Правила ведения и заполнения журнала учета и регистрации командировочных удостоверений — образец

Полная информация по теме: "Правила ведения и заполнения журнала учета и регистрации командировочных удостоверений — образец" с профессиональной точки зрения. Если будут вопросы - задавайте их нашему дежурному специалисту.

Журнал регистрации командировочных удостоверений

Любой документ должен быть зарегистрирован при попадании на предприятие, прежде всего, для того, чтобы не быть потерянным. Для регистрации документов существуют специальные журналы. Командировочные удостоверения, которые сдают работники при возвращении из командировки, должны быть зарегистрированы в специальном журнале, порядок заполнения которого мы разберем в этой статье.

Возвращаясь из командировки, работник в течение трех дней должен сдать следующие документы: авансовый отчет с указанием потраченной суммы, командировочное удостоверение с указанием мест, где он побывал, служебное задание с отчетом о проделанной работе. Ответственный сотрудник (обычно это кадровый работник) должен зарегистрировать и подшить эти документы для хранения.

Журнал регистрации предназначен для учета удостоверений командируемых сотрудников.

Для регистрации других документов также могут быть применены различные регистрационные журналы:

Образец заполнения

Ответственный за ведение и хранение журнала – это кадровый работник, иные сотрудники предприятия могут имеет доступ к этому документу только в случае соответствующего письменного распоряжения.

На обложке должны быть указаны следующие данные:

  • Название предприятия;
  • Дата начала ведения документа;
  • Рядом должна присутствовать графа для указания даты окончания ведения журнала, здесь будет проставлена дата в тот момент, когда регистрационная книга закончится.
  • После получения от работника, вернувшегося из командировки, командировочного удостоверения, его нужно зарегистрировать в журнале.

Регистрация удостоверения предполагает заполнение специальной таблицы, в которой нужно указать:

  • Фамилия, имя, отчество работника, на которого оформлено удостоверение;
  • Должность этого работника;
  • Место, куда ездил командируемый;
  • Номер удостоверения;
  • Фамилия, инициалы, должность сотрудника, подписавшего удостоверительный документ;
  • Фактическое время выбытия и прибытия из командировки;
  • Подпись работника, сдавшего удостоверение. Данная подпись значит, что работник ознакомлен с записью в журнале регистрации и согласен с ней.

Скачать образец командировочного удостоверения можно здесь.

Пример оформления

Образец журнала регистрации командировочных удостоверений – скачать.

Командировочные и представительские расходы

2.5. Журнал учета выдачи командировочных удостоверений

Учет командировочных удостоверений также ведется с помощью специального журнала. В нем отражается, когда и кому было выдано командировочное удостоверение, а также время пребывания работника в командировке.

В данном разделе мы рассмотрим порядок ведения журнала учета выдачи командировочных удостоверений, разработанного непосредственно специалистами отдела кадров организации.

Документом, удостоверяющим время пребывания в командировке, время прибытия в пункт назначения и время выбытия из него является командировочное удостоверение.

Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы (другим уполномоченным работником) на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку и является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке, которое определяется по времени прибытия в пункт назначения и времени убытия из него.

Несмотря на то что Положение N 749 такой нормы не содержит, специалисты Минфина России разъясняют, что командировочное удостоверение можно не выписывать, если работник возвращается из командировки в день отъезда. На это указывает Письмо Минфина России от 24 апреля 2008 г. N 03-03-06/2/45.

В случае командировки за границу командировочное удостоверение необязательно. Даты въезда в страну и выезда из нее указываются в заграничном паспорте командированного работника. По возвращении из командировки ксерокопию страниц паспорта с отметками о пересечении границы следует приложить к авансовому отчету.

Время пребывания работника в зарубежной командировке определяется на основании дат, указанных в проездных документах, и по соответствующим отметкам в заграничном паспорте.

Учет командировочных удостоверений ведется с помощью специального журнала — журнала учета выдачи командировочных удостоверений.

По каждому работнику в данном журнале приводятся следующие реквизиты:

— номер позиции по порядку;

— фамилия, имя и отчество командированного работника;

— номер командировочного удостоверения;

[2]

— фамилия и инициалы лица, подписавшего командировочное удостоверение;

— дата фактического выбытия работника в командировку и дата фактического прибытия из командировки;

— подпись лица, получившего командировочное удостоверение.

