Работа с кадровыми документами

Полная информация по теме: "Работа с кадровыми документами" с профессиональной точки зрения. Если будут вопросы - задавайте их нашему дежурному специалисту.

Работа с кадровыми документами (стр. 1 из 3)

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

ИНСТИТУТ МЕЖДУНАРОДНОГО БИЗНЕСА

«ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ»

Вариант III «Работа с кадровыми документами»

1 Делопроизводство по личному составу

2 Делопроизводство по письмам граждан и устным обращениям

3 Номенклатура, формирование и текущее хранение дел

4 Современное деловое письмо

Как только человек научился писать, он начал создавать документы. Что же такое документ?

«Документом называется все то, что служит для регистрации, передачи и сохранении информации о каком-нибудь предмете» — определение Поля Отле из книги «Руководство к администрированию».

С появлением документов началась регламентация работы с ними, которую сегодня принято называть делопроизводством. Сегодня под делопроизводством понимается деятельность по созданию документов и дел в соответствии с государственными стандартами и организации работы с ними, то есть создание условий для движения, поиска и хранения документов.

Актуальность данного исследования очевидна, так как практически все предприятия в большей или меньшей степени ведут делопроизводство по личному составу, работу с кадровыми документами.

Целью данной работы осветить правила работы с кадровыми документами.

Имея в виду это определение, можно сказать, что задачи работы с кадровыми документами заключаются следующем:

— оформление документов по личному составу в соответствии с требованиями стандартов;

— делопроизводство по письмам граждан и устным обращениям;

— ознакомиться с условиями хранения документов, формирования дел и создание их номенклатуры;

— рассмотреть составление делового письма;

— анализ литературы по изучаемой теме.

Существует достаточное количество учебников и пособий по ведению делопроизводства. В данной работе были использованы материалы из учебников М.В. Кирсановой, Т.Д. Быковой, а так же источники ГОСТ 6.30-2001.

1 Делопроизводство по личному составу

Значение кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование и т.д. Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставлении отпуска, поощрения составляют группу документов по личному составу. Это приказы по личному составу, заявления, резюме, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, а так же все документы, входящие в личное дело. По правилам эти документы должны храниться в отдельном помещении.

Для ведения документации необходимо знать не только делопроизводство, но и законодательную базу, а именно законодательно-правовые акты и труде и постоянно руководствоваться ими. Основным законодательным документом является Трудовой кодекс РФ. Так же используются положения и постановления Правительства РФ, указы Президента, законы и иные нормативные документы. Организация сама так же создает нормативные документы: коллективные договора, соглашения, трудовые договоры. Для правильного оформления также необходимо правильно оформить кадровые документы, создать пакет законодательных правовых актов, затрагивающих трудовые отношения в организации (государственной, общественной, коммерческой, ООО, ЗАО и т.д.) К пакету добавляют еще инструкцию о порядке ведения трудовых книжек.

При поступлении на работу пишется заявление. Заявление является личным документом, оформляется на чистом листе бумаги А4 и подписывается лично человеком, подающим заявление. На заявлении оформляются следующие реквизиты: адресат, данные об авторе заявления — фамилия, имя, отчество, занимаемая должность (если автор уже является сотрудником предприятия), или полный домашний адрес и телефон (если автор не является сотрудником предприятия, к руководителю которого он обращается с заявлением), наименование вида документа, дата, текст, отметка о наличии приложения (если имеются прилагающиеся документы), подпись.

При положительном решении вопроса о приеме на работу с поступающим заключается трудовой договор и издается приказ о приеме на работу.

Трудовой договор – это один из документов, отражающих условия трудовых взаимоотношение сотрудника с администрацией. В содержании указывается ФИО работника и работодателя, место работы, дата начала работы, должность, права и обязанности работника и работодателя, режим работы и отдыха, условия оплаты, вид социального страхования и т.д. Определение трудового договора дается в ст. 56 ТК РФ.

В зависимости от содержания различают приказы по основной деятельности и приказы по личному составу (о кадрах).

