Правила подготовки приказа

Полная информация по теме: "Правила подготовки приказа" с профессиональной точки зрения. Если будут вопросы - задавайте их нашему дежурному специалисту.

Правила подготовки и оформления документов (стр. 1 из 4)

1.Документирование управленческой деятельности

1.1 Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению гербовых бланков

1.2 Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

1.3 Требования к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств; размножение документов

2. Тираж документов

3. Особенности оформления и передача телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм

Список использованной литературы

Делопроизводство в учреждениях, организациях и на предприятиях (далее — организации) осуществляется, как правило, специальным структурным подразделением (или назначенным за делопроизводство лицом), на которое возложены функции документационного обеспечения управления (далее служба ДОУ) в целях совершенствования работы с документами, обеспечения высокого качества их подготовки контроля исполнения разрабатываются и утверждаются приказом руководителя организации инструкция по делопроизводству (далее – инструкция), положение о службе ДОУ, должностные обязанности лиц, ответственных за делопроизводство.

Инструкция разрабатывается в соответствии с действующими нормативно-правовыми документами по делопроизводству и устанавливает порядок его ведения, в том числе обязательные для всех работников основные правила, учета, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), контроля за исполнением, хранением и использованием документов.

Организация и совершенствование ДОУ, методическое руководство контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляются службой ДОУ.

При оформлении служебных документов рекомендуется соблюдать ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст. Настоящий стандарт распространяется на документы, относящиеся к унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные. В Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД).

Стандарт устанавливает состав и порядок оформления реквизитов документов, требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Хотя требования ГОСТ Р 6.30-2003 не являются обязательными для применения и носят рекомендательный характер, единые подходы к оформлению документации не только упрощают процесс подготовки документов, но и значительно улучшают их восприятие работникам.

При подготовке документов рекомендуется применять текстовой редактор Word for Windows с использованием шрифтов TimesNewRomanCyr размером №12 ( для оформления табличных материалов), 13, 14,15 через 1-2 интервала.

1.Документирование управленческой деятельности

1.. Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. в создании управленческих документов. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы и т.д.), а также при использовании вычислительной технике – на машинном языке.

.2. Правила оформления документов на бумажных носителях, а также правила оформления реквизитов документов определяются ГОСТ Р 6.30-2003.

1.1Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению гербовых бланков

1.1.1 Гербовые бланки являются полиграфической продукцией подлежащей учету.

1.1.2. Гербовые бланки изготавливаются только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанной вида продукции на должностном качественном уровне.

1.1.3. Гербовые бланки подлежат учету. На них типографическим способом или специальным нумератором проставляются учетные порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетном журнале, при этом используются следующие реквизиты:

[2]

при поступлении бланков: наименование вида гербового бланка, дата поступления, номер сопроводительного документа, наименование организации- поставщика гербовых бланков, количество экземпляров, серия и номера гербовых бланков;

при выдаче бланков: наименование вида гербового бланка; количество экземпляров; серия и номера гербовых бланков; наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица – получателя гербовых бланков; расписка в получении; примечание (отметка об уничтожении и т.д.).

1.1.4. Гербовые бланки хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

1.1.5. Уничтожение гербовых бланков осуществляется по акту с отметкой в учетно-регистрационном журнале.

1.1.6. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков, начинаются распорядительным документом руководителя организации.

1.1.7. Проверка наличия, использования и хранения гербовых бланков осуществляется не реже раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя. О проверках делаются отметки в учетно-регистрационном журнале после последней записи. В случае обнаружения нарушений при учете, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения руководителя организации.

1.2 Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

1.2.1 Приказ, постановление

Приказ, постановление – распорядительные документы организации. Проекты приказов и постановлений должны составляться на основе тщательного и всестороннего изучения затрагиваемых в них вопросов с тем, чтобы содержащиеся в проектах предложения были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, обеспечивались необходимыми материально-техническими средствами и финансированием и исключали необходимость выпуска дополнительных приказов, постановлений в связи с неполнотой или недоработкой предыдущего приказа, постановления.

Текст приказа, постановления состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части излагаются основание или причина составления документа.

В распорядительной части излагается решение руководителя.