Обложки журналов изготавливаются на плотной бумаге преимущественно формата А4 по следующей форме:

С момента заведения журнала учета на лицевой стороне в соответствующей графе делается запись о дате его заведения и первом порядковом номере данного журнала. Графы на последующих страницах разрабатываются с таким расчетом, чтобы была возможность отразить в них требуемые сведения. В зависимости от того, сколько граф на последующих страницах журнала, применяется книжная или альбомная ориентация обложки и листов.

Данные о работнике, ответственном за ведение журнала, могут приводиться на обложке журнала (лицевой или оборотной стороне) либо на каждой странице журнала. Кроме того, эти данные можно указать на последней странице журнала.

[1]

Лицо, ответственное за ведение журнала
должность фамилия, имя, отчество

Страницы журнала должны быть защищены от изъятия и вложений. Для этого используются следующие способы:

1. Журнал нумеруется, шнуруется, скрепляется печатью (сургучной, мастичной) и заверяется начальником отдела кадров или заместителем руководителя организации по управлению персоналом либо самим руководителем организации.

2. Листы журнала нумеруются по порядку и шнуруются. На узел шнуровки листов на последней странице делается наклейка с оттиском печати отдела кадров или организации. При этом на последней странице делается заверительная надпись по следующему образцу:

Читайте так же:  Пожизненная рента квартиры — что это
В настоящем журнале пронумеровано, прошнуровано
и скреплено печатью листов
Начальник отдела кадров
(подпись) (расшифровка подписи)
«___» ___________________ 200_ г.

Все записи в журнале учета выдачи командировочных удостоверений делаются чернилами (пастой) синего, фиолетового или черного цвета. Подчистки, исправления или удаление сделанных ранее записей при помощи корректирующих средств не допускаются. Если все же необходимо внести исправления, то ошибочно сделанные или неправильные записи зачеркиваются одной чертой так, чтобы ранее написанный текст четко читался. Новая запись делается в той же графе. Это допустимо в том случае, если в журнале есть графа «Примечание». Тогда в нее вносится следующая запись:

Исправлено в графе 6
(подпись) (расшифровка подписи)
00.00.0000

Журналы учета выдачи командировочных удостоверений являются документами внутреннего пользования и не могут передаваться работникам иных, кроме отдела кадров, подразделений без соответствующего распоряжения начальника отдела кадров. Ознакомление руководителей подразделений или иных должностных лиц организации с журналом учета должно производиться в присутствии лица, ответственного за его ведение.

В процессе ведения журнал хранится у лица, ответственного за его ведение. По окончании журнала учета на лицевой стороне обложки делается запись о дате окончания журнала.

На данный журнал Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием срока хранения, утвержденным Росархивом от 6 октября 2000 г., установлен срок хранения — 5 лет.

Пример. Рассмотрим пример заполнения журнала учета выдачи командировочных удостоверений.

Данные о работнике, ответственном за ведение журнала учета командировочных удостоверений

Тип документа: Данные

Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.

Размер файла документа: 0,7 кб

Бланк документа

Скачать образец документа

  • Данные: образцы (Полный перечень документов)
  • Поиск по фразе «Данные» по всему сайту
  • «Данные о работнике, ответственном за ведение журнала учета командировочных удостоверений».doc
  • Скачано документов

Занесено в базу

Внесены исправления в

  • Договоры
  • Все документы

У нас на сайте каждый может бесплатно скачать образец интересующего договора или образца документа, база договоров пополняется регулярно. В нашей базе более 5000 договоров и документов различного характера. Если вами замечена неточность в любом договоре, либо невозможность функции “скачать” какого-либо договора, обратитесь по контактным данным. Приятного времяпровождения!

Сегодня и навсегда — загрузите документ в удобном формате! Уникальная возможность скачать любой документ в DOC и PDF абсолютно бесплатно. Многие документы в таких форматах есть только у нас. После скачивания файла нажмите «Спасибо», это помогает нам формировать рейтинг всех документов в базе.

Командировочное удостоверение: необходимость и порядок оформления. Образец. Регистрация и срок хранения удостоверения.