1) по основной деятельности приказы издаются (при создании, реорганизации или ликвидации структурных подразделений, при утверждении положений о структурных подразделениях и должностных инструкций, при введении новых стандартов, при изменении графика работы предприятия)

2) по личному составу (при назначении работников на должность, при освобождении от должности, при перемещении по службе, о поощрениях или взысканиях, при уходе сотрудников предприятия в очередной отпуск)

Приказы оформляются на общем бланке, а формуляр приказа включает с себя следующие реквизиты: название вида документа (ПРИКАЗ), дата (датой приказа является дата его подписания), порядковый номер приказа, место издания приказа, индекс документа, заголовок к тексту, текст, подпись руководителя, отметка о согласовании, фамилия и телефон исполнителя. Текст приказа излагается кратко в повелительной форме и состоит из двух частей — констатирующей и распорядительной (см. так же примеры в приложении 3 и 8). Приказы по личному составу хранятся в отделе кадров, приказы по производственной деятельности в канцелярии.

Одним из основных документов по учету личного состава в учреждениях является личная карточка рабочих и служащих (Форма Т-2). В ней указываются документально обоснованные данные из паспорта и трудовой книжки. При увольнении проставляется дата и номер приказа об увольнении. Эти сведения необходимо особенно тщательно заполнять, так как карточка является основанием для подтверждения пенсионного стажа. По краям карточки указывается кодирования для удобства поиска.

В документооборот отдела кадров так же входит характеристика как отзыв о служебной и общественной деятельности работника, оценка его деловых и моральных качеств. Она состоит в основном из анкетных данных, данных о трудовой деятельности, собственно характеристика, вывод, в котором указывается назначение характеристики. (Пример характеристики в Приложении 6)

Читайте так же:  Как оставить ребенка с отцом при разводе

Все документы по личному составу (заявления, копии документов об образовании, копии приказов по работнику и т.д.) группируются в личные дела, которые, как и личные карточки, хранятся в учреждениях до достижения человеком 75 летнего возраста, что дает возможность наведения справок. Личные дела складывают в папки, на обложке указывают номер дела, ФИО работника, дату поступления на работу. За правильное ведение папок несут ответственность работники, ведущие кадровую документацию. Он обязан своевременно вносить записи об изменениях, приобщать к делу полученные документы. Рекомендуется составлять опись личного дела.

Многие документы по личному делу имеют длительный срок хранения и подлежат особому учету.

2 Делопроизводство по письмам граждан и устным обращениям.

В соответствии с Конституцией РФ все граждане Российской Федерации имеют право направлять личные и коллективные обращения в государственные органы и должностным лицам, которые в пределах своей компетенции обязаны рассмотреть эти обращения, принять по ним решения и дать мотивированный ответ в установленный срок. Порядок рассмотрения данных обращений определяется Федеральным законом «О порядке рассмотрения обращений граждан» от 02.05.2006 г. №59-ФЗ.

Различают три основных вида обращений: предложение, заявление и жалоба.

Норматив устанавливает порядок, в соответствии с которым обращения граждан подаются в органы, компетентные в разрешении данного вопроса. Во многих случаях предложения, заявления или жалобы поступают редко, т.е. в самом их содержании имеются признаки обращения только одного определенного вида. Например, в одном обращении идет речь об освобождении от налога и жалоба на некорректные действия работника финансового органа.

Работа с обращениями граждан строится на базе Типового положения о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятия и в организациях и законов краев, областей. Норматив устанавливает порядок, согласно которому обращения подаются в компетентные для решения данного вопроса органы. Обращения подаются в органы, которым подчинены лица, подающие жалобу, и органы, на которых подают жалобу. Запрещено направлять жалобы граждан для разрешения тем лицам или в те органы, на которые подана жалоба.

Должностные лица государственных и общественных органов обязаны прорабатывать обращения и в письменной или устной форме сообщать о принятых по обращениям решениях. Так же должностные лица должны проводить прием граждан по личным вопросам в определенные дни и часы.

Если гражданин не согласен с обжалуемым решением, он имеет право в течение месяца со дня регистрации подать на обжалование в вышестоящие органы, которым подчинены должностные лица, принявшие решение.

Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции 2019

Кадровое делопроизводство для чайников

Существуют документы обязательные (предусмотренные Трудовым кодексом) и рекомендованные. Если в вашем КДП полный ноль — стоит энергично взяться за создание обязательной документации. В самом общем виде она подразделяется на две категории:

  1. Локальные нормативные акты.
  2. Документы, создаваемые при оформлении трудовых отношений.

К первой категории (для всех организаций) относятся:

Сюда же, но с учетом специфики, можно отнести:

  • график сменности,
  • положение о нормах выработки и пр. (если такие особенности на вашем предприятии существуют).

