Состав документов на участке кадровой работы

Полная информация по теме: "Состав документов на участке кадровой работы" с профессиональной точки зрения. Если будут вопросы - задавайте их нашему дежурному специалисту.

Перечень необходимых кадровых документов

* организация кадровой работы
* структура, состав
* задачи кадровой службы
* должностные инструкции сотрудников подразделения кадров
* нормативные документы для формирования документооборота отдела кадров
перечень необходимых кадровых документов, виды и разновидности кадровой документации
* номенклатура дел
* группировка документов в дела
* требования к оформлению кадровой документации , придание документам юридической силы
* инструкция по кадровому делопроизводству
* подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации, сроки хранения
* ответственность работодателя за нарушение требований к ведению кадровой документации

Документация по личному составу

— о приеме на работу
— об увольнении
— о переводе
— о направлении в
командировку
-о предоставлении отпуска
-о поощрении
-о наложении дисциплинарного взыскания

Распорядительные документы

Документы, подтверждающие трудовую деятельность работника
Информационно — расчетные документы

Внутренняя служебная переписка

Внутренняя переписка в организации используется для документального оформления всех кадровых решений. Например, для привлечения работника к дисциплинарной ответственности требуется получить от работника объяснения.
Если же речь идет о поощрении работника, его непосредственный начальник направляет в адрес руководителя организации представление о поощрении работника.
При помощи внутренней служебной переписки происходит также официальный обмен мнениями между должностными лицами организации, между должностными лицами и руководством организации.

Журналы учета и контроля

Регистрационные журналы (книги) ведутся в организации для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности). Правильный учет документа (с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации) придает ему юридическую силу (силу доказательства), при помощи которой работодатель может с уверенностью победить в трудовом споре с работником.
Отдел кадров ведет регистрацию документов по личному составу и использует следующие регистрационные формы или их ведут иные уполномоченные на это лица:
— журнал регистрации трудовых договоров;
— журнал регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников;
— журнал регистрации приказов о предоставлении отпуска;
— журнал регистрации приказов о командировках работников;
— журнал регистрации командировочных удостоверений;
— журнал регистрации служебных заданий;
— журнал регистрации локальных нормативных актов;
— книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
— приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
— журнал регистрации приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий;
— журнал выдачи справок по личному составу;
— журнал учета больничных листов;
— журнал регистрации несчастных случаев на производстве.

Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами, другие же формы разрабатываются самой организацией.
Например, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 р. № 69. А журнал учета личных дел или журнал учета прохождения медицинских осмотров не имеет рекомендуемой формы, поэтому разрабатывается самой организацией по своему усмотрению.

Все ли документы обязательны?

Перечень необходимых кадровых документов

Восстановление кадровой документации

Какие кадровые документы должны быть у юрлица?

Став частным предпринимателем, любой работодатель обязан вести трудовые взаимоотношения с сотрудниками, которые отражаются в кадровых документах. Вся эта документация в полном объеме должна храниться у юридического лица. Какая документация относится к кадровой, будет детально рассмотрено в этой статье.

Список кадровых документов

Основное предназначение кадровых документов заключается в обеспечении прозрачности трудовых отношений. Учитывая такое назначение, кадровая документация, содержащаяся у юридического лица (ООО, ЗАО и т.д.), подчиняется определенным правилам, соблюдение которых гарантирует порядок и стабильность. С ее помощью администрации предприятия легче управлять персоналом. Благодаря этим документам обеспечивается более точная регламентация перечня обязанностей и прав, которые в полной мере отвечают всем требованиям заинтересованных в трудовых отношениях сторон.

Поэтому правильное оформление и ведение кадровой документации дает возможность частному предпринимателю адекватно, с точки зрения юридической стороны вопроса, выстроить взаимоотношения со всеми своими сотрудниками, а также избежать возникновения рисков при разрешении определенных трудовых споров. Не стоит забывать, что именно эта документация является предметом внимания сотрудников различных контролирующих органов. К ним относятся МВД, Пенсионный фонд, трудовая инспекция налоговой инспекции и др.

На данный момент бывает сложно определить полный список кадровой документации, необходимой для юридического лица (будь то ООО, ЗАО и т.д.). Окончательный перечень подобного рода документации определяется рядом факторов, к которым относятся:

  • область деятельности юрлица;
  • перечень условий труда;
  • регион;
  • личные пожелания работодателя.

Однако, несмотря на это, существует определенный список документов, которые являются обязательными и должны быть вне зависимости от вышеприведенных обстоятельств.