Постоянно оформляя и подписывая ворох бумаг в рамках трудовых правоотношений с нанимателем, да и в других сферах личной и трудовой жизни, каждый из нас давно вынес для себя вывод о бесполезности и формальности большинства из них. Тем не менее все эти бумаги обязательны — этого требует законодательство в целях «подстраховки» от тех или иных непредвиденных неприятных ситуаций. Существуют, однако, и необязательные документы, которые напротив, имеют гораздо более глубокий смысл. Среди них — командировочное удостоверение.

Место командировочного удостоверения в процедуре командирования

Командирование сотрудника подразумевает оформление сразу нескольких документов

Командирование — достаточно сложный и относительно длительный процесс, который состоит не только из оформления документов, но и предварительной проверки возможности направления работника в поездку, получения его согласия при необходимости, выплаты аванса денежных средств на дорогу и пр. Каждый из этих процедурных моментов — обязательное требование трудового законодательства, прямо предусмотренное целым рядом норм (Главой 24 ТК и Положением о командировании №749 от 13.10.2008 г.).

Командировкой в соответствии с ТК считается поездка сотрудника в населённый пункт, отличный от того, где в соответствии с трудовым соглашением находится место его труда, по указанию нанимателя для выполнения связанных с должностными функциями заданий. Правовым основанием для командирования является изданный нанимателем распорядительный документ — приказ.

Процесс документального оформления командирования ни одним из отмеченных законодательных актов чётко не регламентирован. Не содержится в них и прямого требования об оформлении командировочного удостоверения, так же как и служебного задания, отчёта о его выполнении и пр. Все эти момент отнесены на усмотрение нанимателя, который в соответствии со ст. 22 ТК вправе отразить чёткий порядок и условия процедуры в собственных локальных НПА (к примеру, создать положение о командировании).

Для чего всё же нужно командировочное удостоверение

Командировка — хоть и не обязательный документ, но его практическое значение достаточно велико

Несмотря на то что командировочное удостоверение незаслуженно «обесценено» законодателем, этот документ имеет сразу несколько практически важных аспектов:

  1. Подтверждение личности командированного, уточнение пункта назначения и цели поездки для контрагентов в месте командирования. Другими словами, приехав по месту назначения, работник предъявляет рассматриваемый документ, а принимающая сторона тем самым получает подтверждение цели его визита.
  2. Подтверждение факта поездки для отправившей сотрудника стороны. На основании одного лишь приказа и отсутствия работника на месте в день командировки сложно судить о том, действительно ли он посетил пункт назначения, ведь в некоторых случаях задание можно выполнить и дистанционно. Командировочное удостоверение же содержит отметки о прибытии и выбытии, заверенные подписью и печатью принимающей стороны.
  3. В пути к месту назначения и обратно работник может предъявить командировочное удостоверение представителю любого госоргана или предприятия, чем подтвердит факт своего служебного путешествия, его маршрут и цель.

Следует помнить, что командировочное удостоверение может служить подтверждающим документом и вообще действительно только при предъявлении паспорта или другого подтверждающего личность документа.

Какие моменты должны быть учтены в положении о командировании, как в локальном НПА организации

Для того чтобы в компании существовал чёткий механизм командирования, максимально продуманный и адаптированный к производственным реалиям, рекомендуется разработать и утвердить локальное положение в служебные поездки. Этот документ может предусматривать множество аспектов, подробно регламентировать все этапы командирования, а применительно к командировочному документу:

  • закреплять его форму;
  • устанавливать отделы и должности, ответственные за подготовку документа, проставление отметок о прибытии и выбытии;
  • содержать правила ведения журнала регистрации удостоверений;
  • определять должности, уполномоченные подписывать документ;
  • устанавливать порядок проплаты расходов по командировке;
  • регламентировать порядок и сроки хранения документа.

Как правило, за оформление документов в организации отвечает кадровик. Подписывает командировочные удостоверения руководитель организации.

Оформление командировочного удостоверения

Положением Госкомстата №1 от 05.01.2004г. утверждена две унифицированная форма для командировочного удостоверения — Т-10.

Читайте так же:  Особенности продажи квартиры с несовершеннолетним ребенком

Унифицированная форма командировочного удостоверения утверждена Госкомстатом

С 2013 года эта форма не является обязательной к применению — каждый наниматель вправе разработать собственную, более удобную для применения.

Общие правила заполнения и обращения командировочного удостоверения в организации таковы:

Журнал регистрации командировок оформляется в произвольной форме

Оплаченные командировочные удостоверения хранятся среди первичных учётных документов бухгалтерии в соответствии с установленными правилами их хранения, сдачи в архив и уничтожения. Согласно Приказу Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 срок хранения командировочного удостоверения в организации составляет 5 лет.

