Внутренний аудит кадровых документов

Полная информация по теме: "Внутренний аудит кадровых документов" с профессиональной точки зрения. Если будут вопросы - задавайте их нашему дежурному специалисту.

Рассылка новостей журнала

Подписчики этой рассылки получают уведомления о выходах новых номеров журнала, о новых запланированных прямых телефонных линиях, о выходе наших новых проектов и начале очередной подписной кампании. Средняя периодичность рассылки 2—3 раза в месяц.

Подписка на журнал

№ 7, июль 2016

Другие
наши издания

Рубрики в номере

Как провести внутренний аудит кадровой документации?

Рубрика «Практикум кадровика»

А.Д. Шевцов, юрист

В каких случаях проводится аудит?

Как правило, необходимость проверки начальником отдела кадров или юрисконсультом кадровой документации в организации возникает в следующих случаях:

  • при увольнении или переводе на другую должность работника кадровой службы, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства;
  • перед плановыми проверками со стороны государственных органов по контролю и надзору за соблюдением законодательства о труде;
  • в случае намечающегося судебного разбирательства с работающим или уволенным работником организации;
  • при назначении нового руководителя организации;
  • при устранении недостатков и приведении кадровой документации в соответствие с требованиями действующего законодательства.

[1]

Приведем практические рекомендации для работника кадровой службы в целях проверки и восстановления кадровой документации.

Проверяем трудовые книжки

Согласно п. 4 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек[1] (далее — Инструкция о трудовых книжках) трудовые книжки заполняются нанимателем на всех работников, работающих свыше пяти дней, в том числе поступающих на работу впервые, если работа у данного нанимателя является для работника основной.

В связи с тем что заполнение трудовой книжки осуществляется нанимателем или уполномоченным должностным лицом, в организации должен быть издан приказ о назначении работника, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. При отсутствии в организации ответственного лица право ставить свою подпись в трудовых книжках работников имеет только руководитель организации (индивидуальный предприниматель).

В соответствии с п. 14 Инструкции о трудовых книжках запись в трудовую книжку сведений о работе по совместительству вносится нанимателем по месту его основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (справка о месте работы, службы и занимаемой должности либо копия приказа нанимателя, у которого работник работает по совместительству).

Согласно п. 6 Инструкции о трудовых книжках на домашних работников, работающих у физических лиц по трудовому договору (контракту), зарегистрированному в местном исполнительном и распорядительном органе первичного территориального уровня, трудовые книжки оформляются и ведутся указанными органами в порядке, определяемом Инструкцией о трудовых книжках.

[1] Утверждена постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 «О трудовых книжках».

Данный материал публикуется частично. Полностью материал можно прочитать в журнале «Отдел кадров» № 7 (186), июль 2016 г. Воспроизведение возможно только с письменного разрешения правообладателя.

Рассылка новостей журнала

Подписчики этой рассылки получают уведомления о выходах новых номеров журнала, о новых запланированных прямых телефонных линиях, о выходе наших новых проектов и начале очередной подписной кампании. Средняя периодичность рассылки 2—3 раза в месяц.

Подписка на журнал

№ 10, октябрь 2009

Другие
наши издания

Рубрики в номере

Внутренний аудит кадровых документов

Рубрика «Практикум кадровика»

А.А. Винокуров, директор ООО «Самый лучший юрист» Е.В. Максименко, юрист

Кадровое делопроизводство представляет собой комплекс мероприятий, включающих разработку локальных нормативных правовых актов, документов по управлению персоналом и охране труда, первичных форм по учету кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом, учетно-регистрационной документации.

При разрешении трудовых споров в суде кадровая документация служит письменным доказательством, а ее отсутствие может привести к неблагоприятному для нанимателя решению суда. Практика показывает, что большинство судебных споров решается не в пользу нанимателей и часто причиной является именно отсутствие документальных доказательств.

Внутренний аудит кадрового делопроизводства включает:

Приступая к внутреннему аудиту, нужно учитывать следующие факторы, на которых он системно строится:

1. Некоторые из документов в обязательном порядке должны быть у каждой организации, поскольку в случае их отсутствия возможно наложение штрафа. Наличие других документов является рекомендательным и их целесообразно иметь в случае сложной структуры управления организацией;

2. Имеющиеся кадровые документы следует проверять и приводить их в соответствие с законом, новые документы также необходимо составлять в строгом соответствии с законом. В данном случае следует руководствоваться положениями Трудового кодекса Республики Беларусь, постановлениями Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь и другими нормативными правовыми актами;

3. Кадровые документы следует не только проверить, но и привести их в соответствие с нормативными указаниями, в соответствии с которыми также следует составлять новые кадровые документы;