Распорядительная часть начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПОСТАНАВЛЯЮ», напечатанными прописными буквами без разрядки с новой строки от нулевого положения табулятора (от границы левого поля), В пунктах распорядительной части приказа, постановления указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий. Распорядительная часть делиться на пункты, если исполнение приказа, постановления предполагает несколько исполнений и выполнение различных по характеру действий.

В случае если управленческое действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже.

Страницы приказа, постановления и их приложений нумеруются как единый документ.

До представления на подпись проект приказа, постановления визируется на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра всеми заинтересованными структурными подразделениями и юридической службой, которая определяет целесообразность оформления данного вопроса приказом, постановлением, соответствие проекта приказа, постановления действующему законодательству, проверяет отсутствие противоречий ранее изданным приказам, постановлениям.

Читайте так же:  Субаренда что это, стороны и предмет договора

В приказах о назначении на должность, освобождении от должности, поощрении и привлечении к дисциплинарной ответственности фамилии, имена и отчества пишутся полностью.

К приказам о командировании сотрудников организации прилагается задание на командировку, подписанное руководителем соответствующего структурного подразделения. Приказы подписывают руководители организации или их по их поручению — заместители.

Распоряжение – документ, издаваемый преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов. Инструкций и других актов.

Распоряжение подписывают руководители организации или по их поручению — заместители.

Подготовка и оформление распоряжений проводиться в соответствии с установленным порядком подготовки и оформления приказов.

Последним пунктом распоряжения возлагается контроль за его использованием на соответствующий отдел или должностное лицо.

[1]

Распоряжение нумеруется порядковыми номерами в пределах календарного года.

Инструкция – документ. В котором излагаются правила, регулирующие специальные стороны деятельности организации.

В заголовке к тексту инструкции обозначаются объект или круг вопросов, на которые распространяются её требования.

Текст инструкции состоит из разделов, внутри которых делится на пункты, а при необходимости – на подпункты.

Инструкции визируются руководителем структурного подразделения – разработчика и утверждаются руководителем организации или по их поручению заместителям путем издания приказа об утверждении инструкции или проставлением грифа утверждения.

1.2.4 Подготовка документов к заседаниям коллегии

Подготовка и представление документов к заседаниям коллегии возлагается на руководителей отделов. Представляются следующие документы: справка объемом 4-5 страниц машинописного текста и (при необходимости) приложения к ней; проект решения с указанием исполнителей и сроков исполнения; список лиц, приглашаемых на заседание коллегии. С указанием их должности и организации.

Классификатор приказов вам поможет

В небольших организациях, как правило, выделяют приказы по основной деятельности и по личному составу, порой забывая про еще одну группу – приказы по административно-хозяйственным вопросам. В крупных же организациях даже этих трех разновидностей маловато будет. Кроме того, там часто разные подразделения готовят разные группы приказов, и порой у отдельных специалистов возникает желание доказать, что приказ по вновь возникшему вопросу – вовсе не его головная боль, а вотчина коллеги из другого отдела. Чтобы примирить всех, нужно навести порядок.

Зачем все это нужно?

Практика показывает, что крупные организации, вне зависимости от сферы деятельности и организационно-правовой формы, издают достаточно большое количество распорядительных документов, прежде всего приказов. Вместе с тем при проведении экспертизы ценности документов этого вида возникают определенные сложности, связанные со спецификой деятельности крупной организации. Дело в том, что небольшая организация может ограничиться изданием приказов двух видов: по основной деятельности и по личному составу (дополняемых изданием распоряжений), оформление которых в этом случае возлагается на одного человека. Чем больше масштаб деятельности организации, значительнее штат работников и сложнее структура руководства, тем меньше вышеописанный алгоритм издания распорядительных актов подходит для организации.

Как быть? Ответ на этот вопрос найден довольно давно: приказы делят на отдельные разновидности, а их оформление поручают отдельным работникам или различным подразделениям. В результате возникает стандартная для современного отечественного делопроизводства ситуация, когда часть приказов оформляется (соответственно, регистрируется и хранится до передачи в архив) делопроизводственной службой, а часть — службой кадров.