Вторая категория — более многочисленная — включает:

  • документы по учету кадров (трудовые, гражданско-правовые договоры; приказы по личному составу; личные карточки работника);
  • документы по учету рабочего времени и расчетов (табели, расчетно-платежные ведомости);
  • личные документы сотрудников (трудовые книжки, документы личного дела).

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Обычно у новичков возникает вопрос: как нумеровать приказы? Хорошая новость: законодательных требований не установлено, положитесь на здравый смысл.

Есть несколько вопросов-подсказок, ответив на которые, вы сможете создать собственную логику нумерации приказов.

  • Сколько в организации штатных сотрудников: 10, 50, больше пятидесяти?
  • Какова текучесть кадров?
  • Как часто приходится изменять условия труда (переводить сотрудников с должности на должность, привлекать к работе в выходные дни и т.п.)?

Если увидите, что объем приказов будет небольшой, можно делать сквозную нумерацию с добавлением литеры «К» (ежегодно начиная с № 01-К), чтобы отделить их от приказов по основной деятельности. Если приказов много — опытные кадровики советуют разделить и промаркировать буквенными обозначениями разные виды приказов в зависимости от их темы.

Чтобы не запутаться и содержать документацию в порядке — также рекомендовано вести журнал регистрации приказов.

Ведение кадрового делопроизводства

Эта непростая работа осуществляется на основании Постановления Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, который содержит библиотеку образцов всех документов — можно брать и пользоваться. Кстати, с 2013 года никто не имеет права потребовать документы только в том виде, в котором они представлены в постановлении: но зачем тратить время на изобретение велосипеда?

Для начала рекомендуется издать инструкцию или регламент по КДП, где прописать, как документируются все кадровые процедуры, как они проходят внутри организации и т. д. Такая инструкция станет надежной основой всего КДП на предприятии и позволит навести в нем идеальный порядок.

УЧЕТНАЯ КАДРОВАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ

Учетная кадровая документация
* Регистрация документов, формы журналов
* Личная карточка работника (Т-2)
Формирование и ведение личных дел
* Табель учета рабочего времени ф.Т-12

В настоящее время действуют следующие унифицированные формы по учету кадров, ведение которых согласно п. 2 постановления Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 обязательно для всех организаций, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, независимо от формы собственности:

• правильно оформить документы в соответствии с требованиями действующего законодательства, придав им юридическую силу;
• обеспечить хранение и оперативное использование документов в текущей деятельности;
• предотвратить негативные последствия для своих работников, возможные в случае нарушения правил ведения кадровых документов, а для работодателя в данном случае — избежать ответственности, установленной действующим законодательством;
• предотвратить возможность несанкционированного использования информации.

26.8. Организация работы с кадровой документацией

Порядок движения документов в организации можно разделить на следующие этапы: —

обработка поступающей и передаваемой документации; —

доведение документации до исполнителей — работников системы управления персоналом; —

регистрация, учет и хранение документов по личному со ставу; —

формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, ут вержденной для данной организации; —

[2]

копирование и размножение документов по кадровым во просам; —

Читайте так же:  Земли промышленного назначения перевод, продажа, аренда

контроль исполнения документов по личному составу; —

передача документов по вертикальным и горизонтальным связям; —

Группировка исполненных документов в дела называется формированием дел. Она осуществляется в соответствии с заголовками дел по заранее составленной номенклатуре дел организации с целью обеспечения их сохранности и оперативного поиска. Приказы по личному составу формируются отдельно от приказов по основной деятельности.

Кадровые документы оформляются лицом, ответственным за работу с этими документами. Дела оформляются частично или полностью в зависимости от сроков хранения, которые устанавливаются для каждого документа на основании Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г. Сроки хранения документов по личному составу вычисляются по формуле «75 — В», т.е. 75 лет минус возраст работника, на которого составлен документ.

Все дела, подготовленные на архивное хранение, делятся на две группы: —

дела по личному составу организации; —

дела по основной деятельности.

На каждую группу дел составляются отдельные описи: опись № 1 (дела по основной деятельности) и опись № 1 л/с (дела по личному составу). В описи по личному составу дела располагаются в следующем порядке: —

книга учета сотрудников (если она ведется); —

приказы по личному составу; —

личные дела или личные карточки; —

лицевые счета по заработной плате; —

невостребованные трудовые книжки.

На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт.