4. Поскольку документы не только проверяются, в них вносятся изменения, составляются новые документы, нужно определить, кто в организации за какие документы отвечает. Например, нужно определить, кто отвечает за ведение, хранение и учет трудовых книжек. Данное лицо будет вносить в трудовые книжки недостающие записи и исправления. Должен быть составлен приказ о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек;

5. Во время проверки имеющихся документов и составления новых нередко выясняется их несоответствие реальному положению дел в организации (например, режим работы у работников разных подразделений). Иногда используются бланки правил внутреннего трудового распорядка, трудовых договоров и др., в которых содержатся условия, не соответствующие существующим в организации (например, время труда и отдыха). Кадровые документы следует проверить и составить либо исправить исходя из реальной картины (с учетом требований закона и учредительных документов);

6. Кадровые документы должны соответствовать не только закону, но и учредительным документам. Например, в Уставе организации определяется порядок приема на работу директора и установления ему заработной платы, срок, на который с ним можно заключать трудовой договор (контракт), также могут быть прописаны некоторые особенности, например, порядок приема на работу ключевых руководящих работников и установления им систем оплаты труда, порядок утверждения штатного расписания.

Читайте так же:  Заключение брака с участием иностранных граждан

В целях проведения внутреннего аудита необходимо:

Приведем перечень документов, регламентирующих внутренний трудовой распорядок в организации. К ним относятся:

Локальные нормативные правовые акты не должны ухудшать положение работников по сравнению с действующим законодательством, регулирующим соответствующие отношения в социально­трудовой сфере, а первые шесть из вышеперечисленных документов должны быть у каждого нанимателя.

Правила внутреннего трудового распорядка

Статья 195 ТК определяет, что правила внутреннего трудового распорядка устанавливаются нанимателем с участием профсоюзов (если профсоюзная организация существует) на основании типовых правил внутреннего трудового распорядка.

Типовые правила внутреннего трудового распорядка утверждены постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 5 апреля 2000 г. № 46 с последующими изменениями и дополнениями. Правила должны быть вывешены на видном месте.

[2]

Обращаем внимание, что правила внутреннего трудового распорядка должны соответствовать реальным условиям и действующему законодательству. Выявленные несоответствия следует обсудить с руководителем организации и внести соответствующие изменения.

Штатное расписание

В случае необходимости наниматель имеет право изменять штатное расписание по своему усмотрению. Если штатное расписание устарело, не соответствует действительности, закону или вообще отсутствует, то разрабатывается новое. По­скольку многие из последующих кадровых документов, в том числе все трудовые договоры, будут составляться в соответствии со штатным расписанием, к его разработке следует подойти особо.

Поскольку штатное расписание является финансовым документом, то и разрабатываться должно с участием работников финансовых подразделений организации, а не поручаться исключительно сотруднику, ответственному за ведение кадровой работы либо юрисконсульту. Неправильно составленное штатное расписание влечет неправильное начисление заработной платы и, соответственно, высокие штрафные санкции.

Данный материал публикуется частично. Полностью материал можно прочитать в журнале «Отдел кадров» № 10 (105), октябрь 2009 г. Воспроизведение возможно только с письменного разрешения правообладателя.

Кадровый аудит на примере организации

Понятие кадрового аудита предприятия

Многих руководителей и кадровых работников интересует, как правильно провести кадровый аудит в организации. Связано это с тем, что законодательство не содержит ни понятия кадрового аудита, ни и требований к его проведению.

Однако из положений п. 3 ст. 1 федерального закона «Об аудиторской…» от 30.12.2008 № 307, в котором изложено понятие аудита бухгалтерской отчетности, можно сделать вывод о том, что кадровый аудит — это процедура, предполагающая независимую проверку:

  • деятельности кадровой службы организации;
  • правильности составления кадровых документов и заключения трудовых договоров с работниками;
  • соблюдения требований охраны труда и норм трудового законодательства.

Процедура проводится, в частности, в ходе подготовки компании к проверке со стороны Государственной инспекции труда или прокуратуры во избежание возможного привлечения фирмы и ее руководства к административной ответственности, предусмотренной различными частями ст. 5.27, 5.27.1 КоАП РФ. Кроме того, кадровый аудит организации позволяет выявить проблемы в работе с кадрами и управлении персоналом, а также предотвратить их появление в будущем.

Важно отметить, что проверка кадровой документации, исходя из содержания приложения к приказу Министерства финансов Российской Федерации «Об определении…» от 09.03.2017 № 33н, не является видом аудиторских услуг. Соответственно, требования ФЗ № 307 на данный вид проверок не распространяются, поэтому разрабатывать порядок кадрового аудита можно на местах. Руководители организаций при этом имеют определенную степень свободы в разработке задач, методов и плана указанной процедуры.