При этом порой сотрудники делопроизводственной службы и службы кадров испытывают затруднения при решении вопроса о том, приказом какой разновидности оформлять те или иные решения – приказом по основной деятельности или приказом по личному составу.

К сказанному стоит добавить, что разделение приказов на две разновидности – по основной деятельности и по личному составу – не может удовлетворить крупные организации, имеющие значительный круг решаемых вопросов. В итоге количество разновидностей приказов увеличивается (появляются приказы по административно-хозяйственным вопросам, о направлении работников в командировку и др.), а подготовка приказов по отдельным вопросам может поручаться отдельным работникам или подразделениям как в порядке разового поручения, так и на постоянной основе, что, естественно, добавляет сложностей.

Действующие в настоящее время государственные стандарты содержат общие указания относительно оформления приказов и не позволяют решить данные вопросы. Не добавляют ясности и не так давно утвержденные «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»1. Единственным выходом остается детальная проработка классификации приказов локальным актом, издаваемым самой организацией.

Прежде всего необходимо определить количество видов приказов, которые могут издаваться. Вполне вероятно, что целесообразно будет раздробить приказы по основной деятельности и по личному составу на более мелкие группы для облегчения дальнейшей справочной работы и для обеспечения возможности специализации деятельности сотрудников, их оформляющих. Выделенные группы следует зафиксировать в табеле унифицированных форм документов. Однако даже использование табеля унифицированных форм не позволяет полноценно организовать работу по отнесению приказов к конкретному виду, поэтому необходимо или оговорить вопрос классификации приказов в инструкции по делопроизводству, или оформить отдельный классификатор. В последнем случае классификатор может быть утвержден приказом и использоваться в качестве приложения к номенклатуре дел. Такой вариант удобен, если действующая инструкция по делопроизводству в целом соответствует современным требованиям и нет острой необходимости в ее немедленной переработке.

Содержание классификатора

Содержание классификатора будет индивидуальным для каждой организации. При его составлении можно руководствоваться положениями Унифицированной системы организационно-распорядительной документации2. При этом, учитывая то обстоятельство, что хотя УСОРД и входит в число действующих УСД, она фактически не применяется в деятельности организаций, поскольку первая очередь УСОРД, утвержденная Главархивом СССР еще в 1979 году, в настоящее время в значительной части устарела, а вторая очередь УСОРД, утвержденная Росархивом в 1993 году, не была внедрена в практику. Раздел ОКУД, посвященный организационно-распорядительной документации, с 1993 года не ведется, поэтому в ОКУД не включены многие формы документов, предусмотренные законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации3. Гораздо более полезным будет «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»4, т.к. только на его основе можно классифицировать приказы по срокам хранения (далее по тексту – Перечень).

Читайте так же:  Порядок и правила расчета отпускного стажа на примерах — что учитывать, а что исключать

Ниже приведен пример классификатора приказов. В данном примере приказы разделены на три группы (согласно 19 статье Перечня):

  • по основной деятельности – срок хранения постоянно;
  • по личному составу – большинство хранится 75 лет, но отдельные виды можно хранить 5 лет;
  • по административно-хозяйственным вопросам – 5 лет.

Группировка произведена по содержанию и по срокам хранения в соответствии со статьей 19 нового Перечня.

Далее делим каждую группу на отдельные подгруппы, т.к. оформление различных групп (разновидностей) приказов может быть возложено на разные отделы или на разных сотрудников службы кадров. Такое разделение в дальнейшем облегчит проведение справочной работы. Можно, например, выделить приказы о поощрении и материальной помощи, т.к. они связаны с выделением и расходованием дополнительных финансовых ресурсов и существует необходимость особого контроля руководства за данным направлением работы. И, наконец, логично выделить в качестве отдельных разновидностей приказы об отпусках, дежурствах, взысканиях, а также о направлении работников в командировку, т.к. они имеют срок хранения 5 лет.

Каждой разновидности приказа присваивается свой делопроизводственный индекс, каждая разновидность подшивается и хранится отдельно в соответствии с установленными сроками хранения.