Состав кадровой документации

Ну очень ответственное хранение
Готовимся в командировку

АУДИТ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Видео (кликните для воспроизведения).

Что такое аудит – это проверка, оценка документации. И если у нас с вами аудит кадровой документации, значит нужно оценить состояние кадровой документации у себя в организации. Всю кадровую документацию, которая есть в организации, можно условно поделить на две большие группы:

  1. Документы, предъявляемые при заключении трудового договора с работниками.
  2. Документы, которые создаются и разрабатываются работодателем в организации, в связи с возникновением трудовых отношений.

Прежде всего к документам, которые разрабатываются в вашей организации, относятся обязательные документы в виде локальных нормативных актов. Что такое локально нормативный акт? Понятия, как такового, в Трудовом кодексе нет, в ст. 8 ТК РФ вскользь упоминается о том, что это нормы, которые раскрывают трудовое законодательство, но это те документы, которые рассказывают, как мы в своей организации под нашу специфику применяем трудовое законодательство. И какой важный момент здесь нужно отметить, самое главное, все локальные нормативные акты, которые мы разрабатываем и создаем, анализировать, чтобы они не ухудшали положение работников в соответствии с трудовым законодательством. Почему? Есть прямая норма в ст. 8 ТК РФ, которая говорит нам о том, что нормы локальных нормативных актов, ухудшающие положение работников, не соответствующие трудовому законодательству, в том числе локальные нормативные акты, принятые без учета ст. 372 ТК РФ, в которой говорится об учете мнения представительного органа работников. А если эти нормы не соблюдаются, то данные нормативные акты не подлежат применению.

Среди локальных нормативных актов мы рассмотрим подробно обязательную документацию организации, ошибки, которые у вас возникают, конституционная, судебная практика, которая возникает по этим бумагам.

Так же мы рассмотрим локальные нормативные акты с учетом специфики, например, в Трудовом кодексе есть статья о возможности ведения сменного графика работы для наших работников. Если мы в организации вводим сменный график работы, то для нас обязательным локальным нормативным актом станет график сменности, с которым мы знакомим всех работников под роспись за один месяц, до введения его в действие. Это что за график сменности – это график, с учетом специфики обязательных документов. Еще к локальным нормативным актам относятся иные акты, это те, которые не предусмотрены законодательством, но которые разрабатываются у себя в организации.

Довольно часто по поводу локальных нормативных актов задается вопрос: Является ли должностная инструкция локальным нормативным актом? Признаками нормативности документов, которые действуют в юриспруденции, являются:

  1. Неоднократность применения, то есть после того, как мы ввели в действие наш документ, в применении его, он не утрачивает свою силу и продолжает свое действие.
  2. Неперсонифицированность — это значит, что документ касается не какого-то отдельного субъекта направленно, а группы лиц, сотрудников организации, объединений, обособленных подразделений и т.д. Например, можно сравнить Положение об оплате труда и обычный приказ о приеме на работу. Приказ о приеме на работу «Принять Иванова И.И.» утратил свою силу после увольнения сотрудника, а Положение действует в организации постоянно, до момента внесения в него изменения и замены его новым Положением об оплате труда, утвержденным работодателем. Следовательно, на Положение распространяются признаки нормативности, такие как, неоднократность применения, так как с Положением работники должны ознакомится под роспись, до подписания трудового договора, а так же неперсонифицированность, которая распространяется на круг работников организации либо подразделения. Поэтому эти критерии должны применяться в совокупности.

В таблице приведены кадровые документы, которые являются обязательными, с учетом специфики и иные документы, которые должны быть в каждой компании, не зависимо от того, сколько человек работает в ней. Даже если в штате числится всего один сотрудник, обязательные документы по кадровому делопроизводству должны быть.

Нормативный акт, обосновывающий необходимость наличия документа

Первоочередные обязательные локальные акты

1 Штатное расписание, утвержденное приказом работодателя Статьи 15, 57 ТК РФ, Форма Т-3, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 2 Правила внутреннего трудового распорядка, утвержденные приказом работодателя Статьи 189, 190 ТК РФ 3 Правила и инструкции по охране труда. Комплект всех нормативных правовых актов по охране труда, применимых к предприятию работодателя Раздел Х ТК РФ 4 Положение о персональных данных работников или другие документы, регулирующие порядок использования персональных данных работников на предприятии, обязательство о неразглашении персональных данных Пункт 8 статьи 86, статья 87 ТК РФ 5 Положения/соглашения о коммерческой тайне. Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну, утвержденный работодателем Ст. 11 Федерального закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» 6 Локальные нормативные акты по оплате труда Статья 135 ТК РФ 7 Коллективный договор (обязателен при условии получения предложения в письменной форме о начале коллективных переговоров) Статья 136 ТК РФ
Читайте так же:  Нужно ли заполнять журнал учета рабочего времени сотрудников в организации – правила и образец запол