В каких случаях целесообразно провести кадровый аудит предприятия?

Указанная процедура проверки может проводиться без явных поводов, однако чаще всего основаниями для нее являются:

  1. Внесение изменений в трудовое законодательство. Например, это касается случаев введения новых законов, устанавливающих дополнительные обязанности, процедуры, документы.
  2. Смена руководителя службы отдела кадров либо иного лица, занимающегося кадровой работой в организации. В этом случае целесообразно предоставить новому начальнику кадрового подразделения информацию о том, какую работу требуется провести в будущем.
  3. Необходимость оптимизации функционирования кадровой службы, проверки правильности и эффективности ее деятельности. Аудит в этом случае проводится, если есть сомнения в правильности работы кадровой службы. Например, он целесообразен в ситуации, когда организация в ходе очередной проверки со стороны контролирующих органов была привлечена к ответственности за нарушения в сфере трудового законодательства.
  4. Наличие информации о предстоящей проверке со стороны контролирующих органов. Аудит при этом проводится с целью предотвратить возможные штрафы и не допустить вынесения предписаний в адрес организации.
  5. Смена руководителя компании. Проверка проводится для того, чтобы новое руководство обладало информацией о положении дел в кадровой службе.

Задачи и методы кадрового аудита

Задача в широком понимании — это проблемная ситуация с явно заданной целью. В узком понимании задача и есть цель, которую необходимо достичь.

Задачами кадрового аудита являются:

  1. Поиск проблем в области управления персоналом и формирование путей их разрешения.
  2. Формирование эффективных кадровых методов управления.
  3. Приведение кадрового делопроизводства и документооборота в соответствие с требованиями нормативно-правовых актов.
  4. Сокращение кадровых затрат.
  5. Выявление возможных кадровых рисков и угроз, предотвращение возможности появления проблем в будущем.

Методы аудита представляют собой совокупность средств, которые позволяют добиться выполнения поставленных задач. Условно их можно разделить на 2 группы:

  1. Организационные, то есть направленные на разработку методик, позволяющих провести аудит в компании.
  2. Информационные, позволяющие получить необходимые для проведения аудита сведения.

Организационные методы включают:

  • разработку аудиторских методик для проведения комплексных проверок;
  • изучение правовых и технологических особенностей построения кадровой работы;
  • обучение специалистов, уполномоченных на проведение аудита.

Информационные методы включают:

  • методы наблюдения за кадровой работой и кадровыми процессами;
  • диагностические методы (тестирование, анкетирование, сбор статистических данных, анализ трудовых процессов и кадровой документации);
  • проверку соответствия кадровой документации нормативным требованиям, установленным трудовым законодательством.
Читайте так же:  Дополнительное профессиональное образование программы повышения квалификации и программы профессиона

Кто проводит аудит кадровой службы и можно ли его провести своими силами?

Отсутствие законодательного регулирования проведения кадрового аудита дает определенную свободу в выборе лиц, которые имеют право проводить процедуру. Какие в данном случае существуют варианты?

Таким образом, руководство организации само вправе как решить, проводить кадровый аудит либо нет, так и назначить специалиста (или группу специалистов) для анализа кадровой деятельности компании.

Этапы кадрового аудита. Как правильно провести процедуру?

Поскольку законом не предусмотрено ни обязательных процедур при проведении аудита, ни последовательного плана процесса, у аудитора есть значительная свобода действий. В связи с этим специализированные коммерческие организации предлагают различные пакеты услуг, в зависимости от требований заказчика.

Например, возможен экспресс-аудит, который предусматривает 2 этапа:

  1. Определение перечня кадровых документов, предусмотренных законодательством, и проверку их наличия.
  2. Подготовку отчета, в котором содержится перечень отсутствующих кадровых документов и рассчитывается размер возможного штрафа при проверке со стороны надзорных органов.

Однако целесообразнее проводить полный аудит. Этот процесс включает в себя:

  1. Проверку наличия обязательных локальных актов, документов, определение отсутствующей документации.
  2. Экспертизу всех имеющихся в организации кадровых документов, проверку их соответствия требованиям действующего законодательства, выявление нарушений и ошибок, в том числе в систематизации и хранении кадровой документации.
  3. Подготовку отчета о результатах проведения аудита, в который включаются сведения о допущенных нарушениях. Также отчет может содержать выводы об оценке рисков выявленных нарушений, рекомендации по их устранению, предложения по оптимизации работы.
  4. Получение объяснений от кадровых сотрудников, которые ответственны за кадровый документооборот, проведение разъяснительных бесед в форме лекций, семинаров.
  5. Проведение работ по исправлению выявленных недостатков.