Обязательный список кадровых документов включает:

  1. документацию по личному составу;
  2. книги и журналы по учету;
  3. нормативные акты;
  4. распорядительную документацию.

Рассмотрим более детально каждый из них.

По личному составу

Данная группа документов оформляется вследствие исполнения кадровой службой своих прямых обязанностей. Подобная документация имеет определенную привязку к конкретному сотруднику и поэтому отражает всю специфику занимаемой им должности, профессии, результатов трудовой деятельности, условий принятия на работу и т.д.

В эту категорию входят следующие виды документов:

  • распорядительная документация;
  • документы, которые подтверждают трудовую деятельность конкретного сотрудника;
  • внутренняя и официальная переписка;
  • расчетно-информационные документы;
  • книги или журналы по учету и регистрации документации.

При этом все документы, причисляемые к каждой из приведенных групп, обладают определенной спецификой. Они предназначаются для конкретных целей и поэтому по-разному разрабатываются, вводятся в действие, а также утверждаются.

К категории документации, которая подтверждает трудовую деятельность всех сотрудников, относятся:

  1. трудовой договор;
  2. трудовая книжка;
  3. справка, подтверждающая наличие трудовой деятельности;
  4. различные приказы, свидетельствующие о принятии сотрудника на конкретную работу или о его увольнении (копии).

Все они максимально достоверно отражают имеющийся у работника трудовой стаж. Данное обстоятельство очень важно, так как любой вид стажа будет учитываться при расчете будущего пенсионного государственного обеспечения сотрудника, а также при назначении выплат, которые оформляются по ограниченной нетрудоспособности при сохранении рабочего места. Также с их помощью заносятся сведения о совместительстве.

Читайте так же:  Как уйти с работы правильно

К расчетно-информационной документации, которая содержит в себе учетные сведения индивидуальных данных каждого сотрудника, входят:

  • личная карточка сотрудника;
  • табель по учету установленного рабочего времени;
  • штатное расписание;
  • личные дела.

Здесь закрепляется вся информация, которая касается трудовой деятельности конкретного работника. Их форма унифицирована.

Наиболее часто в обязательный список кадровой документации, которая касается личного состава, входят:

  1. трудовой договор;
  2. штатное расписание;
  3. правила, принятые для внутреннего трудового распорядка;
  4. положения, разработанные для оплаты труда;
  5. основания к приказам;
  6. документация воинского учета;
  7. документация образовательного плана (дипломы, сертификаты и т.д.);
  8. документы, требуемые в пенсионном фонде;
  9. приказы унифицированной, а также произвольной формы;
  10. график отпусков;
  11. должностные инструкции для сотрудников. В случае, если предприниматель не прописал их в заключенном трудовом договоре, но сделал только ссылку на определенную должностную инструкцию;
  12. график, в котором указана сменность сотрудников. Нужен, если деятельность носит посменный характер;
  13. список должностей, установленных для сотрудников, которые имеют ненормированный рабочий день;
  14. положения и обязательства, разработанные для защиты личных данных;
  15. договор о коллективной индивидуальной/полной материальной ответственности – нужен, если работают люди, несущие материальную ответственность.

В список кадровых документов, применяемых для личного состава, связанного со спецификой практической деятельностью, могут входить:

  • нормы труда;
  • документы, свидетельствующие о прохождении необходимых периодических/предварительных медосмотров;
  • положения, содержащие информацию об охране имеющихся коммерческих тайн;
  • положения о назначении премий, надбавок и т.д.

Вышеприведенный список не является окончательным и исчерпывающим, так как при формировании трудовых взаимоотношений между юридическим лицом и сотрудниками может возникнуть потребность в оформлении других типов документов.

Журналы и книги учета

Одними из важных кадровых документов, оформляемых юридическим лицом, (в частности ООО) являются книги и журналы по контролю и учету.

Они должны быть на предприятии для ведения учета всей кадровой документации: личных дел, удостоверений личности, трудовых книжек, различных приказов по кадрам и прочее.

Правильным считается только тот учет документации, при котором обеспечивается присвоение конкретного номера и имеется отметка о проведенной дате регистрации. Только таким образом они будут иметь юридическую силу. Юридическое лицо может использовать их в качестве аргументов при возникновении трудовых спорных вопросов.