Обязательные локальные акты организации,

действующие определенный период времени

8 Табели учета использования рабочего времени Формы Т-12, Т-13, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 9 График отпусков на календарный год Статья 123 ТК РФ, форма Т-7, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1

Журналы учета и книги учета

10 Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации. Журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы Приказ Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 № 739н 11 Журнал (листы) ознакомления работников с локальными нормативными актами работодателя при приеме на работу Статья 68 ТК РФ 12 Журнал учета мероприятий по контролю Пункт 9 ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ

Приказ Минэкономразвития от 30.04.2009 № 141

13 Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (пронумерованная и прошнурованная, скрепленная сургучом или опломбированная) Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 14 Приходно-расходная книга по учету трудовой книжки и вкладыша в нее (пронумерованная и прошнурованная, скрепленная сургучом или опломбированная) Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69

Приказы (распоряжения) работодателя

15 Приказы о приеме на работу Статья 68 ТК РФ, формы № Т-1, Т-1А, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004

№ 1

16 Приказы о переводе на другую работу Статья 72 ТК РФ, формы № Т-5,

Т-5А, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004

№ 1

17 Приказы о привлечении работников к сверхурочной работе Статья 99 ТК РФ 18 Приказы и иные документы, связанные с наложением дисциплинарных взысканий (докладные записки, объяснительные записки, иные документы, касающиеся проведения дисциплинарного расследования) Статья 193 ТК РФ 19 Приказы о прекращении действия трудового договора Статья 84.1 ТК РФ, формы № Т-8,

Т-8А, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004

№ 1

20 Приказы о направлении работника в командировку Формы № Т-9, Т-9А, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004

№ 1

21 Приказы о предоставления отпуска Формы № Т-6, Т-6А, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004

№ 1

22 Приказы о поощрении работников Формы № Т-11, Т-11А, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004

Документы, оформляемые по каждому работнику отдельно

23 Трудовые договоры со всеми работниками (срочные договоры, с указанием основания (причины) для заключения договора на определенный срок) Статьи 67, 59 ТК РФ 24 Трудовые книжки, кроме внешних совместителей Статьи 65, 66 ТК РФ 25 Личные карточки работников Форма № Т-2, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004

№ 1

26 Документы работников, требуемые законодательством (копии):

— документы удостоверяющие личность;

— трудовая книжка, кроме работников устраивающихся впервые и совместителей;

— страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

— документы воинского учета (военный билет, приписное свидетельство и др.);

Перечень необходимых кадровых документов

* организация кадровой работы
* структура, состав
* задачи кадровой службы
* должностные инструкции сотрудников подразделения кадров
* нормативные документы для формирования документооборота отдела кадров
перечень необходимых кадровых документов, виды и разновидности кадровой документации
* номенклатура дел
* группировка документов в дела
* требования к оформлению кадровой документации , придание документам юридической силы
* инструкция по кадровому делопроизводству
* подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации, сроки хранения
* ответственность работодателя за нарушение требований к ведению кадровой документации

Документация по личному составу

— о приеме на работу
— об увольнении
— о переводе
— о направлении в
командировку
-о предоставлении отпуска
-о поощрении
-о наложении дисциплинарного взыскания

Распорядительные документы

Документы, подтверждающие трудовую деятельность работника
Информационно — расчетные документы

Внутренняя служебная переписка

Внутренняя переписка в организации используется для документального оформления всех кадровых решений. Например, для привлечения работника к дисциплинарной ответственности требуется получить от работника объяснения.
Если же речь идет о поощрении работника, его непосредственный начальник направляет в адрес руководителя организации представление о поощрении работника.
При помощи внутренней служебной переписки происходит также официальный обмен мнениями между должностными лицами организации, между должностными лицами и руководством организации.