Следует понимать, что ввиду отсутствия единых требований к кадровому аудиту мы изложили лишь примерный план процедуры, который может быть как дополнен, так и сокращен. В статье же дальше подробно расскажем о том, какую работу предусматривают некоторые из указанных этапов.

Проверка наличия обязательной документации

Это основной этап аудиторской проверки. В обязанности работодателя при этом входит обеспечение наличия определенного пакета кадровых документов, причем за его отсутствие предусмотрена административная ответственность.

В частности, в организации обязательно должны быть следующие кадровые бумаги:

  • трудовые договоры с сотрудниками (ст. 57 ТК РФ);
  • правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ);
  • инструкции по охране труда (ст. 212 ТК РФ);
  • положение об оплате труда (ст. 135 ТК РФ);
  • график отпусков (ст. 123 ТК РФ);
  • табель учета рабочего времени (ст. 91, 99 ТК РФ);
  • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 40 правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

По завершении сверки составляется отчет, в котором отражается, какие документы присутствуют/отсутствуют, а также указываются рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота в организации.

Экспертиза документации

После сверки документов определяется правильность их оформления. Правила содержатся в различных нормативных актах, в том числе ТК РФ. Например, содержание трудового договора определяется положениями ст. 57 ТК РФ.

Кроме того, проверяется соответствие содержания документации требованиям закона. Например, может потребоваться проверка соответствия уровня заработной платы сотрудников МРОТ (размер зарплаты не должен быть ниже установленного законом показателя). Дополнительно требуется проверить факт ознакомления сотрудников с локальными актами, принятыми в организации. Объем проверок значителен ввиду того, что законодательством установлено множество требований к порядку ведения кадровой документации.

Подготовка отчета

Итоговый отчет — важный документ, который составляется по завершении процедуры аудита в организации. Формы документа на законодательном уровне не утверждено, поэтому он составляется в произвольном виде.

В отчете лицо, проводившее аудит, отражает все недостатки, выявленные в кадровом документообороте. В зависимости от объема проверки, в нем могут также содержаться иные сведения, например отражение выявленных рисков и возможные шаги по разрешению обнаруженных проблем.

Как правило, документ по содержанию делится на 2 блока:

  • в первом из них расписываются итоги проверки, в том числе результаты сверки обязательных документов;
  • во втором — итоги проверки документов по каждому из работников, в ходе которой анализируются трудовые договоры, личные карточки, факт ознакомления с локальными актами, содержание и правильность ведения трудовых книжек.

Отдельным блоком можно разместить результаты проверки соблюдения правил и требований охраны труда в организации, а также сведения о соблюдении порядка проведения обязательных медицинских осмотров сотрудников.

В отчет при этом могут включаться такие реквизиты, как:

  • название и номер документа;
  • сведения о лицах, проводивших аудит;
  • информация о профессиональной квалификации таких лиц, их образовании и т. д.;
  • подписи проводивших аудит лиц;
  • перечень возможных санкций за обнаруженные нарушения;
  • рекомендации по устранению нарушений.

Содержание плана проведения аудита в отделе кадров, образец положения, в котором он отражен

Как правило, план проведения аудита закрепляется в соответствующем положении, которое утверждается руководителем организации (директором, генеральным директором, президентом и т. д.).

В положении об аудите отражаются следующие сведения:

  • информация о том, кем и когда утвержден документ;
  • наименование документа;
  • общие положения, содержащие данные о задачах аудита и назначении документа;
  • сфера проведения аудита;
  • порядок проведения аудита;
  • заключительные положения, определяющие порядок вступления положения в силу и срок его действия.

Образец плана проведения кадрового аудита, закрепленного в положении об аудите, можно скачать здесь (пример плана находится в разделе 2 «Сфера проведения кадрового аудита»):

Аудит в кадровом делопроизводстве — пример отчета о его проведении

О результатах проведения кадрового аудита в ООО «Ромашка»

Комиссия в составе:

начальника отдела кадров Иванова А. А.;

главного бухгалтера Петрова П. П.;

[3]

руководителя юридического отдела Сидорова С. С.

составила настоящий акт о нижеследующем:

  1. В соответствии с приказом генерального директора ООО «Ромашка» № 1 от 12.08.2018, в период с 15 по 25 августа 2018 года комиссией проведен кадровый аудит документации отдела кадров ООО «Ромашка».
  2. В результате проведенного кадрового аудита установлено, что в целом отдел кадров ООО «Ромашка» соблюдает требования трудового законодательства Российской Федерации.
  3. Вместе с тем установлены следующие нарушения:
    • отсутствует журнал регистрации локальных нормативных актов;
    • отсутствует локальный акт, определяющий должностные обязанности сварщика ООО «Ромашка»;
    • не созданы условия для хранения трудовых книжек (отсутствуют металлические шкафы);
    • отсутствует утвержденный график отпусков сотрудников ООО «Ромашка» на 2018 год.
  4. Заключение комиссии: необходимо устранение выявленных нарушений.
  5. Настоящий отчет составлен в двух экземплярах, один из которых передан начальнику отдела кадров Иванову А. А., другой — директору ООО «Ромашка» Свинцову С. С.