При помощи журнала регистрации отдел кадров ведет учет следующих групп документов:

  1. всех оформленных трудовых договоров;
  2. изданных приказов о приеме/увольнении/переводе сотрудников;
  3. приказов, подтверждающих факт предоставления работодателем отпусков сотрудникам;
  4. приказов, подтверждающих факт оформления командировок и командировочных удостоверений;
  5. нормативных локальных актов;
  6. служебных заданий;
  7. приказов о наложении определенных дисциплинарных взысканий или, наоборот, поощрений;
  8. учета мероприятий, проводимых в целях контроля;
  9. книги, осуществляющей учет передвижений вкладышей к трудовым книжкам, а также их самих;
  10. приходно-расходной книги, в которой ведется учет бланков трудовых книжек и ее вкладышей;
  11. информации о выданных личному составу справок;
  12. учета выданных больничных листов;
  13. учета нештатных ситуаций, произошедших на производстве.

Форма ведения книг и журналов утверждается официальными органами. Хотя возможно и самостоятельная разработка организацией соответствующей формы.

Нормативные акты

Еще одним важным видом кадровых документов, которые в обязательном порядке должны быть в любой частной организации, являются нормативные акты.

По действующему Трудовому кодексу России, в перечень необходимых для юрлиц нормативных локальных актов входят:

  • штатное расписание;
  • правила, установленные для трудового распорядка;
  • документы, устанавливающие процедуру обработки всех личных данных работников, их обязанности и права в данной сфере;
  • график сменности, который оформляется для отдельной группы сотрудников. Там должна быть указана заранее определенная продолжительность установленного рабочего дня;
  • график отпусков;
  • инструкции и правила, разработанные по охране труда. Согласно ним, работодатель должен обеспечить своих сотрудников надлежащими условиями для безопасного ведения трудовой деятельности.

Именно эти акты в числе первых проверяются инспекторами сферы охраны труда. Некоторые нормативные акты могут входить и в перечень документации по категории «личный состав». Все зависит от специфики функционирования конкретного предприятия.

Распорядительные документы

Последними в списке, но не таковыми по значению, идут распорядительные документы. К ним относятся любые распоряжения, а также приказы от руководителя. Благодаря им он может реализовывать свои полномочия, направленные на обеспечение функционирования предприятия.

Распоряжения бывают двух типов:

  1. выданные на основании деятельности предприятия. Сюда входят приказы, изданные по определенным производственным вопросам, порядок осуществления аттестаций, инструкции, выданные по делопроизводству;
  2. выданные по личному составу. Сюда входят приказы, изданные при переводе/приеме/увольнении сотрудника, дисциплинарные взыскания/поощрения.

Первый тип охватывает работу организации в целом, а второй – сферу, непосредственно связанную с самой трудовой деятельностью сотрудников. Подобная документация ведется по типовой и обычной форме, которая утверждена действующим законом.

Оформив должным образом кадровую документацию, можно избежать множества проблем, как с собственными сотрудниками, так и с проверяющими государственными органами.

Видео «Как правильно заполнить кадровые документы»

На видео юрист рассказывает о том, как издать приказ о приеме на работу и как оформить личную карточку на работника.

Основные кадровые документы организации: виды и особенности

Ранее в нашей статье: «Виды кадровых документов организации в соответствии с Трудовым кодексом РФ» мы уже упоминали, что кадровые документы должны вести все организации, вне зависимости от их организационно-правовой формы, сферы деятельности и численности персонала. Все эти документы прямо или косвенно названы в Трудовом кодексе РФ.

В целом к основным кадровым документам, которые обязательно должны быть в наличии в любой организации, относятся:

  • трудовая книжка работника;
  • штатное расписание (форма № Т-3);
  • трудовой договор (или контракт);
  • приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма № Т-1);
  • личную карточку (форма № Т-2);
  • приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5);
  • приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6);
  • график отпусков (форма № Т-7);
  • приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма № Т-8);
  • табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13);
  • табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12);
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • положение по защите персональных данных работника;
Читайте так же:  Лишение родительских прав порядок, последствия, восстановление

Рассмотрим более подробно вышеприведенные документы.

Трудовая книжка. Трудовая книжка работника является основным документом, подтверждающим имеющуюся у работника трудовую деятельность и его трудовой стаж (см. ст.66 Трудового кодекса РФ). Трудовая книжка предъявляется работником при трудоустройстве (приеме на работу). Ведением трудовых книжек осуществляет работодатель в соответствии с порядком заполнения, ведения и хранения, утвержденным Инструкцией, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003г. № 69. При увольнении работника все записи о его работе, награждениях, переводах на другую должность, внесенные в трудовую книжку в период работы работника в организации, должны быть заверены подписью руководителя и печатью организации.