Правила заполнения формы Т-10

Бланк формы Т-10 может быть заполнен как от руки, так и напечатан при помощи компьютерной техники. Однако важно помнить о том, что заполняется он исключительно на основании соответствующего приказа — именно оттуда берутся все данные.

Все данные для командировочного удостоверения содержит приказ о командировании

Если сведения о цели поездки (пункте назначения, дате поездки), обозначенные в удостоверении, не соответствуют указанным в приказе, такая командировка не может быть оплачена бухгалтерией.

Заполнению подлежат следующие графы лицевой стороны бланка Т-10:

  • название компании — можно указать как полное, так и сокращённое, однако, оно должно полностью соответствовать наименованию, определённому уставными документами;
  • номер регистрации удостоверения и дата его оформления — в соответствии с журналом регистрации командировок;
  • табельный номер сотрудника — в соответствии с данными бухгалтерского учёта;
  • Ф. И. О. командированного — полностью, без сокращений;
  • название структурного подразделения, в котором трудится командированный;
  • наименование его должности;
  • пункт назначения — наименование компании, её адрес;
  • цель командирования — указывается в точном соответствии с приказом;
  • дата начала и окончания командировки (временные границ указываются без учёта времени нахождения в пути);
  • реквизиты подтверждающего личность документа (паспорта, служебного удостоверения и пр.);
  • подпись руководителя организации или другого уполномоченного лица, печать компании.

На лицевой стороне удостоверения проставляется подпись руководителя организации, ставится печать

Оборотная сторона бланка представляет собой отметки о выбытии и прибытии. Каждая отметка включает в себя:

  • наименование населённого пункта (ничего другого здесь указывать не надо);
  • дату;
  • должность, Ф. И. О. и подпись лица, уполномоченного отмечать командировочные удостоверения в том или ином пункте назначения.

В отметке о прибытии/выбытии достаточно указать лишь населённый пункт — точный адрес не обязателен

На каждой отметке проставляется печать структурного подразделения или организации. Отметки заполняются в хронологическом порядке слева направо сверху вниз.

Правила изменения и отмены командировочного удостоверения

Так как командировочное удостоверение выписывается на основании приказа, то и все изменения прежде всего должны быть внесены в приказ. Далее, в зависимости от ситуации, может быть либо выписано новое удостоверение, либо исправлено старое.

Изменения в приказ о командировании могут быть внесены другим, новым приказом, где будет указано, какие слова следует читать по-новому.

Исправления в удостоверение вносятся путём зачёркивания неверных сведений и дописывания новых с обязательным совершением «заверительной» надписи – «Исправленному с … на … верить». Надпись заверяется подписью должностного лица и печатью организации.

Отменить командировку можно только издав специальный приказ. Оформленное же удостоверение подлежит уничтожению.

Приказ об отмене командировки составляется в произвольной форме

Видео — документальное оформление командировки

Командировочное удостоверение — не обязательный, однако, очень важный документ. Прежде всего, его наличие позволяет подтвердить факт поездки, если она имела место в действительности. Однако, есть у него и несколько дополнительных функций. Для удобства нанимателей законодатель допускает разработку собственного бланка удостоверения, не предъявляя к нему никаких особенных требований. Наилучший же вариант организации командирования в компании — утверждение собственного локального НПА для регулирования этой области трудовых правоотношений.

Обложка журнала учета командировочных удостоверений

Тип документа: Разное

Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.

Размер файла документа: 1,4 кб

Бланк документа

Скачать образец документа

  • Разное: образцы (Полный перечень документов)
  • Поиск по фразе «Разное» по всему сайту
  • «Обложка журнала учета командировочных удостоверений».doc
  • Скачано документов

Занесено в базу

Внесены исправления в

  • Договоры
  • Все документы

У нас на сайте каждый может бесплатно скачать образец интересующего договора или образца документа, база договоров пополняется регулярно. В нашей базе более 5000 договоров и документов различного характера. Если вами замечена неточность в любом договоре, либо невозможность функции “скачать” какого-либо договора, обратитесь по контактным данным. Приятного времяпровождения!