(подпись) /Петров П. П.

(подпись) /Сидоров С. С./

Таким образом, проведение кадрового аудита не обязательно, но рекомендовано в различных ситуациях. Например, он желателен в случае назначения нового руководства организации, начальника отдела кадров или включения фирмы в план проверок Государственной инспекции труда. Проведение аудита позволит избежать обнаружения нарушений ведения кадровой документации и, следовательно, привлечения к административной ответственности за их допущение. Образец плана кадрового аудита, содержащийся в положении, предлагаемом для скачивания по ссылке выше, позволит разобраться в порядке проведения проверки и перечне документов, подлежащих анализу.

Читайте так же:  Односторонний отказ от исполнения брачного договора

«Аудит кадровой документации своими силами»

Видео (кликните для воспроизведения).

«Аудит кадровой документации своими силами»

(8 академических часов)

Аудит кадрового делопроизводства — это анализ документации отдела кадров на предмет соответствия трудовому законодательству Российской Федерации, а также внутренним локальным документам компании.
Для чего нужен аудит отдела кадров?

Постановка и ведение кадрового делопроизводства (организация правильной работы отдела кадров) является обязательным участком работы любой компании, но, как правило, работодатель не уделяет этому особого внимания. Многие руководители уже столкнулись с последствиями такого отношения: проверки трудовой и налоговой инспекции, инспекционных органов по охране труда, прокуратуры, приостановка деятельности организаций, дисквалификация руководителей, судебные тяжбы, штрафы и т. д.

Аудит кадрового делопроизводства — это уменьшение рисков, связанных с нарушением действующего трудового законодательства Российской Федерации. Поэтому обычно аудит кадров, прежде всего, направлен на уменьшение влияния «повышенных зон рисков».

Кадровый аудит необходим в нескольких ситуациях:
прием-передача дел сотрудниками, внутренняя оценка работы подразделений фирмы,
подготовка к проверке Инспекцией по труду и других контролирующих органов,
представительство в суде по трудовому спору, смена руководителя, купля-продажа действующих предприятий, слияние и поглощение.

Целевая аудитория: Руководители предприятий, специалисты отдела кадров, службы управления персоналом, специалисты и бухгалтеры, задействованные в кадровом делопроизводстве и документообороте.
Цель обучения: Помочь компаниям навести идеальный порядок в кадровых документах.
На семинаре Вы получите знания и практические навыки, необходимые для самостоятельного проведения внутреннего кадрового аудита.

После участия в семинаре Вы будете знать, где «слабые места» вашей кадровой документации, с чего начинать аудит, сколько он потребует времени и человеческих ресурсов, как контролировать и регулировать процесс аудита, как зафиксировать и применить результаты проверки.
Семинар построен на примерах и практических заданиях. При необходимости Вы сможете получить личную консультацию у преподавателя.

Программа семинара

· Правила внутреннего трудового распорядка;

· Локальный акт по защите персональных данных;

· Должностные инструкции. Разработка должностных инструкций, как инструмент управления работниками;

· Положение по оплате и др.

Типичные ошибки, допускаемые работодателем и оценка рисков на примере анализа всех обязательных документов. Процедура исправления допущенных нарушений.

Проверка соблюдения установленной процедуры оформления трудовых отношений, с учетом требований делопроизводства. Типичные ошибки, допускаемые работодателем. Практические рекомендации.

· Трудовые договоры: виды, содержание, отличие от гражданско-правовых договоров;

· Приказы по личному составу: основания отнесения приказов организации к приказам по личному составу, формы приказов (унифицированные и неунифицированные), бланки приказов, правила регистрации и индексации приказов;

· Табель учета рабочего времени: формы, порядок заполнения, типичные ошибки при заполнении, ответственность за неправильное ведение, сроки передачи табеля в бухгалтерию;

· Личная карточка работника: внесение и кодирование информации, ведение карточек, восстановление отсутствующих карточек;

· Трудовые книжки работников: проверка наличия трудовых книжек, восстановление отсутствующих книжек, исправление ошибочных записей, действия кадровой службы при обнаружении трудовых книжек неустановленного образца, с ошибками в титульном листе и других сложных случаях;

· Личные дела работников: рекомендации по ведению, состав личного дела, оформление личного дела уволенного работника;

· Единая система кадрового учета. Номенклатура дел. Проверка состояния и ведения текущего архива кадровой службы.