Журналы учета и контроля

Регистрационные журналы (книги) ведутся в организации для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности). Правильный учет документа (с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации) придает ему юридическую силу (силу доказательства), при помощи которой работодатель может с уверенностью победить в трудовом споре с работником.
Отдел кадров ведет регистрацию документов по личному составу и использует следующие регистрационные формы или их ведут иные уполномоченные на это лица:
— журнал регистрации трудовых договоров;
— журнал регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников;
— журнал регистрации приказов о предоставлении отпуска;
— журнал регистрации приказов о командировках работников;
— журнал регистрации командировочных удостоверений;
— журнал регистрации служебных заданий;
— журнал регистрации локальных нормативных актов;
— книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
— приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
— журнал регистрации приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий;
— журнал выдачи справок по личному составу;
— журнал учета больничных листов;
— журнал регистрации несчастных случаев на производстве.

Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами, другие же формы разрабатываются самой организацией.
Например, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 р. № 69. А журнал учета личных дел или журнал учета прохождения медицинских осмотров не имеет рекомендуемой формы, поэтому разрабатывается самой организацией по своему усмотрению.

Читайте так же:  Что нужно для выписки и прописки документы, процедура снятия с регучета

Все ли документы обязательны?

Перечень необходимых кадровых документов

Восстановление кадровой документации

Работа с кадровыми документами (стр. 2 из 3)

Работа с обращениями имеет свои особенности и ведется отдельно от общего делопроизводства. Существует отдельный регламентирующий документ «Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, учреждениях и организациях», где прописан четкий порядок работы с обращениями, не зависимо от категории и специфики обращения.

В течение 3 дней заявление должно быть зарегистрировано. По ГОСТ Р 6.30-2003 обращению присваивается номер, состоящий и первой буквы фамилии и порядкого номера заявления, и указывается дата например, А-321 от 27.09.2010. Данный номер ставится в определенное место. Если заявление повторное, то ему присваивается очередной номер, а в карточке регистрации прописывается предыдущий номер. В правом верхнем углу карточки и самого заявления делается отметка «Повторно». Если от лица поступило одно заявление, направленное нескольким должностным лицам, то ему присваивается номер через дробь А-321/1, А-321/2 и т.д.

Если письма берутся на особый контроль, то на них проставляется отметка «К». Должностные лица, ведущие делопроизводство по предложениям и жалобам, обобщают все обращения и в виде аналитических справок и предоставляют их своим руководителям. Затем формируется дело, куда подшивается все документация по делу, и хранится в течение 5 лет в хронологическом или алфавитном порядке. По мере необходимости экспертная комиссия с согласования руководителя может продлить этот срок хранения. Дела постоянного срока хранения и временного передаются в архив государственного учреждения через после завершения. Существуют нормы по срокам хранений обращений. После десяти лет хранения руководитель может передать в архив или уничтожить документы.

3 Номенклатура, формирование и текущее хранение дел

Большое внимание следует уделять организации текущего хранения документов, чтобы не допустить их утраты. Приказы по личному составу формируются в отдельное дело. Внутри дела приказы располагаются по номерам (хронология). Приказы формируются за один календарный год.

В дело включают только первые подлинные экземпляры приказов, подписанные руководителем предприятия. Документы-основания для приказов формируются в отдельное дело по хронологии. Эти документы хранятся 5 лет. Отдельно формируется дело с приказами об отпусках и взысканиях. Служебные записки и приказы о кратковременном командировании работника так же формируются в отдельное дело. Срок хранения таких дел так же составляет 5 лет.

[1]

Личные карточки на уволенных и работающих сотрудников формируются отдельно в алфавитном порядке. Особого внимания требует хранение личных дел. Дело не должно содержать более 250 листов, поэтому, если документов больше, то их формируют в несколько томов, при этом на обложке дела указывают номер тома. На обложке дела оформляют: полное название предприятия, индекс дела по номенклатуре дел и порядковый номер тома, если дело состоит из нескольких томов, наименование дела в соответствии с номенклатурой дел, документационный год, количество листов, срок хранения.

Для того, чтобы документы потом можно было быстро отыскать в делах и оперативно использовать для управленческих целей, составляется ориентировочный список заголовков дел, который называется номенклатурой дел. Номенклатура дел составляется в соответствии с правилами, изложенными в единой государственной системе делопроизводства. В результате, документы по мере их исполнения будут попадать только в те дела, которые заранее для них предусмотрены номенклатурой.

Различают два типа номенклатур дел — типовую номенклатуру и конкретную номенклатуру дел.