Штатное расписание. Данный документ утверждается в начале работы организации по унифицированной форме № Т-3, утвержденной Постановлением Госкомстата России № 1 и действует бессрочно. Если есть на то необходимость, в штатное расписание могут вноситься дополнения в неограниченном количестве, такие дополнения в свою очередь утверждаются приказом руководителя организации. Действующий Трудовой кодекс РФ прямо не указывает на необходимость наличия этого документа в организации. Одновременно с этим обязательность этого документа упоминается в статье 15 Трудового кодекса РФ, в соответствии с которой трудовые отношения подразумевают работу по должности в соответствии со штатным расписанием. Помимо указанного, штатное расписание содержится и в перечне документов, проверяемых сотрудниками Пенсионного Фонда РФ.

Трудовой договор. Трудовой договор с работником – основополагающий документ в кадровом делопроизводстве организации (ст. 56 Трудового кодекса РФ). Он заключается в письменной форме и подписывается работником и работодателем. Условия трудового договора должны фиксировать условия труда и оплаты, установленные на основе действующих нормативных правовых актов и требований трудового законодательства по соглашению работника и работодателя. Содержание трудового договора определяется в соответствии с положениями статьи 57 Трудового кодекса РФ. Его условия могут быть изменены только по соглашению сторон и только в письменной форме.

Приказ (распоряжение) о приеме на работу. Прием работника в организацию (вновь принятые работники) оформляются приказом (распоряжением) работодателя о приеме на работу по форме № Т-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России № 1, на основании заключенного с работником трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного с работником трудового договора. Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. При приеме на работу работодатель должен ознакомить работника с действующими в организации правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами организации, имеющими отношение к трудовой функции работника. Данный документ является основанием для предоставления работнику его рабочего места и закрепления за ним необходимого имущества работодателя. Проект приказа (распоряжения) о приеме на работу подготавливается одновременно с трудовым договором. Срок хранения приказов по личному составу, кроме приказов о предоставлении отпусков и командировании сотрудников и личных карточек, составляет 75 лет.

График отпусков. Данный документ утверждается работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при наличии последнего) не позднее чем за две недели до наступления календарного года, об этом говорится в статье 123 Трудового кодекса РФ по унифицированной форме № Т-7, утвержденной Постановлением Госкомстата России № 1. График отпусков необходим для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на текущий календарный год с разбивкой по месяцам.

Табели учета рабочего времени. В табеле учета рабочего времени фиксируется рабочее время каждого работника организации за месяц при работе с гибким графиком в целях суммированного учета рабочего времени. Унифицированная форма табеля учета рабочего времени № Т-12 и № Т-13, утверждены Постановлением Госкомстата России № 1. В нем содержится табельный номер каждого работника организации, фамилию, имя и отчество работника, а также сведения о рабочем времени за каждое число отработанного месяца. Табель учета рабочего времени ведется табельщиком или ответственным за ведение табеля лицом, которое назначается приказом руководителя с целью кадрового контроля и оплаты труда в бухгалтерии организации.

Правила внутреннего трудового распорядка. Правила внутреннего трудового распорядка утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников, об этом сказано в статье 190 Трудового кодекса РФ. Унифицированной формы правила не имеют. Правила внутреннего трудового распорядка разрабатываются работодателем самостоятельно с учетом действующего законодательства и включают в себя, как правило, следующие разделы: прием на работу; перевод на другую должность; увольнение; основные права, обязанности и ответственность работников и работодателя; рабочее время и время отдыха; ответственность за нарушение трудовой дисциплины и т.п.

Положение по защите персональных данных работника.

Обязанность работодателя по утверждению положения о защите персональных данных работника закреплена в статье 87 Трудового кодекса РФ, а также в Федеральном законе РФ от 27.07.2006 № 152-ФЗ (ред. от 29.07.2017) «О персональных данных». Персональные данные — это любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация (п. 1 ст. 3 Закона № 152-ФЗ). Положение о защите персональных данных унифицированной формы не имеет. В указанный документ включают такие разделы, как: понятие и состав персональных данных; обязанности и права работника и работодателя; сбор, обработка и хранение персональных данных; доступ и передача персональных данных; защита персональных данных работника; ответственность за разглашение персональных данных работника.

Книга учета трудовых книжек и вкладышей в них. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник должен расписаться в книге учета трудовых книжек и вкладышей в них. Книга учета должна иметь нумерацию, прошнурована и скреплена подписью руководителя и печатью организации.

Договор о полной материальной ответственности. Положения о договорах полной материальной ответственности работников содержатся в статьях 243, 244 Трудового кодекса РФ). Они в обязательном порядке заключаются с работниками, достигшими восемнадцатилетнего возраста, в случае передачи работнику для выполнения возложенных на него обязанностей материальных ценностей для хранения или применения в процессе производства. Типовая форма договора о полной материальной ответственности утверждена Постановлением Минтруда России № 85.

