке, в соответствии с нормами налогового законодательства, должен осуществляться на основании его целесообразности и выгоды для направляющего предприятия (организации).

Закон не закрепляет императива, запрещающего использование в командировке такси, однако соответствующие транспортные расходы должны быть не только документально подтверждены работником для получения компенсации, но и аргументированы.

Сотруднику может быть отказано в компенсации в том случае, если в месте командировке ему были доступны более дешевые способы передвижения, позволяющие добраться в пункт назначения за такое же (или приблизительно такое же) количество времени.

Аренда транспорта

Аренда автомобиля, как правило, часто используется в заграничных командировках. Пункт 12 Положения № 749 оставляет открытым перечень транспортных затрат по командировке, в связи с чем работник имеет право на заключение договора аренды машины.

Предприятие (организация) компенсирует расходы, связанные с арендой, а также за оплату ГСМ.

При этом работник в трехдневный срок после возвращения должен предоставить отчет об авансовом платеже с приложенным договором аренды (иным документом, подтверждающим временное пользование авто) и чеками об оплате ГСМ.

Законодатель возлагает на работодателя обязательство компенсировать командированным работникам транспортные расходы.

Перечень затрат, которые относятся к проездным, не указан работодателем, что позволяет сотрудникам использовать все доступные средства передвижения при условии наличия подтверждающего такое использование документа.

Предоставить проездные билеты, чеки об оплате ГСМ, аренды машины и т.п. работник должен не позднее трех рабочих дней с момента возвращения на постоянное место работы.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

+7 (499) 490-27-62 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 603-45-17 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

Видео (кликните для воспроизведения).

+8 (800) 500-27-29 доб.849 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ

Источники


  1. Кузин, Ф.А. Делайте бизнес красиво; М.: Инфра-М, 2012. — 286 c.

  2. Прокуроры и адвокаты: Знаменитые процессы: моногр. ; Литература — М., 2014. — 608 c.

  3. Смирнов, В. Н. Адвокатура и адвокатская деятельность / В.Н. Смирнов, А.С. Смыкалин. — М.: Проспект, Уральская государственная юридическая академия, 2015. — 320 c.
  4. Терехова, Ю. К. Корпоративный юрист. Правовое сопровождение предприятия. Практическое пособие / Ю.К. Терехова. — М.: Дашков и Ко, Вест Кей, 2015. — 222 c.
  5. Муранов, А. И. Российское регулирование отношений с иностранными элементами. Некоторые аспекты правового статуса и деятельности иностранных адвокатов / А.И. Муранов. — М.: Городец, 2014. — 144 c.
Правила оплаты проезда в командировке – компенсация расходов на такси, общественный транспорт, автом
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here