Типовая номенклатура дел устанавливает список наименований дел для учреждений с однотипным характером деятельности. Типовые номенклатуры дел составляются в ведомствах, но основе многолетнего анализа документопотоков подведомственных учреждений. Например, Министерство образования составляет и рассылает в ВУЗы типовую номенклатуру дел для учреждений высшего образования. Типовые номенклатуры дел являются источником информации для создания конкретных номенклатур дел.

Конкретная номенклатура дел представляет собой список наименований дел, которые возникают в результате деловой деятельности одного конкретного учреждения или предприятия.

Сначала составляются номенклатуры дел структурных подразделений, причем в номенклатуре определяются не только названия дел, но и устанавливаются сроки их хранения в архиве, затем заведующая канцелярией предприятия составляет сводную номенклатуру дел. После утверждения сводной номенклатуры дел в учреждении этот документ направляется во все подразделения предприятия и становится обязательным для исполнения. Ведение дел вне номенклатуры не допускается.

Внутри разделов, которые дают наиболее общие характеристики относимых к ним документов, в типовой номенклатуре существуют подразделы, в названиях которых указываются конкретные наименования документов, размещаемых в этих подразделах. Например, для раздела 2. Логистика в типовой номенклатуре дел рекомендуются такие подразделы как 2.1 Внешняя логистика, 2.2 Внутренняя логистика, а для подраздела 2.1. Планирование и заказы предусмотрено деление на 2.1.1 Поставщик ЦФ Бутеон, Франция и 2.1.2. Поставщик ЦФ Фридрихсхафен, Германия.

Подготовка исполненных документов к хранению является завершающим этапом процесса делопроизводства. Отбор документов на хранение в архиве или на уничтожение проводится ежегодно по окончании делопроизводственного года.

Экспертиза научной и практической ценности документов проводится специальной экспертной комиссией учреждения, назначенной руководителем. Цель комиссии — отобрать документы на хранение и установить сроки их хранения, а также отобрать на уничтожение документы, не представляющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение. В состав комиссии включаются наиболее квалифицированные сотрудники структурных подразделений, делопроизводственных служб и архивов.

Главными руководящими документами для экспертных комиссий, которыми они руководствуются при назначения сроков хранения документам, являются перечни документов с указанием сроков хранения. С 2000 г. действует новый типовой перечень, который называется «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения». Комиссия может назначить документам следующие сроки хранения: кратковременные сроки хранения (менее 10 лет), долговременные (более 10 лет), постоянное хранение (например, 10 лет, 30 лет); некоторые документы не хранят (они подлежат уничтожению).

Вот примеры сроков хранения, назначаемых некоторым документам, в соответствии с перечнем типовых управленческих документов:

— 75 лет хранятся журналы регистрации несчастных случаев на производстве;

— для личных дел сотрудников сроки хранения назначаются так 75 л — возраст сотрудника;

Читайте так же:  Прием на работу иностранных граждан

— гарантийные письма — 3 года

— акты проверок финансово-хозяйственной деятельности — 5 лет

— акты проверок кассы — 3 года и т.д.

Срок хранения документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, если документ проходил в мае 2001 года, то срок его хранения будет исчисляться с 1 января 2002 года.

Оформление дел долговременного хранения (свыше 10 лет и постоянного хранения) включает в себя комплекс работ по описанию на обложке наименования учреждения, номера дела, заголовок дела в соответствии с номенклатурой дел, года, количества листов, сроков хранения и работы по составлению описи дела, в которой перечисляют наименование документов, их даты, указывают количество листов в каждом документе. Опись подписывают члены экспертной комиссии и утверждает руководитель предприятия. Составляется заверительная надпись.

Для дел кратковременного хранения процедура оформления дел документы оставляют в делах скоросшивателях, листы не нумеруются, описи не составляются.

На отобранные комиссией и уничтоженные документы составляется акт, в котором перечисляются названия, индексы и заголовки к тексту уничтоженных документов. Использование документов, отобранных к уничтожению, для хозяйственных нужд запрещается. Запрещается также сжигать их. Документы измельчают в специальных машинах и затем сырье сдают в макулатуру.