Читайте так же:  Акции протеста против пенсионной реформы

Сегодня и навсегда — загрузите документ в удобном формате! Уникальная возможность скачать любой документ в DOC и PDF абсолютно бесплатно. Многие документы в таких форматах есть только у нас. После скачивания файла нажмите «Спасибо», это помогает нам формировать рейтинг всех документов в базе.

Приказ о назначении лица, ответственного за ведение журнала командировок и проставление отметок в командировочных удостоверениях (образец заполнения)

Образец документа:

Приказ о назначении лица, ответственного за ведение журнала командировок и проставление отметок в командировочных удостоверениях (образец заполнения)

Санкт-Петербург

О назначении лица, ответственного за ведение журналов

прибытия и выбытия работников в командировки и

проставление отметок в командировочных удостоверениях

В соответствии с п. 5 Порядка учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, утвержденного Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н,

1. Назначить специалиста по кадрам отдела кадров И.А. Литвинову ответственным за ведение журналов учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, а также за оформление командировочных удостоверений.

Видео (кликните для воспроизведения).

2. В случае отсутствия специалиста по кадрам И.А. Литвиновой (отпуск, болезни, командировка и т.д.) ведение названных в п. 1 настоящего приказа журналов и оформление командировочных удостоверений возлагаются на начальника отдела кадров А.А. Петрову.

3. Контроль за исполнением приказа возлагаю на заместителя генерального директора по персоналу С.Л. Ефимова.

Командировочные и представительские расходы

2.3. Журналы учета приказов о командировании работников

Учет приказов о командировании работников в организации ведется с помощью специального журнала.

Далее мы рассмотрим порядок составления журнала учета приказа о командировании работников, разработанного непосредственно специалистами отдела кадров.

Организации могут использовать формы журналов как утвержденные Министерствами и ведомствами Российской Федерации, так и разработанные непосредственно своими специалистами-кадровиками.

В настоящее время законодательно утвержденных унифицированных форм журналов учета приказов о командировании работников нет, поэтому организации вправе разработать их самостоятельно в произвольной форме.

Для оформления и учета направления одного или нескольких работников в командировку применяется Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма N Т-9) и Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма N Т-9а), утвержденные Постановлением Госкомстата России N 1.

Как уже отмечалось выше, эти формы заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем или уполномоченным им на это лицом. Основанием для заполнения является служебное задание (форма N Т-10а).

В приказе должны быть указаны:

— фамилия и инициалы командируемого работника;

— должность (специальность или профессия) командируемого лица;

— место, время командировки и ее цель.

При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.

Приведем примерную форму журнала учета приказов о командировании работников.

Журнал учета командировочных удостоверений

Открыть в формате Word

Учет командировочных удостоверений ведется с помощью специального журнала. В нем отражается, когда, кому и под каким номером было выдано командировочное удостоверение, а также время пребывания работника в командировке.

учета командировочных удостоверений

Начат «_____» _______________ 200 __ г.

Окончен «_____» ______________ 200 __ г .

Фамилия имя отчество

Номер командировочного удостоверения

Фамилия, имя, отчество и должность лица, подписавшего командировочное удостоверение

Подпись лица, получившего командировочное удостоверение

Журнал регистрации командировочных удостоверений: скачать

В организации необходима регистрация всех оформляемых документов, так как велика опасность их утери. Все документы фиксируются в специальных журналах. Командировочные удостоверения – это документы, которые привозят с собой работники из командировок. Данные о них тоже должны вноситься в специальный журнал.

Скачать пример заполнения подобного документа Вы сможете в конце этой статьи.

После приезда из командировки у сотрудника есть два дня на то, чтобы предоставить в свою организацию данные документы:

  • авансовый отчет, в котором отражена потраченная сумма денег;
  • командировочное удостоверение, в котором упомянуты все места, куда ездил сотрудник;
  • служебное задание с приложенным отчетом о работе, которая была проделана.

Лицо, ответственное за принятие данных документов (обычно это кадровик), регистрирует и подшивает предоставленные документы перед отправкой на хранение.

Журнал регистрации командировочных удостоверений необходим для фиксации этих удостоверений, полученных от работников.

Только кадровый работник имеет право хранить и вести этот документ. Если кто-то другой из сотрудников хочет получить доступ к этому журналу, то ему нужно предъявить письменное распоряжение.

Как заполнять журнал регистрации командировочных удостоверений?