Читайте так же:  Особенности составления приказа о назначении генерального директора ооо на должность — образец

Таким образом, мы постарались рассмотреть основные обязательные кадровые документы для организации любой формы собственности и их особенности, при отсутствии которых инспекция по труду, в случае проверки Вашей организации, может на вполне законных основаниях привлечь компанию к административной ответственности за отсутствие, какого либо из приведенных в настоящей статье кадровых документов.

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. ПРИКАЗЫ

Делопроизводство. Приказы
* Организация делопроизводства. Виды документов
* Нормативные документы по делопроизводству
* Примерный состав документов кадровой службы
* Приказы по личному составу
* Основания к приказам по л/с – докладная и объяснительная записки, представления, протокол, акты
* Приказы по основной деятельности, имеющие произвольную форму
* Документы воинского учета
* Документы для Пенсионного фонда
* Извещения, уведомления, направления, справки
* Образцы приказов, оформляемых кадровой службой, на все иные случаи жизни
* Сэкономить время при создании документа

1. Вид внутренних документов, порядок их разработки, утверждения и т.д. применяется тот, который удобен для данной организации;
2. Вид внешних документов должен подчиняться общим правилам придания данным документам юридической силы;
3. Храниться документы в организации должны с учетом требований архивной службы.

Состав документов на участке кадровой работы организации

НА УЧАСТКЕ КАДРОВОЙ РАБОТЫ ОРГАНИЗАЦИИ

Если Вы новичок в кадровом деле, начинаете наводить порядок в кадрах с нуля или к Вам собирается Гострудинспекция с проверкой, наверняка перед Вами встанет вопрос о том, какие документы обязательно должны быть на участке кадровой работы, а какие не обязательно.

Штатное расписание (форма Т-3)*

Видео (кликните для воспроизведения).

Табель учета рабочего времени (форма Т-13)* или Табель учета рабочего времени и расчета заработной платы (форма Т-12)*

Правила внутреннего трудового распорядка

Документ о защите персональных данных работников (положение)

График отпусков (форма Т-7)*

Личные карточки (форма Т-2)*

Приказы. Например, о приеме работника (форма Т-1), о приеме работников (форма Т-1а)*, о предоставлении отпуска (форма Т-6)*, о предоставлении отпусков (форма Т-6а), о поощрении работника (форма Т-11)*, о поощрении работников (форма Т-11а)*, о командировке работника (форма Т-9)*, о командировке работников (форма Т-9а)*, о переводе работника (форма Т-5)*, о переводе работников (форма Т-5а)*, о прекращении трудового договора с работником (форма Т-8)*, о прекращении трудовых договоров с работниками (форма Т-8а), о применении дисциплинарного взыскания, о снятии дисциплинарного взыскания, о совмещении, о замещении, об отстранении, о прекращении отстранения, о переносе отпуска, об отзыве из отпуска, о сокращении штата, др.

Основания к приказам (докладные записки, заявления, акты, трудовые договоры, объяснительные записки)

Журналы (книги) регистрации приказов, командировочных удостоверений, заявлений, трудовых договоров, учета сверхурочных работ

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

Все ведомости, записки-расчеты и иные документы, касающиеся начисления и выплаты заработной платы, отпускных, компенсаций за неиспользованные отпусках, «расчетных» при увольнениях, утвержденная форма расчетного листка.

Документы, которые становятся обязательными

при определенных обстоятельствах:

обязателен, если хотя бы одна из сторон (работники или работодатель) выходили с инициативой его заключить.

Положение об оплате труда и премировании

обязательно, если какие-то из условий оплаты труда и премирования, которые применяются у работодателя, не отрегулированы ни в одном другом документе, например, ни в трудовом договоре, ни в штатном расписании.

обязательны, если все должностные обязанности работников не отрегулированы в трудовых договорах.

Положение об аттестации и сопутствующие аттестации документы

обязательно, если работодателем проводится аттестация работников.

обязателен при наличии сменной работы.

обязательно, если в трудовом договоре указано, что работник обязан коммерческую тайну сохранять.

Списки несовершеннолетних работников, работников-инвалидов, беременных работниц, женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, одиноких матерей; лиц, осуществляющих уход за детьми-инвалидами и инвалидами с детства, работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда

при наличии в штате несовершеннолетних работников, работников-инвалидов, беременных работниц, женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, одиноких матерей, лиц, осуществляющих уход за детьми-инвалидами и инвалидами с детства, работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

[1]

* Формы Т-… утверждены Постановлением Госкомстата РФ №1 от 01.01.2001г.