С момента заведения и до передачи в федеральный архив дела хранятся на предприятии. Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Выемка документов из дел допускается в исключительных случаях с устного или письменного разрешения руководителя, например, по требованию судебно-следственных органов изъять документ из дела. В этом случае составляют акт о выдаче документа во временное пользование, и этот акт вкладывают на место изъятого документа и еще в деле оставляют точную заверенную копию и акт о причинах изъятия подлинника. Акт о выдачи должен быть скреплен гербовыми печатями предприятия, выдавшего документ во временное пользование. Акт хранится в деле до возвращения подлинника документа.

В архив предприятия дела постоянного и временного хранения передаются через год после их окончания. Например, дело, законченное в 1998 году должно поступить в архив предприятия не позднее 2000 года. Архив принимает дела по описям, вместе с делами передаются регистрационные карточки на документы для пополнения справочного аппарата архива.

В архивах предприятий и учреждений документы хранятся не более 15 лет (в зависимости от подчиненности предприятия), кроме материалов по личному составу. После истечения указанных сроков дела передаются из архивов предприятий в федеральные архивы.

Инструкция по кадровому делопроизводству: прием на работу

Журнал: Справочник кадровика
Год: 2009
Автор: Андреева Валентина Ивановна
Тема: Документы кадровой службы, Оформление приема на работу
Рубрика: Заполняем без ошибок

«Справочник кадровика» рассматривал вопросы организационного обеспечения деятельности кадровой службы, а также порядок приема–передачи кадровой документации при смене работников данного структурного подразделения.

Порядок выполнения отдельных процедур в процессе документирования работы с персоналом должен быть закреплен в соответствующем локальном нормативном акте – Инструкции по кадровому делопроизводству. В этом номере речь пойдет об отражении в Инструкции процедуры документирования приема на работу.

Инструкция по кадровому делопроизводству должна содержать характеристику кадровой документации, применяемой в данной организации: виды документов, особенности их оформления, придания им юридической силы, технологию работы с документами, их систематизацию и организацию оперативного и архивного хранения.

К Инструкции должны прилагаться: Табель форм документов кадровой службы, Альбом форм документов, Сборник типовых и трафаретных текстов, График документооборота кадровой службы.

[3]

В тексте Инструкции в соответствующих разделах должны быть подробно охарактеризованы все реквизиты кадровых документов, порядок их оформления, общие вопросы обработки и хранения. В специальном разделе Инструкции закрепляются особенности создания, движения и хранения кадровых документов по отдельным кадровым функциям с учетом специфики деятельности, организационной структуры, численности работников кадровой службы и пр.

Так, в разделе Инструкции «Особенности оформления документов по отдельным кадровым процедурам» выделяется подраздел «Прием на работу» (приложение 1).

В Табеле форм документов кадровой службы определяется необходимое и достаточное количество форм документов для юридического оформления приема на работу (приложение 2).

В Альбом форм документов кадровой службы включаются все формы, перечисленные в Табеле; например, типовая форма трудового договора, форма заявки на получение бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (приложение 3), формы других документов, создаваемых кадровой службой при оформлении приема на работу.

В Сборник типовых и трафаретных текстов включаются типовые тексты таких документов, как трудовой договор, отдельные виды актов, протоколов и т. п., а также трафаретные тексты приказов по личному составу, заявления об оформлении новой трудовой книжки (приложение 4), тексты других документов, создаваемых кадровой службой при оформлении приема на работу.

Все действия, осуществляемые с документами при приеме на работу, фиксируются в Графике документооборота кадровой службы (приложение 5).

Пример оформления Инструкции по кадровому делопроизводству

Пример оформления Табеля форм документов кадровой службы

Пример оформления Альбома форм документов кадровой службы

Пример оформления Сборника типовых и трафаретных текстов документов кадровой службы

Видео (кликните для воспроизведения).

Пример оформления Графика документооборота кадровой службы

Источники


  1. Виноградов, И.В.; Гладких, А.С.; Крюков, В.Н и др. Судебно-медицинская экспертиза; М.: Юридическая литература, 2012. — 320 c.

  2. Хргиан, А.Х. История и методология естественных наук. Выпуск 03. Физика / А.Х. Хргиан. — Москва: СПб. [и др.] : Питер, 2012. — 292 c.

  3. Теория государства и права в вопросах и ответах:Учебно-методическое пособие. -5-е изд. исп. — Москва: ИЛ, 2015. — 725 c.
  4. Перевалов, В.Д. Теория государства и права / ред. В.М. Корельский, В.Д. Перевалов. — М.: Норма; Издание 2-е, испр. и доп., 2003. — 616 c.
Работа с кадровыми документами
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here