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Обложка журнала должна отражать следующую информацию:

  • наименование предприятия;
  • дата, с которой начал заполняться документ;
  • рядом должна находиться графа, в которой будет зафиксирована дата, когда ведение журнала будет прекращено (по окончании листов в журнале).

Когда работник возвращается из командировки, данные о его командировочном удостоверении заносятся в этот журнал.

В таблицу необходимо вносит следующие данные:

  • ФИО сотрудника, предъявившего удостоверение;
  • его должность;
  • место, куда отправлялся сотрудник;
  • номер регистрируемого удостоверения;
  • ФИО лица, подписавшего это удостоверение;
  • время фактического пребывания в командировке (когда отбыл, когда прибыл);
  • подпись сотрудника, передавшего заявление (подтверждение факта ознакомления с записью в журнале и согласия с ней);

Как заполнять журнал регистрации командировочных удостоверений?

В организации необходима регистрация всех оформляемых документов, так как велика опасность их утери. Все документы фиксируются в специальных журналах. Командировочные удостоверения – это документы, которые привозят с собой работники из командировок. Данные о них тоже должны вноситься в специальный журнал.

Читайте так же:  Контакты

Скачать пример заполнения подобного документа Вы сможете в конце этой статьи.

После приезда из командировки у сотрудника есть два дня на то, чтобы предоставить в свою организацию данные документы:

  • авансовый отчет, в котором отражена потраченная сумма денег;
  • командировочное удостоверение, в котором упомянуты все места, куда ездил сотрудник;
  • служебное задание с приложенным отчетом о работе, которая была проделана.

Лицо, ответственное за принятие данных документов (обычно это кадровик), регистрирует и подшивает предоставленные документы перед отправкой на хранение.

Журнал регистрации командировочных удостоверений необходим для фиксации этих удостоверений, полученных от работников.

Только кадровый работник имеет право хранить и вести этот документ. Если кто-то другой из сотрудников хочет получить доступ к этому журналу, то ему нужно предъявить письменное распоряжение.

Обложка журнала должна отражать следующую информацию:

  • наименование предприятия;
  • дата, с которой начал заполняться документ;
  • рядом должна находиться графа, в которой будет зафиксирована дата, когда ведение журнала будет прекращено (по окончании листов в журнале).

Когда работник возвращается из командировки, данные о его командировочном удостоверении заносятся в этот журнал.

В таблицу необходимо вносит следующие данные:

  • ФИО сотрудника, предъявившего удостоверение;
  • его должность;
  • место, куда отправлялся сотрудник;
  • номер регистрируемого удостоверения;
  • ФИО лица, подписавшего это удостоверение;
  • время фактического пребывания в командировке (когда отбыл, когда прибыл);
  • подпись сотрудника, передавшего заявление (подтверждение факта ознакомления с записью в журнале и согласия с ней);

Скачать журнал регистрации командировочных удостоверений (бланк)

Правила ведения журнала регистрации командировок

Журнал регистрации командировок ­– это документ, в котором фиксируется информация о работниках организации, направляющихся в служебные поездки. Указывается дата отбытия и прибытия, наименование предприятия-принимающей стороны, прописываются основные задачи и т.д. Это не обязательный документ: компании могут использовать его на свое усмотрение.

Назначение журнала регистрации служебных командировок

Поездки работников организации в другие населенные пункты для выполнения задач предприятия, согласно ст. 166 ТК, называются командировками. Ст. 167 ТК гарантирует оплату труда в эти периоды. Помимо этого, компания оплачивает траты, связанные с поездкой:

  • стоимость проезда до пункта назначения;
  • траты на проживание (аренду жилья или гостиницы);
  • суточные начисления;
  • другие необходимые затраты в служебных целях, подтвержденные соответствующими документами.

В журнале местных командировок указывается:

  • подтверждение пребывания сотрудников вне рабочего места в связи с отправкой в командировку;
  • описание поставленных целей и их выполнение;
  • получение сведений о частоте деловых контактов и т.д.

Ранее ведение учета регулировалось положениями приказа Министерства здравоохранения и социального развития № 739н. Однако 17 сентября 2015 года обязательность их заполнения была отменена. Несмотря на это, некоторые предприятия продолжают использовать их в своей деятельности для удобства учета.