Анализ оформления документов при переводе, перемещении работника на другую работу. Совмещение и совместительство, исполнение обязанностей и возложение обязанностей: отличия, правила оформления. Порядок оплаты дополнительной работы. Анализ оформления документов при увольнении работника

· Инициатива работника. Отзыв заявлений. Согласование сроков увольнения. Особенности оформления Требования к формулировкам при увольнении. Типичные ошибки, допускаемые работодателем и оценка рисков.

· Соглашение сторон. Особенности оформления.

· Инициатива работодателя. Документооборот ликвидации и сокращения штата. Увольнение за прогул. Хищения. Неоднократность неисполнения должностных обязанностей. По результатам аттестации и др. Особенность увольнения беременных женщин, матерей одиночек и лиц с семейными обязанностями

· Обстоятельства, не зависящие от воли сторон.

.Анализ оформления документов при установлении режима работы и учете рабочего времени.

· Режимы работы. Порядок установления.

· Ненормированный рабочий день.

· Продолжительность рабочего времени: норма рабочего времени и работа за ее пределами, порядок оформления и учета.

· Сверхурочная работа: порядок допуска, оформления и учета. Компенсация за сверхурочную работу.

Анализ оформления документов при оформлении отпуска.

· Право работника на отдых. Новое в законодательстве: ратификация Конвенции «Об ежегодных отпусках» Чего ждать работникам и работодателю? Разработка графика отпусков на 2011, задолженность по отпуску;

· График отпусков и обязательность его соблюдения;

· Влияние продолжительности отпуска без сохранения з/платы на отпускной период.

Анализ оформления документов при оформлении дисциплинарных взысканий: законность применения и правильность оформления. Компетентность специалиста кадровой службы.

Читайте так же:  Обязательное психиатрическое освидетельствование работников

· Особенности приема-передачи дел в кадровой службе: рекомендации по оформлению, акт приема-передачи дел.

· Ответственность работников кадровой службы при приеме кадровой документации без акта приема-передачи дел.

· Кадровая документация как основа при рассмотрении трудовых споров с работниками.

Проведём кадровый аудит Вашей организации

Что значит аудит кадров или персонала?
Почему малоэффективно проводить внутренний кадровый аудит?
Сколько стоит кадровый аудит организации в Москве или в регионах?
Такие и аналогичный вопросы все чаще задают себе руководители компаний, понимая,что в условиях возрастающей конкуренции и экономической неопределенности, как со стороны собственников, так и со стороны контролирующих органов, возрастает роль не только хозяйственного контроля, но и принятия определенных решений, касающихся управления организацией.
Стандартные функции финансового, бухгалтерского и налогового аудита давно расширились от проверочных и консультационных все больше затрагивая кадровую политику организации.
В связи с этим в отечественной предпринимательской практике активно распространяется аудит в вопросах кадровой эффективности, как инструмент для выявления и преодоления существующих проблем, конечной целью применения которого является повышение рентабельности (прибыльности) организации.

Кадровый аудит персонала в организации – это процедура консультационного характера, которую проводят квалифицированные специалисты по кадровому аудиту компании “АЖУР”.

Кадровый аудит в первую очередь позволяет с помощью экспертизы оценить эффективность системы управления персоналом в целях оперативного решения стоящих перед ней задач.
Объектом аудиторской проверки, как правило, является весь трудовой коллектив предприятия, а также принципы и методы всей системы управления кадрами.

Провести кадровый аудит можно в любой момент, но в некоторых ситуациях заказать услугу кадрового аудита просто необходимо:
– подготовка к организационным изменениям;
– покупка или слияние фирм;
– реконструкция или оптимизация работы обособленных подразделений, филиалов и/или системы управления персоналом в целом;
– необходимость сокращения или вливания большого количества сотрудников;
– смена руководства организации или руководителя кадровой службы;
– в случае включения работодателя в ближайший план проверок;
– отсутствие энтузиазма (вовлеченности, мотивации) у сотрудников;
– нездоровая обстановка в коллективе, негативно влияющая на бизнес.

Выбрать вариант и заказать проведение кадрового аудита в Москве или по России, а также узнать стоимость услуг, необходимых именно Вашей организации, можно по телефону 8-499-704-02-22 либо отправив запрос на электронный адрес [email protected]

Проведём внешний аудит учёта кадров, отдела кадров и кадровой службы

В организации, особенно небольшой, провести внутренний аудит затруднительно, так как разобраться самим, что мешает эффективной работе персонала, практически невозможно . Для этого нужны независимые кадровые аудиторы. Иметь на постоянной основе такого высокооплачиваемого специалиста в штате, используя его от случая к случаю, нецелесообразно.
Гораздо эффективнее пригласить квалифицированного специалиста по кадровому аудиту со стороны.
При выборе кадрового аудитора необходимо применять 3 основных критерия:
– профессиональная компетентность, способность не просто указать на недостатки, но и предложить пути решения по их устраннению и недопущению в дальнейшем;
– конфиденциальность (при проведении внешнего кадрового аудита работа однозначно носит более конфиденциальный характер по сравнению с внутренним аудитором Вашего отдела кадров);
– цена кадрового аудита организации (в зависимости от объема финансовых ресурсов, который может быть выделен на проведение аудита кадрового учета, отдела кадров, кадровой службы или кадровой деятельности в целом, можно выбрать один подходящий вариант из предложенных.