Мы предлагаем использовать индексацию на основе двух букв, которые могут вызывать определенные ассоциации, что облегчает запоминание и усвоение работниками предложенной группировки:

  • ОДОсновная Деятельность,
  • ЛСЛичный Состав,
  • МПМатериальная Помощь / Материальное Поощрение,
  • ОКО`К — все хорошо, отпуск,
  • КМКоМандировка (обычная),
  • КС — Командировка на Север (или Командировка Серьезная),
  • АХАдминистративно-Хозяйственые вопросы и т.д.

Классификатор может быть оформлен в виде таблицы.

В нее можно внести графу, в которой будет указано, кто из руководителей преимущественно подписывает приказ определенного вида (в том случае если такое распределение полномочий предусмотрено соответствующим приказом). При этом, разумеется, руководитель, являющийся первым лицом организации, может подписывать любой приказ.

В пятой графе содержатся типовые заголовки, которые можно использовать при оформлении приказов. Это сократит количество ошибок, совершаемых при оформлении приказов, и существенно облегчит ввод информации в информационно-поисковые системы (ведь большинство из них позволяет создавать справочник стандартных заголовков, из которого пользователь потом сможет выбирать нужный). Такой классификатор позволит избежать проблем при проведении экспертизы ценности документов.

Пример 1
Классификатор приказов организации

1 Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 г. № 477).
2 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. 2-е изд. – М., 1981.
3 Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации.– М., 2007,.С. 44.
4 Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 г. № 558).

Папков Андрей , заведующий кафедрой документоведения Белгородского государственного университета
Источник: Объединённая редакция деловых журналов

Подготовка и оформление распорядительных документов (стр. 1 из 4)

Задание 6: 1. Подготовка и оформление распорядительных документов

Видео (кликните для воспроизведения).

2. Составить акт

Документирование управленческой деятельностипредставляет собой отрасль деятельности, обеспечивающую составление и оформление официальных служебных документов, их обработку и хранение.

Документы регулируют управленческую деятельность в любой органи­зации независимо от направления ее деятельности и организационно-право­вой формы. В документах отражаются и фиксируются все стадии управлен­ческого процесса. Поэтому от того, насколько правильно они составлены и как организована работа с ними, во многом зависит своевременность и пра­вильность принятия управленческих решений.

В деятельности любого аппарата управления используются документы, которые входят в унифицированную систему организационно- распорядительной документации. Требования к составу, текстам и элементам оформления организационно-распорядительных документов установлены рядом нормативно-методических документов, в частности ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Целью контрольной работы является рассмотрение темы: «Подготовка и оформление распорядительных документов».Для достижения данной цели были поставлены и решены следующие задачи:

— раскрыть понятие распорядительные документы, изучить их назначение, виды, порядок подготовки, правила оформления;

— рассмотреть оформление таких распорядительных документов, как приказ и протокол;

— сделать практическое задание – составить акт.

ГЛАВА I . РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Распорядительные документы относятся к правовым актам, которые содержат конкретные властные предписания органов управления и должностных лиц. Их назначение – оперативное регулирование деятельности организации, структурных подразделений и работников в различных областях управленческой деятельности.

Исходя из правового статуса распорядительных документов, поручения, содержащиеся в них, являются обязательными для исполнения теми структурами и должностными лицами, на которых они распространяются.

В состав распорядительных документов входят постановления, решения, приказы, распоряжения и указания. Правом издавать распорядительные документы наделяются органы власти и управления всех уровней; учреждения, организации и предприятия различных организационно-правовых форм; их представительства, отделения, филиалы, а также органы управления и руководители организаций. Выбор вида документа, предназначенного для документирования распорядительной деятельности, определяется уровнем органа власти или управления, компетенцией органов управления или должностных лиц, порядком принятия управленческого решения (единоначальным или коллегиальным).

В соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации[1] федеральные органы исполнительской власти Российской Федерации: министерства, федеральные службы, федеральные агентства издают постановления приказы, распоряжения.

Органы представительской и исполнительной власти субъектов федерации, а также органы представительской и исполнительной власти городов и районов издают постановления, решения, распоряжения.

Администрация учреждений, организаций и предприятий любой организационно-правовой формы, действующая на основе единоначалия, издает приказы, распоряжения, указания.