Правила ведения журнала учета командировок

Для ведения журналов существуют правила, установленные приказом Министерства здравоохранения №739н. Он определяет минимальный срок хранения отчетов в архиве документации предприятия в 5 лет.

Руководитель назначает ответственного за ведение своим приказом. В большинстве случаев это обязательство возлагается на сотрудников кадровой службы.

Особых требований по использованию унифицированных форм не существует. Организации могут использовать как типовой бланк, регламентированный Трудовым кодексом, так и самостоятельно разработанный, утвержденный локальными актами предприятия.

Документ состоит из двух частей: сведения об отбытии и о прибытии. В него вносятся сведения обо всех служебных отправлениях в другие города продолжительностью более одного дня в таком виде:

  • порядковый номер записи;
  • дата издания и номер командировочного удостоверения;
  • сведения о принимающей стороне.

Дополнительно могут указываться:

  • должность командированного;
  • дата издания и номер приказа о направлении работника в служебную командировку;
  • дата прибытия и отбытия, срок пребывания;
  • краткое описание задания.

В части сведений о прибытии указывается следующая информация:

  • порядковый номер вносимой записи;
  • Ф. И. О. и должность работника, выбывающего в командировку;
  • полное наименование предприятий (отправляющей и принимающей стороны);
  • дата прибытия работника по месту назначения.

ВАЖНО! Если работодатель отменил командировку, эта информация тоже регистрируется в журнале с указанием реквизитов соответствующего приказа.

Образец журнала учета

Ответственность работодателя за отсутствие журнала

Когда оформление журнала регистрации командировок было обязанностью всех организаций, его отсутствие классифицировалось как нарушение норм Кодекса об административных правонарушениях. В отношении работодателя назначались следующие меры ответственности:

  • для индивидуальных предпринимателей и должностных лиц – штраф в размере 1-5 тыс. руб.;
  • для юридических лиц – штраф 30-50 тыс. руб. или приостановление работы предприятия на срок до трех месяцев.

При повторных нарушениях ответственный за ведение журнала по решению суда мог быть отстранен от должности на период до 3 лет.

С 2015 года вести журнал учета необязательно, соответственно, все меры ответственности за его отсутствие упразднены.

Журнал учета выдачи командировочных удостоверений

Тип документа: Журнал

Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.

Размер файла документа: 3,0 кб

Бланк документа

Скачать образец документа

учета выдачи командировочных удостоверений

Начат «___»___________ _____ г.

Окончен «___»_____________ _____ г.

  • Журнал: образцы (Полный перечень документов)
  • Поиск по фразе «Журнал» по всему сайту
  • «Журнал учета выдачи командировочных удостоверений».doc
  • Скачано документов

Занесено в базу

Внесены исправления в

  • Договоры
  • Все документы

У нас на сайте каждый может бесплатно скачать образец интересующего договора или образца документа, база договоров пополняется регулярно. В нашей базе более 5000 договоров и документов различного характера. Если вами замечена неточность в любом договоре, либо невозможность функции “скачать” какого-либо договора, обратитесь по контактным данным. Приятного времяпровождения!

Читайте так же:  Предоставление ежегодного отпуска после декрета на примерах. сколько дней положено, как считать отпу

Сегодня и навсегда — загрузите документ в удобном формате! Уникальная возможность скачать любой документ в DOC и PDF абсолютно бесплатно. Многие документы в таких форматах есть только у нас. После скачивания файла нажмите «Спасибо», это помогает нам формировать рейтинг всех документов в базе.

Командировочное удостоверение. Бланк и образец заполнения формы Т-10

Сотрудник, направляемый в командировку, обязательно должен быть снабжен основным командировочным документом — командировочным удостоверением. Оно подтверждает тот факт, что работник организации был направлен в служебную поездку, а также свидетельствует о прибытии к месту назначения, и после выполнения возложенных функций, своевременном отбытии обратно.

Этот документ заполняется по стандартной унифицированной форме Т-10 и является необходимым документом для всех сотрудников, направляемых в служебные поездки. На их основании бухгалтер предприятия может списать командировочные затраты, в том числе суточные и за счет них уменьшить налогооблагаемую базу при расчете налога на прибыль.

Внимание! С 2015 года оформление служебного командировочного удостоверение перестало быть обязательным (постановление Правительства РФ от 29.12.2014), но по-прежнему рекомендовано к применению.