Специалисты по кадровому аудиту ООО “Ажур” соответствуют всем критериям, необходимым для качественного и эффективного проведения кадровоого аудита Вашей организации.

Проведём аудит кадровых процессов в Вашей организации

Аудит кадровых процессов предполагает оценку кадровой политики организации в целом, а также анализ результатов деятельности специалистов кадровой службы, их профессиональных навыков.
При проведении кадрового аудита специалистами ООО “АЖУР” объектом аудита кадровых процессов в организации являются:
– планирование трудовых ресурсов;
– набор и отбор персонала;
– адаптация персонала;
– обучение персонала;
– действующая система стимулирования и мотивации персонала;
– система оценки и использования трудовых ресурсов;
– ротация персонала, кадровый резерв;
– правовое и информационное обеспечение.

Анкета-заявка на проведение кадрового аудита

Уважаемые заказчики, при заполнении заявки просьба вносить данные по возможности максимально подробно

Внутренний аудит кадровых документов

Электронный журнал
«Я специалист по кадрам»
приветствует Вас!

Видео (кликните для воспроизведения).

Редактор рекомендует:
Кадровые новости за 1 октября:
Свежие статьи по теме:
  • Данный список формируется автоматически.
  • Можно редакировать заголовок.
  • Сохраняйте структуру данного HTML блока.
Популярные статьи на портале в августе 2019г.:

Внутренний аудит кадровой документации. Верхова Е.

Для того чтобы организация была готова к проверкам и не столкнулась со штрафными санкциями, целесообразно проводить внутренний аудит, в т.ч. и делопроизводства в кадровой службе.
Аудит кадровой документации, по мнению автора, позволит избежать многих ошибок и исправить их в рабочем порядке.

В кадровой службе разрабатывается соответствующая локальная нормативная документация, издаются приказы, формируются личные дела, хранятся трудовые книжки, ведутся журналы и книги регистрации и составляются разнообразные отчеты.
В данном материале мы рассмотрим, какие документы или группы документов должны вестись кадровой службой организации в обязательном порядке и на какие аспекты необходимо обратить внимание при их внутреннем аудите.
Прежде всего нужно убедиться в наличии всех необходимых документов и соответствии локальных нормативных правовых актов требованиям действующего законодательства и делопроизводства. В организации, как правило, должна быть следующая внутренняя нормативная база.

Положения о структурных подразделениях

В создании всех нормативных документов организации, как правило, участвуют руководители структурных подразделений, специалист по кадрам, юрист и сотрудник, отвечающий за делопроизводство в организации.
Положение о структурных подразделениях создается в соответствии со структурой организации с использованием в качестве основы типовых положений о соответствующих службах. Все нормативы должны соответствовать требованиям Государственного стандарта РБ, Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (далее – УСОРД) и Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству).

Читайте так же:  Что делать, если работодатель не дает расчет при увольнении

Проведём внутренний аудит кадровых документов и документации в организации

Во время проведения аудита кадровых документов мы:

  • используем отработанную профессиональную методику;
  • применяем комплексный подход;
  • соблюдаем принципы деловой этики;
  • предоставляем правовое обоснование;
  • применяем индивидуальный подход к каждому клиенту.

При проверке кадрового аудита клиент самостоятельно определяет характер и объем проверки (сплошной, полный, выборочный или целевой аудит). В первую очередь проверяется документация, которая обязательна для всех организаций, вне зависимости от сферы деятельности и организационно-правовой формы, затем проверяются документы, которые при определенных условиях также становятся обязательными

Целевой кадровый аудит

  • количество сотрудников по выборке – 20;
  • период проверки – 1-3 года, которые предшествуют дате начала проверки;
  • перечень работников составляет клиент;
  • в перечень включаются сотрудники следующих категорий – вновь принятые работники, сотрудники с длительным опытом работы в организации, исполнители, руководители;
  • срок проведения аудита составляет от 20 календарных дней (в этот период предполагается обязательное присутствие эксперта на территории заказчика как минимум 4 рабочих дня).