Кадровый учет с нуля пошагово

Статьи по теме

Построение системы кадрового делопроизводство с нуля должно производиться в строгом соответствии с трудовым законодательством. Читайте о том, с чего начать работу кадровика и как восстановить кадровое делопроизводство

Для чего необходим кадровый учет

С чего начать построение системы кадрового документооборота — актуальный вопрос для вновь созданных компаний. Несмотря на то, что организациям по сути не оставлено выбора вести учет или нет, он остается очень удобным инструментом контроля персонала на всех этапах его работы. Законодательство лишь унифицирует форму его функционирования и определяет нормы, которые должен выполнять не только работник, но и работодатель.

Скачайте документы из статьи:

Кадровый учет прежде всего помогает понять, кто работает в компании, определить численность персонала, расходы компании на заработную плату.

Попробуйте бесплатно, курс повышения квалификации

Документационное обеспечение работы с персоналом

  • Соответствует требованиям профстандарта «Специалист по управлению персоналом»
  • За прохождение — удостоверение о повышении квалификации
  • Учебные материалы представлены в формате наглядных конспектов с видеолекциями экспертов
  • Доступны готовые шаблоны документов, которые можно скачать и оставить себе для работы

Помимо этого система позволяет документально зафиксировать все движения в коллективе, будь то:

  • прием;
  • увольнение;
  • отпуска;
  • кадровые перемещения и д.р.

Учет отработанного стажа помогает нанимателю в определении числа дней отпуска, которое полагается каждому из работников. Ведение табеля учета рабочего времени позволяет четко контролировать нахождение персонала на рабочих местах и верно начислять зарплату.

Утвержденные ЛНА компании регламентируют правила поведения на предприятии, режим труда и отдыха, даты денежных выплат и дополнительные преференции для коллектива по сравнению с нормами законодательства.

Проверочные вопросы для тех, кто претендует на сертификат «Кадровик — 2019» и подсказки к ним

Кадровое делопроизводство с нуля пошагово

Ведение кадрового делопроизводства с нуля на практике вызывает множество вопросов не только у новичков кадрового дела, но и у бывалых специалистов. Прежде всего сомнение вызывает очередность выпуска документов.

Читайте так же:  Как узаконить самовольную постройку на собственном участке

Когда компания уже зарегистрирована и получены все подтверждающие документы, пора приступать к оформлению кадровой документации. Первоочередно стоит разобраться с будущим штатным составом ЮЛ, определить потребность в персонале на первое время и на перспективу. Для этого компании необходимо издать штатное расписание по форме Т-3.

Если организация планирует использовать не унифицированные формы кадровых документов, их сначала необходимо утвердить соответствующим приказом руководителя. Идеальным будет издание Положения “О кадровой политике предприятия” или «Инструкции по кадровому делопроизводству». В таких документах прописываются все правила ведения учета на вновь созданном предприятии в соответствии с действующими нормами права.

Итак, форма Т-3. Утверждается она для удобства, как правило, на календарный год. Но, если компания зарегистрирована в середине года, то возможно составление штатного расписания по конец текущего или по конец следующего. Если планы развития ЮЛ четко определены, то целесообразнее заполнить “штатку” сразу на перспективу. Тогда как для остальных эффективнее будет прописать в форме Т-3 только необходимые на первое время позиции.

Вторым этапом будет написание и утверждение ЛНА организации, а также документов, связанных с работой сотрудников. В этот обязательный список включаются:

  • Положение об оплате труда;
  • Правила внутреннего трудового распорядка;
  • Положение о защите персональных данных;
  • Должностные инструкции.

Все эти документы разрабатываются либо самостоятельно, либо с привлечением сторонних компаний. Они должны отражать реальное положение дел в компании, ее распорядок и обязанности возлагаемые на того или иного члена коллектива. Простое копирование текстов из интернета не поможет сформировать грамотную кадровую политику.

Приведенный перечень нормативных документов не является исчерпывающим, в зависимости от специфики работы будущей компании могут понадобиться иные Положения и Инструкции. Что же касается коллективного договора, приступать к его разработке на первых порах не стоит.

Колдоговор — это прежде всего соглашение между нанимателем и коллективом. Но если коллектива еще нет, а есть только директор — этот вопрос лучше оставить до формирования основного штата.

Не всегда имеет смысл в трудоустройстве кадровика сразу после открытия, если численность на первое время будет небольшой. Обычно его обязанности возлагаются на бухгалтера или другого специалиста.