Порядок рассмотрения вопроса на основе принципа коллегиальности предусматривает издание таких документов, как постановления и решения. Коллегиальные органы присутствуют в качестве постоянно действующих в структуре федеральных органов исполнительной власти: коллегии; в государственных организациях и на предприятиях: ученые, технические, методические, художественные советы; в негосударственных коммерческих организациях различных организационно-правовых форм: общие собрания акционеров (учредителей, участников), советы директоров, правления.

Распорядительные документы издаются на основе или во исполнения законов, постановлений и распоряжений Правительства РФ, вышестоящих органов власти и управления. Распорядительные акты издаются также по инициативе руководителей в пределах их полномочий и компетенции для осуществления исполнительской и распорядительной деятельности в ходе выполнения задач, возложенных на организацию (учреждение).

Подготовка распорядительных документов может быть поручена одному или нескольким исполнителям (должностным лицам, структурным подразделениям). Для разработки сложных и ответственных распорядительных документов практикуется создание рабочих групп, комиссий, привлечение широкого круга специалистов из числа практиков и ученых. Основное требование к исполнителям – достаточная компетентность, высокий профессионализм, глубокие знания по управленческой проблеме.

Подготовка распорядительных документов предусматривает определенный порядок действий. Так, в условиях единоличного принятия решений процесс подготовки включает следующие стадии:

· изучение управленческого вопроса;

· подготовка проекта распорядительного документа;

Изучение управленческого вопроса – это, прежде всего, определение правовой основы подготавливаемого документа: изучение действующих законодательных актов, правительственных постановлений, т.к. издаваемых распорядительный документ не должен противоречить установленным нормам. Затем исполнитель определяет круг вопросов, которые предстоит отразить в распорядительном документе, изучает информацию, необходимые документальные материалы. На данной стадии также устанавливается необходимость отмены ранее действующих распорядительных документов или их отдельных пунктов.

Подготовка проекта документа предполагает, прежде всего, определение цели его издания. Цель издания включается во вводную часть проекта распорядительного документа.

В основной части распорядительных документов формируют распорядительные действия, которые должны быть конкретными, не допускать различных толкований, не противоречить ранее изданным документам. Каждое распорядительное действие излагается отдельным пунктом. По тексту в целом или по каждому пункту намечаются возможные сроки исполнения и контролирующие инстанции (должностные лица).

Заканчивается подготовка проекта распорядительного документа его перепечаткой и оформлением с учетом действующих правил.

Перед передачей документа на подписание руководителю документ должен быть тщательно проверен и согласован. При проверке особое внимание обращается на цифровую информацию, фамилии, имена, отчества, названия структурных подразделений.

Руководитель, дающий задание на подготовку приказа, определяет и состав учреждений, структурных подразделений или должностных лиц с которыми необходимо согласование документа. В инструкциях по работе с документами (по делопроизводству) обычно закреплена процедура согласования – по составу участников этой процедуры и последовательности визирования. Согласование проводит тот исполнитель (структурное подразделение), который готовил проект документа. Если в процессе согласования выясняются существенные замечания к содержанию документа, он составляется заново и вторая реакция подлежит полному согласованию.

После подписания внесение каких-либо исправлений в документ недопустимо. Документ приобретает статус официально изданного с момента его регистрации.

Подготовка распорядительного документа коллегиальным органом управления проходит следующие стадии:

— подготовка материалов к заседанию коллегиального органа;

— рассмотрение материалов участниками заседания;

— принятие решений и их документальное оформление (оформление протокола заседания);

— издание отдельного распорядительного документа (постановления, решения).

При подготовке материалов изучаются соответствующие законодательные и нормативные акты, а также необходимые для принятия решения документы.

Постановления и решения проходят согласование на заседании коллегиального органа. В ходе обсуждения в проект документа могут быть внесены незначительные замечания, поправки и дополнения. Если проект требует серьезной доработки, его утверждение переносится на следующие заседание.

Принятое решение может быть оформлено протоколом и доведено до исполнителей в виде выписки из протокола или копии протокола. При необходимости издают отдельный распорядительный документ. Статус действующего документа распорядительные документы коллегиальных органов приобретают после их подписания председателем и секретарем заседания и регистрации.

Введение Глава I. Распорядительные документы 1.1 Приказ 1.2 Выписка из приказа 1.3 Протокол 1.4 Выписка из протокола Глава II. Практическое задание – составить акт Заключение Список используемой литературы
Видео (кликните для воспроизведения).