По итогам целевого аудита:

  • Если установлено наличие нарушений в отношении преобладающего количества сотрудников, то велика вероятность возникновения у клиента существенных рисков в случае трудового спора и проверки ГИТ. Следующий обязательный шаг – исправление нарушений/недостатков.
  • Если критической массы грубых нарушений не найдено, в таком случае вероятность их возникновения сводится к минимуму.

Аудит кадровых документов

Проведение аудита кадровых документов целесообразно:

  • в случае увольнения руководителя кадровой службы, который отвечает за ведение кадрового делопроизводства;
  • в случае включения работодателя в план проверок на текущий год;
  • каждые 3 года, исчисляемые с момента государственной регистрации;
  • работы ИП и компании более 2 лет (ввиду первых плановых ревизий после 3 лет ведения бизнеса);
  • в случае изменений в законодательстве (все документы должны соответствовать действующим нормам, поэтому необходимые дополнения и изменения нужно вносить сразу);
  • в случае смены руководства организации;
  • при угрозе проверки после увольнения «обиженного» работника (несвоевременно выплачиваемая зарплата, премии, увольнение по инициативе работодателя).

Выборочный аудит кадровых документов.

Общие условия проведения:

  • проверка на отсутствие/наличие нарушений по конкретному аспекту/направлению кадрового делопроизводства;
  • в отчет включаются виды и несколько примеров нарушений, выявленных у заказчика.

Итог: клиент получает информацию о существующих видах нарушений без указания их точного числа (то есть указывается, к примеру, что в приказах о предоставлении отпусков нет подписи работника, и в качестве примера проводится ссылка не несколько приказов, где отсутствует подпись сотрудника). Далее работники кадровой службы клиента вычисляют отсутствие/наличие данных нарушений по кадровой документации.

Этот вид аудита не слишком удобен, если планируется проводить исправление допущенных нарушений.

Преимущества выборочной кадровой проверки – минимальный срок проведения и лояльная цена.

Аудит кадровой документации

Аудит кадровой документации предусматривает проверку содержания и наличия:

  • обязательной документации по учету кадров (личные карточки, трудовые договоры, табели учета рабочего времени, дополнительные соглашения к трудовому договору, штатное расписание, приказы по личному составу, трудовые книжки и др.);
  • локальных нормативных актов (Положение о персональных данных, Положение об оплате труда, ПВТР и др.);
  • других документов, которые имеют отношение к трудовым правоотношениям и предоставляются клиентом в ходе проведения ревизии.

Определение перечня необходимых кадровых документов, определенных трудовым законодательством, и проверка их наличия:

  • документы, которые обязательны для всех компаний независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности;
  • документы, которые становятся обязательными при определенных условиях.

По итогам экспресс-аудита клиент получает перечень недостающих нормативных актов с подробным расчетом штрафных санкций за их отсутствие.

Сплошной или полный аудит кадровой документации.

Условия проведения кадровой проверки:

  • анализируется документация на всех сотрудников организации;
  • срок проведения проверки – от 25 календарных дней с обязательным присутствием эксперта на территории заказчика не менее 7 рабочих дней;
  • отражение в отчете всех нарушений и всей документации, где данные нарушения были выявлены.

Преимуществом полного аудита является то, что клиент получает полную картину нарушений трудового законодательства. Но данный вид проверки (в сравнении с выборочным или целевым) более длителен, а также предусматривает более высокую цену. В связи с этим не нужно доверять заверениям исполнителей, которые предлагают провести масштабную кадровую проверку быстро и за скромную сумму, в этом случае аудит будет проведен поверхностно, и его результат будет далек от действительности. А поскольку понять это можно лишь путем повторного аудита, многие нарушения так и останутся не выявленными, а спустя некоторое время проявятся у заказчика, подразумевая негативные последствия.

Стоимость аудита

Экспресс-аудит от 5 000 рублей

Выборочный от 1 000 рублей

Целевой аудит от 1 500 рублей

Сплошной и полный аудит:

– от 45 000 до 50 сотрудников

– от 70 000 от 50 сотрудников

Сроки проведения

Экспресс – от 14 дней

Целевой – от 20 дней

Полный – от 25 дней

Гарантии на работы

100% гарантия результата на качество аудита в случае прохождения проверки Роструда.

Источники


  1. Медведев, М. Ю. Аукционы. Проведение, участие, судебные споры. Справочник инвестора / М.Ю. Медведев, А.М. Насонов. — М.: Юстицинформ, 2013. — 224 c.

  2. Профессиональная этика и служебный этикет. Учебник; Юнити-Дана, Закон и право — М., 2014. — 560 c.

  3. Пикуров, Н. И. Комментарий к судебной практике квалификации преступлений на примере норм с бланкетными диспозициями / Н.И. Пикуров. — М.: Юрайт, 2014. — 496 c.
Внутренний аудит кадровых документов
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here