[3]

Кто оформляет командировочное удостоверение

Заполнением формы Т-10 должен заниматься либо специалист кадровой службы предприятия, либо сотрудник бухгалтерии, либо иное уполномоченное лицо. Оформление проводится на основании изданного приказа о командировке за подписью руководителя организации.

Порядок оформления Т-10

Стандартный бланк Т-10 представляет из себя документ с двумя сторонами. На титульном листе прописываются общие сведения об организации, сотруднике и командировке, на оборотной странице – проставляются подписи и печати организаций, в которые направлялся командировочный.

Первое, что нужно написать на лицевой стороне командировочного удостоверения – полное название предприятия, в котором работает командированный, с обязательным указанием организационно-правового статуса (ИП, ООО, ОАО, ЗАО). Рядом нужно вписать код ОКПО (из регистрационных документов компании). Чуть ниже ставится номер документа по внутреннему документообороту, а также дата его составления.

Во вторую часть командировочного удостоверения вносятся сведения, касаемые лично работника: полное ФИО, табельный номер, присвоенный ему при трудоустройстве, структурное подразделение или отдел, к которому он относится, должность. Здесь же следует указать место, в которое он направляется (страна, населенный пункт, организация). Чуть ниже вписывается цель командировки, а также ее сроки (по количеству календарных дней) с четким указанием даты ее начала и окончания – эта информация в точном соответствии копируется из приказа, подписанного руководителем.

Здесь же нужно внести удостоверяющие данные из какого-либо личного документа командированного (наименование документа, серия, номер).

Все выше написанное должен заверить руководитель организации или иное уполномоченное лицо.

Оборотная сторона бланка Т-10 содержит сведения о всех городах и организациях, в которых побывал командировочный по служебной необходимости.

В верхнем левом углу пишется название организации, из которой сотрудник уезжает (т.е постоянное место его работы), дата отъезда, а также подпись ответственного лица с расшифровкой и печать предприятия.

Далее сотрудник, отправленный в служебную поездку должен по мере необходимости последовательно предъявлять данный документ на всех предприятиях, на которых он побывал в рамках командировки. Здесь уполномоченные работники этих предприятий оформляют обратную сторону его служебного удостоверения в нужных разделах (строки «прибыл в», «выбыл из»).

Таких организаций может быть несколько, но каждая из них обязательно должна указать свое полное название, дату прибытия и отбытия командировочного, печать и подпись ответственного лица.

Действия сотрудника после командировки

После того, как сотрудник вернется в родную организацию, он должен отдать командировочное удостоверение ответственному лицу, которое впишет в него сведения о прибытии с указанием даты, подписью и печатью.

Далее командировочное удостоверение вместе со всем остальным пакетом документов (приказ руководителя предприятия о командировке, чеки, квитанции и пр. платежки, подтверждающие командировочные затраты) передается в бухгалтерию предприятия. На основе них бухгалтер делает подробных расчет произведенных затрат и в случае необходимости возмещает командированному потраченные сверх выданного ранее авансом суммы или же принимает в кассу оставшиеся излишки. Эти же документы служат основанием для снижения налогооблагаемой базы по статье «расходы».

Нужно ли регистрировать командировочные удостоверения

Видео (кликните для воспроизведения).

Бланк Т-10 является документом учета, поэтому подлежит обязательной регистрации во внутреннем документообороте. Для учета командировочных удостоверений используются специальные журналы регистрации.

Источники


  1. Варламов А. А., Севостьянов А. В. Земельный кадастр. В 6 томах. Том 5. Оценка земли и иной недвижимости; КолосС — Москва, 2008. — 265 c.

  2. Радько, Т. Н. Теория государства и права / Т.Н. Радько. — М.: Академический проект, 2005. — 720 c.

  3. Фохт-Бабушкин, Ю.У. Искусство в жизни человека. Конкретно-социологические исследования искусства в России конца XIX — первых десятилетий XX века. История и методология / Ю.У. Фохт-Бабушкин. — М.: Алетейя, 2016. — 788 c.
  4. Краткий курс по теории государства и права. — Москва: СПб. [и др.] : Питер, 2015. — 140 c.
  5. Баскакова, М. А. Толковый юридический словарь для бизнесменов / М.А. Баскакова. — М.: Контракт, 2015. — 496 c.
Правила ведения и заполнения журнала учета и регистрации командировочных удостоверений — образец
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here