Приказ – наиболее распространенный правовой акт, издаваемый руководителем учреждения (организации, предприятия), действующего на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным учреждением. Приказы издаются и по административным вопросам, требующим правового решения.

Приказ оформляется на общем бланке или бланке приказа, в котором указаны название данного учреждения (организации, предприятия), его вышестоящего органа, вид документа (приказ), место его издания, предусмотрено место для проставления индекса документа, даты, заголовка к тексту.

Приказы по основной деятельности

Бланки и реквизиты

Приказы по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации руководителями подразделений с привлечением специалистов; в отдельных случаях, когда речь идет о решении сложных, комплексных вопросов, для подготовки приказа руководителем организации может создаваться комиссия из представителей нескольких подразделений.

Приказы оформляются на специальном бланке приказа. Обязательными реквизитами приказа являются:

название вида документа (ПРИКАЗ);

заголовок к тексту;

Оформление основной части приказа

Подготовка приказа основывается на детальном и всестороннем изучении вопроса, поскольку содержащиеся в приказах поручения должны быть конкретными и реальными, они должны быть обеспечены достаточными материально-техническими и финансовыми средствами, чтобы исключить в дальнейшем необходимость корректировать или отменять принятые решения в связи с их неполнотой или недоработкой.

Заголовок к приказу должен формулироваться четко и по возможности кратко, выражая основное содержание документа.

· Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной, отделяемых друг от друга словом «приказываю». В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий.

Констатирующая часть может отсутствовать, если действия распорядительной части не нуждаются в обосновании.

Констатирующая часть приказа отделяется от распорядительной словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое может печататься прописными буквами без разрядки с новой строки с абзацем или строчными буквами в разрядку с новой строки без абзаца (п р и к а з ы в а ю), как это установлено в федеральных органах исполнительной власти [1] . Распорядительная часть содержит поручения, каждое из которых выделяется в самостоятельный пункт. Пункты распорядительной части приказа могут носить организационный характер, в этом случае формулируется только управленческое действие и, реже, называются его исполнители.

Если в распорядительной части приказа содержатся конкретные задания, необходимо указывать:

· наименование исполнителя или исполнителей (должность, инициалы, фамилия или наименование организации или подразделения);

· срок выполнения поручения.

Срок исполнения в пунктах и подпунктах распорядительной части приказа не указывается, если действия носят регулярный или нормативный характер и их выполнение предписывается на весь период действия данного приказа.

Исполнителем в приказе может быть одно или несколько подразделений организации, подведомственных организаций, должностных лиц. Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается. Исполнитель, названный первым, является ответственным исполнителем поручения.

При наличии промежуточных сроков выполнения или при разбивке поручения на задания каждое из них оформляется отдельным подпунктом. Пункт или подпункт приказа должен содержать только одно задание с одним сроком исполнения, поскольку контроль исполнения приказов ведется по каждому поручению отдельно.

Последний пункт приказа – пункт о контроле, в нем указывается наименование должности лица, ответственного за исполнение документа, его инициалы и фамилия.

Пункты и подпункты распорядительной части приказа нумеруются арабскими цифрами.

Оформление приложений к приказу

При большом объеме текста в самом приказе излагают лишь основные вопросы, а остальной текст выносится в приложения к приказу. В виде приложений могут оформляться графики, схемы, таблицы, списки, организационно-правовые документы – положения, инструкции, правила, регламенты, утверждаемые приказом, и др. В тексте приказа в соответствующих пунктах распорядительной части необходимо давать ссылки на приложения:

…(приложение) – если приложение одно;

. (приложение 1) . (приложение 2) – если приложений несколько.

На документе, являющемся приложением, в правом верхнем углу первого листа печатается слово «Приложение» с указанием, к какому приказу или пункту приказа оно относится.

Если приложением к приказу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: . (приложение), а на приложении в верхнем правом углу размещается гриф утверждения документа.

Отметку о приложении можно оформлять центрованным способом или выравнивать строки по левому краю.