До приема на работу первого сотрудника, также требуется разработать стандартную форму трудового договора. Она может быть едина для всего коллектива или же различаться по группам персонала.

Только после утверждения форм первичных кадровых документов можно приступать к найму сотрудников.

Попробуйте бесплатно, курс повышения квалификации

Современные кадровые технологии. Трудовое право. Кадровое делопроизводство

  • Соответствует требованиям профстандарта «Специалист по управлению персоналом»
  • За прохождение — удостоверение о повышении квалификации
  • Учебные материалы представлены в формате наглядных конспектов с видеолекциями экспертов
  • Доступны готовые шаблоны документов, которые можно скачать и оставить себе для работы

Кадровый учет для ООО

Кадровое делопроизводство для ООО не претерпело значительных изменений. Важно отметить, что кадровый учет не сильно отличается в зависимости от правовой формы предприятия. Нормы в большинстве случаев едины.

Все же основная масса компаний — это ООО. В деятельности ООО предусмотрена большая свобода действий, нежели для муниципальных или бюджетных учреждений. Госорганизации более формализованы и большинство решений спускаются из министерств (к примеру, штатное для районных администраций).

Тогда как ООО имеют большую свободу действий и меньше ограничены в выборе сценария поведения.

Документы кадрового учета

Основой кадрового учета в организации являются документы кадрового учета. Все документы условно можно разделить на 3 категории:

  • первичные документы по учету кадров;
  • первичные документы по учету отработанного времени и оплаты труда;
  • журналы регистрации движения кадровой документации.

Как первая так и вторая группа имеют свои утвержденные формы (Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»). С недавнего времени они не являются обязательными для применения ЮЛ. В случае необходимости компания может на их основе разработать и утвердить свои формы, отвечающие нормам законодательства. Те для кого унифицированные документы являются удобными могут продолжать ими пользоваться.

В рассматриваемом Постановлении приводятся формы первой и второй группы. Наиболее часто используются на практике:

Ко второй группе относят формы табеля (Т-12, 13), расчетных ведомостей и т.д.

Обязательные журналы учета в кадровом делопроизводстве

Все эти документы подлежат строгому учету и поэтому регистрируются в соответствующих журналах. В зависимости от кадровой политики компании допускается объединение в один журнал приказов на прием, увольнение, перевод. Или наоборот разграничение их по разным реестрам. Включение в общий список еще и приказов на отпуск не целесообразно, так как они имеют иной срок хранения.

Регистрации подлежат и трудовые договора организации, а также ведется журнал командировок и военнообязанных сотрудников.

Еще одним немаловажным журналом является “Журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей в них”. В нем отражается прием трудовых от сотрудников и выдача их при увольнении.

Все кадровые журналы, ведение которых обязательно в 2018 году должны быть надлежащим образом оформлены. Для большинства из них существуют уже готовые печатные формы, позволяющие избежать ошибок оформления. Более того, они уже чаще всего прошнурованы, страницы пронумерованы и стоит опечатывающая голографическая наклейка. Вам остается лишь поставить в конце печать, подписать у руководителя и аккуратно вести журнал.

Однако, никто не запрещает вам изготовить его самостоятельно используя для этого ПК или полностью вручную. При его создании стоит придерживаться установленных правил оформления. Простая распечатка списка приказов из 1С — это не та форма книги, которая сможет удовлетворить инспектора ГИТ.

Также читайте о том, когда суд не позволит уволить за прогул, как задержать работника, который хочет уволиться и как вернуть деньги, которые потратили на квартиру.

Восстановление кадрового делопроизводства: пошаговая инструкция

Восстановление кадрового делопроизводства по своей методике отличается от самой процедуры его построения. Главный упор здесь делается на кадровый аудит. Кадровый аудит представляет собой процедуру проверки всей системы кадрового учета. Это комплекс мер направленный на выявление недостатков системы или нарушений принятого порядка и законодательства.

Читайте так же:  Актуальная сумма максимального пособия по уходу за ребенком до 1.5 лет — размер, расчет, выплата

После детально проведенного аудита и составления списка нарушений, требуется приступить к восстановлению. В зависимости от степени нарушений определяется объем работы.

Отсутствие необходимых ЛНА приводит не только к необходимости разработки самих положений, но и ознакомления персонала с вновь введенным документом. А также в случае необходимости составление доп соглашений к договорам об изменении существенных условий.

[2]

Самым безобидным является отсутствие журналов или записей в трудовых. Эти нарушения не тянут за собой цепочку событий, требующих согласования с персоналом.