Визирование и подпись

До представления на подпись приказ визируется всеми заинтересованными должностными лицами, юристом и заместителями руководителя организации. Если у работника, визирующего приказ, имеются возражения, дополнения, они излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту документа, а виза дополняется фразой «Имеются замечания» или «Замечания прилагаются». Замечания редакционного характера можно вносить непосредственно в представленный проект документа.

Если при согласовании были высказаны существенные замечания и дополнения, приказ дорабатывается исполнителем и проводится его повторное согласование. Если при согласовании вносятся редакционные уточнения, не изменяющие сути документа, повторное согласование не требуется.

После окончательного оформления приказа до его представления на подпись руководителю приказ должен быть завизирован всеми заинтересованными лицами. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа приказа или на отдельном листе согласования, который прикладывается к приказу, составляя его неотъемлемую часть. Виза включает: должность работника, его подпись, инициалы, фамилию и дату.

Под визами проставляется отметка об исполнителе, состоящая из фамилии исполнителя (составителя проекта) и номера его служебного телефона. На оборотной стороне приказа, в нижней части листа, может оформляться отметка о рассылке приказа с указанием структурных подразделений или их руководителей. Сведения о рассылке приказа могут оформляться на отдельном листе – списке (указателе, листе) рассылки.

ЕслиПодписываются приказы руководителем организации. Подпись в приказе оформляется так же, как в любом другом документе, оформляемом на бланке. Подписывается только один экземпляр приказа (за исключением совместных приказов). Подпись руководителя на приказе печатью не заверяется.

Первый экземпляр приказа после регистрации подшивается в дело с приказами по основной деятельности организации. Регистрироваться приказы должны в день их подписания, в противном случае у исполнителей могут возникнуть проблемы с исполнением приказа, особенно если срок исполнения небольшой.

После подписания и регистрации с приказа снимаются копии и рассылаются всем исполнителям. Для рассылки приказов может использоваться электронная почта. Если копии приказа выдаются для представления в другие организации, они заверяются с помощью реквизита «Отметка о заверении копии».

[1] Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Росархива от 27.11.2000 № 68).

Приказ по основной деятельности этапы подготовки, правила оформления (стр. 1 из 3)

4 СТРУКТУРА СЛУЖБЫ ДОУ………………………………………………..14

5ДОЛЖНОСТНОЙ И ЧИСЛЕННЫЙ СОСТАВ СЛУЖБЫ ДОУ…………. 18

Организация – соединение частей в одно целое и упорядочивание их.

В книге «Делопроизводство» Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкиной под общей редакции проф. Т.В. Кузнецовой было рассмотрено, что от правильной организации службы ДОУ во многом зависит качественное выполнение учреждением его управленческих функции и задач, эффективность всего процесса управления. При создании службы делопроизводства должны быть решены следующие вопросы:

— структура, функции и задачи делопроизводственной службы;

— организационная форма делопроизводства;

— должностной и численный состав;

— квалифицированные требования, предъявляемые к работникам делопроизводственной сферы.

Актуальностью темы является то что, служба ДОУ должна решать конкретные задачи, выполнять определенные функции, иметь строго установленный круг прав и обязанностей, а также взаимодействовать с другими структурными подразделениями организации для более эффективного выполнения возложенных на нее задач и функций.

Основная цель службы ДОУ – осуществлять в полной мере все действия по документационному обеспечению деятельности организации; руководство, координацию, реализацию.

В своей деятельности служба ДОУ руководствуется законодательными актами, нормативно-методическими документами по вопросам делопроизводства и архивного дела, приказами и распоряжениями руководства, инструкцией по делопроизводству организации, положением о службе, должностными инструкциями ее работников.[1]

1ПОНЯТИЕ И НАЗНАЧЕНИЕ СЛУЖБЫ ДОУ

Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Делопроизводство охватывает весь комплекс работ по созданию и оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету документов, формированию дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к сдаче в архив.

В настоящее время термин «делопроизводство» чаще звучит как «документационное обеспечение управления» (ДОУ).

Документационное обеспечение управления выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат.[2]

[3]

В небольших организациях, где объем обрабатываемых документов невелик и создание такой службы нецелесообразно, всю работу по документационному обеспечению управления выполняет секретарь руководителя или специально выделенный для проведения этой работы сотрудник.

Документационное обеспечение управленческой деятельности организации – важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом.

Выбор организационной форма службы ДОУ зависит от решения руководства и самой службы ДОУ. Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

2 Основные задачи и функции службы ДОУ

В современных условиях, когда работа с управленческой документацией во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы ДОУ не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов и контролем за их исполнением. Служба ДОУ принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами.[3]

2.1 Задачи службы ДОУ

Задачи службы ДОУ включают:

— совершенствование форм и методов работы с документами;

— обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами; построения информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами,

— унификацию форм документов;

— разработку и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления в организации, ее структурных подразделениях;

— внедрение новейших информационных технологий в работу с документами.[4]

2.2 Функции службы ДОУ

В состав функций службы ДОУ входят различные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, методические, контрольные.

К технологическим функциям следует отнести:

— осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки входящих документов;

— регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;

— ведение информационно- справочной работы по документам организации;

— машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере);

— копирование,тирожирование и оперативное размножение документов;

— разработка и проектирование бланков документов;

-подготовка документов к отправке.

Среди организационных функции службы ДОУ выделяются:

— подготовка к докладу руководству поступающих документов;

— организация своевременного рассмотрения документов руководством организации;

— регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок;

— организация хранения документов в структурных подразделениях;

— организация работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива;

— повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архивов;

— организация рабочих мест работников делопроизводственной службы, в т.ч. автоматизированных рабочих мест (АРМ), условий труда сотрудников делопроизводственной службы;

— организация делопроизводства по обращениям граждан;

— разработка мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами.

Контрольным функциям относят:

— контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (т.е. исходящих и внутренних документов);

— контроль за сроками исполнения документов;

— осуществление контроля за правильностью оформления в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив;

— организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

— обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

— обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

Методические функции, выполняемые службой ДОУ, включают:

— разработку номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации;

— проведение экспертизы научной и практической ценности документов;

— проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы.[5]

3Нормативная регламентация службы ДОУ

Для успешной работы и благоприятных перспектив развития службы ДОУ необходима нормативная регламентация самой службы ДОУ.

Структура, функции, задачи службы ДОУ и ее работников, технология работы с документами закрепляется в ряде внутренних документов: положении, инструкциях и правилах.

В регламентации деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет Устав организации – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Разработка устава влияет на общую постановку делопроизводства. Заложенное в уставе организационное построение дает возможность определить комплексы документов, которые будут использоваться в управленческой деятельности. [6]

Рассмотрим основные нормативные документы, регламентирующие деятельность службы ДОУ организации.

Положение о службе ДОУ – это правовой акт, определяющий порядок образования, обязанности и организацию работы данного подразделения, а также правовой статус и компетенцию должностных лиц, осуществляющих работу в службе ДОУ. [7]

Утвержденное с соблюдением установленного порядка и соответствующее действующим нормативным документам, положение имеетобязательную юридическую силу.

Положение о службе ДОУ, как и положение о структурном подразделении, имеет обязательную силу при рассмотрении споров в судах, при проведении проверок контролирующими органами и аудиторами.

Положение о службе ДОУ разрабатывает и подписывает и подписывает руководитель службы, утверждает руководитель организации. Согласуется Положение с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нем закреплены взаимосвязи.

Должностная инструкция – это основной организационный документ, регламентирующий разграничения обязанностей и прав между сотрудниками, служащий основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций. [8]

Источниками для разработки должностных инструкций являются:

1. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который содержит регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий.

Источники


  1. Отсутствует Теория государства и права / Отсутствует. — М.: АСТ, 2012. — 127 c.

  2. Рыжаков А. П. Защитник в уголовном процессе; Экзамен — М., 2013. — 480 c.

  3. Неосновательное обогащение. Судебная практика и образцы документов. — М.: Издание Тихомирова М. Ю., 2014. — 375 c.
  4. Теория государства и права. — М.: Дрофа, 2013. — 710 c.
  5. Рыжаков, А. П. Защитник в уголовном процессе / А.П. Рыжаков. — М.: Экзамен, 2016. — 480 c.
Правила подготовки приказа
Оценка 5 проголосовавших: 1