Так что проще изначально поставить систему учета в соответствии с законами, нежели позже согласовывать каждое изменение документов о труде с персоналом или отбиваться от проверяющих органов и платить огромные штрафы.

Виды кадровых документов организации в соответствии с Трудовым кодексом РФ

Основные кадровые документы должны вести все организации, вне зависимости от их организационно-правовой формы, сферы деятельности и численности персонала. Все эти документы прямо или косвенно названы в Трудовом кодексе РФ. Кадровые документы должны быть у каждого работодателя, эта обязанность прямо отражена в действующем Трудовом кодексе РФ.

В целом к основным кадровым документам, которые обязательно должны быть в наличии, относятся:

  • трудовая книжка работника;
  • штатное расписание (форма № Т-3);
  • трудовой договор (или контракт);
  • приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма № Т-1);
  • личную карточку (форма № Т-2);
  • приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5);
  • приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6);
  • график отпусков (форма № Т-7);
  • приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма № Т-8);
  • табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13);
  • табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12);
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • положение по защите персональных данных работника;
  • трудовую книжку;
  • локальные акты по охране труда.

В свою очередь, все обязательные кадровые документы делятся на виды: локальные нормативные акты, унифицированные формы по учету кадров, факультативные кадровые документы. Рассмотрим каждый из этих видов коротко в отдельности.

[3]

Локальные нормативные акты

Это обязательные кадровые документы организации, создаваемые в процессе возникновения и документального оформления трудовых отношений работодателя и работников в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ. В состав локальных нормативных актов, которые в соответствии с Трудовым кодексом РФ работодатель обязан разработать, включены следующие документы:

  • штатное расписание (ст.57 Трудового кодекса РФ);
  • правила внутреннего трудового распорядка (ст.56, 189, 190 Трудового кодекса РФ);
  • документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (ст.86, 87, 88 Трудового кодекса РФ);
  • при сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (ст.103 Трудового кодекса РФ);
  • график отпусков (ст.123 Трудового кодекса РФ);
  • правила и инструкции по охране труда. Работодатель обязан обеспечить безопасные условия и охрану труда, правила и инструкции по охране труда должны быть составлены и доведены под роспись до сведения работников (ст.212 Трудового кодекса РФ).

Все вышеназванные документы инспекторы федеральной инспекции по труду всегда проверяют в первую очередь, поэтому их разработка и ведение в соответствии с трудовым законодательством РФ обязательна.

К унифицированным формам по учету рабочего времени и расчетов с работниками по оплате труда, утвержденные Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года № 1, к ним относят:

  • табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма №Т-12);
  • табель учета рабочего времени (форма № Т-13);
  • расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49);
  • расчетная ведомость (форма № Т-51);
  • платежная ведомость (форма № Т-53);
  • журнал регистрации платежных ведомостей (форма № Т-53а);
  • лицевой счет (форма № Т-54);
  • лицевой счет (форма № Т-54а);
  • записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-60);
  • записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-61);
  • акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (форма № Т-73).

Еще один вид обязательных кадровых документов именуется как факультативные кадровые документы, которые работодатель вправе самостоятельно разрабатывать наравне с иными внутренними локальными нормативными актами, кроме того их перечень, порядок ведения работодатель определяет для себя самостоятельно. Факультативные кадровые документы скорее носят рекомендательный характер, которые также как и другие виды кадровых документов содержат нормы трудового законодательства РФ и необходимы для регламентации трудовых отношений.

К факультативным кадровым документам организации, как правило, относят:

  • положение о структурных подразделениях организации;
  • положение о персонале;
  • должностные инструкции;
  • положение об аттестации работников.
Видео (кликните для воспроизведения).

Таким образом, весь набор кадровой документации в организации определяется непосредственно работодателем с учетом требований действующего трудового законодательства РФ, с учетом специфики деятельности организации и организации труда в ней, за исключением тех документов и унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате, которые являются обязательными для каждого работодателя, без исключения.

Источники


  1. Беспалов, Ю. Ф. Гражданский иск в уголовном судопроизводстве. Учебно-практическое пособие: моногр. / Ю.Ф. Беспалов, Д.В. Гордеюк. — М.: Проспект, 2015. — 176 c.

  2. Червонюк, В. И. Теория государства и права / В.И. Червонюк. — М.: ИНФРА-М, 2007. — 704 c.

  3. Малько, А.В. Теория государства и права (для бакалавров). Учебник / А.В. Малько, др.. — Москва: Высшая школа, 2015. — 196 c.
Состав документов на участке кадровой работы
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here